Якщо захворів після зміни, у вихідний, у відпустці чи відрядженні

Одразу умовимося, що ми говоритимемо про працівників із основним місцем роботи, яким лікарняні оплачуються у загальному порядку. Особливості здійснення таких виплат сумісникам залишимо за кадром. Також майте на увазі, що йтиметься лише про хворобу самого працівника. Інші причини видачі листка непрацездатності тут не розглядатимемо.

Лікарняний у робочий/вихідний день

Відпрацьований день. Припустимо, працівник, як завжди, відпрацював повний робочий день (зміну), а після цього через нездужання звернувся до лікаря. Або дорогою з роботи додому стався нещасний випадок. І в результаті працівник опинився на лікарняному. Причому день початку хвороби згідно з листком непрацездатності збігається з днем, який у Табелі обліку використання робочого часу зазначено як відпрацьований. Які виплати в цьому випадку належать працівнику?

Оскільки перший день непрацездатності відпрацьовано, він оплачується як звичайний робочий день. А от лікарняні за цей день не нараховуються. Річ у тім, що вони призначені для компенсації втрати заробітної плати у разі хвороби. В нашому випадку втрати заробітку за перший день тимчасової непрацездатності немає.

За наступні 4 дні хвороби нараховуємо оплату лікарняних за рахунок коштів роботодавця, а вже з 6-го дня — допомогу по тимчасовій непрацездатності, яку фінансує ПФУ.

Розрахунковий період для лікарняного визначаємо у загальному порядку: виходячи з 12 місяців, що передують місяцю настання страхового випадку.

Проілюструємо сказане на прикладі.

За відпрацьовану 30.11.2023 зміну працівнику нараховується заробітна плата.

За наступні 4 календарних дні (01.12.2023 — 04.12.2023) лікарняні оплачуються за рахунок коштів роботодавця. З 6-го календарного дня хвороби та до її закінчення (тобто за 4 календарних дні з 05.12.2023 по 08.12.2023) допомога по тимчасовій непрацездатності фінансується за рахунок коштів ПФУ.

Оскільки страховий випадок (хвороба) настав 30.11.2023, розрахунковим періодом для визначення середньоденної зарплати є 12 календарних місяців, що передують листопаду 2023 року. Тобто це листопад 2022 року — жовтень 2023 року. Той факт, що оплата лікарняного листа здійснюється з 1 грудня, значення не має.

Вихідний день. А як вчинити, якщо лікарняний лист був відкритий працівнику у його вихідний? Тут жодних сюрпризів. За такий день лікарняні нараховують у загальному порядку, адже оплаті підлягають всі календарні дні тимчасової непрацездатності, включаючи вихідні. Звісно, якщо немає підстав для відмови у призначенні лікарняних (докладніше про це див. у статті «Право на лікарняні та допомогу по вагітності та пологах» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95).

Хвороба vs відпустка

Хвороба настала у період перебування працівника у відпустці? Особливості оплати лікарняного залежать від виду відпустки, в якій перебував працівник (див. таблицю нижче).

Лікарняний у відпустці

Далі кілька слів про продовження та перенесення щорічних відпусток та соцвідпусток на дітей, якщо на їх період припала хвороба працівника.

Документальне оформлення. Насамперед майте на увазі, що тимчасова непрацездатність має бути належним чином засвідчена. Документальним доказом хвороби є листок непрацездатності.

Хто визначає, продовжувати відпустку чи переносити? Раніше вважалося, що це питання потребує погодження між працівником та роботодавцем (див. постанову ВС від 21.08.2019 у справі № 466/4738/18, листи Мінсоцполітики від 21.03.2019 № 369/0/206-19 та від 25.07.2019 № 1115/0/206-19, роз’яснення Держпраці від 25.03.2019).

Однак згодом Верховний Суд змінив свою точку зору щодо цього питання (див. постанову від 13.10.2020 у справі № 712/9213/18). Тепер слуги Феміди вважають, що для продовження відпустки немає потреби у спеціальних діях з боку працівника, а от перенесення вимагає згоди роботодавця та ініціативи працівника.

Тобто, на думку суду, для продовження відпустки, яка перервала хворобу, працівнику не потрібно подавати ще одну заяву, оскільки відпочинок поновлюється після перерви автоматично. Єдиним обов’язком працівника є повідомлення роботодавця (у будь-якій формі) про тимчасову непрацездатність. Однак, якщо ви хочете перестрахуватися, можна попросити працівника написати заяву на продовження відпустки та оформити таке продовження відповідним наказом.

Інша ситуація з перенесенням відпустки.

Він має подати роботодавцю заяву з проханням перенести відпустку, в якій зазначити бажану дату перенесення. Після того як роботодавець та працівник погодять нову дату відпустки, видають відповідний наказ (розпорядження).

Цікавий момент! Майте на увазі, що е-лікарняний вважається виданим через 7 днів після дати його закриття, коли він набуває статусу «Готовий до сплати (виданий)». У зв’язку з цим лише на 8-й день після закриття електронного листка непрацездатності можна оформлювати перенесення відпустки через хворобу. При цьому не забудьте відкоригувати зроблені записи в Табелі обліку використання робочого часу.

Зауважте: невикористану частину щорічної відпустки бажано надати працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 7 ст. 79 КЗпП, ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки). Водночас законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічні відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 29.12.2015 № 774/13/116-15).

Оплата. Як оплачується період тимчасової непрацездатності, що збігся зі щорічною відпусткою чи соцвідпусткою на дітей? Лікарняні нараховуються та виплачуються у загальному порядку. А що із відпускними?

Якщо день початку відпустки та початок продовження/перенесення відпустки припадають на один місяць, то відпускні не перераховують, оскільки розрахунковий період не зміниться.

У разі коли відпустка, перервана хворобою, переноситься на інший місяць або початок її продовження припадає на наступний місяць, потрібно:

— сторнувати суму раніше нарахованих відпускних, які припадають на дні перебування працівника на лікарняному. Таке сторнування роблять у місяці, в якому працівник надасть лікарняний лист або е-лікарняний набуде статусу «Готовий до сплати (виданий)»;

— відпускні за календарні дні продовженої/перенесеної відпустки розрахувати заново виходячи з нового розрахункового періоду, що передує місяцю надання продовженої/перенесеної відпустки. При цьому не забудьте при обчисленні середньої для визначення суми відпускних включити до заробітку і нараховані лікарняні, які потраплять у розрахунковий період.

Хвороба у відрядженні

Направляти у відрядження працівника, який уже захворів, не можна, адже на період хвороби працівнику надається листок непрацездатності, який є підставою для звільнення від роботи. Про це нагадували Мінфін (див. лист від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854) та Мінсоцполітики (див. лист від 15.11.2013 № 656/18/99-13).

Але ж працівник може захворіти, вже перебуваючи у відрядженні. Як бути, якщо він у період тимчасової непрацездатності не виконує службове доручення за місцем відрядження, а скористався своїм правом похворіти?

Документальне оформлення. Про хворобу працівника у відрядженні роботодавець може дізнатися або безпосередньо від самого працівника, або виявивши в електронному кабінеті е-лікарняний. Якщо хвороба перешкоджає поверненню працівника до місця постійної роботи, відрядження необхідно продовжити.

Як це зробити, можна дізнатися з п. 10 розд. II та п. 4 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). Незважаючи на те, що цей документ є обов’язковим лише для бюджетників, госпрозрахункові підприємства можуть прописати такі самі правила у своєму внутрішньому Положенні про службові відрядження. Давайте їх розглянемо.

Для цього працівник повинен подати доповідну записку, яка пояснює причину затримки у відрядженні, та підтвердні документи (за наявності). Наприклад, це може бути листок непрацездатності «на папері».

Якщо хвороба працівника підтверджується е-лікарняним, надавати його роздруківку не потрібно, адже роботодавець сам побачить цей документ в електронному кабінеті.

Також не слід вимагати від працівника документи про тимчасову непрацездатність, видані за кордоном у разі іноземного відрядження. З ними працівник повинен звернутися до лікаря*, з яким у нього укладено декларацію. На їх підставі лікар сформує медичний висновок. Після цього в Електронному реєстрі листків непрацездатності з’явиться е-лікарняний, який роботодавець побачить у своєму електронному кабінеті.

* У загальному випадку ці документи мають бути перекладені українською мовою та нотаріально засвідчені. Однак у період дії воєнного стану необхідність такого перекладу визначає лікар.

Переконавшись, що причина затримки у відрядженні була поважною (хвороба), роботодавець видає наказ (розпорядження) про продовження строку відрядження.

Оплата. У відрядженні працівник виконує роботу, передбачену трудовим договором, але в іншому населеному пункті. Якщо він через хворобу не може виконувати свої обов’язки, заробітну плату (або середній заробіток) йому не нараховують. А от лікарняні за період тимчасової непрацездатності, що настала у відрядженні, виплачують на загальних підставах. Адже вони компенсують втрату заробітку за час хвороби.

Зверніть увагу! Відповідно до п. 9 розд. II Інструкції № 59 за весь період хвороби, поки працівник не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, йому:

— виплачуються добові;

— відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні).

При цьому Інструкція № 59 обмежує строк таких виплат двома місяцями. Однак підприємства, які не фінансуються з бюджету, у своєму Положенні про службові відрядження можуть встановити інший строк або не обмежувати його зовсім.