Комунальні платежі по офісу

Принцип нарахування

Починаючи розмову про комунальні витрати, відразу скажемо про головне бухоблікове правило: витрати у бухобліку треба визнавати в тому періоді, до якого вони належать (спільно з доходом або в періоді фактичного понесення, якщо безпосередньо їх пов’язати з доходом проблематично).

Такий висновок випливає, по-перше, з ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік. Тут сказано, що господарські операції повинні відображатися в обліку в тому звітному періоді, в якому вони здійснені. По-друге, згідно з п. 7 НП(С)БО 16 витрати відображають у періоді визнання доходу, для отримання якого вони були здійснені, або в періоді фактичного понесення, якщо їх неможливо прямо пов’язати з доходом.

Крім того, визнавати доходи і витрати саме в періоді їх виникнення вимагає принцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік).

Враховуючи вищесказане, перейдемо до документального підтвердження комунальних витрат.

Документальне підтвердження витрат

Будь-які господарські операції відображають в обліку на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88).

Акт виконаних робіт. Первинні документи на комунальні послуги постачальник повинен складати кожен місяць. Цього вимагає ч. 1 ст. 9 Закону № 2189. Зазвичай первинним документом для обліку комунальних послуг є акт виконаних робіт (наданих послуг). На підставі такого документа комунальні витрати відносять (оскільки ми говоримо про офісні витрати) до адміністративних витрат (п. 18 НП(С)БО 16) і обліковують на рахунку 92.

Зазначимо: датою складання первинного документа не завжди є останнє число поточного місяця. На практиці постачальники часто датують комунальну первинку вже наступним місяцем. Наприклад, акт за серпень 2021 року цілком може бути складений 02.09.2021 р. Коли відображати зафіксовану в такому документі господарську операцію? У місяці, в якому вона була здійснена (спожита комунальна послуга (тобто у серпні), або в місяці складання первинного документа (у вересні)?

Відповідь однозначна. Оскільки комунальна послуга надана виконавцем і спожита замовником у серпні, то й відобразити її у бухобліку споживачеві треба саме в серпні. Навіть якщо первинний документ складений і отриманий вже в іншому (наступному) місяці. Такий висновок виходить з принципу нарахування, про який ми сказали на початку статті. Звідси ж випливає, що

Інакше кажучи, понесені витрати мають бути відображені в обліку підприємства незалежно від факту отримання документів від постачальника.

Самоакт. У тому випадку, коли акт від постачальника комунальних послуг своєчасно не отриманий, витрати в бухобліку можна відобразити шляхом самостійного оформлення внутрішнього документа (самоакта). Дозволяє це зробити п. 2.6 Положення № 88. При цьому суму витрат у самоакті визначають розрахунковим шляхом.

Якщо надалі при отриманні документа від постачальника виявиться, що розрахункова сума відрізняється від фактичної, то виниклу різницю відображають у поточному періоді (отримання документа) (п. 3.5 Положення № 88). Роблять це таким чином. Якщо фактична вартість:

— вище за розрахункову, то різницю показують у складі витрат (Дт 911, 912, 92, 93, 94 — Кт 631),

— нижче розрахункової — у складі доходів (Дт 631 — Кт 719).

Оформляють таку операцію бухгалтерською довідкою.

Врахуйте: навіть якщо підприємство з будь-яких причин не відобразило витрати на підставі самоакта,

У такому разі при отриманні первинки від постачальника, витрати за нею відображають шляхом виправлення помилки за той період, в якому комунальні послуги були фактично отримані.

Рахунок-акт за приладами обліку. За показаннями приладів обліку визначають вартість теплової та електричної енергії, газу, води і згідно з отриманими даними складають рахунок-акт. Цей документ може служити підставою для підтвердження витрат, але за умови, що він містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, встановлені Законом про бухоблік. Нагадаємо, що обов’язковими реквізитами є (п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):

— назва документа (форми);

— дата складання;

— назва підприємства, від імені якого складений документ;

— зміст, обсяг і одиниця виміру господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, які дають можливість ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

Документи, створені в електронній формі, використовують у бухобліку за умови, що вони відповідають вимогам законодавства про електронні документи. Процес створення такого документа завершується накладанням електронного підпису (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV) (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 27, с. 14).

Таким чином, якщо в рахунку відсутній підпис, він не може бути визнаний первинним документом. Але за наявності усіх необхідних реквізитів з п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік комунальні рахунки цілком можуть підтверджувати і факт отримання комунальної послуги.

ПДВ-облік

Періодичність* нарахування ПДВ-зобов'язань за комунальними послугами, імовірно, повинна бути не рідше за один місяць. Річ у тому, що компенсацію комуналки податківці розглядають як послуги, що надаються безперервно (див. лист ДФСУ від 04.08.2016 р. № 26595/7/99-99-15-03-02-17, лист ГУ ДФС у Полтавській обл. від 23.05.2017 р. № 302/ІПК/16-31-12-01-34). А з урахуванням критерію безперервності (п. 201.4 ПКУ) нараховувати ПДВ-зобов’язання на комуналку доведеться хоча б один раз на місяць (скажімо, не пізніше за останній день місяця).

