Відшкодовуємо витрати на відрядження (ч. 1)

3.1. Загальні питання компенсації

Які витрати компенсуємо

Згідно зі ст. 121 КЗпП за працівником закріплено право на відшкодування витрат, понесених ним у зв’язку зі службовими відрядженнями. У цій статті всі витрати на відрядження, що підлягають відшкодуванню, умовно поділені на три основні групи:

— добові витрати;

— витрати на проживання;

— витрати на проїзд до місця відрядження і назад.

Проте це далеко не повний перелік витрат, які можуть бути відшкодовані відрядженим працівникам без оподаткування. Так, згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, крім добових (див. підрозділ 3.2), відрядженому працівнику можна компенсувати також витрати на:

— проїзд (у тому числі на перевезення багажу та бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

— проживання в готелях (мотелях) або найм інших жилих приміщень;

— харчування, вартість якого включена до рахунків готелів (мотелів);

— оплату побутових послуг, що надаються в готелях, вартість яких включена до рахунку за проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття і білизни);

— оплату телефонних розмов;

— оформлення закордонних паспортів;

— оформлення дозволів на в’їзд (віз);

— оплату вартості обов’язкового страхування;

— «чайові», включені до рахунків згідно із законами країни перебування;

— інші документально підтверджені витрати, пов’язані з правилами в’їзду і перебування в країні відрядження, у тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Для бюджетників перелік витрат на відрядження, що відшкодовуються, конкретизований в Інструкції № 59. Госпрозрахункові підприємства можуть самостійно встановити такий перелік. Склад витрат на відрядження, а також порядок їх документального підтвердження доцільно прописати в Положенні про службові відрядження. У цьому ж документі роботодавець має право встановити додаткові обмеження, які можуть стосуватися сум і цілей використання коштів, виданих на відрядження.

Але пам’ятайте:

Цікавий момент пов’язаний з придбанням працівником у відрядженні послуг (транспортних або готельних) у підприємця. Чи зобов’язаний роботодавець показувати виплати, здійснені відрядженим працівником, у додатку 4ДФ Об’єднаної звітності?

Тішить, що податківці не наполягають* на відображенні таких виплат у додатку 4ДФ (див. підкатегорію 103.25 БЗ і лист ДФСУ від 29.07.2019 р. № 3545/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Річ у тому, що підприємець отримує дохід від звичайного громадянина (працівника підприємства). Підприємство ж тільки компенсує своєму працівнику витрати, пов’язані з відрядженням.

* Щоправда, при цьому податківці чомусь вимагають, щоб відряджений працівник отримував від ФОП копію документа про його держреєстрацію підприємцем.

Але зауважте: це стосується тільки послуг, безпосередньо пов’язаних із відрядженням (транспортних готельних тощо). А ось, наприклад, придбання у відрядженні ТМЦ для потреб підприємства у фізосіб (у тому числі в підприємців) обов’язково відображається у додатку 4ДФ (див. підрозділ 3.6).

І ще. Якщо оплату підприємцю за проїзд чи проживання відрядженої особи здійснює безпосередньо роботодавець (зі свого поточного рахунку), відображати такі виплати у додатку 4ДФ необхідно. Тут є очевидним отримання підприємцем доходу від юридичної особи.

Проте повернемося власне до витрат на відрядження. Зокрема, розглянемо вимоги до їх документального підтвердження.

Документальне підтвердження

Як відомо, направити працівника у відрядження можна тільки за розпорядженням керівника підприємства. Це означає, що перший обов’язковий документ, який підтверджує необхідність відшкодовувати працівнику витрати на відрядження, — наказ про направлення у відрядження. Детально про його оформлення ви можете дізнатися з підрозділу 1.4.

Крім того, обов’язковою умовою для відшкодування працівникам понесених витрат на відрядження є наявність оригіналів первинних документів, що підтверджують такі витрати.

Важливо! Як зазначено в п. 14 розд. І Інструкції № 59, документами, що підтверджують суму понесених витрат у зв’язку з відрядженням у межах України, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і ПКУ. І хоча згадана Інструкція обов’язкова тільки для бюджетників, рекомендуємо цю вимогу не ігнорувати.

Нагадаємо: згідно зі ст. 2 Закону про РРО

А ось п.п. 170.9.1 ПКУ для невключення до оподатковуваного доходу працівника суми відшкодування вимагає надавати підтвердні документи у вигляді транспортних квитків (у тому числі електронних), транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів, страхових полісів тощо.

