Теми статей
Обрати теми

Відрядження: базові знання

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань, Нестеренко Максим, податковий експерт, Чернишова Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
Незважаючи на те що карантин уніс свої корективи в роботу суб’єктів господарювання в усьому світі, повністю життя не зупинилося й службові поїздки з діловими цілями, як і раніше, здійснюються. У цьому спецвипуску ми розглянемо основні питання, які стосуються відряджень співробітників як у межах України, так і за кордон. Зокрема, тут наведено базові знання про відрядження, законодавчо встановлені гарантії відрядженим працівникам, порядок компенсації витрат на відрядження, а також особливості складання авансового звіту. Звісно ж, не забудемо про податковий і бухгалтерський облік витрат на відрядження. Крім того, тут описано нюанси використання платіжних карток у відрядженнях. Спецвипуск для вас підготували редактор Наталія Вороная, податкові експерти Наталія Чернишова та Максим Нестеренко.

Перш ніж відправити працівника у відрядження, необхідно добре ознайомитися з базовими правилами щодо відрядження, встановленими чинним законодавством. Зокрема, із цього розділу ви дізнаєтеся, кого можна / не можна направляти у відрядження і на який строк, як продовжити «робоче турне» співробітника або, навпаки, скасувати його. Крім того, поговоримо тут про документальне оформлення відряджень і про інші організаційні моменти. А розпочнемо з відповіді на запитання: які службові поїздки вважати відрядженням?

1.1. Службове відрядження: основні ознаки

Щоб з’ясувати, що слід вважати відрядженням, добре було б звернутися до «високопоставленого» законодавства, наприклад до ПКУ або КЗпП. Але вони, на жаль, чіткого визначення поняттю «відрядження» не дають. Тому як орієнтир пропонуємо спиратися на їх «молодшу родичку» — Інструкцію № 59.

Тут варто зазначити, що згадана Інструкція є обов’язковою тільки для державних органів, підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів* (далі називатимемо їх просто бюджетниками). Підтверджують це й контролюючі органи (див., зокрема, листи Мінфіну від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949 і Мін’юсту від 13.02.2012 р. № 54-0-2-12/7.2). Водночас

* Дотримуватися норм Інструкції № 59 повинні також організації, що не мають статусу бюджетної установи, але є одержувачами бюджетних коштів і направляють працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів у межах виконання заходів, передбачених бюджетною програмою (див. листи Мінфіну від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720 і від 27.11.2020 р. № 08030-16-10/36464).

ніщо не забороняє керуватися Інструкцією № 59 госпрозрахунковим підприємствам

На це вказували податківці, зокрема, у листі ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415.

Так ось, згідно з п. 1 розд. І Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

З наведеного визначення можна виокремити низку умов (ознак), при дотриманні яких та чи інша поїздка може вважатися службовим відрядженням. Ось вони:

1) у поїздку направляється працівник підприємства, у тому числі сумісник, надомник, тимчасовий та/або сезонний працівник;

2) поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства;

3) поїздка працівника пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи;

4) поїздка обмежена певним строком;

5) метою поїздки є виконання службового доручення;

6) зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджується документально.

Зупинимося на кожній із цих ознак детальніше.

1. У поїздку направляється працівник підприємства. Тут важливо визначити, кого вважати працівником підприємства. Відповідно до законодавства України працівником є особа, яка працює на підприємстві (у фізичної особи, що використовує найману працю) і виконує обов’язки або функції згідно з трудовим договором (контрактом). Отже,

у відрядження можуть бути направлені особи, що перебувають з підприємством у трудових відносинах

Причому це можуть бути як постійні, так і тимчасові співробітники підприємства, а також сезонні працівники, сумісники* й особи, які працюють неповний робочий час. Адже жодних обмежень для їх направлення у відрядження законодавство не встановлює.

* Детальніше про направлення у відрядження сумісників див. далі.

Проте зауважте, що згідно з вимогами законодавства окремі категорії працівників не можна направити у відрядження зовсім або без їхньої згоди. Детальніше про це — у підрозділі 1.2.

2. Поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства. Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства й оформляється наказом**. Не радимо ігнорувати складання цього документа! Адже відсутність наказу про направлення працівника у відрядження може надалі поставити під сумнів кваліфікацію понесених витрат як витрат на відрядження***. А це призведе до того, що такі витрати, відшкодовані підприємством, доведеться включити до оподатковуваного доходу відрядженого працівника. Наприклад, щодо добових так вимагали робити податківці в листі МГУ ДФС ЦООВП від 06.11.2015 р. № 24839/10/28-10-06-11. Про те, що наказ про відрядження працівника є підставою для відшкодування йому витрат на таке відрядження, говорив і Мінфін у листах від 19.03.2014 р. № 31-07230-16-29/5660 та від 14.05.2015 р. № 31-08030-16-10/15972.

** Детальніше про складання такого наказу див. на с. 15.

*** Детальніше про витрати на відрядження ви зможете дізнатися з розділу 3.

Тож наказ про направлення працівника у відрядження потрібен обов’язково!

3. Поїздка працівника пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи. З Інструкції № 59 випливає, що ознаки відрядження мають поїздки працівників з населеного пункту, де перебуває його постійна робота, до іншого міста (села, селища).

Зверніть увагу! Не вважаються відрядженнями:

1) поїздки в межах одного населеного пункту;

2) поїздки працівників, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер;

3) направлення працівника на вахту при вахтовому методі організації робіт.

Пояснимо, чому такі ситуації згідно із законодавством не визнають відрядженням.

Отже, чому поїздки в межах одного населеного пункту — не відрядження? Річ у тому, що приписи КЗпП і ПКУ виходять з розуміння відрядження як поїздки, що вимагає відшкодування витрат на проїзд, проживання, харчування та інших витрат, пов’язаних з неперебуванням працівника за місцем постійної роботи. Із цього випливає, що в них ідеться саме про поїздки до іншого населеного пункту. Тому службові поїздки працівників за дорученням роботодавця в межах одного населеного пункту за місцем постійної роботи, на нашу думку, відрядженням не є.

Про не пов’язаний з відрядженням характер роз’їзної роботи прямо говорить п. 2 розд. I Інструкції № 59. Так, у цьому пункті зазначено, що службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем.

Але давайте розберемося, що ж вважати роз’їзним (пересувним) характером робіт. На жаль, законодавство України нам у цьому не допоможе. Тому звернемося до постанови Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 01.06.89 р. № 169/10-87, яка продовжує діяти в Україні на підставі постанови Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-XII.

Цим документом визначено, що пересувний характер робіт передбачає часту передислокацію організації (переміщення працівників) або необхідність виконання працівниками трудових обов’язків поза постійним місцем проживання. У свою чергу, роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місцезнаходження підприємства, у зв’язку з чим виникає необхідність поїздок у неробочий час від місцезнаходження підприємства (збірного пункту) до місця роботи на об’єкті і назад, що становить не менше 2 — 3 годин на день (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06).

