Відкликаємо працівника зі щорічної відпустки

Перш за все акцентуємо вашу увагу на тому, що відкликати працівника можна тільки зі щорічної відпустки (основної та додаткової). З інших видів відпусток відкликати працівників заборонено (див. лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 № 576/13/116-16).

До того ж відкликання допускається лише у певних випадках та у разі дотримання певних умов. Вони встановлені ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Коли можна відкликати?

Відкликати працівника зі щорічної відпустки можна:

— для відвернення стихійного лиха;

— для відвернення виробничої аварії;

— для негайного усунення наслідків стихійного лиха або виробничої аварії;

— для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства;

— в інших випадках, передбачених законодавством (зокрема, для держслужбовців).

Це вичерпний перелік підстав для відкликання з відпустки. Жодні інші причини не дають роботодавцю права переривати відпочинок працівника й

Тож викликати на роботу з відпустки з таких причин, наприклад, як «у зв’язку з виробничою необхідністю» або «для заміни працівника, що захворів» або навіть через воєнний стан не можна.

Які ж умови треба виконати у зазначених випадках, щоб відкликання було законним? Розповідаємо.

Умови відкликання

Відкликання зі щорічної відпустки буде в рамках закону, якщо виконані наступні три умови.

1. Згода працівника. Працівник повинен надати письмову згоду на відкликання з відпустки. Якщо ж працівник відмовиться, це не буде порушенням трудової дисципліни. Тож відсутність працівника на роботі у разі його незгоди з відкликанням не можна прирівнювати до прогулу.

2. Безперервна частина відпустки — 14 днів. Відкликання з відпустки допускається з додержанням вимоги, визначеної ч. 6 ст. 79 КЗпП та ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки. Це вимога про те, що щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

На наш погляд, якщо цю вимогу накласти на ситуацію з відкликанням, то рішення роботодавця про відкликання працівника з відпустки допустиме, якщо забезпечується можливість безперервного 14-денного відпочинку працівника у відпустці.

Разом з цим, свого часу фахівці Мінсоцполітики в листі від 19.04.2017 № 8285/0/2-17/28 доходили висновку, що обов’язковість надання безперервної частини щорічної відпустки тривалістю не менше ніж 14 календарних днів стосується виключно випадку, коли працівник виявив бажання поділити щорічну відпустку на частини. Тобто відкликати з відпустки роботодавець може не озираючись на вимогу в 14 днів.

Та, зважаючи на те, що ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки прямо говорять про необхідність дотримання цієї вимоги, ми б не радили ризикувати. Якщо ви з нами згодні, то врахуйте таке.

Якщо працівнику надано відпустку тривалістю більше ніж 14 днів, то відкликати його можна й на другий день відпустки, а потім надати дні, що залишилися, так, щоб була дотримана ця умова. Але якщо працівник пішов у відпустку, наприклад, на 24 календарних дні, а необхідність відкликання виникла через 11 днів відпустки, то доведеться почекати ще 3 дні, щоб виконати цю умову щодо днів.

3. Надання невикористаних днів. Невикористана частина щорічної відпустки повинна бути:

— надана працівнику після закінчення дії причин, з яких він був відкликаний з відпустки, або

— перенесена на інший період за згодою сторін. Невикористана частина щорічної відпустки за правилами, встановленими ч. 7 ст. 79 КЗпП та ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки, має надаватися, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Проте протягом дії воєнного стану ці положення не діють (див. абзац п’ятий ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІX, далі — Закон № 2136).

Якщо ви маєте усі законні підстави для того, щоб перервати відпочинок працівника, то вам треба знати, як правильно оформити відкликання з відпустки.

Як оформити відкликання

Розглянемо документальне оформлення відкликання зі щорічної відпустки на прикладі.

У цій ситуації працівник використав до відкликання 8 календарних днів щорічної відпустки (з 25 березня по 2 квітня). Невикористаними залишилися 16 календарних днів (24 к. дн. - 8 к. дн.). Такі невикористані дні відпустки за погодженням з роботодавцем він може:

— використати одразу після усунення наслідків аварії, тобто з 5 квітня;

— перенести на інший період;

— поділити на частини (за умови, що основна безперервна частина відпустки, яка залишилася, становитиме 14 календарних днів).

