Трудові книжки зберігають на підприємствах, в установах та організаціях, а при звільненні працівників видають їм під підпис у журналі обліку (п. 3 постанови № 301).
Відразу порадуємо вас: незважаючи на те, що п. 7.2 Інструкції № 58 трудову книжку все ще розглядає як «суворий» бланк, таким вона давно не є.
Усі трудові книжки, прийняті від працівників при працевлаштуванні, новозаведені трудові книжки і вкладиші до них реєструють у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10*) із зазначенням їх серій та номерів. Також у такій Книзі реєструють трудові книжки, видані при звільненні.
* Затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277.
Книгу типової форми № П-10 слід пронумерувати, прошнурувати, скріпити підписом керівника підприємства та печаткою. Якщо у своїй госпдіяльності підприємство не використовує печатку, то для «трудових» цілей можна завести печатку — відділу кадрів / служби персоналу. Ось цією печаткою і засвідчують підпис керівника в Книзі.
Книгу веде відділ кадрів або інший аналогічний підрозділ, відповідальний за оформлення і звільнення працівників.
У графах 2 — 4 цієї Книги повинні фігурувати дата надання трудової книжки при працевлаштуванні або ж дата, коли цей документ оформили на підприємстві.
Графу 11 Книги заповнюють тільки щодо трудових книжок та/або вкладишів, які видали та оформили на цьому підприємстві. Стосовно книжок і вкладишів, наданих працівниками, у цій графі проставляють прочерк.
У день звільнення працівникові повертають трудову книжку (вкладиш). При цьому дату видачі книжки і реквізити наказу про звільнення вносять до графи 12 Книги, а в графі 13 працівник розписується в отриманні «трудової».
Крім того, підпис про отримання трудової книжки звільнений працівник повинен поставити в особовій картці працівника.
У бухгалтерському обліку підприємство обліковує бланки трудових книжок і вкладиші до них на субрахунку 209 «Інші матеріали».
На зіпсовані бланки трудових книжок (якщо відбулася така неприємність) складають Акт за типовою формою № П-11 (його форму затверджено тим же наказом, що й форму № П-10). У такому разі бланки списують на нестачі** і втрати від псування цінностей за допомогою запису: Дт 947 — Кт 209.
** Детально про облік нестач ми розповідали в «Податки & бухоблік», 2019, № 87.
Декілька «податковооблікових» моментів:
1. Якщо бланк трудової книжки (вкладиша) був зіпсований, то потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ (негосподарське використання), якщо на вході був податковий кредит.
2. Видача бланка трудової книжки за компенсацію працівником розглядається як постачання з нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ.
3. Видача без компенсації розглядається як подарунок працівникові з нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ, ПДФО, ВЗ і ЄСВ.
Зауважте! Трудові книжки працівників, які працюють у підприємця, зберігаються безпосередньо в самих працівників (див. п. 2.21-1 Інструкції № 58). Зробив запис — віддай трудову книжку працівникові. Із цієї причини Книгу обліку руху трудових книжок ФОП не веде.
Як бачите, особливих труднощів облік трудових книжок не викликає.
Рухаємося далі!
