Процедура перевірок: що, коли і як?

Перед початком перевірки/інспектування

Уявімо, що ви зустрічаєте перевірку/інспекційне відвідування з Держпраці. Що взагалі має перед нею відбуватися?

Планова перевірка. По-перше, ви повинні вказуватися в плані перевірок. Його, нагадаємо, можна знайти на сайті Держпраці (dsp.gov.ua*) або на Інспекційному порталі (inspections.gov.ua).

* «Головна» — «План роботи» — «Річний план здійснення заходів державного нагляду (контролю) Державної служби України з питань праці на 2021 рік».

По-друге, перед плановою перевіркою (не пізніше ніж за 10 календарних днів до її початку) вам повинні вручити/надіслати повідомлення про її проведення (ч. 4 ст. 5 Закону № 877). У повідомленні зазначають:

— дату початку і дату закінчення перевірки;

— найменування юрособи або П. І. Б. підприємця, якого перевірятимуть;

— найменування органу Держпраці, який проводитиме перевірку.

Таке повідомлення може направлятися рекомендованим листом або вручатися особисто під розписку керівникові / уповноваженій особі госпсуб’єкта (відокремленого підрозділу) / ФОП або його уповноваженій особі. Також можуть відправити повідомлення за допомогою електронного зв’язку.

Згідно з ч. 4 ст. 5 Закону № 877

По-третє, перед перевіркою інспектори зобов’язані внести запис до вашого журналу реєстрації заходів державного нагляду (контролю), якщо у вас такий журнал є (ч. 12 ст. 4 Закону № 877).

Радимо такий журнал усе-таки завести.

Буде простіше трохи затягнути час до допуску до перевірки, щоб проаналізувати, чи з документами в перевіряючих усе гаразд. Вирішити, чи допускати їх до перевірки. Чи просто дочекатися юриста або іншу уповноважену особу.

Так само, як і в попередньому випадку, відмова в проставлянні підпису в журналі є підставою для недопуску до перевірки (абз. 9 ст. 10 Закону № 877).

По-четверте, перед тим, як почати перевірку, трудовики повинні пред’явити (ч. 5 ст. 7 Закону № 877):

1) направлення на проведення перевірки (копію направлення віддати вам);

2) свої службові посвідчення. Їх дійсність можна перевірити:

— на сайті Держпраці: dsp.gov.ua/informatsiia-pro-sluzhbovi-posvidchennia-inspektoriv-pratsi/;

— зателефонувавши на «гарячу лінію» Держпраці, телефон якої зазначено за посиланням: dsp.gov.ua/do-uvahy-robotodavtsiv/

Якщо вам не нададуть перед початком перевірки ці документи, то перевіряючих також можна не допускати (абз. 7 ст. 10 Закону № 877).

Позапланова перевірка. Про позапланову перевірку не попереджають заздалегідь.

Але прямо перед нею вам у будь-якому випадку зобов’язані пред’явити (ч. 5 ст. 7 Закону № 877):

— направлення на проведення перевірки (його копію віддати вам);

— службові посвідчення перевіряючих.

Якщо позапланова перевірка проводиться за скаргою фізособи, то також вам повинні пред’явити погодження на її проведення від Держпраці (центрального органу, в Києві).

Також перевіряючі повинні перед перевіркою внести запис до вашого журналу реєстрації заходів державного нагляду (контролю), якщо у вас такий журнал є (ч. 12 ст. 4 Закону № 877).

Інспекційне відвідування. Про інспекційне відвідування, як і про позапланову перевірку, не попереджають (воно і зрозуміло, шукають же неоформлених співробітників). Але перед перевіркою інспектори праці повинні пред’явити (п. 8 Порядку № 823):

— службове посвідчення;

— копію направлення на перевірку.

Також повинні поставити підпис у журналі (якщо він є). Ось тільки проблема в тому, що надати копію направлення і поставити підпис інспектори під час інспекційного відвідування зобов’язані перед підписанням акта. По суті, тоді практична цінність направлення швидко падає.

На практиці Держпраці все-таки пред’являє направлення перед перевіркою. Іноді навіть трапляються випадки, коли приходять з направленням, у якому не заповнені реквізити того, хто перевіряється!

Так, Порядок № 823 передбачає лише дві підстави для недопуску до інспекційного відвідування:

— відсутність службового посвідчення;

— коли на офіційному сайті Держпраці не опублікована уніфікована форма акта інспекційного відвідування (вже все опубліковано, до речі).

Проте сміливі роботодавці можуть вимагати надання нормального направлення перед інспекційним відвідуванням і все-таки не допускати контролерів до відвідування.

Але пам’ятайте: в цій ситуації ви, швидше за все, наразитеся на штраф у 16 мінзарплат на підприємство/ФОП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП) та адмінштраф на посадову особу — від 850 до 1700 грн (ст. 188⁶ КУпАП). І не забудьте про карантинну заборону для Держпраці на планові перевірки (див. детальніше «Що може перевіряти Держпраці?»).

Направлення: на що звернути увагу?

Так, Порядок № 823 не встановлює чіткого переліку реквізитів направлення на перевірку/інспекційне відвідування. Проте це роблять положення ч. 3 ст. 7 Закону № 877.

У направленні повинні зазначатися:

— найменування органу Держпраці, який проводитиме перевірку;

— найменування госпсуб’єкта / його відокремленого підрозділу або П. І. Б. підприємця;

— місцезнаходження госпсуб’єкта та/або його відокремленого підрозділу;

— номер і дата наказу про проведення перевірки;

— перелік посадових осіб, які беруть участь у проведенні перевірки, із зазначенням їх посад і П. І. Б.;

— дата початку та дата завершення перевірки;

— тип (планова/позапланова);

— форма (перевірка/інспектування);

— підстави для перевірки;

— її предмет;

— інформація про здійснення попереднього заходу контролю (його тип і строк проведення).

Так, можна сказати, що на направлення для інспекційних відвідувань цей перелік не поширюється. Адже в Порядку № 823 зазначено, що інспекційні відвідування проводять тільки з урахуванням цього документа.

Але це не означає, що органи Держпраці можуть у цьому випадку не звертати уваги на Закон № 877 (ср. ). Адже незалежно від типу контролю Держпраці зобов’язана дотримуватися його норм (ч. 5 ст. 2 Закону № 877)! До того ж у цьому випадку два документи лише доповнюють один одного, а не вступають у конфлікт. Тобто перелічені вище реквізити направлення обов’язкові навіть для інспекційних відвідувань. Відсутність того чи іншого реквізиту має стати підставою для недопуску перевіряючих.

Процедура перевірки/інспектування

Ми вже говорили в статті «Що може перевіряти Держпраці?», що планові/позапланові перевірки й інспекційні відвідування регулюються різними нормативно-правовими актами.

Якщо це інспекційні відвідування, то орієнтуємося насамперед на Порядок № 823.

Якщо це планові/позапланові перевірки з питань дотримання вимог трудового законодавства, то це передусім Закон № 877 і декілька пунктів Порядку № 823 (по суті, вони не особливо впливають на процес перевірки).

Що перевіряють? У межах інспекційних відвідувань перевіряють неоформлені трудові відносини. А в процесі планових/позапланових перевірок у сфері законодавства про працю представників Держпраці цікавитимуть питання з додатка 4 до форми Акта, затвердженого наказом Мінекономіки від 27.10.2020 р. № 2161. Наприклад, чи:

— забезпечений працівник робочим місцем;

— проінформований він під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів;

— ведуться трудові книжки;

— правильно розриваються трудові договори;

— дотримуєтеся ви гарантій, наданих законодавством для окремих категорій працівників (вагітні, одинокі матері, «солдати» підприємства тощо);

— правильно ведеться облік робочого часу;

— проводиться індексація тощо. Про ситуації, яким інспектори Держпраці приділяють особливу увагу в межах планових/позапланових перевірок див. «Трудові порушення: розбираємо деталі» цього номера.

Строки проведення перевірки/інспектування. Інспекційне відвідування може тривати максимально 10 робочих днів (п. 9 Порядку № 823). Хоча це й суперечить положенням Закону № 877.

Планові перевірки можуть тривати не більше:

— 5 робочих днів — для суб’єктів мікро- і малого підприємництва (див. ст. 55 ГКУ);

— 10 робочих днів — для всіх інших госпсуб’єктів.

Позапланові перевірки можуть тривати не більше:

— 2 робочих днів — для суб’єктів малого підприємництва (див. ст. 55 ГКУ, сюди ж потрапляють і мікро-);

— 10 робочих днів — для всіх інших госпсуб’єктів.

Повноваження інспекторів. Повноваження й обов’язки Держпраці під час планових/позапланових перевірок перелічені в ст. 8 Закону № 877. У частині інспекційних відвідувань — у п. 10 Порядку № 823.

Звернути особливо пильну увагу радимо на права інспекторів під час інспекційних відвідувань.

Так, за наявності службового посвідчення безперешкодно, без попереднього повідомлення інспектор має право:

1) під час проведення інспекційних відвідувань з питань виявлення неоформлених трудових відносин самостійно й у будь-який час доби, з урахуванням вимог законодавства про охорону праці, проходити до будь-яких виробничих, службових, адміністративних приміщень.

Тут зверніть увагу на такі нюанси.

По-перше, відвідування інспектора в будь-який час доби суперечать положенням ч. 3 ст. 4 Закону № 877. Ця норма передбачає проведення контрольних заходів у робочий час госпсуб’єкта відповідно до його правил внутрішнього трудового розпорядку. Можна згадати також Конвенцію МОП 1947 року про інспекцію праці у промисловості й торгівлі від 11.07.47 р. № 81*. Виходячи з положень пп. «в» і «с» ст. 12 цієї Конвенції проходити до будь-яких приміщень і проводити будь-які огляди, перевірки або розслідування перевіряючі можуть саме в денний час. Хоча п. «а» ст. 12 Конвенції й передбачає право проходити на підприємство в будь-який час доби.

* Ратифікована Україною 08.09.2004 р.

По-друге, звертаємо увагу: проходити з урахуванням вимог законодавства про охорону праці. Тобто якщо це, наприклад, будмайданчик, то допустити ви інспектора можете, тільки дотримуючись техніки безпеки, врешті-решт провести з інспектором інструктаж;

2) на надання робочого місця з можливістю конфіденційної розмови зі співробітниками щодо предмета інспекційного відвідування. Звісно, якщо ваше приміщення взагалі не дозволяє надати інспекторові окремий кабінет, то до вас не можуть застосувати штраф за перешкоджання проведенню перевірки за ст. 265 КЗпП і ст. 188⁶ КУпАП;

3) фіксувати проведення інспекційного відвідування з питань виявлення неоформлених трудових відносин засобами аудіо-, фото- і відеотехніки. Подібне право закріплене і за тим, хто перевіряється (п.п. 12 п. 13 Порядку № 823);

4) наодинці або в присутності свідків ставити керівникові та/або працівникам об’єкта відвідування, іншим особам, що володіють необхідною інформацією, питання, які стосуються законодавства про працю, отримувати із зазначених питань усні та/або письмові пояснення. Тут варто пам’ятати, що керівник «об’єкта відвідування» перебуває в менш вигідному становищі. Річ у тому, що вимога «трудового» інспектора про надання об’єктом відвідування пояснень, внесена в межах повноважень, є обов’язковою для виконання (п. 11 Порядку № 823). Працівники в цьому плані менш обмежені, оскільки на запитання інспектора відповідати не зобов’язані. Інструкцію для працівників, до речі, ви зможете знайти на с. 13 цього номера;

5) ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами та документами, ведення яких передбачене законодавством про працю і які містять інформацію з питань, що є предметом інспекційного відвідування. Також інспектори мають право отримувати копії або витяги із цих документів. Детальніше про те, що конкретно може цікавити трудовиків, див. «Які документи вимагає Держпраці» цього номера.

Результати перевірки/інспектування

По суті, за результатами як перевірок, так і інспектувань складається приблизно один і той же комплект документів.

А саме:

— акт (незалежно від того, чи знайшли порушення);

— припис з вимогою виправити порушення;

— постанова про притягнення до відповідальності (якщо порушення не виправили або застосування штрафу не залежить від виконання припису, див. «Відповідальність за порушення трудового законодавства»);

— протокол про вчинення адміністративного порушення (якщо є необхідність притягнути до адмінвідповідальності посадову особу юрособи або ФОП).

Акт. Нагадаємо: форма акта для будь-яких перевірок затверджена наказом Мінекономіки від 27.10.2020 р. № 2161. Акт складається в останній день перевірки/інспекційного відвідування у двох примірниках. Вони підписуються інспектором, що проводив захід контролю, і тим, хто перевірявся, або його представником.

Один примірник акта залишається у вас, а другий — забирає інспектор.

Якщо ви не погоджуєтеся з тим, що зазначено в акті, то цей документ підписується із запереченнями.

Зверніть увагу: заперечення можна подати не відразу в момент підписання акта. Але важливо в самому акті поставити відмітку про їх наявність. Щось на кшталт: «Не погоджуємося з висновками, викладеними в акті. Заперечення будуть надані у строк, визначений чинним законодавством».

Щоправда, тут є один нюанс. Строк для подання заперечень чітко встановлений тільки для інспекційних відвідувань — не пізніше 3 робочих днів після підписання акта (п. 18 Порядку № 823).

А ось для планових/позапланових перевірок у Законі № 877 цей строк не встановлений. Але на практиці, швидше за все, перевіряючі орієнтуються на строк, установлений у Порядку № 823.

Важливо! Якщо інспектор фіксував процес інспекційного відвідування на камеру, диктофон або фотоапарат, то в акті має бути відмітка про це (п. 19 Порядку № 823).

Якщо ви відмовляєтеся від підписання акта інспекційного відвідування або його неможливо вам вручити, то акт складається в трьох примірниках. У разі відмови в акт вноситься запис про це.

Один примірник залишається в трудовиків. Два інших — надсилають вам поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення й описом вкладення.

Ви зобов’язані повернути інспекторові нарочно або поштою з описом вкладення підписаний примірник акта не пізніше ніж через 3 робочих дні з дати його отримання.

Якщо акт не повернеться до трудовиків протягом 7 робочих днів після його відправлення, то складається акт про відмову в підписанні. Акт про відмову в підписанні складається у двох примірниках, один з яких відправляється вам поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Правила, які стосуються відмови від підписанні акта інспекційного відвідування, передбачені в п. 23 Порядку № 823.

А ось Закон № 877 подібних деталей для планових/позапланових перевірок не встановлює. Знову ж, швидше за все, орієнтир буде на Порядок № 823.

Припис. Припис, як ми вже сказали вище, складається тоді, коли були виявлені порушення. Це документ, у якому міститься вимога усунути такі порушення.

Зверніть увагу: припис — це ще не той документ, на підставі якого ви сплачуватимете штраф.

Органу Держпраці необхідно буде ще скласти постанову про притягнення госпсуб’єкта до відповідальності або передати до суду протокол про вчинення вашою посадовою особою (ФОП) адмінправопорушення (якщо ми, наприклад, говоримо про штрафи за ст. 41 КУпАП).

Припис за інспекційними відвідуваннями виноситься не пізніше наступного робочого дня після підписання акта (відмови в його підписанні).

Якщо ж ви подавали заперечення на акт — на наступний день після їх розгляду (п. 21 Порядку № 823).

Якщо ми говоримо про планові/позапланові перевірки, то — не пізніше 5 робочих днів з дня складання акта.

Припис складається у двох примірниках. Один — вам, один — інспекторові. Припис підписують як сам інспектор, так і уповноважена особа госпсуб’єкта або він особисто (ФОП або директор юридичної особи).

Якщо госпсуб’єкт / його представник відмовляються підписувати припис, то в цьому випадку діють так само, як і в подібній ситуації з актом (складають у 3 примірниках, відправляють поштою тощо, див. вище).

Постанова. На підставі акта перевірки/інспекційного відвідування орган Держпраці виносить постанову.

Порядок винесення постанови визначений у Порядку № 509.

Справа про застосування санкцій за ст. 265 КЗпП розглядається протягом 45 днів з дня, що йде за днем отримання органом Держпраці підписаного вами акта (акта з відміткою про відмову його підписати). До речі, підставою для постанови може стати і рішення суду про визнання відносин трудовими (п. 2 Порядку № 509).

Вас повідомлять про те, що відповідні документи орган Держпраці отримав не пізніше ніж через 5 робочих днів після цього факту (п. 3 Порядку № 509).

Проте Порядок № 509 тепер не передбачає порядку участі госпсуб’єкта / його представника в такому розгляді ☹.

За результатами розгляду матеріалів справи виноситься постанова про притягнення до відповідальності або ж повідомляється роботодавець, що підстав для винесення постанови немає.

Якщо все-таки постанова винесена, то вона вам направляється протягом 3 днів з дня її складання.

Вручити постанову можуть особисто роботодавцеві / його представнику під підпис або відправити поштою (робиться відмітка в матеріалах справи) (п. 4 Порядку № 509).

Штрафи, зазначені в постанові, необхідно сплатити протягом 1 місяця з дня винесення такої постанови.

Якщо цього не зробити, то штраф за ст. 265 КЗпП буде стягуватися вже держвиконавцем.