Майте на увазі:

підприємство саме встановлює перелік робіт, посад, професій, роботи за якими носять роз’їзний (пересувний) характер

Про це говориться в листах Мінпраці від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06 і Мінфіну від 16.02.2017 р. № 31-08030-16-10/4313. Але обов’язково зафіксуйте в трудовому договорі з працівником, що його робота носитиме роз’їзний (пересувний) характер. Крім того, відповідне положення зазвичай включають до колективного договору із зазначенням переліку посад і професій, робота за якими постійно проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер.

У результаті маємо таке: якщо колективним договором визначено перелік посад і професій, робота за якими постійно проходить у дорозі або носить роз’їзний (пересувний) характер, або якщо такий характер робіт обумовлений трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (уповноваженою ним особою), службові поїздки таких осіб не вважаються відрядженнями. Отже, працівникам з роз’їзним характером робіт добові не виплачуються. Дні поїздок працівників до інших населених пунктів табелюють як звичайні робочі, нараховуючи за них заробітну плату.

Зверніть увагу: роботодавець може (але не зобов’язаний) установити відповідні надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівникам з роз’їзним характером робіт. Водночас ми рекомендуємо встановити такі надбавки. Так буде менше запитань з боку Держпраці, якщо вона нагряне з перевіркою. Установлюючи розмір надбавок, керуються постановою № 490.

Тепер розповімо, чому не вважається відрядженням направлення працівника на вахту при вахтовому методі організації робіт.

Тут усе просто — таке твердження міститься в п. 1.1 Положення № 794.

Нагадаємо: вахтовий метод — це особлива форма організації робіт, основана на використанні трудових ресурсів поза місцем їх постійного проживання за умови, коли не може бути забезпечене щоденне повернення працівників до місця постійного проживання. Конкретні умови застосування такого методу роботи мають бути визначені підприємством у колективному договорі.

При вахтовому методі, як і у випадку з роз’їзним (пересувним) характером робіт, працівникам виплачують не добові, а надбавки відповідно до постанови № 490.

Ще одне цікаве запитання:

чи вважатиметься відрядженням направлення співробітника зі службовим завданням з одного підрозділу підприємства до іншого

Щоб на нього відповісти, звернемося до Інструкції № 59.

Згідно з п. 2 розд. І цієї Інструкції у випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Таким чином, поїздка з метою виконання службового завдання, що передбачає відвідування населеного пункту не за місцем знаходження того підрозділу підприємства, робота в якому обумовлена трудовим договором, вважатиметься відрядженням.

Відрядженнями є також поїздки працівників за розпорядженням керівника головного підприємства у філію або з філії до головного офісу за умови, що головне підприємство і філія знаходяться у різних населених пунктах.

4. Поїздка обмежена певним строком. Ще однією ознакою службового відрядження є його строковий характер. Строк відрядження обчислюється в календарних днях і включає як час перебування працівника в місці відрядження, так і час його перебування в дорозі. Детальніше про строки направлення працівників у відрядження в межах України і за кордон ми говоритимемо в підрозділі 1.3.

5. Мета поїздки — виконання службового доручення. Тут потрібно розуміти, що відрядження є виконанням працівником своїх посадових обов’язків поза місцем його роботи, але в межах трудової функції, передбаченої трудовим договором. Воно є формою виконання працівником своїх трудових обов’язків, а не їх окремим видом. Тому службове доручення, яке дає керівник працівнику у зв’язку з направленням його в службове відрядження, повинно задовольняти вимогам ст. 21 КЗпП, тобто відповідати функціям працівника, зазначеним в укладеному з ним трудовому договорі.

6. Зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджується документально. Які це можуть бути документи? Підказки шукаємо в п. 1 розд. I Інструкції № 59 і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Так, документами, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):

— запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє працівника у відрядження;

— укладений договір або контракт;

— інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що підтверджують участь особи, направленої у відрядження, у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

Наявність зазначених документів підтвердить правомірність невключення сум компенсації витрат на відрядження до оподатковуваного доходу працівника.

А чи можна вважати відрядженням направлення працівника на семінар до іншого населеного пункту

Тут цікавий момент. Свого часу Мінфін надавав роз’яснення (див. лист від 20.05.2013 р. № 31-07230-16-27/15177), у якому говорилося, що направлення працівника на навчання, зокрема на семінар, не є службовим відрядженням. Гарантії та компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки та навчання інших професій з відривом від виробництва, вони вимагали застосовувати згідно з постановою № 695.

Але на сьогодні є й інше роз’яснення, уже від іншого відомства. Так, Мінсоцполітики в листі від 13.09.2019 р. № 1318/0/206-19 говорить, що участь працівника в семінарі може бути оформлена:

— або як відрядження,

— або як підвищення кваліфікації з відривом від виробництва.

Усе залежить від мети семінару, місця проведення, видачі документа про освіту тощо.

Отже, якщо ви хочете оформити направлення працівника на семінар до іншого населеного пункту як відрядження, у наказі про службове відрядження зазначте його мету — отримання інформаційно-консультаційних послуг для підприємства. Про отримання інформаційно-консультаційних послуг свідчитимуть відповідний договір і акт про надані послуги.

Якщо ж матиме місце укладення договору на надання інших видів освіти (підвищення кваліфікації), роботодавцю доведеться оформити наказ про направлення працівника на підвищення кваліфікації. Тобто така освітня «подорож» не буде відрядженням.

1.2. Кого можна / не можна направити у відрядження

Вище ми вже згадували, що законодавством установлені деякі табу щодо осіб, які можуть бути направлені у відряджен- ня.

Про те, на яких осіб така заборона поширюється, ви зможете дізнатися з цього підрозділу.

Загальні заборони

Передусім роботодавцю слід врахувати, що окремі категорії працівників трудове законодавство забороняє направляти в службові поїздки. А окремих працівників відряджати можна тільки при виконанні визначених умов. Усі подробиці — у табл. 1.1.

Таблиця 1.1. Обмеження щодо направлення у відрядження

№ з/п

Категорії працівників

Ступінь заборони

Коментар

1

Вагітні жінки і жінки, які мають дітей віком до 3 років

Повна

(ст. 176 КЗпП)

У цьому випадку бажання самої працівниці не враховується. Так, навіть у разі наявності заяви співробітниці про її бажання поїхати у відрядження, роботодавець не може направити її в службову поїздку. Порушення цього припису призведе до негативних наслідків, а саме:

— адмінштрафу, що накладається на роботодавця, який є фізособою-підприємцем (далі — ФОП), і посадових осіб роботодавця-юрособи згідно з ч. 1 і 2 ст. 41 КУпАП;

— штрафу, що накладається на роботодавця відповідно до абзаців дев’ятого і десятого ч. 2 ст. 265 КЗпП

2

Жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю

Умовна

(ст. 177 КЗпП)

Такі працівниці можуть бути направлені у відрядження при дотриманні таких умов:

— від них отримана письмова згода на відрядження;

— вони ознайомлені з правом відмови від відрядження*.

