Теми статей
Обрати теми

Трудова звітність: якщо прийняли, перемістили, перевели та/або звільнили працівника

Вишневський Михайло, податковий експерт
У попередній статті ми з вами розібрали нюанси відображення зарплати в Д1 та 4ДФ. Проте доволі часто, окрім цих двох додатків, на працівника також доводиться формувати ще один додаток, а саме додаток 5 (Д5) до Податкового розрахунку. Тож розглянемо, як ці 3 додатки працюють у разі, якщо зарплату нараховано працівнику в місяці прийняття та/або звільнення. Чи якщо зарплата нарахована працівнику, якого переводили на іншу роботу або переміщали на інше робоче місце.

Прийняття на роботу

Приклад 1. Коваленка Степана Степановича (податковий номер — 2788888111, не є особою з інвалідністю), прийнято на роботу барменом (код КП 5123) з 11.12.2023 (наказ від 08.12.2023 № 85/ос, основне місце роботи, повна зайнятість). Зарплата за фактично відпрацьований час у грудні 2023 року — 15000 грн.

Працівник потрапить відразу до 3 додатків Податкового розрахунку. Причому між таблицями Д1 та Д5 є контроль за кількістю днів у трудових відносинах протягом місяця, на який припала дата прийняття.

У Д1 на працівника формуємо рядок із сумою зарплати за фактично відпрацьований час (графи 16 та 17) та кількістю днів у трудових відносинах протягом місяця (графа 14)

У розд. І 4ДФ за рядком із сумою зарплати працівника в графі 7 обов’язково вказуємо дату прийняття на роботу «11.12.2023».

У Д5 на працівника формуємо окремий рядок, в якому, серед іншого, зазначаємо у графі 07 — категорію особи «1» — наймані працівники (з трудовою книжкою), у графі 10 — дату прийняття в форматі «ДДММРРРР», а у графі 16 — реквізити наказу про прийняття. Обов’язково заповнюємо кадрові графи 13 — 15.

Підприємство сформує на працівника рядки в Д1, 4ДФ за грудень 2023 року та Д5 за IV квартал 2023 року так, як показано на рис. 1 — 3 відповідно.

img 1

Рис. 1. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 1

img 2

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 1

img 3

Рис. 3. Фрагмент Д5 за IV квартал 2023 року. Приклад 1

Звільнення з роботи

Приклад 2. Сидоренка Натана Петровича (податковий номер — 2799999111, не є особою з інвалідністю), якого було прийнято на основне місце роботи барменом (код КП 5123) на повний робочий день з 10.10.2023 (наказ від 06.10.2023 № 80/ос), звільнено 11.12.2023 за власним бажанням (наказ від 11.12.2023 № 84/ос). Зарплата за фактично відпрацьований час у грудні 2023 року (місяці звільнення) — 2233,33 грн, сума компенсації за невикористані дні відпустки — 893,32 грн.

На відміну від відпускних*, суму компенсації за невикористану відпустку відображаємо в Д1 у загальній сумі зарплати, тобто в графах 16 та 17 вказуємо суму 3126,65 грн (2233,33 + 893,32).

* Про відображення відпускних у Д1 див. у статті «Оплачувані відпустки в додатках до Податкового розрахунку» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3.

У 4ДФ також компенсацію за невикористану відпустку не виділяємо. Зазначаємо в одному рядку із зарплатою. Не забуваємо проставити дату закінчення трудових відносин у графі 8 4ДФ.

Переходимо до Д5. Нагадаємо, що він формується в цілому за квартал.

За загальним правилом, якщо протягом одного кварталу працівника було прийнято на роботу за звільнено, то в Д5 на кожну таку подію формуємо окремий рядок. Виняток — ситуація, коли дати початку та закінчення трудових відносин припадають на один місяць. У такому випадку все зазначаємо в одному рядку.

У прикладі 2 дати початку та закінчення трудового договору припали на один квартал, проте ці події відбулися в різних місяцях. Тож на працівника формуємо в Д5 два рядки — на кожну подію свій рядок.

