е-Трудова книжка: Закон зобов’язує подати

Ще в середині липня цього року набули чинності зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1). Про це ми писали в статті «е-Трудова: забаганки Пенсійного фонду ростуть» // «Податки & бухоблік», 2022, № 51.

Тоді зазначений Порядок було доповнено п. 8, в якому прописали, що у разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування окремих відомостей на застраховану особу, такі відомості подаються страхувальником за допомогою вебпорталу електронних послуг ПФУ. Форма подання — електронна у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку № 11-1.

Проте обов’язок такого подання на той час не було закріплено жодним законом. Пенсійники відмовчувалися.

І ось після спливу трьох місяців законодавець вносить зміни до Закону № 2464. Гадаємо, ви вже здогадалися, до чого ми хилимо?

Своєчасність — наше все

Частину 2 ст. 20 Закону № 2464 доповнено нормами, які зобов’язують роботодавця подавати відомості про працівника щодо:

— переведення на іншу роботу (посаду);

— звільнення;

— поновлення на роботі;

— призупинення/поновлення дії трудового договору;

— присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;

— складення присяги;

— належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам;

— належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок.

Зазначені

Що означає «у разі їх відсутності»? На який момент цю відсутність/наявність слід роботодавцеві перевіряти? Після видання відповідних кадрових наказів чи може після подання Об’єднаного звіту за відповідний квартал з трудовим додатком Д5? Закон № 2464 відповіді на ці запитання не дає.

Проте оскільки з наведених норм Закону № 2464 випливає, що ці відомості вже можуть бути в реєстрі застрахованих осіб на момент перевірки їх наявності роботодавцем, то логічно припустити, що проводити таку перевірку слід після подання Д5 за відповідний квартал.

Проте де закони, а де логіка. Тож ми вирішили почитати, чим же пояснював необхідність внесення таких змін їх ініціатор.

Обґрунтування в Пояснювальній записці від 06.06.2022 таке: роботодавці подають квартальний Об’єднаний звіт → є проблема з актуальністю даних про трудові відносини працівника → вирішення проблеми → зобов’язати страхувальника подавати відомості про просування/звільнення працівників для своєчасного обліку. Тобто мета змін — пришвидшити отримання відомостей від роботодавців. Якщо так, то подавати їх слід незалежно від Об’єднаного звіту та його додатка Д5. До речі, саме тому вище серед подій, про які слід проінформувати пенсійників, не зазначена така подія, як прийняття на роботу. Адже про неї Пенсійний фонд дізнається як раз оперативно з Повідомлень про прийняття працівника на роботу.

Що ж, оперативність та актуальність — це чудово. Але може тоді слід прибрати з Об’єднаного звіту трудовий додаток Д5? Навіщо роботодавцям дублювати інформацію?

Та й самі ж законодавці питання актуальності хотіли вирішити шляхом зміни податкового періоду, за який подається Об’єднаний звіт, з квартального на місячний! Чи може вже передумали?

Та відставимо емоції в сторону.

Що сьогодні робити з вимогою про необхідність подання відомостей про просування/звільнення працівників в електронній формі?

Відповідно до положень абзацу сьомого ч. 2 ст. 20 Закону № 2464 порядок та строки подання зазначених відомостей встановлює Пенсійний фонд за погодженням із Мінекономіки. Тож, на нашу думку, слід чекати на появу такого порядку. Оскільки наразі не тільки зі строками, а й із механізмом подання цих відомостей (пенсійники бажають xml-файли) — одні запитання.

Добре, а що зі «штрафним» питанням? Що може загрожувати роботодавцеві чи його посадовим особам у разі неподання відомостей про просування/звільнення працівників?

«Штрафне» питання

Застраховані особи, які не подають інформацію для внесення до Державного реєстру або подають недостовірну інформацію, притягуються до відповідальності згідно із законом. Це прямо зазначено в ч. 2 ст. 26 Закону № 2464. Яка ж міра такої відповідальності?

Статтею 165¹ КпАП передбачений штраф на посадових осіб роботодавців та ФОП за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності та відомостей, передбачених Законом № 2464. Розмір цього штрафу в загальному випадку складає від 510 до 680 грн.

Щодо штрафів на роботодавця, то Закон № 2464 при них мовчить. Так може ці штрафи слід шукати в КЗпП? На нашу думку, ні. Адже законодавець у ст. 48 КЗпП чітко вказує, що в питаннях обліку трудового стажу в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру слід керуватися Законом № 2464.