Висновок документа
Для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом про бухоблік* та Положенням № 88**
* Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.
Багато галасу у бухгалтерській спільноті наробив ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Його було видано на зміну ДСТУ 4163:2003. І він набув чинності 01.09.2021. Ажіотаж навколо цієї теми дивує: адже й раніше треба було виконувати цей стандарт зразка 2003 року. Далеко не всі його дотримувались, і на дійсність більшості документів це не впливало. Детальніше про цей ДСТУ та коли його дотримуватись важливо — в «Податки & бухоблік», 2021, № 73, с. 28.
Лист Мінфіну повинен заспокоїти вас щодо тих питань, чи обов’язково при складанні первинки дотримуватись усіх положень ДСТУ 4163:2020 та чи будуть визнавати податківці (та інші) первинні документи, які складені без чіткого дотримання положень цього ДСТУ?
Мінфін у цьому листі зазначив, що первинні документи повинні містити дані про госпоперацію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства), а також обов’язкові реквізити, визначені Законом про бухоблік. А порядок створення, прийняття і відображення у бухобліку, а також зберігання первинки тощо підприємствами та організаціями (крім банків) встановлено Положенням № 88.
Тобто визначальними у сфері первинки є саме Закон про бухоблік та Положення № 88.
Мінфін також відмітив, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі, та перелічив зі ст. 9 Закону про бухоблік обов’язкові реквізити***, які вони мають містити. І, зазначимо, саме наявність у документах цих реквізитів надає їм юридичної сили.
*** Нагадаємо, що, на відмінність від підпису, печатка до обов’язкових реквізитів не входить.
Згідно з Положенням № 88 залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинки можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства з Держреєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.
Первинні документи слід формувати на бланках форм, встановлених належним органом державної влади, або на бланках, що створені самостійно та мають необхідні реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм.
Також Мінфін нагадав, що неістотні недоліки в первинці не є підставою для її невизнання, за умови, що вони не заважають ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг госпоперації тощо.
Додамо від себе: фактично з цього випливає, що зміст відображеної у первинці інформації превалює над формою її відображення. І коли зазначені в документі відомості дозволяють ідентифікувати особу-учасника госпоперації, та наявні відповідні обов’язкові реквізити, то інші фактори вже не мають значення для його юридичної сили. І така первинка, дотримані при її складанні вимоги ДСТУ 4163:2020 чи ні, може вважатися «юридично сильною».
Тому в листі Мінфіну і фігурує такий логічний висновок (див. вище).
