Веселі старти товарного обліку, або Коли починати?

Про загальні правила товарного обліку у ФОП, а також про те, кого саме Закон про РРО* зобов’язує вести такий облік, ми вже неодноразово вам розповідали (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 95, с. 20). Тож наразі не будемо повторюватися, а одразу перейдемо безпосередньо до суті. Для початку давайте згадаємо загальні правила, за якими має стартувати товарний облік ФОП.

* Закон України від 06.07.95 № 265/95-ВР.

На старт! Увага! Облік!

Перший запис, що вносить ФОП до Форми обліку, має відображати інформацію про залишки товарів, наявних у цього ФОП на дату набуття ним обов’язку вести товарний облік. Якщо на цю дату у ФОП немає ніяких залишків, перший запис не робимо взагалі (п. 5 розд. ІІ Порядку № 496**).

** Затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.

Але в більшості випадків якісь товарні залишки у ФОП є. У такому випадку ФОП складає Опис залишку товарів. Він складається у довільній формі та має містити інформацію про: (1) найменування товарів, наявних у ФОП на старті товарного обліку; (2) кількість таких товарів (із зазначенням одиниці виміру); (3) вартість товарних залишків, самостійно визначену ФОП (п. 2 розд. І Порядку № 496).

Вартість товарних залишків, на нашу думку, можна визначати як у цінах придбання, так і в цінах продажу. Щодо податківців, то вони, схоже, схиляються до того, що у стартовому Описі залишків вартість товарів має визначатися у продажних цінах (див. лист ДПСУ від 21.01.2022 № 79/ІПК/99-00-07-05-01-06). На нашу думку, це неоднозначний висновок.

Власне стартовий опис слід складати так, щоб він відображав дані про товарні залишки станом на кінець попереднього робочого дня (див. наші приклади). Мінфін у своєму прикладі заповнення Форми обліку (див.: mof.gov.ua/uk/regulatory_acts_draft_for_discussion_2021-483) підходить до цього питання так само. Ніяких документів, які б підтверджували вартість товарів, зазначену у стартовому Описі, складати не потрібно. Стартовий Опис для цілей товарного обліку сам по собі є первинним документом (п. 2 розд. І Порядку № 496).

У Формі обліку інформація про стартові залишки завжди має бути першим рядком. Виняток — коли таких залишків узагалі немає. Стартовий запис робиться так, як сказано у п. 5 розд. ІІ Порядку № 496:

— графа 1 — цифра «1» (номер запису);

— графа 2 — дата внесення запису (відповідає даті, на яку стартує товарний облік);

— графа 3 — «опис залишку товарів на початок обліку»;

— графа 4 — дата складання Опису;

— графа 5 — цифра «1»;

— графа 7 — загальна вартість товарів відповідно до стартового опису;

— графи 6, 8, 9 — не заповнюються.

Ну, а тепер поговоримо про конкретні ситуації, в яких товарний облік може стартувати пізніше, ніж загальна дата старту — 26.11.2021!

З’явилася розрахункова операція

Вимога вести товарний облік (п. 12 ст. 3 Закону про РРО), як і всі вимоги зазначеної статті, поширюється тільки на тих суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції. Тобто

Ще раз звертаємо на це увагу, бо деякі із вас вже встигли в цьому засумніватися. Судячи зі звернень наших читачів, деякі податківці заявляють, що товарний облік є обов’язковим для усіх ФОП, які за своєю системою оподаткування і діяльністю підпадають під п. 12 ст. 3 Закону про РРО (ср. ). Незалежно від того, чи здійснюють вони в принципі розрахункові операції.

Тож нехай ніхто не вводить вас в оману: допоки у вас немає розрахункових операцій, ви не зобов’язані вести товарний облік. Ви, звичайно, можете це робити «про всяк випадок». Однак обов’язок вести товарний облік виникає у ФОП тільки тоді, коли в нього з’являються розрахункові операції. Тобто допоки ФОП торгує за чисту безготівку — вести товарний облік він не зобов’язаний. Навіть якщо він перебуває на загальній системі, зареєстрований платником ПДВ або торгує ТСПТ.

Припустимо, що у ФОП станом на 26.11.2021 не було розрахункових операцій. Відповідно і товарний облік він не заводив. Наразі розрахункові операції з’являються. З якої дати потрібно починати товарний облік? Якщо читати вимоги Закону про РРО буквально, виходить, що товарний облік потрібно заводити безпосередньо з того дня, коли з’явилася перша розрахункова операція.

Приклад 1. ФОП — платник ЄП групи 3 (платник ПДВ) торгував виключно за безготівковим розрахунком. Починаючи з 07.02.2022 цей ФОП розпочинає торгівлю з оплатою ще й за готівку.

У такій ситуації товарний облік має стартувати 07.02.2022. Тобто на дату, коли виникла перша розрахункова операція. При цьому датою стартового опису буде або 04.02, або 05.02, або 06.02 залежно від режиму роботи ФОП. Припустимо, що у ФОП субота і неділя — вихідні. Тоді Форма обліку заповнюється так, як показано на рис. 1.

Рис. 1. Старт товарного обліку при початку розрахункових операцій

Звертаємо увагу! Якщо ФОП заздалегідь зареєстрував і увімкнув РРО/ПРРО на випадок розрахункової операції, то власне початок роботи з РРО/ПРРО — не підстава синхронно заводити товарний облік.

Прямого зв’язку між обов’язком застосовувати РРО/ПРРО і обов’язком вести товарний облік — немає. Наприклад, ФОП-єдиноподатник групи 2, який торгує ПММ у ємностях до 20 літрів, зобов’язаний застосовувати РРО/ПРРО, але товарний облік може не вести (див. БЗ 109.02).

ФОП став обліково-зобов’язаним

Уже згаданий п. 12 ст. 3 Закону про РРО визначає дві категорії ФОП, які за наявності розрахункових операцій мають вести товарний облік незалежно від того, якими товарами вони торгують.

Це: (1) ФОП-загальносистемники; (2) ФОП-єдиноподатники, зареєстровані платниками ПДВ. ФОП, які мали цей статус на 26.11.2021, повинні завести товарний облік безпосередньо з цієї дати. Але ж є ще ФОП, які можуть стати загальносистемниками чи єдиноподатниками-ПДВшниками пізніше. Очевидно, що

Але як перейти на загальну систему (п.п. 298.2 ПКУ), так і змінити єдиноподаткову групу (п.п. 298.1.5 ПКУ) ФОП може лише на початок кварталу. Тож у цьому випадку товарний облік у новоспечених обліково-зобов’язаних ФОП має стартувати з першого числа того кварталу, в якому вони перейшли на загальну систему чи на ПДВшну ставку ЄП.

Приклад 2. ФОП — платник ЄП (група 3, ставка 5 %, торгівля будматеріалами) у IV кварталі 2021 року перевищив граничний обсяг доходу, встановлений п.п. 3 п. 291.4 ПКУ. У зв’язку з цим такий ФОП починаючи з 01.01.2022 перебуває на загальній системі й продовжує здійснювати розрахункові операції.

Для такого ФОП товарний облік стартує 01.01.2022. Перебуваючи на ЄП із безПДВшною ставкою, ФОП до 01.01.2022 рятувався від товарного обліку, не здійснюючи торгівлю товарами, для яких товарний облік є обов’язковим.

Починаючи з 01.01.2022 єдиноподаткового статусу у такого ФОП вже немає, а загальносистемники, які здійснюють розрахункові операції, зобов’язані вести товарний облік. ФОП отримав статус загальносистемника 01.01.2022, тож на цю дату і стартує його товарний облік (див. рис. 2).

Рис. 2. Старт товарного обліку при переході на загальну систему

Звертаємо увагу! Якщо колишній єдиноподатник-безПДВшник починаючи з 01.01.2022 припинив розрахункові операції, товарний облік йому заводити не потрібно. Бо ж у статусі загальносистемника він розрахункових операцій не здійснює.

ФОП на ЄП почав ризикову діяльність

ФОП-єдиноподатники, які НЕ Є платниками ПДВ, за загальним правилом вільні від товарного обліку. Але є такі товари, при продажу яких навіть єдиноподатник-безПДВшник зобов’язаний вести облік товарних запасів. Це: (1) ТСПТ; (2) ліки; (3) медичні вироби; (4) ювелірні вироби. Продаж будь-якої з цих категорій товарів зобов’язує ФОП завести товарний облік, навіть якщо він єдиноподатник-безПДВшник. І навіть якщо ризикові товари продаються за чисту безготівку, але щодо інших товарів чи послуг у ФОП є розрахункові операції.

Але якщо єдиноподатник-безПДВшник станом на 26.11.2021 не продавав ризикових товарів, а потім почав ними торгувати? Це означає, що обов’язок вести товарний облік у такого ФОП виникає на дату, коли він розпочав продаж ТСПТ, ліків, медвиробів чи ювелірки. Але як зафіксувати цю дату?

Тобто не чекаючи дати першого продажу таких товарів. І, звичайно ж, запис про надходження ризикових товарів у торгову точку слід зробити до першого їх продажу. Адже продавати товари, не внесені до Форми обліку, заборонено (п. 9 розд. ІІ Порядку № 496).

Приклад 3. ФОП — платник ЄП (група 2, торгівля аксесуарами для мобільних телефонів) 02.02.2022 придбав першу партію телефонів на суму 70000 грн для продажу. Перша операція з продажу телефона відбулася 09.02.2022.

У такому разі товарний облік у ФОП має стартувати вже з 02.02.2022. Незважаючи на те, що фактично перший продаж мобільного телефона (який є ТСПТ) відбувся пізніше. І зверніть увагу: такий ФОП має завести товарний облік не лише мобільних телефонів, а усіх своїх товарних запасів (див.: tax.gov.ua/nove-pro-podatki--novini-/537086.html).

На практиці перша партія ризикових товарів не потрапить до стартового Опису, а відобразиться окремим записом про надходження.

Адже Опис буде складено на кінець попереднього робочого дня. Тобто коли ризикових товарів на торговій точці ще не було (див. рис. 3).

Рис. 3. Старт товарного обліку при початку торгівлі ТСПТ

Припинення товарного обліку

Уявімо тепер зворотну ситуацію — коли і за яких умов ФОП може припинити товарний облік. Тут (на відміну від старту) не потрібно складати жодних описів і вносити жодних фінішних записів до Форми обліку. Взагалі Порядок № 496 нічого не говорить про те, як припинити товарний облік. Тож фактично ФОП доводиться імпровізувати.

Перехід на обліково-вільний ЄП. Тут усе — більш-менш зрозуміло. Якщо ФОП перейшов із загальної системи (чи з ПДВшної ставки ЄП 3 %) на безПДВшну ставку ЄП, товарний облік можна припиняти, щойно ФОП втрачає статус обліково-зобов’язаного. А оскільки перейти на ЄП із загальної системи (п.п. 298.1.4 ПКУ) і змінити групу (п.п. 298.1.5 ПКУ) можна лише з початку нового кварталу, товарний облік у цьому випадку необхідно тягнути до останнього числа кварталу, в якому ФОП є або загальносистемником, або єдиноподатником-ПДВшником. Ну і, звичайно, припиняти товарний облік можна лише тоді, коли у статусі єдиноподатника-безПДВшника ФОП не торгуватиме ризиковими товарами.

Припинення розрахункових операцій. Тут ситуація дещо складніша. Якщо ФОП припиняє розрахункові операції (наприклад, переходить на торгівлю за чисту безготівку), дату такого переходу необхідно зафіксувати внутрішнім документом довільної форми. Тоді товарний облік можна припинити починаючи з дати, зазначеної в документі.

Припинення торгівлі ризиковими товарами. Ситуація схожа на попередню, але тут самого лише внутрішнього документа недостатньо. На додачу до нього ФОП, який припиняє вести Форму обліку, повинен ще до фінішу очистити її від вартості ризикових товарів. Інакше кажучи, якщо ФОП заявляє, що він припинив торгівлю ТСПТ, ліками, медвиробами та ювеліркою, усі ці товари мають пройти у Формі обліку через вибуття. Тобто їх потрібно продати, списати як зіпсовані чи використати на власні потреби (п.п. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку № 496).

Інакше кажучи, якщо ФОП заявляє про припинення торгівлі ризиковими товарами, вони мають бути відсутні і на складі, і відповідно до даних Форми обліку. Ще до того, як ФОП заявить про припинення цього виду діяльності. Для повної безпеки рекомендуємо припиняти товарний облік лише після того, як ризиковий вид діяльності буде виключено з ЄП-реєстру на підставі Заяви ФОП про зміну видів діяльності (п.п. 4 п.п. 298.3.1 ПКУ). Якщо, звичайно, такий вид діяльності можна виділити окремо (наприклад, код 47.73 для роздрібної торгівлі лікарськими засобами).

ФОП, який торгує послугами. Нагадаємо: відповідно до старої редакції п. 12 ст. 3 Закону про РРО товарний облік повинні були вести і ті ФОП, які використовують товарні запаси для надання послуг. Нова редакція з 01.01.2022 чітко визначає: товарний облік поширюється лише на продавців товарів (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 97, с. 4). Тож

А от за період з 26.11.2021 по 31.12.2021 краще такий облік все-таки було вести. Тодішня редакція Закону про РРО цього вимагала, та й штраф за ст. 20 Закону про РРО був удвічі більшим.

Майте на увазі! Податківці ігнорують вищенаведені факти. У свіженькій БЗ 109.02 вони заявляють, що ФОП, який включає товарні запаси до вартості своїх наданих послуг, і у 2022 році повинен вести облік таких товзапасів. Показово, що у цій консультації податківці посилаються на стару редакцію п. 12 ст. 3 Закону про РРО, яка діяла до 01.01.2022.

А якщо у ФОП є торгівля як послугами, так і товарами? Формально з 01.01.2022 у Формі обліку можна зазначати лише ті товзапаси, які є товарами, а ті, які використовуються для надання послуг, — не зазначати. Однак якщо місце продажу товарів і місце продажу послуг у вас збігаються — краще продовжуйте вести облік усіх товарних запасів. Інакше буде складно довести, що вони у вас для надання послуг, а не для продажу як товари.

Ну і насамкінець. Якщо ФОП, який припинив облік товарних запасів, згодом знову матиме обов’язок його вести, ніяких проміжних записів у Формі обліку робити не потрібно. Тобто в цьому випадку ФОП знову буде складати стартовий Опис (тільки у графі 5 для такого стартового Опису він уже зазначатиме цифру «2», а не «1».