Правила перенесення або продовження щорічної відпустки прописані у ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Крім того, під час дії воєнного стану можливе перенесення щорічних відпусток на підставі положень ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136). Про воєнні «фішки» читайте в статті «Щорічна відпустка: воєнні особливості» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33. В цій статті зосередимося за загальних випадках перенесення/продовження щорічної (основної та додаткової) відпустки.
Випадки перенесення/продовження відпустки
Усі випадки перенесення чи продовження щорічної відпустки умовно можна поділити на три групи:
1) на вимогу працівника;
2) у зв’язку з непередбаченими обставинами;
3) за ініціативою роботодавця.
У розрізі цих груп у таблиці нижче наводимо підстави та пояснення щодо перенесення/продовження щорічних відпусток.
Випадки перенесення та продовження щорічних відпусток
| Підстава | Пояснення |
| 1. Перенесення на вимогу працівника | |
| Порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП, п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки) | Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком відпусток терміну. Про порядок такого повідомлення, читайте в статті «Щорічна відпустка: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33 |
| Несвоєчасна виплата роботодавцем зарплати працівнику за час щорічної відпустки (п. 2 ч. 1 ст. 80 КЗпП, п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки) | Зарплату за весь час щорічної відпустки виплачують до її початку. Водночас інші строки виплати можуть бути встановлені трудовим або колективним договором. В такому випадку орієнтуйтеся на власні строки |
| 2. Перенесення або продовження у зв’язку з непередбаченими обставинами | |
| Тимчасова непрацездатність працівника, засвідчена у встановленому порядку (п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП, п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки) | Якщо хвороба/травма працівника припали на період щорічної відпустки, то відпустка підлягає продовженню (або перенесенню на інший період) на кількість календарних днів, протягом яких працівник був непрацездатний. Це правило працює як для працівників за основним місцем роботи, так і для сумісників. При цьому не має значення, оплачувана це тимчасова непрацездатність чи ні. Тобто неоплачувана/частково оплачувана хвороба сумісника, неоплачений «алколікарняний» також є підставою для перенесення/продовження відпустки. Увага! Якщо хворів/отримав травму не сам працівник, а його дитина чи інший член сім’ї, за яким такий працівник здійснював догляд, підстав для перенесення/продовження щорічної відпустки немає* |
| * Зауважимо, що у цьому випадку подвійної оплати за дні, коли працівник у відпустці знаходився на доглядовому лікарняному, не буде. Річ у тім, що період тимчасової непрацездатності для догляду за хворою дитиною чи іншим членом сім’ї, що припадає на період щорічної відпустки, не оплачується (див. ч. 6 ст. 15 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV). Отже, за такі дні будуть нараховані тільки відпускні. | |
| Виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає увільненню на цей час від основної роботи із збереженням зарплати (п. 2 ч. 2 ст. 80 КЗпП, п. 2 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки) | Гарантії таким працівникам визначено ст. 119 КЗпП. При цьому в листі від 18.08.2023 № 4706-05/43457-09 Мінекономіки звертає увагу на те, що починаючи з 19.07.2022 у випадку прийняття/призову працівника на військову службу під час його щорічної відпустки частина такої відпустки на інший період не переноситься, оскільки середня заробітна плата за таким працівником не зберігається |
| Настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (п. 3 ч. 2 ст. 80 КЗпП, п. 3 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки) | Підтвердженням права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами є листок непрацездатності |
| Збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням (п. 4 ч. 2 ст. 80 КЗпП, п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки) | Для підтвердження права на навчальну відпустку працівник надає довідку-виклик із навчального закладу |
| Встановлення факту позбавлення працівника особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України згідно із Законом України від 26.01.2022 № 2010-ІХ (п. 5 ч. 2 ст. 80 КЗпП, п. 5 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки) | Такий факт підтверджується випискою з Єдиного реєстру осіб, стосовно яких установлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, затвердженої наказом Мінреінтеграції від 15.02.2023 № 51 |
| 3. Перенесення з ініціативи роботодавця | |
| Щорічна відпустка може бути перенесена на інший період, як виняток, у разі, якщо надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо позначитися на нормальному ході роботи підприємства (ч. 3 ст. 80 КЗпП, ч. 3 ст. 11 Закону про відпустки) | В мирний час перенесення в цьому випадку можливе, якщо одночасно виконані такі три умови: 1) працівник дав письмову згоду на перенесення щорічної відпустки; 2) перенесення погоджено з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом; 3) частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надана у поточному робочому році. Під час дії воєнного стану для роботодавця все спрощується. Детально — в статті «Щорічна відпустка: воєнні особливості» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33 (ср. ) |
Далі говоримо про те, коли саме щорічну відпустку продовжують, а коли переносять.
Коли продовжуємо, а коли переносимо?
З ініціативи працівника чи роботодавця щорічну відпустку можна лише перенести на інший період. При настанні непередбачених обставин можливі варіанти, а саме відпустку (її невикористану частину) (ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки):
— надають після закінчення дії причин, що її перервали, тобто відпустку продовжують, або
— переносять на інший період за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. А ось вимогу про надання невикористаної частини щорічної відпустки, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, під час дії воєнного стану можна не виконувати (див. абзац п’ятий ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Хто визначає, продовжувати відпустку чи переносити? На думку ВС (див. постанову ВС від 13.10.2020 у справі № 712/9213/18), продовження відпустки відбувається автоматично і не вимагає спеціальних дій з боку працівника. Працівнику потрібно лише повідомити роботодавця про настання непередбачених обставин у будь-якій формі. А ось
перенесення щорічної відпустки та нову дату початку відпустки працівник повинен узгодити з роботодавцем
Для цього працівник подає роботодавцю заяву з проханням перенести відпустку, в якій зазначає бажану дату перенесення (див. рис. 1 нижче).
Рис. 1. Приклад заяви про перенесення невикористаних через хворобу днів щорічної відпустки
Після того, як роботодавець і працівник узгоджують нову дату початку відпустки, видають відповідний наказ/розпорядження (див. рис. 2 нижче).
Рис. 2. Приклад наказу про перенесення невикористаних через хворобу днів щорічної відпустки
Перед тим, як працівнику буде надано у подальшому невикористану частину відпустки, керівнику підприємства треба буде видати новий наказ (розпорядження) про надання відпустки. Про нову дату початку відпустки працівника в загальному порядку повідомляють письмово не пізніше ніж за 2 тижні до її настання.
І наприкінці декілька слів про розрахунок відпускних у разі продовження/перенесення відпустки. Якщо відпустка продовжена в тому ж місяці, в якому вона почалася, наново розрахунок відпускних не треба робити. Те саме стосується випадку, коли відпустку переносять у межах того місяця, в якому працівник пішов у відпустку перший раз. Але якщо відпустка переноситься на інший місяць або початок її продовження припадає на наступний місяць, то, на думку Мінсоцполітики, відпускні за продовжені/перенесені дні слід розрахувати наново виходячи з нового розрахункового періоду (див. лист Мінсоцполітики від 21.03.2019 № 369/0/206-19).
Висновки
- З ініціативи працівника чи роботодавця щорічну відпустку можна лише перенести, а при настанні непередбачених обставин — або продовжити, або перенести.
- Продовження щорічної відпустки не вимагає спеціальних дій з боку працівника, він повинен лише повідомити роботодавця про настання непередбачених обставин.
- Перенесення щорічної відпустки та нову дату її початку працівник повинен узгодити з роботодавцем. Для цього він подає відповідну заяву. Якщо роботодавець згоден, то на підставі заяви видається наказ про перенесення відпустки.
- Якщо відпустка продовжена в тому ж місяці, в якому вона почалася, або якщо її перенесли у межах одного місяця, новий розрахунок відпускних робити не треба.
- Якщо відпустка переноситься на інший місяць або початок її продовження припадає на наступний місяць, то відпускні за продовжену/перенесену частину відпустки слід розрахувати наново.
