Акти/рахунки без печатки? Геть сумніви!

Наважимося припустити, що підприємству надходять не «картинки на екрані без підпису/печатки», а повноцінні електронні первинні документи у рамках електронного документообігу з обленерго. Щоб у цьому впевнитися, перевірте договір/додаткові угоди до нього. І якщо це так, тоді нікуди ні за якими підписами/печаткою бігти не треба.

Що є електронним первинним документом?

Електронна первинка

Документи, створені в електронній формі, використовують у бухобліку тільки за умови, що вони відповідають вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік*). Згідно зі ст. 6 Закону № 851** процес створення електронного документа завершується накладенням електронного підпису.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

** Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

А статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення госпоперації, електронний документ набуває після його належного оформлення (див. лист ДПСУ від 22.06.2020 р. № 2510/6/99-00-05-05-02-06/ІПК).

До власноручного підпису за нормами ч. 4 ст. 18 Закону № 2155*** прирівнюється кваліфікований електронний підпис (КЕП). Тільки КЕП має презумпцію цілісності і достовірності електронних даних, з якими він пов’язаний (ч. 5 ст. 18 Закону № 2155). Тож будь-який

*** Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Електронний документообіг із контрагентами здійснюють на підставі договорів (ст. 14 Закону № 851). При цьому абсолютно не обов’язково укладати з контрагентом окрему угоду про електронний обмін документами. Досить прописати необхідні умови в самому договорі, яким зафіксована угода, або ж укласти до нього додаткову угоду на електронний документообіг. За домовленістю учасників електронного обміну можна використати різні види електронного підпису. Але гарантом юридичної сили електронного документа є тільки КЕП.

Тож електронну первинку, якою ви обмінюєтеся з контрагентами, краще підписувати КЕП — тим, який ви використовуєте для податкової звітності. Та й функціонал популярних онлайн-сервісів електронного документообігу (M.E.Doc, СОТА, Вчасно тощо) дозволяє підписувати електронні документи КЕП, обмінюватися ними з контрагентами і складати звітність.

Також можна скористатися сервісом обміну первинкою, який пропонує ваш постачальник електроенергії. Наприклад, за типом YASNO — постачальника електроенергії клієнтам з м. Києва, Дніпропетровської та Донецької областей, або КомпасД — з Харкова і області.

З точки зору податківців, для створення і подання електронного документа можна на власний розсуд скористатися будь-яким програмним забезпеченням (див. лист ДПСУ від 06.11.2020 р. № 4584/ІПК/99-00-12-02-01-06).

Проте за нормами п.п. 20.1.2 і п. 85.4 ПКУ контролери в ході перевірки мають право безоплатно отримувати від платників податків копії первинних документів. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника або його посадової особи і скріплені печаткою (за наявності). При цьому податківці розуміють це як засвідчення живим підписом і печаткою (за наявності) паперової копії електронного документа (див. лист ДФСУ від 12.09.2018 р. № 3999/6/99-99-14-03-03-15/ІПК, БЗ 130.06). Та й за п. 2.3 Положення № 88**** на вимогу контролюючих або судових органів і своїх контрагентів підприємство зобов’язане за свій рахунок зробити копії електронних документів на паперовому носії. Детальніше про електронну первинку читайте в «Податки & бухоблік», 2020, № 58, с. 10. Тут лише зазначимо: електронний акт виконаних робіт — замінник податкової накладної (ПН). За ним запросто можна ставити податковий кредит (ПК) з ПДВ (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 4, с. 15).

**** Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

А якщо електронний документообіг між підприємством і обленерго не налагоджений? Тоді просто роздрукована картинка з екрану первинкою не стає. Потрібно отримати від обленерго справжній паперовий первинний документ. Чи потрібна на ньому печатка?

Роль печатки

За вимогами ст. 58¹ ГКУ:

1) використання печатки — винятково право, а не обов’язок суб’єкта господарювання;

2) наявність або відсутність печатки на документі не тягне абсолютно ніяких юридичних наслідків. На цьому акцентує увагу і ВС у постанові від 04.12.2019 р. у справі № 910/17687/18 (reyestr.court.gov.ua/Review/86336746). А в ній якраз йдеться про акт надання послуг. Це твердження справедливе навіть тоді, коли використання печатки передбачене статутом або прописане в договорі між сторонами;

3) відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що направляється госпсуб’єктом в органи державної влади або місцевого самоврядування.

Той факт, що використання печатки є правом, а не обов’язком госпсуб’єкта, визнають і податківці (див. листи ДФСУ від 11.06.2019 р. № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК і від 11.06.2019 р. № 2657/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Печатка на первинці

Акт виконаних робіт є первинним документом — він містить відомості про госпоперацію (ст. 1 Закону про бухоблік). А первинний документ повинен містити усі обов’язкові реквізити з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Якщо інше не передбачено законодавчими актами.

Проте серед вичерпного переліку обов’язкових реквізитів первинки ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік печатку взагалі не називає. Не згадує печатку в числі обов’язкових реквізитів первинки і п. 2.4 Положення № 88. У його п. 2.5 лише вказано, що підпис може скріплюватися печаткою. Тобто відсутність печатки допускається.

Звідси можна зробити висновок:

Адже наявність відбитка печатки на первинці не є обов’язковим реквізитом. Тож якщо в акті виконаних робіт зафіксовані усі обов’язкові реквізити первинного документа, то з ним усе нормально. Відсутність печатки контрагента не може ставити під сумнів його правомірність. Чи проставляти печатку на первинних документах, підприємство вирішує на власний розсуд. Використовувати печатку не обов’язково, навіть якщо нормативно встановлена форма первинки містить горезвісне «М. П.». Про це свідчить позитивна судова практика (див. постанову Другого апеляційного адмінсуду від 19.02.2021 р. у справі № 520/10771/2020 // reyestr.court.gov.ua/Review/95004994).

