Розібратися в питаннях надання щорічної відпустки під час дії воєнного стану нам допоможуть Закон № 2136*, а також КЗпП та Закон про відпустки** у частині відносин, не врегульованих Законом № 2136.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
** Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
Право на щорічну відпустку
Законодавство передбачає надання двох видів щорічної відпустки: основної та додаткової (ст. 4 Закону про відпустки).
Право на щорічну основну відпустку мають всі наймані працівники, що перебувають у трудових відносинах з роботодавцями (ст. 74 КЗпП, ст. 2 Закону про відпустки).
А яка ситуація із щорічною додатковою відпусткою? От вона належить не всім. Така відпустка — своєрідний бонус. На неї мають право окремі працівники, які стикаються у своїй роботі з несприятливими виробничими факторами, що впливають на їх фізичний і моральний стан та здоров’я (див. ст. 7 та 8 Закону про відпустки), а також деякі інші категорії працівників відповідно до чинного законодавства України.
Разом з цим незалежно від виду щорічної відпустки,
у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні щорічної відпустки, якщо працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури
Таке право на відмову надано роботодавцю ч. 2 ст. 12 Закону № 2136. Проте він може і не скористатися ним.
Та в будь-якому випадку у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі дні невикористаної ним щорічної відпустки (ст. 24 Закону про відпустки). Чому ж дорівнює тривалість щорічної відпустки?
Тривалість щорічної відпустки
Розраховують тривалість щорічних відпусток у календарних днях незалежно від режимів і графіків роботи підприємства (ст. 5 Закону про відпустки).
Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік становить:
— 24 календарних дні — для звичайних працівників;
— 26 календарних днів — для осіб з інвалідністю III групи;
— 30 календарних днів — для осіб з інвалідністю I і II груп;
— 31 календарний день — для працівників віком до 18 років.
Що стосується тривалості щорічної додаткової відпустки, то тут керуйтеся положеннями колективного договору (Положення про відпустки) або трудовом договором.
Зауважте, що Закон № 2136 не змінив тривалість щорічних відпусток, на які мають право працівники. Однак обмежив можливість їх використання в повному обсязі. Про це поговоримо нижче. Тут же зазначимо таке.
За мирних часів при підрахунку кількості днів, протягом яких працівник перебуватиме у щорічній відпустці, не враховували святкові та неробочі дні, визначені у ст. 73 КЗпП. Наразі це правило не діє. Тому
під час воєнного стану не подовжуйте щорічну відпустку на кількість святкових/неробочих днів, які припадають на період відпустки
Далі переходимо до відпускного стажу.
Відпускний стаж
Як зазначалося вище, щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік. Відпрацьований робочий рік відлічують з дня укладення трудового договору.
Періоди, які входять до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку, визначені в ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки. Періоди, що формують стаж для щорічної додаткової відпустки, перераховані в ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки. Наведемо їх у таблиці нижче.
Стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку
| № з/п | Періоди, які включаються до стажу роботи, що дає право на |
| щорічну ОСНОВНУ відпустку | |
| 1 | Час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка* |
| * Тож навіть якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, він має право на щорічну основну відпустку повної тривалості. | |
| 2 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплата повністю або частково (у тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу). Виняток з цього правила, що діє з 19.07.2022, — період, коли за працівниками, призваними/прийнятими на військову службу, зберігали гарантії, визначені за ч. 3 ст. 119 КЗпП* |
| * Таким чином, до 19.07.2022 до стажу роботи, що дає працівнику право на щорічну основну відпустку, включають періоди увільнення від роботи у зв’язку з призовом/прийняттям на військову службу в особливий період, а ось з 19.07.2022 такі періоди не формують відпускний стаж. | |
| 3 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога за державним соцстрахуванням, за винятком відпустки для догляду за дитиною до 3 років* |
| * На цій підставі до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, включають оплачувані періоди відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, тимчасової непрацездатності. | |
| 4 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки. Виняток — період відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (за медпоказаннями — 16, 18) років* |
| * Зверніть увагу, що на цій підставі включають до відпускного стажу періоди відпусток за свій рахунок, що надані на підставі ст. 25 та 26 Закону про відпустки (карантинні відпустки, відпустки у зв’язку з воєнним станом за згодою сторін тощо). Разом з тим відпустка за свій рахунок, що надається відповідно до ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 біженцям та ВПО, до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, не входить. | |
| 5 | Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців за денною формою навчання у закладах професійної (професійно-технічної) освіти |
| 6 | Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників |
| 7 | З 19.11.2022 час, коли працівник, стосовно якого згідно із Законом України від 26.01.2022 № 2010-IX встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, фактично не працював у зв’язку із зазначеними обставинами, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата згідно зі ст. 1191 КЗпП |
| 8 | Інші періоди роботи, передбачені законодавством |
| щорічну ДОДАТКОВУ відпустку | |
| 1 | Час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади |
| 2 | Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці |
| 3 | Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів |
Зверніть увагу, дні неявок, як з нез’ясованих причин, так і з інших причин, прогулів, а також період призупинення дії трудового договору не формують відпускний стаж.
