Особливості оформлення трудових відносин між працівниками і підрозділом головного підприємства обумовлені тим, яким є підрозділ — відокремленим чи структурним. Проте незалежно від виду підрозділу
трудові відносини виникають між юрособою (головним підприємством) і найманим працівником, а не між підрозділом та працівником
Чому? По-перше тому, що роботодавець — це юрособа (підприємство, установа, організація) або фізична особа — підприємець, яка в межах трудових відносин використовує працю фізосіб (ч. 1 ст. 1 Закону № 5026). По-друге, трудовий договір — це угода між працівником і власником підприємства, тобто роботодавцем (ч. 1 ст. 21 КЗпП).
Почнемо з оформлення трудових відносин із працівниками відокремлених підрозділів.
У відокремленому підрозділі
Головна компанія може уповноважити відокремлений підрозділ:
— самостійно приймати й звільняти працівників, вести кадрову документацію;
— затверджувати самостійно або за погодженням із головним підприємством штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку;
— встановлювати працівникам підрозділу конкретні розміри тарифних ставок/посадових окладів, доплат, надбавок, премій відповідно до колективного договору.
Подібні повноваження встановлюють у Положенні про відокремлений підрозділ. Можливий варіант надання відповідних повноважень і за допомогою довіреності, яка видається керівникові підрозділу.
Уповноважений відокремлений підрозділ. Керівника такого підрозділу призначає юридична особа — головне підприємство (п. 4 ст. 95 ЦКУ).
Заява про прийняття на роботу. Працівники пишуть її на ім’я керівника підрозділу.
Наказ про прийняття на роботу, трудовий договір. Наказ/розпорядження про прийняття на роботу та трудовий договір (у разі його укладення у письмовій формі) підписує керівник підрозділу. З боку роботодавця у наказі та трудовому договорі необхідно зазначати головне підприємство, від імені якого діє керівник підрозділу.
Повідомлення про прийняття на роботу. У постанові № 413 зазначено, що воно подається власником підприємства чи фізособою (крім повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства) до територіальних органів Державної податкової служби за місцем їх обліку як платника ЄСВ.
Роз’яснень Мінекономіки щодо того, хто саме (головне підприємство чи відокремлений підрозділ) подає таке Повідомлення на працівників відокремлених уповноважених підрозділів, наразі немає. Але практика пішла таким шляхом: якщо відокремлений підрозділ обліковується в органі ДПС як платник ЄСВ, то саме він подає до податкової служби Повідомлення про прийняття працівників на роботу.
Трудова книжка, особова картка. Зазвичай, керівник підрозділу покладає обов’язки ведення трудових книжок (внесення відомостей про трудову діяльність працівників, у тому числі з 10.06.2021 р. за вимогою працівника), ведення особових карток за формою № П-2 та кадрової документації у підрозділі на одного з його працівників.
Якщо працівник вимагає внести запис про прийняття на роботу до паперової трудової книжки, то його виконуєте таким чином.
На підставі наказу про прийняття на роботу до трудової книжки в графу 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок вписуєте повне найменування головного підприємства. Під цим заголовком у графі 1 проставляєте порядковий номер запису, у графі 2 — дату прийняття на роботу; у графі 3 робите запис про прийняття на роботу до підрозділу (повна назва) із зазначенням роботи, професії або посади і присвоєного йому розряду (категорії) (п. 2.14 Інструкції № 58).
Переведення працівників. У разі переведення працівника до іншого підрозділу чи до головного підприємства припиняти трудовий договір на підставі п. 5 ст. 36 КЗпП не можна. Адже в цьому випадку не відбувається зміни роботодавця. Тому
застосовуйте при переведенні працівників до іншого підрозділу або головного підприємства норми ч. 1 ст. 32 КЗпП
На підставі цієї статті допускається можливість переведення працівника на роботу до іншої місцевості в межах одного підприємства.
Якщо дані трудової книжки ще не передані до Пенсійного фонду, у зв’язку з чим вона знаходиться в підрозділі, то при переведенні трудову книжку працівнику на руки не видаємо. Це не передбачено Інструкцією № 58. У такій ситуації трудова книжка повинна пересилатися рекомендованим листом головним підприємством філії (чи навпаки) або від філії до філії.
Звільнення з роботи. Накази про звільнення підписує керівник підрозділу. Рішення про звільнення керівників може приймати головна компанія.
Увага! Якщо вносите запис про звільнення працівника підрозділу до його трудової книжки, то засвідчувати такий запис печаткою філії не можна. Можливий вихід — виготовити та використовувати печатку відділу кадрів підприємства (наприклад, № 2).
Неуповноважений відокремлений підрозділ. Головна компанія не вважає доцільним надавати відокремленому підрозділу повноваження по прийняттю/звільненню його працівників? Тоді в трудовому плані тут буде все так само, як у структурному підрозділі.
У структурному підрозділі
Трудовими питаннями у структурних підрозділах переймається безпосередньо саме підприємство-роботодавець, до складу якого вони входять. Щоправда, якщо підрозділи знаходяться на значній відстані від роботодавця, то вести кадровий облік може бути не дуже зручно. У такому разі головне підприємство, залишивши за собою право укладати/розривати трудові договори, може делегувати право складання та підпису кадрових документів структурного підрозділу керівнику або іншому працівнику такого підрозділу. Також можна уповноважити підрозділ вести трудові книжки (вносити відомості про трудову діяльність працівників) структурного підрозділу. Для цього необхідно наказом керівника головного підприємства призначити відповідальну особу.
висновки
- Самостійно приймати/звільняти працівників можуть тільки відокремлені підрозділи, які уповноважені на це головним підприємством.
- Структурні підрозділи не наділені повноваженнями виступати від імені юридичної особи у відносинах з третіми особами, зокрема укладати трудові договори (контракти).