До речі, фіскали не бачать підстав не визнавати у бухобліку витрати за послуги мобільного зв’язку на підставі рахунків-актів без печатки (див. лист ГУ ДФС у Сумській обл. від 24.04.2018 р. № 1847/ІПК/18-28-12-04-20).

Підпис на первинці

При необов’язковості печатки на перший план виходить підпис особи, що підписала документ, і підтвердження її повноважень. Адже ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88 наполягають на тому, що особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації, є одним з обов’язкових реквізитів. Саме вони-то якраз і перетворюють акт виконаних робіт на первинний документ. А тому

За п. 2.5 Положення № 88 первинний документ має бути підписаний особисто. Причому особа повинна мати право підписувати той або інший документ. Перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи, затверджує керівник (п. 2.13 Положення № 88). Повноваження особи давати дозвіл/підписувати первинку можна закріпити (див. лист Мінфіну від 14.09.2016 р. № 31-11420-07-10/26261) розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству) або у посадовій інструкції працівника. Фіскали виступають за наказ. Більше того, пропонують довести його до відома працівників під особистий підпис (див. лист Міндоходів від 01.04.2014 р. № 414/3/99-99-10-04-02-10). Тому безпечніше буде скористатися цим варіантом.

Але все-таки можливість наказом по підприємству делегувати право підпису стосується внутрішньої первинки. У питанні підписання акта виконаних робіт треба керуватися ЦКУ. А згідно з його ч. 1 ст. 92 юрособа набуває цивільних прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів і закону. Тому у відносинах із третіми особами підприємство може представляти тільки особа, уповноважена на це установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

При цьому без довіреності від імені підприємства може виступати тільки керівник або інша особа, чиї повноваження зафіксовані в установчих документах (ч. 5 ст. 65 ГКУ). Тож акти виконаних робіт без довіреності повинні підписуватися керівником або такими іншими особами, чиї відомості зафіксовані в ЄДР.

Тому щоб уникнути проблем у майбутньому, ще на стадії укладення договору має сенс отримати зразки підписів цих осіб. Якщо в акті стоїть підпис іншої особи, то на нього має бути довіреність. Причому необов’язково, щоб вона була засвідчена нотаріально. Достатньо, щоб така довіреність була завірена самим керівником, відомості про якого внесені до ЄДР.

Юридичної ваги акт набуває, як правило, з моменту підписання його сторонами. Хоча без винятків не обходиться. Наприклад, у рамках будівельного підряду у разі відмови однієї із сторін від підписання акта про це вказується в ньому і він підписується другою стороною. Причому такий акт недійсним може визнати тільки суд (ч. 4 ст. 882 ЦКУ).

Але статус первинного документа акт виконаних робіт набуде тільки після того, як у ньому будуть відображені всі обов’язкові реквізити з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (у тому числі й підписи осіб, які брали участь у цій госпоперації). З цієї причини акт виконаних робіт без підпису однієї зі сторін госпоперації, звичайно ж, не можна вважати повноцінним первинним документом (див. листи ДФСУ від 16.04.2019 р. № 1619/6/99-99-15-03-12-15/ІПК і від 10.01.2018 р. № 95/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Таким чином наявність власноручного підпису уповноваженої особи підприємства на акті виконаних робіт обов’язкова. Акт без підпису — не первинка!

Про використання факсиміле див. у «Податки & бухоблік», 2018, № 102, с. 73.

Підпису немає — операцію відображаємо

Відсутність підпису на первинному документі — не привід не відображати операцію в обліку. Оскільки за бухобліковими канонами:

1) госпоперації відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік);

2) фінзвітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки госпоперацій і подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі, — принцип повного висвітлення (ст. 4 Закону про бухоблік).

Тобто господарські операції (зокрема, визнання витрат від їх проведення) відображають у бухобліку у звітних періодах їх здійснення, незалежно від того, коли на ці операції оформлені первинні документи. Загалом, витрати за спожитою електроенергією мають бути відображені в періоді, коли вона була фактично витрачена. І хоча акт виконаних робіт надійшов від постачальника електроенергії і в ньому ідентифіковані сторони, зміст, обсяг і сума операції, він не відповідає вимогам первинного документа — відсутній власноручний підпис представника постачальника. Тому витрати доведеться самозадокументувати — скласти самоакт, як пропонує п. 2.6 Положення № 88. Про те, що

а за відсутності первинки від контрагента (акт без підпису цілком можна розцінювати, як відсутність первинки) — самозадокументовані, говорить і Мінфін (див. листи від 14.02.2020 р. № 35210-01-2/5016 і від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178). Погоджуються з цим і податківці (див. листи ДПСУ від 02.07.2020 р. № 2653/6/99-00-05-05-02-06/ІПК і від 17.03.2020 р. № 1112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).

Важливо! На підставі самоакта без наявності ПН відобразити ПК не можна.

Замість самоакта можна скласти й усім відому бухдовідку, яка міститиме всю інформацію про госпоперацію. Те, що бухдовідка — повноцінна первинка, Мінфін підтвердив ще в листі від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333.

Тож уникнути усіх цих проблем з непідписаним актом дозволить перехід на електронний документообіг з контрагентом і складання первинки винятково в електронному вигляді.