Припустимо, що працівник прийняв рішення використати залишок відпустки (16 к. дн.) після ліквідації наслідків аварії з 5 квітня.

Крок 1. Оформлення доповідної записки. Складає її зазвичай керівник підрозділу, в якому працює працівник, що відкликається з відпустки, на ім’я керівника підприємства. У доповідній записці наводять причини, з яких потрібно викликати відпускника (див. рис. 1).

Рис. 1. Приклад доповідної записки про відкликання з відпустки

Крок 2. Інформування працівника про наміри відкликати його з відпустки та отримання згоди. Таке інформування може відбуватися в письмовій або усній формі. Проте згоду, звісно, слід зафіксувати письмово. Працівник може, наприклад, зазначити згоду на відкликання або на доповідній записці керівника підрозділу, де він працює, або ж в окремій заяві. Приклад такої заяви див. на рис. 2.

Рис. 2. Приклад згоди на відкликання з відпустки

Крок 3. Видання наказу. Для відкликання працівника з відпустки керівник підприємства видає відповідний наказ (розпорядження) у довільній формі (див. рис. 3).

Перед виданням наказу буде доречним отримати від працівника заяву щодо невикористаних днів відпустки (про використання їх після усунення наслідків аварії або перенесення на інший період тощо).

Проте таку заяву можна отримати від працівника й пізніше. В такому разі треба буде видати окремий наказ про використання залишку днів перерваної відпустки.

Рис. 3. Приклад наказу про відкликання працівника з відпустки для усунення наслідків аварії

Крок 4. Внесення змін до форми № П-2. Інформацію про відкликання працівника з відпустки треба відобразити у розділі V «ВІДПУСТКИ» особової картки працівника (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656). Роблять це так:

— закреслюють однією рискою попередній запис про кількість днів та дату закінчення відпустки;

— нижче (або поруч) у відповідних графах зазначають фактичну кількість наданих днів і дату закінчення відпустки;

— навпроти нової дати в графі «Підстава, наказ №» зазначають номер і дату наказу про відкликання з відпустки.

Нюанси оплати праці при відкликанні

Працю працівника, відкликаного з відпустки, роботодавець оплачує з урахуванням тієї суми, яка була нарахована в оплату невикористаної частини відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП). Це означає, що за час фактичної роботи роботодавець повинен нарахувати працівнику заробітну плату і відсторнувати відпускні за невикористані дні відпустки.

Подовжені чи перенесені дні відпустки оплачуємо за середнім заробітком залежно від того, на який період припадає використання цих днів.

Якщо працівник буде догулювати відпустку в тому ж місяці, на який припав початок перерваної відпустки, то перераховувати нічого не потрібно. В іншому випадку для оплати днів відпустки, що залишилися, роботодавцю доведеться розрахувати середній заробіток наново.

У прикладі, наведеному вище, перервана відпустка працівника почалася з 25 березня, а її продовження після відкликання — з 5 квітня. Тож для розрахунку відпускних за невикористані дні відпустки треба розрахувати нову середню, виходячи з іншого розрахункового періоду.

Звичайно, треба ще й відкоригувати табель обліку робочого часу.

Переривання відпустки за ініціативою працівника

Чи можливо це? Прямо законодавство не передбачає такого варіанта відкликання з відпустки, але не містить і заборони. Тому якщо працівник за власним бажанням хоче перервати відпустку і роботодавець не проти, то це цілком можливо, але за умови, що безперервна частина щорічної основної відпустки становитиме мінімум 14 календарних днів. Хоч, щиро кажучи, це і не дуже поширене явище.

Своє бажання перервати відпустку працівник повинен викласти у заяві довільної форми. На підставі заяви працівника керівник видає відповідний наказ (розпорядження) про переривання щорічної відпустки і допуск працівника до роботи, а також про перенесення частини відпустки, що залишилася невикористаною, на інший період.