Зауважте, що за невиконання перелічених вимог також загрожують штрафні санкції (див. рядок 1 цієї таблиці)

* При цьому ознайомлення із зазначеним правом можна здійснити трьома способами:

— направити працівниці повідомлення;

— включити формулювання, що підтверджує факт ознайомлення працівниці з її правом на відмову від направлення у відрядження, у заяву з висловленням згоди;

— увести у форму наказу про направлення у відрядження додатковий реквізит: «Відмітка про ознайомлення з правом на відмову від направлення у службове відрядження відповідно до КЗпП».

3

Батьки, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікуни (піклувальники), один з прийомних батьків, один з батьків-вихователів, які мають:

— дітей віком до 3 років

Повна

(ст. 176 і 1861 КЗпП)

Тут діють ті самі гарантії, що й для жінок у зазначених випадках (див. рядки 1 і 2 цієї таблиці)

— дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю

Умовна

(ст. 177 і 1861 КЗпП)

Також майте на увазі, що «імунітет» до відрядження має працівник у період його тимчасової непрацездатності. Обґрунтування цьому наводилося в листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854. Так, згідно з чинним законодавством на період хвороби працівнику надається листок непрацездатності, який є підставою для звільнення від роботи. Тому для залучення працівника до виконання службового доручення в період тимчасової непрацездатності немає законних підстав. Погоджується із цим і Мінсоцполітики в листі від 15.11.2013 р. № 656/18/99-13. При цьому якщо, порушуючи чинне законодавство, роботодавець відправив хворого працівника у відрядження, він зобов’язаний відшкодувати такому працівнику витрати на відрядження на проїзд, проживання і добові.

Ба більше, на нашу думку, у табелі обліку використання робочого часу за період відрядження в такого працівника повинна стояти відмітка «ВД» або «07» (відрядження), а не «ТН» або «26» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Адже згідно зі ст. 121 КЗпП за відрядженим працівником зберігається заробітна плата. А лікарняний у цьому випадку не оплачується, оскільки допомога по тимчасовій непрацездатності є компенсацією втрати працівником заробітку у зв’язку з його хворобою (фактичним усуненням від роботи). Це підтверджує й Мінсоцполітики в наведеному вище листі.

Крім того, не допускається направлення у відрядження працівника, який перебуває у відпустці. Водночас якщо роботодавцю вкрай необхідно відрядити відпускника, передусім за його згодою слід видати наказ про відкликання такого працівника з відпустки, а вже потім направити його у відрядження. Детально про відкликання працівника з відпустки ви можете прочитати в «Податки & бухоблік», 2021, № 32, с. 36.

Особливості відряджання окремих категорій

Сумісники. Особливості направлення таких працівників у відрядження пов’язані з тим, що вони одночасно працюють більш ніж в одного роботодавця. Отже, якщо працівник відправляється у відрядження з одного місця роботи (основного чи за сумісництвом), то потрібно це питання якось урегулювати на іншому місці роботи.

Зазвичай має місце ситуація, коли службове завдання у відрядженні виконується працівником в інтересах і за дорученням тільки одного підприємства, а інший роботодавець (роботодавці) виявляється «не при справах».

У такому разі пам’ятайте: відрядження згідно з ч. 3 ст. 121 КЗпП надає право на збереження робочого місця, але тільки на підприємстві, яке відряджає.

А ось зберігати місце роботи за період відрядження сумісника з іншого підприємства законодавство роботодавців не зобов’язує. Водночас відсутність працівника на робочому місці (як протягом усього робочого дня, так і більше 3 годин безперервно або сумарно протягом робочого дня) без поважних причин вважається прогулом, за який можуть звільнити на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. У зв’язку із цим працівнику потрібно заздалегідь попередити роботодавця про відрядження з іншого місця роботи, тобто проінформувати його про поважність майбутньої відсутності. Зробити це бажано в письмовій формі, а згодом надати підтвердні документи.

Із діями працівника в такій ситуації все зрозуміло. А як же підприємству, яке не відряджає, оформити відсутність сумісника на роботі? Мінсоцполітики у листі від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13 рекомендує в такому разі на підставі довідки або копії наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження з іншого місця роботи в табелі обліку використання робочого часу в дні відсутності працівника ставити код «І» або «30» (інші причини неявок). Жодні накази при цьому видавати не потрібно.

Період відсутності працівника-сумісника, що відряджається з іншого місця роботи, не оплачують

Але не обов’язково робити так, як рекомендує Мінсоцполітики. Є й інші варіанти вирішення питання. Наприклад, працівник-сумісник може оформити відпустку без збереження заробітної плати на час відрядження за іншим місцем роботи. Але тут є один нюанс: згідно зі ст. 26 Закону про відпустки неоплачувана відпустка в загальному випадку не може перевищувати 15 календарних днів на рік. Тому якщо період відрядження більше 15 календарних днів, такий варіант не підійде.

Тоді можна піти іншим шляхом — оформити щорічну відпустку. Перевага такого варіанта в тому, що працівник отримає відпускні за період відрядження з іншого підприємства. Тобто час відсутності працівника буде оплачений. Однак такий варіант можливий, тільки якщо роботодавець згоден надати працівнику оплачувану відпустку поза чергою.

Досить рідко, але все-таки трапляється, що працівника-сумісника направлено у відрядження одночасно і з основного, і з неосновного місць роботи. У такій ситуації все значно простіше: заробіток за дні відрядження зберігається за працівником на обох підприємствах (див. лист Мінсоцполітики від 02.02.2015 р. № 120/13/84-15). При цьому кожен з роботодавців у табелі обліку використання робочого часу дні відрядження відмічає кодом «ВД» або «07».

Суми для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за домовленістю між ними. Інформацію про те, які саме витрати відшкодовуватиме працівнику кожне з підприємств, відображають у наказах про відрядження.

Наприклад, за домовленістю між підприємствами можна передбачити, що витрати на проживання відшкодовує одне з них, а витрати на проїзд і добові — інше. Причому до Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт* (далі — Звіт), для кожного підприємства працівник додає відповідні підтвердні документи в оригі- налі.

* Форма Звіту затверджена наказом № 841.

Такий порядок оформлення відряджень і відшкодування понесених у них витрат сумісникам рекомендує Мінфін у листі від 29.12.2007 р. № 31-18030-07-27/29310.