Як розрахувати конкретну тривалість щорічної основної відпустки, яку працівник заробив за робочий рік, в якому є періоди, що не входять у відпускний стаж? Ми рекомендуємо користуватися алгоритмом, запропонованим Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16. Представимо його у вигляді формули:
Дкомп = Двідп х ((Двідпр - Свідпр) : (Дрік - Срік)),
де Дкомп — кількість днів щорічної основної відпустки, зароблених працівником за робочий рік, у якому є періоди, що не входять до відпускного стажу;
Двідп — тривалість щорічної основної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік;
Двідпр — кількість календарних днів у робочому році, які входять до відпускного стажу відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки;
Свідпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на періоди робочого року, що входять у відпускний стаж;
Дрік — кількість календарних днів у робочому році;
Срік — кількість святкових і неробочих днів у відповідному робочому році.
Приклад. Працівник у робочому році, за який надається щорічна основна відпустка, а саме 21.07.2021 — 20.07.2022, відповідно до табеля обліку робочого часу:
— з 21.07.2021 по 23.02.2022 працював й отримував зарплату;
— з 24.02.2022 по 31.03.2022 не зв’являвся на роботі з інших причин;
— з 01.04.2022 по 20.07.2022 із працівником було призупинено дію трудового договору.
До страхового стажу потрапить лише період роботи з 21.07.2021 по 23.02.2022 (218 к. дн.). На цей період припало 5 святкових днів. Тобто, Двідпр = 218 к. дн., Свідпр = 5 к. дн.
Припустимо, що тривалість щорічної основної відпустки працівника за повністю відпрацьований робочий рік з 21.07.2021 по 20.07.2022 (Двідп) — 24 к. дн. Кількість календарних днів у цьому році (Дрік) — 365 к. дн., а кількість святкових/неробочих днів (Срік) — 6 к. дн.
Розрахуємо, яку кількість днів щорічної основної відпустки заробив працівник за робочий рік з 21.07.2021 по 20.07.2022:
24 х ((218 - 5) : (365 - 6)) ≈ 14 (к. дн.).
Обмеження при наданні, поділ відпустки
Почнемо з ситуації, коли працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю понад 24 календарних дні.
У період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарних дні за поточний робочий рік
Це встановлено ч. 1 ст. 12 Закону № 2136. Зверніть увагу на два важливі моменти. Перший — застосовувати обмеження чи ні — вирішувати роботодавцю. Другий — обмеження стосується відпустки за поточний робочий рік.
Якщо ж роботодавець таки застосував обмеження в 24 календарних дні, то невикористаний залишок не згорить. Працівник зможе:
— використати його після припинення або скасування воєнного стану чи
— отримати грошову компенсацію, якщо він старше 18 років та виявить таке бажання.
Частина 4 ст. 24 Закону про відпустки дозволяє роботодавцю замінювати за бажанням працівника частину щорічної відпустки грошовою компенсацією. Однак звернемо увагу на те, що в такому разі тривалість наданих працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.
А що з невикористаними днями відпусток за попередні робочі роки?
У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки
Причому Закон № 2136 не уточнює, про які саме щорічні відпустки йдеться. Тому, на нашу думку, під час війни можна відмовити у наданні накопичених невикористаних днів як основної, так і додаткових щорічних відпусток. При цьому у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація повністю за всі дні невикористаної щорічної відпустки.
Також у воєнний період:
1) не діють норми, що забороняють ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років поспіль, а також їх ненадання протягом робочого року неповнолітнім та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці або за особливий характер праці;
2) скасовано дію ч. 7 ст. 79 КЗпП, відповідно до якої невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику зазвичай до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Щодо поділу щорічної відпустки на частини, то це питання воєнні зміни не зачепили. Тому і під час війни щорічна відпустка, на прохання працівника, може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна частина такої відпустки становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).
Оформлення відпустки
Графік відпусток. За загальним правилом черговість надання відпусток визначають графіком відпусток.
Всі подробиці складання графіка відпусток під час війни ви знайдете у статті «Графік відпусток на 2023 рік» // «Податки & бухоблік», 2022, № 94.
Разом з тим вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин (див. ст. 495 КЗпП, статтю «Трудові відносини: спрощення регулювання» // «Податки & бухоблік», 2022, № 65).
Також у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136).
Повідомлення про початок відпустки. Змін законодавства щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося. Тому роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніш як за 2 тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Наказ про надання відпустки. Типову форму наказу (розпорядження) про надання відпустки № П-3 затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Підставою для складання наказу є затверджений графік відпусток. Наказ про надання відпустки ви можете скласти й у довільній формі, включивши до нього всі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись вимог ДСТУ 4163:2020.
Висновки
- У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні щорічної відпустки, якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
- Під час дії воєнного стану роботодавець має право обмежувати надання щорічної основної відпустки за поточний робочий рік 24 календарними днями.
- З 19.07.2022 у відпускний стаж не враховуємо періоди, коли за працівниками, призваними/прийнятими на військову службу, зберігали місце роботи та посаду відповідно до ч. 3 ст. 119 КЗпП.
- Під час війни ситуація, за якої щорічні відпустки повної тривалості не надаються протягом 2 років поспіль, є допустимою.