Підприємство сформує на працівника рядки в Д1, 4ДФ за грудень та Д5 за IV квартал 2023 року так, як показано на рис. 4 — 6 відповідно.

img 4

Рис. 4. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 2

img 5

Рис. 5. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 2

img 6

Рис. 6. Фрагмент Д5 за IV квартал 2023 року. Приклад 2

Звільнення, а потім прийняття

Приклад 3. Панченка Романа Сергійовича (податковий номер — 2999222111, основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності), який працював барменом (код КП 5123), було звільнено з роботи за власним бажанням 01.12.2023 (наказ від 30.11.2023 № 81/ос), а потім прийнято на роботу до того ж роботодавця на ту ж роботу на попередніх умовах з 25.12.2023 (наказ від 22.12.2023 № 90/ос). Зарплата, нарахована при проведенні остаточного розрахунку, — 7904,10 грн. Зарплата за фактично відпрацьований час у грудні після прийняття на роботу — 5000 грн.

Почнемо з Д1. Скільки рядків формувати в Д1 на працівника, якого в одному місяці звітного кварталу звільняють, а потім приймають на роботу? Тут усе залежить від того, чи зміняться показники несумових граф 08, 21 — 24 та 25 Д1 після прийняття працівника на роботу:

варіант 1 — не зміняться. Тоді на працівника формуємо один рядок із загальною сумою зарплати (зарплата до звільнення + зарплата після звільнення). При цьому

у графі 14 Д1 проставляємо загальну кількість днів у трудових відносинах протягом місяця (дні по дату звільнення + дні з дати прийняття)

Зауважимо: якщо формуєте звіт у програмі, може з’явитися попередження, що кількість днів у Д1 не відповідає відомостям з Д5. Не хвилюємося. Попередження — не помилка. У вас все заповнено правильно;

варіант 2 — зміниться. Наприклад, працівника звільнено з основного місяця роботи (в графі 21 ознака «1») та прийнято за сумісництвом (в графі 21 ознака «0») до того ж роботодавця. В такому випадку зарплату, нараховану до звільнення і після прийняття на роботу, у звітному місяці зазначаємо окремими рядками. Проте знову-таки кількість днів у трудових відносинах (загальну за місяць) проставляємо в одному рядку (за вибором).

У прикладі 3 показники несумових граф не зміняться, оскільки працівника прийнято на роботу на попередніх умовах. Тому в Д1 на нього буде сформовано один рядок з загальною сумою зарплати: 7904,10 грн + 5000 грн = 12904,10 грн (див. рис. 7).

Переходимо до 4ДФ. Підпунктом 2 п. 4 розд. IV Порядку № 4* визначено, що у разі неодноразового прийняття фізособи на роботу та її звільнення з роботи у звітному місяці на таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці. Тобто якщо працівника звільнили, а потім прийняли на роботу в одному місяці, то на нього у 4ДФ формуємо 2 рядки (див. рис. 8). Один — із зарплатою до звільнення (у графі 8 — дата звільнення), другий — із зарплатою після прийняття на роботу (у графі 7 — дата прийняття).

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

У Д5 також на працівника формуємо два рядки (див. рис. 9):

— перший з інформацією про звільнення (зазначаємо у графі 10 дату звільнення, а в графах 16 та 17 — реквізити наказу про звільнення та підставу звільнення відповідно);

— другий — про прийняття (у графі 10 — дата прийняття, а у графі 16 — реквізити наказу про прийняття).

img 7

Рис. 7. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 3

img 8

Рис. 8. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 3

img 9

Рис. 9. Фрагмент Д5 за IV квартал 2023 року. Приклад 3

Переведення/переміщення/призначення

У загальному випадку в Д1 на працівників, яких перевели на іншу посаду/роботу або перемістили до іншого структурного підрозділу у того ж роботодавця, формуємо один рядок з сумою зарплати, що нарахована працівнику в поточному місяці за період до та після переведення/переміщення. Річ у тім, що цей процес зазвичай не призводить до зміни показників, які відображаємо в несумових графах 08, 21 — 24 та 25 Д1. Проте якщо все ж таки показники зазначених граф змінюються, наприклад, за працівником починає чи припиняє формуватися спецстаж (графа 23 Д1), то зарплату до та після переведення/переміщення зазначаємо в окремих рядках.

А ось у 4ДФ всю суму зарплати, нараховану працівнику у звітному місяці, зазначаємо в одному рядку з ознакою доходу «101».