Яким же чином поєднати вимоги Закону про РРО і ПКУ?

Якщо підтвердний документ, названий у ПКУ, водночас є розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО, для підтвердження витрат на відрядження можна обійтися тільки одним таким документом. Якщо ж той чи інший документ є підтвердним згідно з ПКУ, але не вважається розрахунковим з точки зору Закону про РРО, то на додаток до нього бажано мати ще й розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію). Крім того, факт оплати може підтверджувати квитанція до прибуткового касового ордера.

А ось при відрядженнях за кордон підтвердні документи оформляються згідно із законодавством відповідної країни. При цьому за запитом податківців роботодавець, який відряджав свого працівника, зобов’язаний за свій рахунок забезпечити переклад іноземних підтвердних документів (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Якщо оригіналів документів немає

Документи, що підтверджують витрати на відрядження, — це завжди оригінали. А як же бути, якщо відряджений втратив ці оригінали? Чи можна компенсувати витрати працівнику в цьому випадку?

Тут усе залежить від того, оригінал якого саме документа був загублений. Якщо говорити про розрахункові документи, то ані Закон про РРО, ані Положення № 148 не дозволяють оформляти дублікат розрахункового документа замість утраченого оригіналу (див. консультації в підкатегоріях 109.10 і 109.15 БЗ). У той же час контрагент, можливо, піде вам назустріч і, наприклад, роздрукує чек РРО/ПРРО* ще раз. Якщо домовитися про це не вийде, безподаткова компенсація витрат відрядженого працівника, на жаль, неможлива.

* Тут і далі — реєстратор розрахункових операцій та програмний реєстратор розрахункових операцій.

Що стосується інших підтвердних документів, то згідно з п. 44.5 ПКУ у разі втрати первинних документів на платника покладається обов’язок їх відновити. А це означає скласти дублікат, адже двох оригіналів документа бути не може. Звідси можна дійти висновку:

Таким чином, якщо загубився готельний рахунок або накладна на придбання ТМЦ, у принципі, їх можна відновити. Якщо це зробити не вийде, компенсувати витрати на відрядження все одно можна. Підставою для компенсації витрат у цьому випадку буде заява працівника, у якій він визнає факт утрати документів і просить компенсувати витрати.

Але врахуйте, що підприємство, яке відшкодовує витрати без наданих ним підтвердних документів, надає працівнику додаткове благо. Іншими словами, отримані працівником кошти потрібно обкласти податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) за ставкою 18 % і військовим збором (далі — ВЗ) за ставкою 1,5 %.

Отже, загальні правила компенсації витрат на відрядження ми з вами згадали. Тепер давайте детальніше проаналізуємо питання компенсації окремих витрат, перелічених у ст. 121 КЗпП.

3.2. Добові витрати

Детально копатися у витратах на відрядження розпочнемо з добових. У якому розмірі їх видають, як оподатковують і яким чином документують їх видачу, розглянемо саме зараз.

Граничний розмір добових

Добові витрати — це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесені нею у зв’язку з відрядженням і не підтверджені документально. Саме так їх характеризує пов’язаний з відрядженням п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Аналогічне визначення міститься в п. 15 розд. І Інструкції № 59.

Виплата добових є однією із соціальних гарантій відрядженим працівникам, передбачених ст. 121 КЗпП. Водночас ані мінімального, ані максимального розміру добових для працівників небюджетної сфери чинне законодавство не встановлює. У зв’язку із цим як орієнтир для визначення мінімальної суми добових небюджетникам доцільно керуватися найбільш близьким за своїм змістом нормативним документом — постановою № 98, яка, нагадаємо, є обов’язковою тільки для бюджетників. Таким чином рекомендує діяти Мінсоцполітики в листі від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28.

Ну що ж, давайте дивитися, які мінрозміри добових установлені додатком 1 до постанови № 98.

Так, якщо відрядження здійснюється по території України, розмір добових становить 60 грн на день. Для відряджень до інших держав добові встановлені диференційовано залежно від країни відряджання. Менше зазначених сум небюджетникам установлювати добові не варто.

А що з максимальною межею? По суті, її немає. Госпрозрахункові підприємства можуть установлювати добові в будь-якому розмірі, що перевищує мінімальну межу.

Але! Виплачуючи працівнику добові, врахуйте: тільки визначену законодавством суму не обкладають ПДФО і ВЗ (абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Про неоподатковуваний розмір добових див. у табл. 3.1.

Таблиця 3.1. Неоподатковуваний розмір добових

Таким чином, уберегтися від ПДФО та ВЗ можна тільки в тому випадку, якщо у 2021 році сума добових, яка видається на відрядження, не перевищуватиме 600 грн — при відряджанні по Україні та 80 євро (за курсом НБУ на кожен день відрядження) — при закордонному відрядженні. А ось якщо ви вирішите забезпечити відрядженого працівника більшими сумами, «вершок» доведеться обкласти ПДФО і ВЗ. Усі подробиці про це — далі.

Зауважте:

Річ у тому, що відповідно до п. 5 НП(С)БО 21 для відображення витрат суму в інвалюті перераховують у гривню за курсом НБУ на дату здійснення операції. Тобто суму добових у межах виданого авансу перераховують за курсом НБУ, що діяв на день видачі авансу.

Водночас п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ наказує визначати граничний неоподатковуваний розмір добових за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Таким чином, якщо граничний неоподатковуваний розмір добових, визначений на конкретний день закордонного відрядження, виявиться меншим, ніж сума добових за цей день у складі авансу на таке відрядження, виникне дохід, оподатковуваний ПДФО і ВЗ.

Розглянемо таку ситуацію на прикладі.

Приклад 3.1. Менеджер відділу збуту направлений у відрядження за кордон. Строк відрядження відповідно до наказу керівника підприємства — 2 дні (10 і 11 серпня 2021 року). Розмір закордонних добових, установлений на підприємстві згідно з Положенням про службові відрядження і наказом керівника, — 80 євро. Сума добових, видана працівнику з урахуванням строку відрядження, — €160 (€80 х 2 дн.). Аванс на відрядження видано 03.08.2021 р.

Курс НБУ становив:

03.08.2021 р. — 33,82 грн/€*;

* Тут і далі — курс умовний.

10.08.2021 р. — 33,95 грн/€;

11.08.2021 р. — 33,70 грн/€.

Після повернення з відрядження працівник подав Звіт і оригінали підтвердних документів.

Спочатку визначимо суму добових у розрахунку на один день, виданих працівнику в загальній сумі авансу 03.08.2021 р. Для перерахунку використовуємо курс НБУ, що діяв на день видачі авансу (п. 5 НП(С)БО 21):

€80 х 33,82 грн/€ = 2705,60 грн.

Далі розрахуємо граничну суму добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ. Для цього використовуємо офіційний обмінний курс гривні до євро, встановлений НБУ, у розрахунку на кожен день відрядження, як цього вимагає п.п. 170.9.1 ПКУ.

Розрахунки наведемо в табл. 3.2.

Таблиця 3.2. Розрахунок оподатковуваного розміру добових

Пояснимо наведені в табл. 3.2 розрахунки. Гранична сума добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ, розрахована відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ на 10.08.2021 р. (2716 грн), більше за суму добових, видану в межах авансу (2705,60 грн). Тому дохід у працівника не виникає.

А ось неоподатковувана гранична сума добових, розрахована на 11.08.2021 р. (2696 грн), менша за ту, яка зафіксована в бухобліку (2705,60 грн). А це означає, що в працівника виник дохід у вигляді додаткового блага в розмірі 9,60 грн (2705,60 грн - 2696 грн).

Отже, щоб уникнути виникнення такого оподатковуваного доходу, доцільно встановлювати граничний розмір добових для закордонного відрядження менше ніж 80 євро.

Нагадаємо також, що згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ Кабінет Міністрів окремо встановлює граничні норми добових для відряджання членів екіпажів суден (інших транспортних засобів) або суми, які направляються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):

— провадять комерційну, промислову, науково-пошукову або риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;

— виконують міжнародні рейси для здійснення навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;

— використовуються для проведення аварійно-рятувальних і пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

На виконання цієї вимоги прийнято постанову КМУ «Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат» від 02.02.2011 р. № 73.

Добові включають до загальної суми авансу і видають працівнику до початку відрядження.

ПДФО і ВЗ з понаднеоподатковуваних добових

Як ми з’ясували, на добові, які у 2021 році для внутрішньоукраїнських відряджень не перевищують 600 грн, а для закордонних відряджень — 80 євро (за курсом НБУ за кожен день відрядження), законодавець не зазіхає. А ось усе, що вище зазначених розмірів, для цілей обкладення ПДФО є доходом працівника, отриманим ним від роботодавця у вигляді додаткового блага (див. роз’яснення податківців з підкатегорії 103.02 БЗ). Це означає, що з частини суми добових, яка перевищує неоподатковувану межу, потрібно утримати ПДФО і ВЗ* на підставі п.п. 164.2.17 ПКУ.

* Нагадаємо: п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ відносить до об’єкта обкладення ВЗ доходи, визначені ст. 163 цього Кодексу. А до них належить, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, визначений п. 164.2 ПКУ.

Ставка ПДФО в цьому випадку стандартна — 18 %, а ставка ВЗ — 1,5 %.

Зверніть увагу! Зазвичай у документі, що встановлює розмір добових витрат, роботодавець зазначає «чисту» суму добових, яку слід виплатити працівнику на руки. У такому разі, щоб знайти суму доходу, яка підлягає нарахуванню, потрібно «накрутити» ПДФО і ВЗ на оподатковувану частину добових. Для цього рекомендуємо застосувати коефіцієнт (К), розрахований за формулою:

К = 100 : (100 - С_ПДФО - С_ВЗ),

де С_ПДФО — ставка ПДФО (18 %);

С_ВЗ — ставка ВЗ (1,5 %).

При зазначених ставках ПДФО і ВЗ отримуємо коефіцієнт 1,242236. Застосувавши його до «чистої» суми оподатковуваних добових, ми отримаємо суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню.

Зверніть увагу: податківці в листі ДФСУ від 13.03.2017 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15 рекомендують при визначенні бази обкладення ПДФО та ВЗ застосовувати такий самий механізм, який передбачено для оподаткування надміру витрачених грошових коштів, не повернених своєчасно підзвітною особою (див. підрозділ 4.3). Водночас за їх же твердженням, добові понад неоподатковувану межу є доходом у вигляді додаткового блага. А отже, немає підстав застосовувати для них той же порядок оподаткування, що й для надміру витрачених грошових коштів.

У розділі І додатку 4ДФ до Об’єднаної звітності з ПДФО/ВЗ/ЄСВ (далі — додаток 4ДФ) нараховану суму оподатковуваних добових, на наш погляд, слід відображати з ознакою доходу «126» — додаткове благо. Проте податківці, визнаючи такий дохід додатковим благом, чомусь бачать його у додатку 4ДФ з ознакою «118», передбаченою для відображення надміру виданих і своєчасно не повернених коштів (див. роз’яснення з підкатегорії 103.02 БЗ).

А ось добові, що вписуються в неоподатковувану межу (див. табл. 3.1), у додатку 4ДФ відображати не потрібно.

На жаль, ПКУ не містить чіткої відповіді на це запитання. На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО і ВЗ із суми понаднеоподатковуваних добових не потрібно, оскільки сума такого авансу в момент видачі не є доходом працівника. Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (у тому числі й у частині добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно й сума доходу працівника у вигляді оподатковуваних добових також буде відома в день затвердження Звіту. Тому найбезпечніше для роботодавця утримати й перерахувати до бюджету ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових саме в цей день.

У тому випадку, якщо відрядженому працівнику всупереч вимогам законодавства аванс на відрядження не видавали, ПДФО і ВЗ із суми оподатковуваних добових:

— утримують у день затвердження Звіту;

— перераховують до бюджету — у день погашення кредиторської заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше 30-го числа місяця, що настає за останнім днем місяця, у якому нараховано дохід (затверджено Звіт) (пп. 168.1.5, 49.18.1 і 57.1 згаданого Кодексу).

І ще зазначимо: ЄСВ з оподатковуваної суми добових не справляється. Нагадаємо, що до бази нарахування цього внеску включають, зокрема, виплати, які належать до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5 і не зазначені в Переліку № 1170. Водночас сума добових (у повному обсязі):

— не належить до фонду оплати праці відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5;

— зазначена серед виплат, на які не нараховують ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170.

Приклад 3.2. Добові при відрядженнях по Україні встановлені на підприємстві в сумі 630 грн. Працівник перебував у відрядженні 3 календарних дні.

Спочатку розрахуємо суму виплачених працівнику добових, яка перевищує неоподатковуваний розмір (600 грн):

(630 грн - 600 грн) х 3 дн. = 90 грн.

Тепер визначимо суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню*:

* Нагадаємо: податківці пропонують інший підхід до порядку визначення бази оподаткування в цьому випадку.

90 грн х 1,242236 = 111,80 грн.

Сума ПДФО від понаднеоподатковуваних добових дорівнює:

111,80 грн х 18 % : 100 % = 20,12 грн.

Сума ВЗ, що підлягає сплаті, становить:

111,80 грн х 1,5 % : 100 % = 1,68 грн.

А в якому порядку на підприємстві встановлюється розмір добових? Про це зараз і поговоримо.

Встановлюємо добові на підприємстві

Конкретний розмір добових роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, що регулюють питання відряджання працівників у межах України і за кордон. Так, це можна зробити, наприклад, у Положенні про службові відрядження (детальніше про розробку такого Положення див. у підрозділі 1.4) або в окремому наказі керівника про встановлення суми добових. При цьому встановлювати добові кожного разу в наказі про направлення конкретного працівника у відрядження вважаємо неправильним.

Майте на увазі! Граничний розмір добових витрат роботодавець-небюджетник може встановити в єдиній сумі незалежно від будь-яких факторів.

Проте можна зробити й по-іншому, а саме встановити розмір добових залежно від:

1) населеного пункту, до якого відряджають працівника. Пояснити різницю в розмірі добових у цьому випадку можна посиланням на різний рівень цін у різних регіонах України (чи в різних країнах), що підтверджується даними органів статистики;

2) періоду, на який припадає відрядження (курортний сезон чи ні), — для підприємств, діяльність яких пов’язана з відвідуванням населених пунктів, що розташовані в курортній зоні;

3) включення вартості харчування в готельний рахунок (забезпечення працівника харчуванням за рахунок сторони, що приймає). Як орієнтир тут можна прийняти норми п. 2 постанови № 98 і встановити: якщо харчування оплачує приймаюча сторона, то розмір добових становить 80 % — при одноразовому, 55 % — при дворазовому і 35 % — при триразовому харчуванні. Також можна обумовити, що, у випадку коли вартість харчування включена до рахунку готелю або проїзних документів, добові зменшуються на цю суму.

Зверніть увагу: якщо подібного застереження у внутрішньому документі, який встановлює розмір добових, немає, то їх на небюджетних підприємствах виплачують у повному розмірі (незалежно від кількості разів харчування, яким забезпечує працівників приймаюча сторона або яке включено до готельного рахунку чи проїзних документів). Визнають це й податківці (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415).

Також підприємство має право встановити окремі правила розрахунку добових, якщо працівник направляється у службову поїздку до іншого населеного пункту на пів дня або виїжджає у відрядження пізно ввечері (повертається з нього рано вранці). Адже в цих випадках він не несе тих витрат, які покликані компенсувати добові, у повному обсязі. А отже, в Положенні про службові відрядження можна зробити спеціальне застереження про те, що в таких ситуаціях добові виплачують, наприклад, у розмірі 50 % від установленого.

Розраховуємо загальну суму добових

Визначити загальну суму добових для внутрішньоукраїнських відряджень зовсім нескладно. Необхідно помножити норму добових, установлену Положенням про службові відрядження або наказом керівника, на кількість днів перебування працівника у відрядженні.

Не завжди все так просто при відрядженнях за кордон. Зазвичай аванс на закордонні відрядження видають або в національній валюті країни відряджання, або у вільно конвертованій валюті (хоча можливий і гривневий варіант — див. раніше). При цьому добре, якщо норми добових установлені підприємством у тій валюті, в якій видають аванс. Тоді розрахунок їх загальної суми такий же, як і для відряджень по Україні.

А якщо валюти авансу і встановлених закордондобових не збігаються? Про те, як визначити загальний розмір добових у цій ситуації, поговоримо далі.

У такому разі встановлені розміри добових витрат необхідно попередньо перерахувати у валюту авансу. Залежно від валюти авансу використовують такі способи розрахунку суми добових, належної до виплати у складі авансу:

1. Якщо норми добових для закордонних відряджень установлені в гривнях, то роботодавцю слід норму добових у гривнях поділити на встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюти на дату виплати авансу і помножити на кількість днів перебування у відрядженні.

2. Якщо норми добових установлені в одній іноземній валюті, а аванс необхідно видати в іншій, то розрахунок добових здійснюють так:

— на дату виплати авансу визначають крос-курс валют як відношення встановленого на цю дату курсу гривні до валюти, у якій установлено розмір добових (наприклад, до долара США), до курсу гривні до валюти, у якій видаватиметься аванс (наприклад, до євро);

— норму добових витрат множать на попередньо розрахований крос-курс і на кількість днів перебування у відрядженні.

Для наочності розрахунок добових для описаних варіантів покажемо на прикладах.

Приклад 3.3. Працівник направлений у закордонне відрядження тривалістю 5 днів. Наказом керівника по підприємству встановлено виплату закордондобових у розмірі 2490 грн на день.

Аванс видають у євро. Офіційно встановлений НБУ курс гривні до євро на день видачі авансу становить 33,20 грн/€.

Суму добових, що підлягає виплаті у складі авансу, визначають так:

2490 грн : 33,20 грн/€ х 5 дн. = €375.

Приклад 3.4. Працівник підприємства направлений у закордонне відрядження строком на 6 днів. Аванс видають у валюті країни перебування — євро. Наказом керівника по підприємству встановлено виплату закордондобових у розмірі $70 на день.

Офіційно встановлений НБУ курс гривні до долара США на дату видачі авансу становить 28,05 грн/$. Офіційно встановлений НБУ курс гривні до євро на день видачі авансу становить 33 грн/€.

Визначаємо крос-курс євро до долара:

28,05 грн/$ : 33 грн/€ = 0,85 €/$.

Сума закордондобових, що підлягає виплаті у складі авансу, дорівнює:

$70 х 0,85 €/$ х 6 дн. = €357.

Визначаємо добові за час відрядження

Добові витрати на відрядження в межах установлених на підприємстві норм виплачують у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження. Про це говорить і Інструкція № 59, і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Тому важливо знати, як правильно порахувати кількість днів відрядження. Звичайно, кожне небюджетне підприємство може встановити щодо цього свої правила і прописати їх у своєму Положенні про службові відрядження. Проте з огляду на те, що багато роботодавців при розробці свого Положення як орієнтир беруть «бюджетну» Інструкцію № 59, поговоримо далі саме про правила, які регламентуються нею.

1. Кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховують як два дні (п. 4 розд. ІІ і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). Підтверджується це й листом Мінфіну від 22.11.2011 р. № 31-07230-16-10/28802 (ср. ).

При цьому днем вибуття у відрядження слід вважати день відправлення потяга, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника. У свою чергу, день прибуття з відрядження визначений як день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника (п. 7 розд. І Інструкції № 59).

Зверніть увагу:

Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховують час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Зверніть увагу: згідно з абзацом другим п. 7 розд. І Інструкції № 59 дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про направлення у відрядження повинні збігатися. Виняток дозволяється робити тільки для випадків, коли працівник затримався у відрядженні на вихідні або святкові та неробочі дні. Проте й тоді Інструкція № 59 забороняє відшкодовувати працівнику добові.

Водночас на практиці можуть виникати ситуації, коли через розклад руху громадського транспорту або з причини відсутності квитків на потрібний рейс виїхати у відрядження доводиться заздалегідь або ж повертатися трохи пізніше за заплановане. Як бути в такому разі?

Передусім цю ситуацію слід обумовити в Положенні про службові відрядження. У ньому зазначте, що затримка працівника у відрядженні без поважних причин позбавляє його права на компенсацію добових за ці дні.

Але якщо працівник аргументує свою відсутність за місцем роботи у встановлений наказом час (тобто керівник розцінить причини відсутності як поважні), підприємство зобов’язане виплатити добові за додаткові дні відрядження (детальніше див. підрозділ 1.6).

2. Добові виплачують за кожен день відрядження, включаючи вихідні, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі разом з вимушеними зупинками (п. 4 розд. II і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).

3. При відряджанні працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу (абзац третій п. 4 розд. II Інструкції № 59). Водночас госпрозрахункові підприємства можуть у Положенні про службові відрядження урізати суму добових, наприклад, у випадку, коли відрядження забирає пів дня.

4. Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачують за один день (див. лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854). Зазначимо: за яким з відряджень (першим чи другим) відобразити в такому разі відшкодування добових, підприємство має право вирішити самостійно.

Добові: внутрішньоукраїнські vs закордонні

При відряджанні працівників за кордон можуть виникнути ситуації, коли, прямуючи у закордонне відрядження або повертаючись з нього, працівник деякий час перебуває на території України. У зв’язку із цим виникає запитання: з якого дня відрядження виплачувати добові за «закордонними» нормами?

Однозначної відповіді на це запитання законодавчі акти для небюджетних підприємств не дають. Річ у тому, що п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлює максимальний розмір неоподатковуваних закордонних добових у розмірі 80 євро без прив’язки до тривалості перебування на території України і дати перетину кордону відрядженою особою. Ба більше, граничні норми добових установлені на кожен день відрядження, а не на кожен день перебування в Україні або за кордоном.

Звідси випливає висновок: у цілях визначення добових витрат законодавство не вимагає від звичайних підприємств обов’язково розбивати тривалість закордонного відрядження на час перебування в Україні та час знаходження за кордоном, а норматив закордондобових у розмірі 80 євро поширюється на всі дні закордонного відрядження. Тобто госпрозрахункове підприємство може самостійно обирати, які саме добові (внутрішньоукраїнські чи закордонні) платити за час перебування в Україні при відрядженні за кордон. Головне — зафіксувати своє рішення в Положенні про службові відрядження.

Але ось податківці так, схоже, не вважають. У консультації з підкатегорії 103.17 БЗ вони вимагають у цьому випадку спиратися на норми п. 16.2 розд. ІІІ «бюджетної» Інструкції № 59, які велять враховувати час перебування на території України. Ґрунтуючись на цих нормах, фіскали доходять таких висновків:

— якщо відряджений працівник по дорозі в іноземну державу або повертаючись з неї пересідає на інший транспортний засіб або зупиняється в готелі чи іншому жилому приміщенні на території України — добові за період проїзду по території України відшкодовують за нормами, встановленими для відрядження по Україні. При цьому добові з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю) на території України під час прямування в закордонне відрядження і до першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі) на території України під час повернення із закордонного відрядження (включно) відшкодовують за «закордонними» нормами;

— якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем останньої/першої пересадки (останньої/першої зупинки в готелі) на території України — добові за відповідний день вибуття або прибуття відшкодовують за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

— якщо пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі) на території України під час прямування у відрядження або з нього не було — добові відшкодовують за «закордонними» нормами за кожен день відрядження, включаючи день вибуття і прибуття.

Проте, на наш погляд, керуватися цими нормами, як і іншими нормами Інструкції № 59, небюджетники зобов’язані тільки в тому випадку, якщо продублюють їх у своєму внутрішньому Положенні про службові відрядження.

Закріпимо вищевикладене на прикладах.

Приклад 3.5. Згідно з наказом керівника підприємства працівник був направлений у відрядження до м. Відня (Австрія) з 8 по 13 серпня. Підприємство розташоване в м. Харкові.

Відповідно до проїзних документів, наданих працівником, для прибуття до місця відрядження він скористався таким транспортом:

8 серпня — поїздом за маршрутом Харків — Київ;

9 серпня — поїздом за маршрутом Київ — Відень.

До Відня працівник прибув 10 серпня.

12 серпня працівник вирушив на літаку з Відня назад до України. 12 серпня він прибув до Києва, де в той же день зупинився в готелі, що підтверджується рахунком на проживання. 13 серпня працівник на потягу відправився з Києва до Харкова, куди й прибув у той же день.

Варіант 1. Положення про службові відрядження підприємства дублює норми «бюджетної» Інструкції № 59.

Оскільки остання пересадка на потяг на території України (у Києві) при від’їзді в закордонне відрядження відбулася 9 серпня, саме із цієї дати необхідно застосовувати добові для закордонного відрядження. Останнім днем застосування таких добових буде 12 серпня, оскільки саме в цей день відбулася перша зупинка в готелі (пересадка на потяг відбулася пізніше — 13 серпня) на території України.

Таким чином, підприємство повинне відшкодувати добові за нормами:

— встановленими для відряджень по Україні, — за 2 дні (8 і 13 серпня);

— встановленими для відряджень за кордон, — за 4 дні (9 — 12 серпня).

Варіант 2. Положенням про службові відрядження підприємства закріплено, що за весь час закордонного відрядження (включаючи час прямування по території України, незалежно від пересадок і зупинок) добові відшкодовуються за «закордонними» нормами.

У такому разі за всі 6 днів закордонного відрядження (з 8 по 13 серпня) добові відшкодовуватимуться за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Приклад 3.6. Працівник згідно з наказом керівника підприємства направляється у відрядження до м. Варшави (Польща) з 4 по 7 серпня. Підприємство розташоване в м. Житомирі.

Згідно з наданими проїзними документами працівник 4 серпня відбув на автобусі з Житомира до Києва, а звідти в той же день — на літаку до Варшави. До місця відрядження він прибув 4 серпня.

Назад працівник вилетів з Варшави 7 серпня і в той же день прибув до Києва, звідки автобусом попрямував до Житомира, що підтверджено відповідними проїзними документами. До місця розташування підприємства працівник прибув 7 серпня.

Незалежно від того, чи дублює Положення про службові відрядження на підприємстві норми Інструкції № 59, за всі 4 дні відрядження працівнику виплачуються закордонні добові.

Річ у тому, що день вибуття у відрядження збігається з днем останньої пересадки на інший транспортний засіб (літак), а день прибуття з відрядження збігається з днем першої пересадки на інший транспортний засіб (автобус) на території України. Тому добові за кожен день відрядження, включаючи день від’їзду і день прибуття, відшкодовують за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Приклад 3.7. Працівник згідно з наказом керівника підприємства направляється у відрядження до м. Гомеля (Білорусь) з 10 по 13 серпня. Підприємство розташоване в м. Києві.

Згідно з проїзним документом працівник відбув у відрядження на автобусі 10 серпня і прибув до місця відрядження 11 серпня.

Назад працівник виїхав з м. Гомеля 12 серпня і прибув до м. Києва 13 серпня, що підтверджено відповідним проїзним документом.

У цьому випадку не має значення, чи дублює Положення про службові відрядження підприємства норми «бюджетної» Інструкції № 59. При проїзді до місця відрядження і назад транзитних зупинок (пересадок) на території України не було. Тому за всі дні відрядження, включаючи день від’їзду і день приїзду (тобто за 4 дні), відшкодування добових здійснюють за нормами, передбаченими для закордонних відряджень.

Документальне підтвердження добових витрат

На перший погляд цей підзаголовок може здатися дивним, адже, починаючи розглядати добові, ми говорили, що це якраз ті витрати, які не потребують документального підтвердження. Усе правильно. Саме так і говорять п. 15 розд. І Інструкції № 59 і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Але водночас положення того ж п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагає визначати у випадку відрядження:

— у межах України і до країн, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Звертаємо увагу: на сьогодні навіть при службових поїздках до візових країн відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-виручалочкою.

При поданні Звіту працівнику треба додати до нього ксерокопії сторінок паспорта (або документа, що його замінює) з прізвищем і відмітками про перетин кордону. Ці копії завіряє відділ кадрів або головний бухгалтер підприємства.

Також згідно з п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59 можна додавати до Звіту довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України, в якій повинні бути зазначені пункт пропуску, дата і час перетину кордону відрядженим працівником, серія, номер, тип і назва паспортного документа. Вважаємо, що така довідка підійде не тільки бюджетним, а й госпрозрахунковим підприємствам.

Якщо ж необхідні підтвердні документи відсутні, добові потрапляють під оподатковуваний приціл.

Хочемо підкреслити, що

Причому його наявність обов’язкова як для внутрішніх, так і для закордонних відряджень. У наказі мають бути чітко зазначені дати вибуття у відрядження і прибуття до місця постійної роботи. За ними визначають загальну тривалість відрядження і, відповідно, суму добових.

Також вам будуть потрібні первинні документи, які підтверджують факт перебування працівника в місці відрядження, а саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо.

А як бути, якщо працівник у внутрішньоукраїнському відрядженні не здійснював жодних витрат на відрядження і, як наслідок, у нього немає перелічених документів?

Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових можна визначити тільки на підставі наказу (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433). А ось податківцям цього недостатньо. У такій ситуації вони хочуть бачити ще й первинні документи, що засвідчують наміри і фактичність здійснення відрядження (див. лист ДПСУ від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516). Для цього підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службової поїздки з господарською діяльністю підприємства.

Наприклад, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ до таких документів відносить:

— запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

— укладений договір або контракт;

— інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться за тематикою, яка збігається з господарською діяльністю підприємства, що відряджає працівника.

Зазначимо: цей перелік не є вичерпним, а отже, може бути доповнений іншими підтвердними документами.