* Детальніше про періодичність складання ПН та актів виконаних робіт див. «Податки & бухоблік», 2021, № 15, с. 18.

Датою віднесення сум податку до податкового кредиту (ПК) вважається дата першої події за операцією придбання: дата списання коштів з рахунку або дата отримання товарів/послуг (п. 198.2 ПКУ). Така подія має бути документально підтверджена (п. 44.1 ПКУ). При цьому не можна відобразити ПК до тих пір, поки не буде отриманий відповідний документ, який підтверджує таке право (п. 198.6 ПКУ). Причому не важливо, чи почало «придбання» використовуватися в оподатковуваних операціях у рамках господарської діяльності і чи здійснював платник взагалі оподатковувані операції у відповідному періоді (п. 198.3 ПКУ).

Вхідна ПН. Якщо за придбані послуги ви перерахували передоплату і отримали ПН, зареєстровану в ЄРПН, то ПК вам забезпечений.

Інша справа, коли перша подія — отримання послуги, за якою акт від постачальника своєчасно не отриманий, але є ПН, зареєстрована в ЄРПН. У такому разі, якщо витрати ви задокументували на підставі самоакта, то, вважаємо, цілком можна відобразити ПК, спираючись на п. 198.2 ПКУ (тобто за датою отримання такої послуги). Але якщо внутрішній документ не був складений, то доведеться чекати запізнілий акт. Потім можна:

(1) або подати уточненку до того звітного періоду, в якому виникло право на ПК;

(2) або скористатися правилом «1095 днів» і відкласти свій ПК на будь-який наступний звітний період протягом 1095 днів з дати складання ПН (п. 198.6 ПКУ).

Замінник ПН. ПК може бути сформований одержувачем без ПН на підставі рахунку за послуги, виставленого постачальником, при дотриманні таких умов:

— поставляється послуга (а не товар!);

— вартість послуг визначається за показаннями приладів обліку.

Зазначимо: електрична енергія, газ, вода є товаром (п.п. 14.1.191 ПКУ) і для цілей ПДВ-обліку по суті комунальний рахунок — це рахунок за товар. А це не відповідає «послуговому» формулюванню з п.п. «а» п. 201.11 ПКУ. Проте податківці не проти комунальних рахунків, якщо договір складений саме на постачання послуг з водопостачання, водовідведення, газо-, електро-, теплопостачання тощо (див. лист ДПСУ від 29.07.2021 р. № 2925/ІПК/99-00-21-03-02-06, 101.13 БЗ).

Для віднесення сум ПДВ до складу ПК на підставі замінників ПН діє загальне правило «першої події»:

— або на дату списання коштів з банківського рахунку в оплату товарів/послуг,

— або на дату отримання товарів/послуг.

Причому прив’язуватися до дати виникнення ПЗ у покупця немає жодних підстав — ПКУ таких вимог не містить (див. лист ДПСУ від 13.01.2021 р. № 134/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Але врахуйте: передоплатний рахунок для ПК не прокотить — у ньому не буде показань приладів. Тобто вимогам п. 201.11 ПКУ він не відповідає. Тож відображати за ним ПК у жодному разі не можна — потрібен «приладовий» рахунок або зареєстрована ПН.

Нагадаємо: «приладовий» рахунок обов’язково повинен містити (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ): загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця.

Тобто для відображення ПК за «приладовим» рахунком повинні виконуватися дві умови: послуги спожиті (останній абзац п. 198.2 ПКУ, п.п. «а» п. 201.11 ПКУ) і факт такого споживання підтверджений «приладовим» рахунком (п. 198.6 ПКУ).

Зазначимо: на відміну від ПН, дата якої найчастіше відповідає даті виникнення права на ПК (першій події за операцією придбання), дата рахунку, як правило, цій даті не відповідає. Часто рахунок складається вже в наступному періоді. Наприклад, як дата рахунку за комунальні послуги, спожиті в серпні, зазначено вересень. У цьому разі відобразити ПК треба в періоді фактичного споживання послуги (у серпні). Тобто орієнтуємося на дані приладів обліку, а не на дату формування «приладового» рахунку (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 33, с. 7).

Нагадаємо, формувати ПК на підставі замінників ПН можна виключно «період у період», оскільки п. 198.6 ПКУ не передбачає можливості відстрочити право на ПК до 1095 днів для таких документів (101.13 БЗ).

Звідси випливає, що суми ПДВ на підставі запізнілих актів — замінників ПН платник може включити до складу ПК лише шляхом подання уточнюючого рахунку за звітний період, в якому виникло таке право (з урахуванням строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ).

І ще: якщо отриманий рахунок містить вартість послуг, визначених як за приладами обліку, так і розрахунковим шляхом (наприклад, у рахунок за послуги водопостачання включені послуги за відведення поверхневої і дощової води, вартість яких визначається розрахунковим шляхом), то для ПК підприємству необхідно дочекатися ПН від водоканалу.