Для участі в дорожньому русі водію транспортного засобу (крім водіїв трамвая та тролейбуса) подорожній лист не потрібен. На сьогодні втратили чинність і типові форми подорожніх листів для легкового та вантажного автомобіля. А отже, і
відповідальності саме за відсутність подорожніх листів немає
А от для бухгалтерсько-податкових цілей подорожній лист або його замінник-аналог — річ необхідна (див. статтю «Подорожній лист: живий паросток чи сухий бур’ян» // «Податки & бухоблік», 2023, № 31).
На перший погляд, він більше має значення для платників податку на прибуток та для платників ПДВ, оскільки без подорожнього листа (його аналога), в якому деталізовано маршрут перевезення:
1) не можливо підтвердити витрати ПММ (факт самого використання/витрачання пального).
За висновком ВС, фіскальні чеки на придбання пального доводять лише факт придбання пального, а не його використання (див. постанову ВС від 16.03.2023 у справі № 280/3292/20). Так само не можуть вважатися належними доказами підтвердження використання пального у госпдіяльності і затверджені норми витрат пального, а також помісячні акти його списання;
2) складно довести витрачання ПММ саме у господарській діяльності, а отже, і «господарський» статус придбань ПММ, що важливо для ПДВ. З придбаного пального, господарське витрачання якого не доведено, платнику ПДВ доведеться нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання за п.п. «г» п. 198.5 ПКУ, як на негосподарське використання (звісно, якщо за придбаними ПММ виникло право на податковий кредит);
3) можливі питання щодо податкової амортизації самого автомобіля, адже без подорожніх листів (в яких визначено маршрут поїздки) буде складно довести, що автомобіль використовувався з господарською метою. А якщо автомобіль не використовувався в госпдіяльності, — то можуть бути питання і з визнанням податківцями податкової амортизації за таким автомобілем;
4) якщо немає належним чином оформлених подорожніх листів (із зазначенням маршруту поїздок), то податківці можуть ставити під сумнів реальність операцій перевезення.
Для платника єдиного податку (ЄП) без ПДВ (як у нашій ситуації), наче, це все не важливо. Адже для цілей ЄП важливі доходи, а не витрати, а проблем з ПДВ у неплатника ПДВ немає. Але тут треба врахувати, що:
1) підприємство-єдиноподатник, як і інші підприємства, в будь-якому разі має вести бухоблік. І ті ж витрати ПММ/зарплату водія в бухобліку теж потрібно на підставі чогось формувати і чимось підтверджувати;
2) для коректного розрахунку зарплати водія/обліку його режиму праці та відпочинку теж знадобиться подорожній лист (його аналог);
3) якщо ПММ придбаватиметься водієм або іншою фізособою підприємства, то якщо ви будете здійснювати таким особам грошову компенсацію придбаного пального, то без подорожніх листів (які б підтверджували факт використання ПММ саме підприємством), такі виплати розцінюватимуться як додаткове благо працівника з відповідним нарахуванням ПДФО та ВЗ;
4) відсутність оформлених подорожніх листів у вас може створити проблеми й вашим контрагентам. При зустрічних перевірках податківці можуть доводити, що не було факту перевезення товару, а отже, і самої операції придбання товару.
Тож, вважаємо,
подорожні листи (або їх аналоги) ігнорувати не слід навіть підприємствам — платникам ЄП без ПДВ