Переходимо до Д5. Одна з підстав для формування Д5 — це переведення працівника на іншу постійну посаду (роботу) у того ж страхувальника. А ось відомості про тимчасове переведення (наприклад, згідно зі ст. 33 або 34 КЗпП) до Д5 вносити не потрібно.

Увага! Не вважається переведенням на іншу роботу переміщення працівника на тому ж підприємстві на інше робоче місце, до іншого структурного підрозділу в тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, обумовленої трудовим договором.

Проте переміщення до іншого структурного підрозділу у того ж роботодавця також відображаємо в Д5.

Як відрізнити переведення від переміщення? Переведення передбачає зміну трудових функцій працівника, а переміщення — ні.

Наприклад, рахівник стає бухгалтером без припинення трудового договору. Це переведення. Змінюється трудова функція працівника.

Інша ситуація. Бариста працював у кав’ярні № 1, а тепер працюватиме в іншому підрозділі, а саме в кав’ярні № 2. Це переміщення.

Чи потрібно в графі 15 Д5 посаду працівника, якого переміщують, зазначати з найменуванням відділу (підрозділу, магазину), в який його переміщують?

Якщо згідно зі штатним розписом назва відділу (підрозділу, магазину) не є частиною назви посади працівника, то не потрібно.

Наприклад, у штатному розписі є декілька структурних підрозділів: кав’ярня № 1, кав’ярня № 2, кав’ярня № 3 тощо. При цьому назви посад працівників, що в них працюють, указані просто «бариста». У разі переміщення такого працівника-баристи з однієї кав’ярні до іншої в графі 15 вказують «бариста».

Якщо ж у штатному розписі назва посади (професії) розширена термінами та словами, які уточнюють місце роботи, то вказуєте її з урахуванням такого розширення.

Тобто дивимося штатний розпис та те, як у ньому вказано назву посади.

Для відображення таких подій, як переведення або переміщення, формуємо в Д5 окремий рядок. Якщо працівник — основний, у графі 07 вказуємо категорію особи «1», якщо сумісник — «2». У графі 10 — дата початку роботи на новому місці. У графі 12 — «1». Обов’язково заповнюємо кадрові графи 13 — 15.

Приклад 4. Самсоненка Олексія Григоровича (податковий номер — 3111222333, основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності), рахівника, переведено (постійно) на посаду бухгалтера (код КП 3433) з 12.12.2023 (наказ від 11.12.2023 № 83/ос). Загальна зарплата за грудень (до та після переведення) — 21000 грн.

Кононенка Руслана Андрійовича (податковий номер — 3002224455, сумісник, неповна зайнятість, має інвалідність, ставка внеску — 8,41 %), баристу (код КП 5123), переміщено в інший структурний підрозділ у того ж роботодавця з 14.12.2023 (наказ від 13.12.2023 № 85/ос). Загальна зарплата за грудень (до та після переміщення) — 10000 грн.

З урахуванням наведеного підприємство сформує на працівників рядки в Д1, 4ДФ та Д5 так, як показано на рис. 10 — 12 відповідно.

img 10

Рис. 10. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 4

img 11

Рис. 11. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 4

img 12

Рис. 12. Фрагмент Д5 за IV квартал 2023 року. Приклад 4

Зверніть увагу: якщо працівника в одному місяці звітного кварталу було переведено/переміщено та звільнено, то на кожну подію в Д5 формуємо окремий рядок!

Висновки

  • Інформацію про дату початку та закінчення трудових відносин відображаємо в Д5 в окремих рядках. Виняток — ситуація, коли дати початку та закінчення трудових відносин припадають на один місяць. У такому випадку все зазначаємо в одному рядку.
  • Якщо працівника в одному місяця звільнено з основного місяця роботи та прийнято за сумісництвом до того ж роботодавця, то на нього в Д1, 4ДФ та Д5 відомості за період до звільнення та після прийняття відображаємо в окремих рядках.
  • Факт переведення (переміщення до іншого структурного підрозділу) працівника відображаємо у Д5 в окремому рядку, проставляючи в графі 12 — «1». У 4ДФ зарплату до та після переведення/переміщення відображаємо загальною сумою. Порядок заповнення Д1 залежить від того, чи змінилися після переведення (переміщення) показники, які зазначаються в несумових графах.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з ліцензійним договором та договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa ic-prostir

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі