Оплата страхування у відрядженні

Перелік витрат на відрядження, що відшкодовуються працівнику і при цьому не оподатковуються ПДФО та ВЗ, чітко визначений у п.п. 170.9.1 ПКУ. У цьому переліку зазначені, зокрема, і витрати на обов’язкове страхування. Такі витрати мають бути підтверджені оригіналами відповідних документів та бути пов’язаними з господарською діяльністю підприємства.

Перш за все, необхідно визначитися з тим, чи можна віднести страхування, за яким були понесені витрати у відрядженні, до обов’язкового. Оскільки видів страхування безліч, то для кожного з них необхідно застосовувати «індивідуальний» підхід.

Розглянемо найпоширеніші види страхування, вартість яких сплачується:

1) у відрядженнях по Україні — особисте страхування від нещасних випадків на транспорті; страхування туристів (медичне та від нещасного випадку);

2) у відрядженнях за кордон — медичне страхування та від нещасного випадку; страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів.

Страхування від нещасних випадків на транспорті

Якщо у відрядженні по Україні працівник користується пасажирським транспортом, йому не уникнути особистого страхування від нещасних випадків на транспорті. Адже цей вид страхування є обов’язковим відповідно до п. 6 ст. 7 Закону № 85.

Порядок здійснення такого страхування стосовно пасажирів залізничного, морського, внутрішнього водного, автомобільного і електротранспорту, крім внутрішнього міського, під час поїздки або перебування на вокзалі, в порту, на станції, пристані встановлений Положенням № 959. Відповідно до його норм пасажири вважаються застрахованими з моменту оголошення посадки в транспортний засіб до моменту завершення поїздки.

Страховий платіж за обов’язковим особистим страхуванням від нещасних випадків на транспорті утримується з пасажира перевізником. Діє перевізник від імені страховика за винагороду на підставі договору доручення.

Кожній застрахованій особі перевізник, що виступає агентом страховика, видає страховий поліс. Він може бути оформлений як на окремому бланку, так і міститися на зворотному боці квитка, де зазначаються розмір та сума страхування. Найчастіше саме

Отже, з цього випливає такий висновок. У зв’язку з тим, що особисте страхування від нещасних випадків на транспорті є обов’язковим, то при відшкодуванні витрат на таке страхування оподатковуваного доходу у працівника не виникає.

Тобто підстав для утримання ПДФО та ВЗ немає. Ну а ЄСВ не нараховуємо у зв’язку з тим, що будь-які витрати на відрядження не входять до фонду оплати праці згідно з п.п. 3.15 Інструкції № 5. Підтверджує це і п. 6 розд. I Переліку № 1170, що визначає виплати від роботодавця, на які не нараховується ЄСВ.

Страхування туристів

Ще один вид страхування у відрядженнях по Україні — це страхування туристів (медичне та від нещасного випадку).

Але до чого тут туризм, запитаєте ви? Річ у тому, що туризм відповідно до ст. 1 Закону про туризм — це тимчасовий виїзд особи з місця проживання не тільки в оздоровчих, пізнавальних чи інших цілях, але й у професійно-ділових без здійснення оплачуваної діяльності в місці, куди особа від’їжджає.

А туристами цей закон вважає осіб, які здійснюють подорож, зокрема, по Україні з не забороненою метою та із зобов’язанням залишити місце перебування в зазначений термін. Тобто Закон про туризм відносить до кола туристів і відряджених працівників.

Забезпечується цей вид страхування суб’єктами туристичної діяльності на основі угод із страховиками. До суб’єктів туристичної діяльності ст. 1 і 5 Закону про туризм відносять у тому числі готелі, як інші суб’єкти підприємницької діяльності, що надають послуги з тимчасового розміщення (проживання).

Тому готелі і здійснюють обов’язкове страхування туристів, як агенти страховика*. Документом, що підтверджує статус застрахованої особи (страховим полісом) є готельний рахунок. У ньому страховий платіж, зазвичай, виділено окремим рядком.

* Не всі готелі мають статус суб’єктів турдіяльності та здійснюють страхування туристів.

Таким чином, компенсацію витрат на страхування туристів у складі готельних послуг не треба розглядати як оподатковуваний дохід працівника та утримувати з її суми ПДФО та ВЗ. Крім того, сума компенсаційних виплат за витратами у відрядженні не є базою нарахування ЄСВ з причин, зазначених вище.

Медичне страхування при відрядженні за кордон

Тут вся увага на п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому зазначено, що у разі, коли закони країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзит, передбачають обов’язкове страхування життя або здоров’я особи, яка відряджена або її цивільної відповідальності (у разі відрядження на автомобілі), то витрати на таке страхування при відшкодуванні не включають в оподатковуваний дохід особи, яка відряджена.

Тож, як бачите,

Отже, якщо придбання медичного страхового поліса є обов’язковим для закордонного відрядження, то витрати на його придбання можна компенсувати працівникові без утримання ПДФО, ВЗ та нарахування ЄСВ.

Якщо медична страховка для в’їзду до закордонної країни не є обов’язковою, тоді працівник не має права на компенсацію її вартості.

Чим же підтвердити обов’язковість медичної страховки? На наш погляд, це можна зробити за допомогою переліку документів, необхідних для в’їзду в ту чи іншу країну, де буде зазначена медична страховка. Такий перелік наведений, як правило, на сайті посольства країни в Україні.

Звертаємо увагу тих роботодавців, які своє Положення про відрядження писали на підставі Інструкції № 59 (ср. ). Згідно з п. 15 розд. III цієї Інструкції якщо в державі, до якої відряджають працівника, медичну допомогу іноземним громадянам надають безкоштовно, вартість страхового поліса не відшкодовується. Інформацію про держави, при відрядженні до яких громадянам України надається невідкладна медична допомога на безоплатній основі, див. на сайті МОЗ за посиланням: moz.gov.ua/en/likuvannja-za-kordonom.

Крім того, Інструкція № 59 визначає вичерпний перелік страхових випадків, які можуть бути включені в страховий поліс, щоб роботодавець мав право відшкодувати витрати на нього. Однак небюджетні підприємства можуть не звертати уваги на ці обмеження. І якщо страховка обов’язкова, зовсім не обов’язково купувати страховку з мінімальним «покриттям». Можна і «розгулятися», застрахувавши працівника як годиться.

Автоцивілка при виїзді за кордон

Якщо ви плануєте відрядження за кордон на транспортному засобі підприємства, треба врахувати таке. Згідно зі ст. 16 Закону № 85 у разі виїзду зареєстрованого в Україні автотранспортного засобу на територію іншої країни — члена міжнародної системи автострахування «Зелена Карта», власник такого транспортного засобу зобов’язаний: 1) укласти договір міжнародного обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів, дія якого поширюється на ці країни; 2) отримати від страховика — повного члена Моторного (транспортного) страхового бюро страховий сертифікат «Зелена Карта» єдиного зразка, який прийнятий в усіх країнах — членах цієї міжнародної системи страхування.

Контроль за наявністю сертифіката «Зелена Карта» покладено постановою № 1024 на прикордонну службу.

Таким чином, якщо відрядження здійснюється з використанням транспортного засобу підприємства до країн — членів системи автострахування «Зелена Карта», придбання страхового поліса «Зелена Карта» є обов’язковим.

З цього випливає, що компенсація витрат на придбання «Зеленої Карти» не є оподатковуваним доходом працівника та базою нарахування ЄСВ.

Але будьте уважні! Якщо працівник вибуває у відрядження за кордон на власному автомобілі, не переданому роботодавцеві в оренду, позичку, то у разі компенсації роботодавцем витрат на придбання сертифіката «Зелена Карта» у працівника виникне дохід, що підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Крім того, сума такої компенсації буде базою нарахування ЄСВ, як складова заробітної плати (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5).

Страховка в авансовому звіті

Отже, ми визначилися з найпоширенішими видами страхування, яких працівнику не уникнути у відрядженні, та їх оподаткуванням. Відповідно до ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовим відрядженням.

А як працівник повинен зазначити суми страхування, сплачені у відрядженні, в авансовому звіті, затвердженому наказом № 841? Суми страхування відображайте на зворотному боці авансового звіту окремим рядком у тому разі, коли страховка була оплачена окремо (у разі придбання страхового поліса тощо). Якщо суму страховки включено, наприклад, до готельного рахунку, то її вартість окремо не виділяємо.