Дуже рідко буває, що у відрядження направляють внутрішнього сумісника відразу з двох займаних посад. Якщо така ситуація відбулася на вашому підприємстві, знайте: вам необхідно видати наказ про направлення працівника у відрядження відразу за двома займаними посадами. Відповідно й праця за дні перебування у відрядженні має бути йому оплачена не нижче середнього заробітку за двома місцями роботи.

Непрацівники підприємства. Іноді в підприємства може виникнути необхідність направити в ділову поїздку сторонню особу, яка не пов’язана з підприємством. Чи можна таку поїздку оформити як відрядження?

Відразу скажемо:

з погляду трудового законодавства (ст. 121 КЗпП) поїздка непрацівника підприємства не може вважатися службовим відрядженням

Навіть якщо «чужак» їде туди виключно в інтересах вашого підприємства. Адже поняття «службове відрядження» застосовується у сфері трудових відносин. А в цій ситуації між підприємством і сторонньою особою трудових відносин немає.

Тобто відряджати в наказовому порядку керівник підприємства може виключно свого працівника. Це підтверджує, зокрема, визначення з п. 1 розд. І Інструкції № 59, у якому сказано, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника.

Так, згадана Інструкція, як ми вже говорили, поширює свою дію тільки на бюджетників. Але в цьому випадку орієнтуватися на це визначення доцільно і госпрозрахунковим підприємствам, оскільки в інших нормативних документах визначення поняття «службове відрядження» немає.

Відповідно наказ (розпорядження) про відрядження особи, яка не є працівником підприємства, складати не потрібно. Відносини з нею цілком уписуються в межі цивільного законодавства. Тому й урегулювати їх можна шляхом укладення цивільно-правового договору (далі — ЦПД). Тобто витрати, понесені фізособою-непрацівником у діловій поїздці, можна компенсувати у складі винагороди, що виплачується за умовами ЦПД.

Члени керівних органів підприємства. Перш ніж почати розбиратися з нюансами відряджання таких осіб, з’ясуємо, хто взагалі до них належить. Для цього звернемося до ГКУ.

Так, згідно з ч. 1 ст. 89 цього Кодексу управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначаються залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках — учасники товариства (через загальні збори учасників, які є найвищим органом госптовариства).

При цьому як посадових осіб підприємства ч. 3 ст. 65 ГКУ визначає керівника, головного бухгалтера, членів наглядової ради (у разі її створення), виконавчого органу та інших органів управління підприємства відповідно до статуту. Крім того, статутом підприємства посадовими особами можуть бути визнані й інші особи. Таким чином, усі перелічені вище особи відповідно до законодавства є членами керівних органів підприємства.

Тепер з’ясуємо, чи правомірно направляти таких осіб у відрядження. Як ми говорили вище, норми «бюджетної» Інструкції № 59 поширюються виключно на поїздки осіб, які перебувають з підприємством у трудових відносинах. Водночас для цілей оподаткування норми щодо відрядження застосовуються також і при поїздках членів керівних органів підприємства. Це випливає з абзацу другого п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому сказано, що сума відшкодованих витрат на відрядження не є доходом фізичної особи — члена керівного органу підприємства.

І тут, звісно, для небюджетників пріоритет мають положення ПКУ. Отже, направлення членів керівних органів підприємств до іншої місцевості потрібно розцінювати як службове відрядження. Не заперечують проти цього й податківці (див. лист ГУ ДФС в Чернівецькій обл. від 18.05.2017 р. № 261/ІПК/24-13-12-02-18).

Працівник відмовляється вирушати у відрядження

Припустимо, виникла така неприємна ситуація: керівник підприємства видав наказ про направлення працівника у відрядження, а той відмовляється туди їхати. Давайте розберемося, чи правомірні такі дії працівника, і якщо ні, то до якої відповідальності призводить така відмова.

У цьому питанні потрібно відштовхуватися від двох важливих критеріїв:

1) статусу відрядженого працівника;

2) причин відмови.

Загальну картину, що ілюструє цю ситуацію, ми наведемо на рис. 1.1, а вже далі розпишемо все більш детально.

img 1

* Див. табл. 1.1.

Отже, раніше ми вже говорили, що працівники окремих категорій можуть бути направлені у відрядження тільки за їхньою згодою, а деяких і зовсім заборонено відряджати (див. табл. 1.1). Тому працівники із цих категорій мають цілком законне право відмовитися їхати у відрядження.

Працівник не підпадає під «обмежувальні» категорії? Тоді врахуйте причину його відмови від відрядження. Так, якщо співробітник відмовляється вирушити у відрядження з поважної причини, наприклад у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або через невідповідність службового доручення його трудовим обов’язкам, то жодного порушення з боку працівника немає. Оцінку причин відмови як поважних здійснює безпосередньо роботодавець.

Якщо ж працівник і роботодавець у цьому питанні не досягають консенсусу (тобто роботодавець не визнає причину відмови поважною і накладає на працівника дисциплінарне стягнення), то поважність відмови встановлює орган, до якого здійснюється оскарження накладення дисциплінарних стягнень (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07). Оскаржити рішення роботодавця працівники можуть у комісії з трудових спорів або в суді (ст. 221 КЗпП).

Якщо ж працівник, який відмовляється вирушити у відрядження, не підпадає під категорії, наведені в табл. 1.1, і причина його відмови не є поважною, тоді інша річ. На такого працівника може бути накладене дисциплінарне стягнення за порушення правил трудової дисципліни. Згідно зі ст. 147 КЗпП може бути застосований один з таких заходів стягнення: догана або звільнення.

Але зауважте, що в цьому випадку однієї відмови працівника від відрядження може бути недостатньо для застосування до нього стягнення у вигляді звільнення. Це пов’язано з тим, що при звільненні роботодавець повинен не лише керуватися загальними вимогами до порядку застосування дисциплінарних стягнень, передбаченими ст. 147 — 151 КЗпП, а й дотримуватися обмежень, установлених для випадків розірвання трудового договору за ініціативою власника або уповноваженого ним органу.

Так, однією з підстав розірвання трудового договору за ініціативою роботодавця є систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного або громадського стягнення (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП). Причому при звільненні за цією підставою враховують тільки ті заходи дисциплінарного стягнення, які встановлені чинним законодавством і не втратили юридичної сили у зв’язку із закінченням строку дії або достроковим зняттям* (п. 23 постанови № 9).

* Нагадаємо: відповідно до ст. 151 КЗпП дисциплінарне стягнення вважається таким, що втратило чинність, якщо протягом року з дня його накладення працівник не піддавався новому дисциплінарному стягненню. Стягнення також може бути зняте до закінчення одного року, якщо працівник не допускав нових порушень трудової дисципліни і проявив себе як сумлінний працівник.

