Теми статей
Обрати теми

Не вберегли первинку: особливості у воєнний стан

Нестеренко Максим, податковий експерт
У цій статті поговоримо про те, якими є наслідки незберігання платником первинних документів, на яких ґрунтуються дані його податкової звітності.

Загальне правило

Для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

При цьому платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними документами (абзац другий п. 44.1 ПКУ). Інакше кажучи,

будь-який платник зобов’язаний зберігати первинні документи та дані облікових регістрів, на яких базуються показники його податкової звітності

Це стосується будь-якого податку. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання таких документів, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податківців (п. 44.3 ПКУ). Строк зберігання для різних документів може відрізнятися, але не може становити менше як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи. Або 2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням.

У разі неподання податкової звітності строки відраховуються з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності. А щодо документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податківців, — не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (п. 44.3 ПКУ).

Зупинення строків під час війни

Визначене п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ призупинення податкових строків стосується у тому числі й строків, установлених ст. 44 ПКУ для зберігання підтверджуючих документів. Тож в умовах воєнного стану не поспішайте знищувати чи здавати в архів документи, за якими щойно минув 1095-денний строк. Враховуючи призупинення строків, мінімальний термін зберігання документів збільшується на весь період воєнного стану.

Однак ми не рекомендуємо покладатися навіть на такий, збільшений строк. Більш правильним буде зберігати документи принаймні доти, доки податківці не перевірять період, показники якого підтверджуються цими документами. Адже строки зберігання документів напряму пов’язані зі строками, протягом яких податківці можуть перевірити звітність платника (п. 102.1 ПКУ). А оскільки чимало видів податкових перевірок, зокрема документальних, наразі призупинені (детальніше див. «Перевірки та штрафи під час війни: збираємо пазл» // «Податки & бухоблік», 2022, № 54), краще не поспішати позбуватися документів, які від вас можуть зажадати.

Штрафи за незбережені документи

Якщо платник не забезпечив зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом строків їх зберігання, установлених ст. 44 ПКУ, на нього чекає штраф. Розмір штрафу — 1020 гривень за перше порушення і 2040 гривень, якщо платник повторно попадеться на такому порушенні протягом року (п. 121.1 ПКУ).

Здавалося б, розмір штрафу копійчаний, але це лише на перший погляд. Адже якщо платник не може надати підтверджуючі документи на свою податкову звітність, це тягне за собою цілу вервечку інших порушень. Показники, зазначені у податковій звітності такого платника, автоматично ставляться під сумнів. А, відповідно, і суми нарахованих платником податкових зобов’язань не можуть вважатися обґрунтованими. Тобто тут можливі й донарахування податкових зобов’язань, і переподання (уточнення) податкової звітності, і інші штрафи, визначені податковим законодавством для випадків, коли податкову звітність складено з помилками.

Через війну і призупинення строків зберігати доводиться більшу кількість документів і протягом більш тривалого часу.

Чи застосовується штраф згідно з п. 121.1 ПКУ для платника, який їх не зберіг?

На нашу думку, з 27.05.2022 сховатися від штрафу за карантинний мораторій (п. 521 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) не вийде. Адже починаючи з цієї дати дія цього мораторію стала дуже обмеженою.

Війна знищила документи

Окрема розмова — коли платник через війну не може пред’явити підтверджуючі документи на свою податкову звітність. Тобто коли ці документи або знищені, або пошкоджені, або їх неможливо вивезти із зони бойових дій, бо це небезпечно для життя і здоров’я. Для таких випадків застосовуються спеціальні правила підтвердження даних податкової звітності (п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Стосуються ці спецправила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності, лише двох категорій платників, а саме тих, які провадили діяльність:

1) на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та

2) на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями рф.

Аби спецправила запрацювали, платник має подати до податкової, де він перебуває на обліку, повідомлення у довільній формі. Таке повідомлення має бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером. У ньому зазначаються:

— по-перше, обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів. Викладати ці обставини слід якомога ретельніше. Недостатньо просто написати, що документи згоріли або знаходяться в заблокованому офісі на окупованій території. Розпочати слід з того, де фізично знаходилися документи, щодо яких подається повідомлення, на момент початку війни. Потім послатися на те, що зазначена територія належить до окупованих або ж до таких, де ведуться (чи велися) активні бойові дії.

Лише після цього переходимо до викладу конкретних обставин, які спричинили втрату документів чи доступу до них. Бажано вказати конкретну дату (наприклад, коли відбувся обстріл, що зруйнував офіс, або коли окупанти заблокували виїзд з окупованого міста). Якщо заявляємо про відсутність доступу, обов’язково зазначаємо, що станом на дату подання повідомлення доступ не відновився. Це важливо, адже спецправила не поширюються на випадки, коли документи втрачено з інших причин, ніж війна.

Якщо ви — не з окупованої території і заявляєте про втрату документів, буде дуже добре, якщо ви зможете надати акт про пожежу або інший подібний документ, який би міг підтвердити конкретну дату, коли відбулася втрата документів. Тоді буде чітко видно, що втрата відбулася саме після початку воєнного стану і саме внаслідок війни. Особливо про це слід подбати тим платникам, які втратили документи, але не належать до територій, де коли-небудь велися активні бойові дії, та/або тимчасово окупованих територій. Наприклад, якщо документи згоріли внаслідок ракетної атаки на західну частину країни. Адже без акта про пожежу чи іншого аналогічного документа буде складно довести, що втрата виникла саме внаслідок війни;

— по-друге, податкові (звітні) періоди. Це теж важливий елемент повідомлення. Внаслідок війни платник може втратити не тільки документи на операції, які відбулися після її початку. Так само знищеними чи заблокованими можуть виявитися документи, які підтверджують дані податкової звітності за більш ранні періоди. Тож вкрай важливо коректно зазначити у повідомленні ті звітні періоди, за які у вас немає документів. Аби потім не виявилося, що ви забули повідомити про якийсь період, а документи за нього теж згоріли чи зіпсовані.

Документи за які періоди можна зазначати у повідомленні? На нашу думку, тут існує тільки одне обмеження — це якраз ті строки, протягом яких платники зобов’язані зберігати документи, якими вони підтверджують показники своєї податкової звітності (п. 44.3 ПКУ). З урахуванням того, що ці строки призупинялися карантином (п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), а наразі зупинені війною (п. 102.9 ПКУ). Про більш давні періоди повідомляти нема сенсу — документи щодо них платник і так не зобов’язаний зберігати. Тож якщо ви сумніваєтеся — краще перестрахуватися і зазначити у повідомленні усі ті періоди, за які ви зобов’язані зберігати підтвердні документи;

— по-третє, загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів). На нашу думку, тут достатньо вказати назви документів, якими ви зазвичай оформлюєте свої типові операції і приблизну кількість таких документів за заявлені у повідомленні періоди. По можливості слід зробити у повідомленні посилання на договори з контрагентами, аби у податківців було хоча б приблизне уявлення про ваші обороти. Ну і, звичайно, якщо якісь документи вціліли або їх можна відновити, обов’язково зазначте про це в повідомленні. Так би мовити, додатковий аргумент на користь вашої доброчесності як платника.

Якщо згодом з’явилася будь-яка нова інформація щодо документів, за які ви подавали повідомлення, доцільно подати іще одне — з уточненою інформацією. Наприклад, якщо первісно ви заявляли про відсутність доступу до документів, а потім з’ясували, що вони знищені. Чи навпаки — якщо документи було неможливо вивезти, а потім вдалося вирвати їх з окупації. В будь-якому випадку інформуйте податківців. Тут максимальна відкритість — у ваших інтересах.

Якщо податківці візьмуть ваше повідомлення до уваги, ви зможете уникнути як штрафу, визначеного ст. 121 ПКУ, так і інших штрафів, які тягне за собою відсутність підтверджуючих документів. Докладно про це читайте у статті «Первинку знищена війною — що робити?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50. На відміну від «звичайних» платників, ті, кому врахують зазначене повідомлення, будуть вільні від штрафу за п. 121.1 ПКУ. Безвідносно до того, чи триватиме карантинний мораторій і чи поширюватиметься його дія на зазначений штраф.

ФОП-особливості

ФОП, як і будь-який інший платник, має ризик за відсутності підтверджуючих документів наразитися на штраф згідно зі ст. 121 ПКУ. Однак якщо у ФОП відсутні підтверджуючі документи на його доходи і витрати, то для нього цей штраф — не найбільша проблема.

Річ у тім, що ФОП, на відміну від юросіб, не ведуть бухоблік. Натомість більшість із них зобов’язані вести облік товарних запасів у місцях їх продажу (п. 12 ст. 3 Закону про РРО*). Зазначена вимога вважається виконаною, якщо платник:

(1) заповнив спеціальну Форму обліку; (2) додав до цієї Форми обліку підтверджуючі документи, які свідчать про надходження та вибуття товарних запасів

* Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 № 265/95-ВР.

Ці документи ФОП зобов’язаний надавати податківцям при перевірці безпосередньо у місці продажу товарів.

За продаж необлікованих товарів ФОП загрожує чималий штраф — у розмірі вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше 10 нмдг, тобто 170 грн (ст. 20 Закону про РРО). Докладно про це читайте у статті «А що з товарним обліком у ФОП під час війни?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 36.

Чи загрожує цей штраф під час війни? На нашу думку, ні. Адже за ним штрафуються товари, які прямо зараз продаються без ведення товарного обліку та за відсутності підтверджуючих документів. Оскільки більшість податкових перевірок наразі зупинені, то ймовірність того, що податківці виявлять продаж необлікованих товарів — майже нульова. Крім того, п. 12 розд. ІІ Закону про РРО прямо визначає, що під час воєнного стану майже усі РРО-штрафи (у тому числі й згаданий нами) — НЕ застосовуються.

Найбільше питань викликає період після закінчення воєнного стану. Коли ФОП будуть продавати перехідні залишки, на які у них, можливо, і не буде підтверджуючих документів. Формально за продаж таких товарів можна штрафувати. Однак сподіваємося, що податківці поставляться до ситуації з розумінням і не будуть обдирати ФОП. Ну, або дадуть якийсь прийнятний вихід. Наприклад, провести інвентаризацію і скласти опис залишків (так, як відбулося на старті товарного обліку).

Висновки

  • За загальним правилом, первинку потрібно зберігати 1095 днів із дати подання податкової звітності, показники якої ця первинка підтверджує.
  • Рекомендуємо не орієнтуватися на 1095-денний (тобто мінімальний) і зберігати первинку як мінімум до моменту, коли податківці перевірять той період, який вона підтверджує.
  • Для платників з території бойових дій, які не змогли вберегти первинку через війну, або ж платників, які не можуть її вивезти з окупованих територій, існують спецправила, аби підтвердити показники податкової звітності. Згода податківців на подане повідомлення за цими спецправилами звільняє платника від штрафів за відсутність документів.
  • ФОП, які під час воєнного стану продають товари, не підтверджені первинними документами, РРО-штраф за ст. 20 Закону про РРО не загрожує.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі