Суть спору
Під час планової перевірки підприємства ФСС виявив відсутність паперових листків непрацездатності, за якими були призначені та виплачені лікарняні та допомога по вагітності та пологах.
Підприємство пояснило Фонду, що такі лікарняні листи були втрачені та усно звернулося з проханням призупинити перевірку й надати час на відновлення документів.
Відкидаючи такі пояснення підприємства, ФСС дійшов висновку, що призначення та виплата лікарняних та допомоги по вагітності та пологах неправомірні. На підставі акта перевірки ФСС прийняв рішення про повернення коштів Фонду та застосування фінансових санкцій.
Не погоджуючись з таким рішенням, підприємство звернулося до суду за захистом своїх прав.
Позиція сторін
Підприємство. Попри втрату листків непрацездатності, підприємство вважає призначення та виплату матзабезпечення за такими листками законними. Всі подані працівниками лікарняні листи були перевірені комісією із соціального страхування, про що свідчать відповідні протоколи.
На переконання підприємства, відсутність лікарняних на момент перевірки є підставою для її призупинення. Проте цього зроблено не було. Тож первинна документація підприємством була відновлена після завершення перевірки: отримані корінці втрачених лікарняних та довідки лікувальних закладів щодо їх видачі.
ФСС. Єдиною підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.
За відсутності листків непрацездатності виплата лікарняних та допомоги по вагітності та пологах є незаконними.
Вирішення справи судом
Верховний Суд у постанові від 04.11.2021 у справі № 804/5050/17 дійшов висновку про правомірність рішення, прийнятого ФСС щодо повернення коштів підприємством та нарахування фінансових санкцій. Наведемо основні висновки суду.
1. Щодо призупинення перевірки. Законодавством не передбачено отримання дубліката листка непрацездатності після проведення необхідних виплат на його підставі, тому зупинення проведення перевірки в цьому випадку не було доцільним.
2. Щодо рішень комісії із соцстрахування. Наявність рішень комісії із соцстрахування про здійснення виплати матзабезпечення не позбавляє підприємство обов’язку зберігати листки непрацездатності та пред’являти їх при проведенні перевірки.
3. Щодо відсутніх лікарняних. Відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат Фонду та до відповідних наслідків, зокрема, у вигляді прийняття рішення про повернення коштів, про що правильно зазначили й суди попередніх інстанцій в оскаржуваних судових рішеннях.
Думка редакції
Цілком очікувано, що виплати за листками непрацездатності, які підприємство не надало під час перевірки, ФСС розцінив неправомірними й затребував повернути страхові кошти із застосуванням санкцій. І Верховний Суд підтримав таку позицію Фонду. Адже підставою для призначення та виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є саме листок непрацездатності. Тому краще потурбуватися про належне зберігання паперових лікарняних, що надійшли на підприємство.
Що стосується строку зберігання лікарняних листів, то відповідно до ст. 320 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік), він становить 3 роки. На це звертає увагу ВС у постанові від 13.10.2020 у справі № 440/57/19. Тож якщо ви знищили лікарняний за перебігом граничного строку зберігання, то зазначена постанова ВС може стати вам у нагоді.
Разом з цим, якщо вам не потрібні зайві суперечки з Фондом та ви не маєте часу на суди, то радимо вам знищувати лікарняні тільки після перевірки ФСС.
Також не зайвим буде врахувати приписи ст. 336 зазначеного вище Переліку. У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, зберігають 3 роки за умови завершення податкової перевірки.
До речі, варто нагадати, що обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, який настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку).
Якщо ж документи втрачені, то зверніть увагу на Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88. Відповідно до його п. 6.10 у разі зникнення або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, в 10-денний строк.