Таким чином, у разі відмови працівника від направлення у відрядження без поважних причин йому може бути винесена догана. Але якщо працівник навіть після застосування до нього стягнення за необґрунтовану відмову від відрядження продовжує відмовлятися від поїздок, то на нього може бути накладене повторне стягнення, у тому числі у вигляді звільнення. Роз’яснення такого змісту наводили фахівці Мінсоцполітики в листі від 14.12.2011 р. № 350/06/186-11.

1.3. Строк перебування у відрядженні

Строки перебування працівників у відрядженні регламентовані двома нормативними актами — Інструкцією № 59 і постановою № 98. Обидва ці документи, нагадаємо, обов’язкові тільки для бюджетників. Тому формально госпрозрахункові підприємства строки направлення у відрядження, встановлені згаданою нормативкою, можуть не застосовувати.

Але! Ігнорувати «строкові» положення Інструкції № 59 і постанови № 98 ми все ж не радимо. Річ у тому, що в більш тривалому відрядженні, ніж регламентоване цими документами, контролери можуть угледіти переведення на роботу в іншу місцевість (з необхідністю дотримуватися гарантій, визначених ст. 120 КЗпП). Тому все-таки безпечніше буде виходити з граничних строків відряджання, встановлених для бюджетників.

Згодні з нами? Тоді зауважте, що граничні строки направлення у відрядження в загальному випадку не повинні перевищувати (п. 1 розд. II і п. 1 розд. III Інструкції № 59, абзац перший п. 6 постанови № 98):

— для відряджень у межах України — 30 календарних днів;

— для відряджень за кордон — 60 календарних днів.

Крім того, постановою № 98 для окремих випадків установлено інші граничні строки відряджання. Ситуації, з якими можуть зіткнутися госпрозрахункові підприємства, ви можете побачити в табл. 1.2.

Таблиця 1.2. Особливі граничні строки перебування у відрядженні

№ з/п

Категорія працівників

Строк відрядження

Норма

постанови № 98

Відрядження в межах України

1

Працівники, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт

Не повинен перевищувати строк будівництва об’єктів

Абзац другий п. 6

2

Військовослужбовці, особи рядового та начальницького складу і працівники, які направляються для здійснення заходів із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій і Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах і в період здійснення таких заходів

Не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів

Абзац дев’ятий п. 6

3

Військовослужбовці, особи рядового та начальницького складу і працівники, направлені для лікування і реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час:

— безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпечення її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності);

— здійснення заходів із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій і Луганській областях, а також забезпечення їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах і в період здійснення зазначених заходів

Не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації

Абзац десятий п. 6

4

Особи, які супроводжують осіб, зазначених у рядку 3 цієї таблиці

Відрядження за кордон

5

Працівники, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проєктних, проєктно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу й авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів

Не повинен перевищувати

1 рік

Абзац третій п. 6

6

Працівники авіаційних компаній, які направляються за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях ООН згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та ООН

Не повинен перевищувати 6 місяців

Абзац шостий п. 6

7

Працівники (студенти, аспіранти, ад’юнкти, докторанти, наукові (науково-педагогічні) працівники), направлені до вищих навчальних закладів або наукових установ за кордоном з метою навчання або стажування (наукового стажування)

Строк навчання або стажування не повинен перевищувати

2 роки

Абзац восьмий п. 6

8

Військовослужбовці, особи рядового та начальницького складу і працівники, направлені для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час:

— безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпечення її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності);

— здійснення заходів із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій і Луганській областях, а також забезпечення їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах і в період здійснення зазначених заходів

Не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації

Абзац десятий п. 6

9

Особи, які супроводжують осіб, зазначених у рядку 8 цієї таблиці

Конкретний строк відрядження в межах зазначених граничних строків визначає керівник підприємства залежно від виробничої необхідності та фіксує в наказі про направлення у відрядження.

Важливо пам’ятати, що тривалість відрядження визначають з урахуванням (п. 4 розд. II Інструкції № 59):

— дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні;

— вихідних, святкових та неробочих днів, які припадають на період відрядження;

— днів перебування в дорозі (разом із вимушеними затримками).

Також враховуйте, що в зазначені вище граничні строки перебування у відрядженні не включаються дні тимчасової непрацездатності працівників (абзац третій п. 9 розд. II Інструкції № 59).

За певних обставин строк відрядження, зафіксований у наказі, може бути продовжений. Більше про це — у підрозділі 1.6.

1.4. Документальне оформлення

Перед тим як відправляти працівників у відрядження, необхідно потурбуватися про належне документальне оформлення таких поїздок. Про основні «довідрядженневі» документи ми й поговоримо в цьому підрозділі спецвипуску.

Положення про службові відрядження

Оскільки відрядження — це відносини між підприємством і працівником, направленим у відрядження, то регулює їх передусім головний трудовий документ — КЗпП. Більш спеціальним документом щодо відрядження є Інструкція № 59. А для визначення сум і складу витрат на відрядження використовується постанова № 98. Водночас ви пам’ятаєте, що на госпрозрахункові підприємства норми згаданих Інструкції та постанови не поширюються, а мають для них лише довідковий (допоміжний) характер.

Що стосується запитань щодо оподаткування відрядження, то за відповідями на них потрібно звертатися до ПКУ.

Будь-яких інших нормативних актів, які детально регламентують правила відряджання працівників госпрозрахункових підприємств, немає. Але це не проблема. Будь-яке небюджетне підприємство може стати творцем власного «відряджального» документа — Положення про службові відрядження. Причому при його створенні можна спиратися на Інструкцію № 59. Але враховуйте головне правило: таке Положення повинне повністю відповідати вимогам КЗпП і ПКУ й водночас регламентувати ті питання, яким не приділено достатньо уваги в цих кодексах.

У Положенні про службові відрядження, розробленому на підприємстві, слід обумовити порядок:

— направлення працівників у відрядження в межах України та за кордон;

— відшкодування витрат на відрядження;

— надання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;

— документального підтвердження витрат, понесених у відрядженні, тощо.

Положення бажано погодити з трудовим колективом (або з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником)) і оформити як додаток до колективного договору (за його наявності на підприємстві).

Наказ про направлення у відрядження

Як ви розумієте, Положення про службові відрядження є постійно діючим документом, яким потрібно керуватися при кожному направленні працівника у відрядження. Проте є низка документів, які оформляються перед кожною службовою поїздкою. Один з них — уже раніше згадуваний нами наказ (розпорядження) про направлення у відрядження.

Видає такий наказ керівник підприємства. При цьому він може бути оформлений на одного або кількох працівників.

Наказ про направлення у відрядження потрібен при відрядженнях як у межах України, так і за кордон

У наказі мають бути зазначені:

— прізвище, ім’я та по батькові особи, яка відряджається, її професія (посада), структурний підрозділ;

— місце призначення (країна, місто, підприємство, куди відряджається працівник);

— строк відрядження (дата його початку і закінчення);

— мета відрядження і підстава (службове завдання або інший документ).

