З 01.04.2023 набула чинності нова редакція п. 170.9 ПКУ. Про це ми докладно писали у статтях «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12 та «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25. Зазначена зміна й спонукала Мінфін оновити форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), та Порядок № 841*.
Аналіз майбутніх правок розпочнемо з форми Звіту.
По-перше, назва Звіту буде приведена у відповідність до п.п. 170.9.4 ПКУ — Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Це пов’язано з тим, що з 1 квітня 2023 року на законодавчому рівні врегульовано можливість використання у відрядженнях та для госппотреб не тільки готівкових та безготівкових коштів, а й електронних грошей.
Також термінологію, що застосовується у Звіті, приведуть у відповідність до Закону України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-ІХ. А саме, «платіжне доручення» поміняють на «платіжні інструкції».
По-друге,
зі Звіту зникне розписка про отримання бухгалтером Звіту та підтвердних документів
З одного боку, це скорочує час заповнення Звіту. Але з іншого — відсутність розписки може згодом призвести до суперечок про те, скільки документів і на яку суму було подано до бухгалтерії, а також чи подано сам Звіт.
По-третє, у Звіті більше не буде блоку «Звіт перевірено», який фактично дублював загальну суму витрат, зазначену на зворотному боці цього документа.
Крім того, скоротять відомості про підзвітну особу, а саме, приберуть інформацію про відділ, цех, професію, посаду працівника.
Також передбачається оптимізувати кількість підписів бухгалтера, що проставляються у Звіті. У новій формі підпис особи, відповідальної за ведення бухобліку, проставлятиметься лише один раз.
Як і раніше, у Звіті здійснюватимуть розрахунок ПДФО від суми надміру витрачених та не повернутих у встановлені строки коштів. А ось про військовий збір від суми такого оподатковуваного доходу Мінфін знову забув.
Як і зараз, Звіт повинен затверджувати керівник (уповноважена ним особа) або самозайнята особа.
Тепер про нововведення у Порядку № 841. У цілому він приводиться у відповідність до чинної редакції п. 170.9 ПКУ. Зокрема, у проєкті, що аналізується, ми можемо побачити випадки та строки подання Звіту, передбачені ПКУ. Крім того, проєкт Порядку дублює норми п.п. 170.9.4 ПКУ щодо можливості подання Звіту не лише у паперовій, а й у електронній формі.
Але є й цікавіший момент! В оновленій редакції Порядку № 841 Мінфін планує прописати строки повернення надміру витрачених коштів.
Нагадаємо: такі строки ПКУ встановлено лише для здійснення підзвітною особою безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів. У цих ситуаціях повернення коштів має здійснюватися до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням роботодавця (п.п. 170.9.3 ПКУ). Якщо ж підзвітна особа використовувала для проведення розрахунків платіжні інструменти і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після повернення з відрядження (виконання окремої цивільно-правової дії), цей строк продовжується ще на місяць.
А ось про готівкові розрахунки законодавці забули. І якщо до 1 квітня 2023 року ПКУ встановлював єдиний строк повернення надміру витрачених коштів — до або під час подання Звіту, то після зазначеної дати для готівки такий строк не прописано.
Це не збентежило Мінфін. Згідно з абзацом другим п. 4 проєкту нової редакції Порядку № 841
за наявності надміру витрачених коштів їх сума має бути повернена до каси або зарахована на рахунок особи, що їх видала, до або при поданні Звіту
Якщо Звіт не подається, оскільки для цього відсутні підстави*, то у загальному випадку повернути видані кошти потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії. А якщо підзвітна особа використовувала для проведення розрахунків платіжні інструменти і при цьому списання коштів відбулося після повернення з відрядження (виконання окремої цивільно-правової дії), цей строк продовжується ще на місяць.
* Про те, в яких випадках Звіт можна не подавати, ви можете дізнатися зі статті «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.
При цьому Мінфін не робить відмінностей між готівковими та безготівковими коштами. Що ж, буде хоч якась визначеність…
Але врахуйте, що для готівки, виданої на госппотреби, свої строки повернення встановлено також п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. У загальному випадку готівку на госппотреби видають на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день їх отримання. Виняток — закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів). Щоправда, за порушення цих строків наразі відповідальності не передбачено.
А от порушення передбачених ПКУ строків повернення надміру витрачених коштів призводить до виникнення оподатковуваного доходу фізособи. Підтверджується це й абзацом третім п. 4 нової редакції Порядку № 841. Так, якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк їх повернення, то вони включаються до оподатковуваного доходу такої особи. Власне, така сама норма діє й зараз.
На закінчення зазначимо, що зміни, які розглядаються, поки не прийняті та знаходяться на стадії обговорення. До набуття ними чинності користуємося старою формою Звіту, але застосовуємо нові правила його подання, передбачені ПКУ.
