Дистанційна робота

Хто такий дистанційник?

Регулюванню дистанційної роботи присвячено ст. 60² КЗпП. Давайте розглянемо її положення.

Під дистанційною роботою розуміють форму організації праці, при якій робота виконується в будь-якому місці за вибором працівника поза робочими приміщеннями або територією роботодавця та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Зазвичай дистанційна робота — це інтелектуальна праця, не пов’язана з фізичною, ручною роботою. Наприклад, працювати дистанційно можуть ІТ-спеціалісти, економісти, бухгалтери, оператори кол-центрів, фахівці з маркетингу, дизайну тощо.

Лише встановлює, що, зважаючи на характер виконуваної роботи та наявність відповідних засобів і ресурсів у роботодавця, працювати дистанційно можуть (ч. 12 ст. 60² КЗпП):

— вагітні жінки;

— працівники, які мають дитину до 3 років або доглядають дитину віком до 6 років за медичним висновком;

— працівники, які мають двох чи більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

— батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи;

— особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи.

Але це не означає, що іншим категоріям працівників забороняється бути дистанційниками. Головне, щоб перейти на дистанційку дозволяв характер виконуваної ними роботи і роботодавець був не проти.

Крім того, у КЗпП окремо прописано можливість вимагати від роботодавця тимчасового (строком до 2 місяців) переведення на дистанційну роботу, якщо на робочому місці стосовно працівника було вчинено дії, що містять ознаки дискримінації або сексуального домагання. Проте роботодавець може відмовити і в такій ситуації, якщо не надано підтвердження відповідним фактам або дистанційна робота неможлива з огляду на трудову функцію працівника.

Оформляємо трудові відносини

Дистанційний трудовий договір може бути безстроковим або строковим (на час виконання певної роботи чи визначений строк).

Форма договору. За загальним правилом трудовий договір про дистанційну роботу укладають у письмовій формі (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗпП).

Типову форму такого договору затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21 (далі — Типовий договір). За потреби сторони трудового договору можуть внести до неї зміни/доповнення, що не суперечать законодавству про працю (див. роз’яснення Мінекономіки від 30.08.2021).

Без письмового трудового договору можна обійтися у таких форс-мажорних обставинах (ч. 11 ст. 60² КЗпП):

— на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством;

— у разі виникнення загрози збройної агресії;

— у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.

У цих ситуаціях дистанційну роботу можна встановити наказом (розпорядженням) роботодавця, з яким працівників слід ознайомити протягом 2 днів із дня прийняття, але до запровадження дистанційної роботи. При цьому не має значення, з ініціативи працівника чи роботодавця запроваджується дистанційна робота (див. лист Мінекономіки від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07).

Крім того, як передбачено ч. 1 ст. 2 Закону № 2136*, у період дії воєнного стану форма трудового договору (письмовий чи усний) визначається за згодою сторін.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Також майте на увазі, що

При цьому повинні дотримуватися встановлені законодавством вимоги про електронний документообіг. Такий висновок випливає безпосередньо з форми Типового договору.

Новий працівник. У разі прийняття на дистанційну роботу нового працівника роботодавець зобов’язаний видати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу та подати податківцям повідомлення за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Крім того, до початку роботи роботодавець повинен поінформувати дистанційника про (див. ч. 1 та 2 ст. 29 КЗпП):

— місце роботи (інформація про роботодавця, в тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник, дату початку виконання роботи;

— права та обов’язки, умови праці;

— правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу та відпочинку, а також про положення колдоговору (за його наявності);

— організацію професійного навчання працівників (якщо воно передбачено);

— тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;

— процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник та роботодавець.

Зауважимо, що ч. 2 ст. 5 Закону про охорону праці* не вимагає від роботодавця інформувати дистанційника про умови праці та небезпечні/шкідливі виробничі фактори на робочому місці. Водночас згідно зі ст. 29 КЗпП поінформувати працівника про умови праці у разі дистанційної роботи роботодавець зобов’язаний. Щоб не вступати в непотрібні суперечки з контролюючими органами, рекомендуємо не ігнорувати цю норму.

* Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 № 2694-XII.

А от про небезпечні/шкідливі виробничі фактори на робочому місці повідомляти не доведеться. Це і зрозуміло, оскільки згідно із ч. 3 ст. 60² КЗпП

«Старий» працівник. Запровадити дистанційну роботу можна і для працівника, який вже працює на підприємстві (у підприємця).

Причому звільняти, а потім знову приймати працівника на роботу, щоб укласти з ним трудовий договір про дистанційну роботу, не потрібно.

Якщо ініціатива працювати дистанційно надходить від працівника, він подає роботодавцю відповідну заяву. При цьому ст. 60² КЗпП не передбачає обов’язку роботодавця змінювати працівнику форму організації праці за його бажанням. Необхідна згода роботодавця (див. лист Мінекономіки від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07).

У разі коли така згода є, оформлюють (переоформлюють, якщо раніше було укладено письмовий трудовий договір) трудовий договір про дистанційну роботу, використовуючи форму Типового договору (див. роз’яснення Мінекономіки від 30.08.2021). Він замінює інші трудові договори, які раніше укладено між сторонами. При цьому замість п. 39 у ньому заповнюють п. 39¹, де зазначають дату, з якої договір набирає чинності.

Крім того, має бути виданий наказ (розпорядження) роботодавця про запровадження дистанційної роботи. А ось повідомлення про прийняття на роботу податковим органам подавати не потрібно, адже звільнення/прийняття не здійснюються.

Якщо мають місце згадані вище форс-мажорні обставини, письмового трудового договору можна не укладати. Достатньо наказу (розпорядження) роботодавця, з яким працівника слід ознайомити протягом 2 днів із дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

Зверніть увагу! У цьому випадку норми ч. 3 ст. 32 КЗпП щодо повідомлення працівників за 2 місяці не застосовуються.

Якщо ініціатором дистанційної роботи є роботодавець, спочатку потрібно отримати згоду працівника.

Важливо! На думку Мінекономіки (див. роз’яснення від 30.08.2021), введення дистанційної роботи змінює істотні умови праці працівника. На це натякає й посилання на ч. 3 ст. 32 КЗпП у ч. 11 ст. 60² цього Кодексу. Що з цього випливає?

Відповідно до ч. 3 ст. 32 КЗпП змінювати істотні умови праці з ініціативи роботодавця можна лише після повідомлення працівників не пізніше ніж за 2 місяці до таких змін. Щоправда, у період дії воєнного стану зазначена норма не застосовується. До скасування/закінчення воєнного стану повідомляти працівникам про зміну істотних умов праці слід не пізніше за їх запровадження (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136). А ось у мирний час і за відсутності інших форс-мажорних обставин безпечніше 2-місячного строку попередження дотримуватися.

Хоча деяким роботодавцям вдавалося довести в суді, що запровадження/скасування дистанційної роботи не завжди призводить до зміни істотних умов праці (див., наприклад, постанови ВС від 01.06.2023 у справі № 723/4239/21 та від 10.05.2023 у справі № 761/23538/20). Але навіщо вам судові позови?

Умови праці

Робоче місце. Робоче місце дистанційника знаходиться за межами робочих приміщень та території роботодавця. При цьому працівник визначає його самостійно.

Адресу робочого місця зазначати у трудовому договорі про дистанційну роботу не потрібно. Це й зрозуміло, адже працівник у будь-який момент може змінити своє робоче місце без погодження з роботодавцем.

Цікаво, що виконання дистанційної роботи за погодженням між працівником та роботодавцем можна поєднувати з виконанням роботи на робочому місці у приміщенні або на території роботодавця. Особливості такого поєднання встановлюють у трудовому договорі (див. п. 5 Типового договору). Наприклад, можна передбачити, що у понеділок працівник працює в офісі, а в інші дні тижня — дистанційно.

Режим роботи. При дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд. У загальному випадку

Проте якщо необхідно, щоб працівник працював за загальним графіком роботи роботодавця, це можна зазначити у трудовому договорі. Крім того, у трудовому договорі про дистанційну роботу можна встановити індивідуальний час початку та закінчення роботи, перерви для відпочинку та харчування, гнучкий режим роботи (див. п. 14 Типового договору).

Але який би режим роботи ви не прописали, загальна тривалість робочого часу дистанційного працівника не може перевищувати норм, передбачених ст. 50 та 51 КЗпП (ср. ).

Зверніть увагу! Працівнику, який виконує дистанційну роботу, гарантується період вільного часу для відпочинку (період відключення), під час якого він може переривати будь-який інформаційно-комунікаційний зв’язок із роботодавцем. Це не вважається порушенням умов трудового договору чи трудової дисципліни. Інтервали протягом доби та/або тижня, під час яких працівник може переривати зв’язок із роботодавцем, встановлюють у трудовому договорі (див. п. 16 Типового договору).

Забезпечення засобами праці. У трудовому договорі про дистанційну роботу зазначають:

— порядок та строки забезпечення дистанційних працівників обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами, необхідними для виконання ними своїх обов’язків;

— розмір, порядок та строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, засобів захисту інформації, програмно-технічних та інших засобів;

— порядок відшкодування інших витрат, пов’язаних з виконанням дистанційної роботи, наприклад послуг Інтернету, мобільного зв’язку, електроенергії тощо (п. 21 Типового договору).

Увага! Якщо у трудовому договорі немає положення про забезпечення працівників засобами праці, то за умовчанням таке забезпечення покладається на роботодавця. Саме роботодавець організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує пов’язані з цим витрати.

Якщо дистанційник досяг 18 років і користується обладнанням та засобами, переданими йому роботодавцем, то з ним може бути укладений письмовий договір про повну матеріальну відповідальність (п. 2 ст. 135¹ КЗпП).

Незалежно від укладення такого договору дистанційники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, завданої з їхньої вини роботодавцю недостачею, знищенням або пошкодженням обладнання та засобів, наданих працівникам у користування (п. 10 ст. 134 КЗпП).

У разі звільнення працівника та неповернення наданих йому у користування обладнання та засобів з нього може бути стягнуто балансову вартість такого обладнання.

Охорона праці. Відповідальність дистанційного працівника та його роботодавця у частині охорони праці розподіляється таким чином (ч. 3 ст. 14 Закону про охорону праці):

— за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на робочому місці відповідальність несе працівник;

— за безпеку та належний технічний стан обладнання і засобів виробництва, що передаються працівнику, — роботодавець.

У трудовому договорі про дистанційну роботу за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови щодо безпеки праці (ч. 2 ст. 29 КЗпП).

При запровадженні дистанційної роботи на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки. Роблять це в рамках використання працівником обладнання та засобів, рекомендованих чи наданих роботодавцем.

Ознайомити/проінструктувати можна дистанційно, зокрема, використовуючи відеозв’язок чи інші інформаційно-комунікаційні технології (ст. 13 Закону про охорону праці). У такому разі підтвердженням проведення інструктажу буде обмін між працівником та роботодавцем відповідними електронними документами.

Насамкінець зазначимо, що дистанційна робота не тягне за собою будь-яких обмежень трудових прав працівників і може стати чудовою альтернативою роботі в офісі.