Крім того, у наказі в разі потреби може бути відображена й інша інформація. Так, керівник підприємства має право ввести додаткові обмеження щодо сум коштів, які видаються відрядженому працівнику (в межах установлених норм), а також цілей їх використання. Наприклад:

— установити, яким саме видом транспорту слід скористатися, якщо місце відрядження з місцем постійної роботи зв’язує декілька видів транспорту;

— передбачити, що вартість проїзду залізничним транспортом відшкодовується тільки в межах вартості місця в купе, а в разі використання авіатранспорту — обумовити клас перельоту;

— передбачити, що вартість проживання відшкодовується в межах вартості номера в готелі певної категорії тощо.

Також керівник може прийняти рішення про компенсацію відрядженим працівникам додаткових витрат, які не передбачені ПКУ й Інструкцією № 59. Проте в цьому випадку пам’ятайте: додатково відшкодовані витрати включаються до загального оподатковуваного доходу фізичної особи. Детальніше про це — у розділі 3.

Направляєте працівника у відрядження у вихідні, святкові або неробочі дні? Тоді про це також слід зазначити в наказі (див. лист Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08). При цьому пам’ятайте про необхідність дотримуватися процедури, передбаченої законодавством для залучення до роботи в такі дні*.

* Див. підрозділ 2.2.

Якщо ви плануєте направити працівника до місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, тоді про таку можливість теж не забудьте зазначити в наказі про направлення у відрядження.

Складає такий наказ зазвичай працівник кадрової служби. Потім його підписує керівник підприємства або уповноважена ним на це особа.

Після оформлення наказу інформацію, що міститься в ньому, доводять до відома працівника під підпис.

Важливо! Обов’язково видайте примірник такого наказу працівнику, що відряджається. Він потрібен для звільнення від сплати туристичного збору. Адже, нагадаємо, платниками туристичного збору не є, зокрема, фіз- особи-резиденти, які прибули у відрядження (п.п. «б» п.п. 268.2.2 ПКУ).

Як зазначено у роз’ясненні податківців з підкатегорії 125.01 БЗ** та листі ГУ ДФС у Харківській обл. від 08.05.2019 р. № 2048/ІПК/20-40-12-03-20, підставою для ненарахування туристичного збору є копія наказу про відрядження. Хоча в окремих консультаціях податківці говорять саме про наказ, а не про його копію (див. листи ДФСУ від 14.06.2019 р. № 2756/5/99-99-12-02-03-16/ІПК і від 02.05.2019 р. № 1927/6/99-99-12-02-03-15/ІПК). Тому безпечніше видати працівнику примірник оригіналу наказу.

** База знань, розміщена на офіційному сайті ДПСУ: zir.tax.gov.ua.

Приклади наказів про відрядження для випадків, коли відряджається працівник і директор підприємства, наведемо.

img 2

img 3

Зазначимо також, що в деяких випадках роботодавці здійснюють реєстрацію відряджених осіб у журналі реєстрації відряджень. Його форму підприємство може розробити самостійно, узявши за основу форму, яка раніше була наведена в додатку до Інструкції № 59 (нині її скасовано). Такий журнал зручно використовувати для обліку працівників, що перебувають у відрядженні. Проте обов’язковість його ведення законодавством не встановлено.

Кошторис витрат

Цей документ є переліком витрат працівника, які будуть ним понесені у відрядженні, із зазначенням їх очікуваної суми. Обов’язковість складання кошторису витрат на відрядження для госпрозрахунківців жодним нормативним документом не встановлена. Так, відповідно до п. 6 розд. І Інструкції № 59 підприємство, що направляє працівника у відрядження, повинне ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною в довільній формі). Але зазначена вимога є обов’язковою тільки для бюджетників. Таким чином,

питання про те, складати чи не складати кошторис витрат на відрядження, госпрозрахункові підприємства вирішують для себе самі

Звісно ж, набагато зручніше орієнтуватися в сумах виданого авансу на відрядження, коли на руках є кошторис витрат. Тому більшість бухгалтерів віддає перевагу кошториси складати.

А як цей документ оформити? Відразу скажемо: жодних суворих правил зі складання кошторису немає. Його оформляють у довільній формі. При цьому враховують такі види витрат :

— добові;

— витрати на проїзд (до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження);

— витрати на проживання;

— інші витрати.

Оскільки працівник має бути ознайомлений з кошторисом витрат на відрядження, то у формі цього документа слід передбачити реквізит «З кошторисом ознайомлений», де працівник поставить підпис.

Приклад кошторису витрат на відрядження ви можете побачити нижче.

img 4

* Розмір добових, установлений Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

Технічне завдання

Якщо ви направляєте працівника у відрядження за кордон, то, крім наказу і кошторису витрат, доцільно оформити ще один документ — технічне завдання на відрядження. У ньому зазвичай визначають мету відрядження, завдання й очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення сторони, що приймає, може додаватися його копія з перекладом та програма заходів, якщо вона є).

Для «звичайних» підприємств оформлення технічного завдання на відрядження, як і кошторису, — річ абсолютно добровільна. Водночас обидва ці документи можуть послужити добру службу при обґрунтуванні компенсації працівнику тих чи інших витрат на відрядження. Тож оформлення технічного завдання на відрядження в інтересах самого госпрозрахункового підприємства.

Техзавдання в довільній формі складає зазвичай начальник відділу, в якому працює працівник, що відряджається. Приклад складання такого документа покажемо нижче.

img 5

Зазначимо, що, крім розглянутих вище документів, керівник може прийняти рішення про оформлення додаткових документів, необхідних для здійснення контролю за використанням у відрядженні коштів підприємства (наприклад, звіт про виконану у відрядженні роботу).

Якщо у відрядженні працівнику необхідно переміщатися міським транспортом загального користування, то п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 вимагає погоджувати відповідний маршрут з керівником підприємства. Звісно, госпрозрахунківці можуть проігнорувати цю норму. Але якщо все ж вони визнають доцільним складати такий маршрут, їм слід врахувати таке: оскільки заздалегідь усі точки по маршруту пересування найчастіше невідомі, приблизну форму маршруту працівнику необхідно взяти у відрядження, заповнюючи її в міру пересування. Після повернення вже заповнений маршрут буде наданий роботодавцю для погодження.

До форми маршруту доцільно включити такі пункти:

— дата;

— місце відправлення (його адреса);

— час відправлення;

— пункт призначення (його адреса);

— час прибуття;

— час у дорозі;

— примітки.

І, звісно ж, перед початком закордонного відрядження потрібно не забути оформити всі необхідні документи для в’їзду працівника до країни відряджання (закордонний паспорт, дозвіл на в’їзд (візу), медичну страховку тощо).

1.5 Аванс на відрядження

У відрядженні працівник неминуче нестиме витрати. Зі своєї кишені оплачувати ці витрати він не зобов’язаний, адже у відрядженні працівник представляє інтереси підприємства, а не свої.

Згідно зі ст. 121 КЗпП

працівники мають право на відшкодування витрат і отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями

При цьому працівникам, яких направляють у відрядження, виплачуються: добові, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлених законодавством.

Тобто відповідно до ст. 121 КЗпП працівнику обов’язково треба видати аванс на поточні витрати у відрядженні. Такі ж вимоги висувають п. 4 розд. I, п. 11 розд. II і п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59 . Суму авансу роботодавець визначає самостійно з урахуванням запланованих витрат.

У госпрозрахункових підприємств є два способи видати аванс:

— готівкою з каси підприємства. При цьому заборона на видачу авансу готівкою, установлена для більшості бюджетників п. 4 розд. І Інструкції № 59, на госпрозрахункові підприємства не поширюється;

— у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок, до якого «підв’язана» платіжна картка. Причому це може бути як рахунок підприємства, операції за яким здійснюються за допомогою корпоративної платіжної картки, так і особистий рахунок працівника.

Який зі способів обрати? Тут кожне небюджетне підприємство вирішує самостійно.

У разі відрядження по Україні аванс видається в гривні. Що стосується відряджень за кордон, то аванс можна видати у національній валюті країни, до якої відряджається працівник, у вільно конвертованій валюті або у гривні. В останньому випадку п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59 рекомендує перераховувати валюту у гривню за курсом НБУ на день подання до банку розрахунку витрат на відрядження. Для госпрозрахункових підприємств питання валюти авансу треба прописати у Положенні про службові відрядження.

Де брати валюту для закордонних відряджень?

Виплата/повернення коштів на закордоні відрядження належать до операцій, що здійснюються за поточним рахунком суб’єкта господарювання (п.п. 16 п. 109 Положення № 5). Також розрахунки із забезпечення витрат на закордонні відрядження працівників можна проводити з використанням готівкової іноземної валюти, знятої для цих цілей з власних поточних рахунків підприємства (п. 42 Положення № 2).

При цьому згідно з п.п. 1 п. 56 Положення № 5 юрособи-резиденти можуть купувати іноземну валюту для закордонних відряджень через банки (за умови документального підтвердження таких витрат). А ось торгівля іноземною валютою в готівковій формі (валютно-обмінні операції) здійснюється тільки між уповноваженими установами (у тому числі банками) і фізособами (п. 13 Положення № 1). Тому купити готівкову іноземну валюту, наприклад, в обміннику, для забезпечення працівника інвалютним авансом підприємство не має права. Придбати валюту воно може тільки через банк за наявності валютного рахунку.

Ви видали працівнику аванс готівкою у гривні? Він має право конвертувати її у валюту в обміннику або покласти на свою особисту картку, яку потім буде використовувати у закордонному відрядженні. Зауважте: у цьому випадку працівник діє не від імені підприємства, а від свого імені.

Крім того, працівник може вирушити у відрядження і зі своєю особистою валютою. У такому разі після повернення з відрядження можна прийняти в нього Звіт з інвалютними витратами, провести по касі «повернення» гривневого авансу (оскільки працівнику гривні не знадобилися — він витратив власну інвалюту). І тут же «видати» йому гривні як компенсацію за витрачання у відрядженні власної інвалюти.

Тепер про розмір авансу. Конкретні суми добових обумовлюють у внутрішніх локальних актах підприємства. Тому розрахувати суму добових, що підлягає компенсації, нескладно*.

* Детально про розмір добових див. у підрозділі 3.2.

З іншими витратами складніше. Заздалегідь визначити точну їх суму неможливо. Її визначають розрахунково виходячи із цін на проїзні квитки і вартості проживання в готелі. У будь-якому разі після повернення з відрядження працівник відзвітує про використання отриманих ним сум і поверне залишок авансу, якщо такий буде.

Конкретні строки видачі авансу на відрядження законодавчо не встановлені. Тому питання про те, коли працівника слід забезпечити авансом, підприємство вирішує самостійно.

Єдині орієнтири:

аванс доцільно видавати після підписання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження і до від’їзду працівника

Тут потрібно врахувати час, необхідний для здійснення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад, для придбання проїзних квитків. Аналогічні рекомендації наводилися в листі Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780.

Часто буває, що видача авансу відбувається частинами. Наприклад, перша — на проїзні квитки та/або оформлення виїзних документів (закордонного паспорта, візи), а друга — на виплату добових, проживання тощо. Необхідність у видачі авансу частинами може бути викликана різними причинами, у тому числі відсутністю у підприємства вільних грошей у достатній кількості на момент видачі першої частини авансу. Як звітувати за такі частини авансу?

Перш за все пам’ятайте, що згідно з п. 19 Положення № 148

видача працівнику готівки під звіт може відбуватися, тільки якщо він відзвітував за раніше отримані підзвітні суми

У зв’язку із цим можна зобов’язати працівника відзвітувати окремо за кожну частину авансу. Наприклад, щодо сум, отриманих на придбання квитків, працівник відзвітує відразу після їх придбання. І потім підприємство видасть йому кошти на покриття інших витрат, щодо яких він подасть Звіт уже після повернення з відрядження.

А може виникнути й інша ситуація. Працівнику, направленому у відрядження, необхідно перерахувати додаткову суму у зв’язку з продовженням строку відрядження або просто у зв’язку з недостатністю попередньо виданого авансу. На нашу думку, для цього немає жодних перешкод. Ми вважаємо, що заборона з п. 19 Положення № 148 стосується видачі під звіт «нових» коштів (наприклад, на нове відрядження) за наявності обов’язку в наданні Звіту за раніше отримані кошти. Якщо ж строк надання Звіту не настав (що і має місце в ситуації з частковим авансуванням при відрядженні), то вимоги Положення № 148 не порушуються.

Не проти додаткового авансу в ситуації з продовженням відрядження й Мінфін (див. лист від 04.12.2009 р. № 31-18030-07-10/33138). Крім того, у листі від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681 він роз’яснив, що видача працівнику додаткової суми коштів на одне й те саме відрядження може здійснюватися відповідно до рішення керівника на підставі доповідної записки (або факсограми) відрядженого працівника.

Але в будь-якому разі нині законодавство не передбачає будь-яких штрафних санкцій за видачу працівнику готівки без надання ним Звіту за раніше отримані підзвітні кошти.

А чи можна відправити працівника у відрядження взагалі без авансу? Загалом це — порушення трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). Таке порушення загрожує роботодавцю штрафом у розмірі мінімальної заробітної плати (у 2021 році ця сума становить: із січня — 6000 грн, із грудня — 6500 грн) відповідно до абзацу дев’ятого ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Крім того, посадовим особам підприємства і підприємцям «світить» адмінштраф згідно з ч. 1 і 2 ст. 41 КУпАП. Це від 510 до 1700 грн, а при повторному правопорушенні протягом року після накладення адмінстягнення або в разі вчинення такого порушення щодо пільгових категорій громадян — від 1700 до 5100 грн.

Зазначимо: податківці раніше заявляли, що невидача авансу небюджетними підприємствами не є порушенням КЗпП (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169). Проте штрафи застосовують не вони, а тому особливо сподіватися на це не рекомендуємо.

1.6. Продовження строку відрядження

Трапляються ситуації, коли працівник вимушений затриматися у відрядженні. Причиною тому можуть бути тривалі переговори, хвороба, відсутність квитків на потрібний рейс тощо. Чи має в такому разі роботодавець право відшкодувати працівнику витрати за «зайві» дні відрядження?

У цій ситуації керівник підприємства може прийняти рішення про продовження строку відрядження. Таке право передбачають п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 59. Так, у них зазначено, що з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі. Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника на місце постійної роботи. Підставою для цього є доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника.

Зверніть увагу: до доповідної записки працівнику бажано додати документ, що підтверджує причини затримки (в оригіналі), наприклад документ, який підтверджує тимчасову непрацездатність, довідку залізниці про відсутність квитків, акт ремонту транспортного засобу тощо.

Якщо працівник захворів під час закордонного відрядження, то після повернення на місце постійної роботи він повинен обміняти документ про тимчасову непрацездатність на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Для цього працівнику слід надати до лікувальної установи за місцем проживання або роботи перекладені українською мовою і нотаріально посвідчені документи, що підтверджують тимчасову втрату працездатності в період його перебування за кордоном. На це вказує п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Про продовження строку відрядження видають відповідний наказ (розпорядження) керівника. Причому такий наказ, на наш погляд, доцільно видати до отримання від працівника Звіту.

Побачити своїми очима зразки доповідної записки і наказу про продовження відрядження ви можете далі.

img 6

img 7

Після видання наказу про продовження відрядження добові, документально підтверджені витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані працівникові на загальних підставах (тобто в такому ж порядку, як і за інші дні відрядження).

Але пам’ятайте: у разі продовження відрядження його загальна тривалість не може перевищувати максимальних строків відряджання (див. підрозділ 1.3). Виняток — якщо працівник затримався у відрядженні з причини хвороби. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються (абзац третій п. 9 розд. II Інструкції № 59).

Але! При цьому за дні хвороби відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати по найму жилого приміщення (крім випадків, коли він перебуває на стаціонарному лікуванні). Крім того, протягом усього часу, поки він не зможе за станом здоров’я стати до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, відрядженому працівнику виплачують добові. Пункт 9 розд. ІІ Інструкції № 59 обмежує такі виплати строком у 2 місяці. Проте небюджетники, на наш погляд, можуть у Положенні про службові відрядження встановити інший строк.

Затримка у відрядженні відбулася без поважних причин? У такому разі не потрібно виплачувати працівнику заробітну плату за дні затримки, а також відшкодовувати йому добові, витрати по найму жилого приміщення та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II і абзац п’ятий п. 4 розд. III Інструкції № 59).

А ось витрати на проїзд до місця відрядження і назад, на наш погляд, повинні відшкодовуватися працівнику на загальних підставах незалежно від причин затримки у відрядженні (див. підрозділ 3.3).

Також зауважте, що чинним законодавством не передбачена можливість надати працівнику під час перебування у відрядженні відпустку, у тому числі за свій рахунок. Про це говориться в листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854.

1.7. Скасування відрядження

Через певні причини відрядження доводиться скасувати або відкласти на невизначений строк? Як правильно оформити скасування відрядження?

Оскільки направлення працівника у відрядження оформляють наказом, то й рішення про його скасування також потрібно підтвердити відповідним наказом (розпорядженням) керівника. З прикладом такого наказу ви можете ознайомитися на с. 25.

img 8

Після того як працівник ознайомився з наказом про скасування відрядження, йому належить повернути до каси підприємства отриману раніше суму авансу. А в які строки це потрібно зробити? У цьому випадку є тільки один орієнтир — Інструкція № 59. Вона відводить на повернення невитраченої через скасування відрядження суми авансу 3 банківських дні з дня прийняття рішення про скасування поїздки (п. 11 розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59).

Звісно, вимоги цього документа для госпрозрахункових підприємств носять виключно рекомендаційний характер, проте інші нормативні акти, у тому числі ПКУ, не встановлюють строків повернення коштів у випадку скасування відрядження. Користуючись цим, податківці наполягають на дотриманні строку, встановленого в Інструкції № 59, усіма підприємствами (див. консультації в підкатегоріях 103.17 і 109.19 БЗ). Причому у разі неповернення коштів у 3-денний строк фіскали вимагають уключити неповернуту суму до загального місячного оподатковуваного доходу працівника.

Відповідно до п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59 у разі скасування відрядження за кордон працівник повинен повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.

І ще один нюанс. Якщо до моменту скасування відрядження працівник ще не встиг витратитися (придбати квитки на проїзд до місця відрядження, оплатити житло тощо), тоді сума, яку він поверне до каси підприємства, повинна відповідати сумі раніше виданого авансу. Проте частіше трапляється ситуація, коли до того моменту, як стає відомо про скасування службової поїздки, працівник уже встиг витратити частину авансу. Найчастіше така ситуація пов’язана з придбанням транспортних квитків наперед. А, як відомо, при поверненні квитків компанії-перевізники зазвичай стягують штраф. Чи відшкодовувати працівникові в такому разі суму штрафу?

На наш погляд, роботодавець має повне право на виплату неоподатковуваної компенсації витрат, понесених працівником у зв’язку зі скасуванням відрядження, у тому числі у зв’язку з поверненням квитків на потяг, літак тощо. Підстави для оптимізму дають п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59. Відповідно до цих норм витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства, якщо на це були поважні причини (зокрема, рішення про скасування відрядження), і за наявності документів, що підтверджують вартість таких витрат.

висновки

  • Відмова працівника, який не належить до пільгової категорії, від направлення у відрядження без поважних причин є порушенням трудової дисципліни.
  • Граничні строки направлення у відрядження в загальному випадку не повинні перевищувати: для відряджень у межах України — 30 календарних днів, а для відряджень за кордон — 60 календарних днів.
  • Суму авансу на відрядження роботодавець визначає самостійно з урахуванням добових, витрат на оплату проїзду і найм жилого приміщення працівником.
  • Якщо працівник вимушено затримався у відрядженні з поважної причини, керівник підприємства видає наказ про продовження строку відрядження.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі