5.1. Документи, необхідні під час прийняття на роботу
Процес прийняття на роботу розпочинається з оформлення заяви працівника про прийняття на роботу. Крім заяви, роботодавець має право вимагати від працівника такі документи для оформлення трудових відносин (ч. 2 ст. 24 КЗпП).
1. Паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Повним юридичним аналогом паперового документа є цифровий паспорт, або е-паспорт.
Е-паспорт громадяни України за своїм бажанням можуть безоплатно сформувати за допомогою мобільного застосунку «Дія», встановленого на будь-якому електронному пристрої, підключеному до Інтернету (наприклад, на смартфоні). Але зробити це можуть тільки ті особи, які мають паспорт громадянина України у вигляді ID-картки або біометричний закордонний паспорт.
Цифровий паспорт пред’являється особою замість і без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України і документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, місце проживання (ч. 1 ст. 141 Закону № 5492).
Електронні копії е-паспорта можуть надаватися і використовуватися в тих же випадках, за яких законодавством передбачено надання і використання копій паспорта громадянина України.
Майте на увазі: юрособи і фізособи зобов’язані забезпечити перевірку е-паспортів, що пред’являються громадянами України (ч. 2 ст. 141 Закону № 5492). Процедуру такої перевірки і механізм формування електронних копій е-паспорта визначає Порядок № 911.
Е-паспорт є дійсним тільки за наявності унікального електронного ідентифікатора — QR-коду (штрихкоду) і не може використовуватися без нього
На це вказує п. 4 Порядку № 911.
QR-код (штрихкод) генерується після натиснення на зображення цифрового паспорта в застосунку «Дія» і діє 3 хвилини. Його можна зчитати сканером або планшетом. Крім того, зчитати QR-код можна і за допомогою спеціального зчитувача, який є в застосунку «Дія». Для цього треба скористатися пристроєм, на якому встановлено цей застосунок. Зчитувач автоматично перевірить документ працівника. За результатами перевірки на електронному пристрої, за допомогою якого вона здійснювалася, формується відповідне інформаційне повідомлення.
Увага! Прийняття на роботу громадян без паспорта або з недійсним паспортом загрожує посадовим особам підприємства адмінштрафом у розмірі від 17 до 51 грн, а повторне порушення протягом року — у розмірі від 170 до 238 грн (ст. 200 КУпАП).
2. Документ про присвоєння працівнику реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — реєстраційний номер) (п.п. 70.12.1 ПКУ, п. 1 розд. XI Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 № 822). Це може бути довідка про присвоєння реєстраційного номера (ідентифікаційного номера). Інформацію про цей номер містить і паспорт у вигляді ID-картки. Крім того, реєстраційний номер є в е-паспорті. Відомості про нього можуть також відображатися в електронній формі в застосунку «Дія» окремо від е-паспорта (п. 7 Порядку № 911).
Не надають реєстраційний номер особи, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від його отримання і мають про це відповідну позначку в паспорті.
3. Трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Працівник надав трудову книжку? Ознайомтеся з її даними, внесіть відомості про прийняття на роботу (якщо працівник цього вимагає) і поверніть трудову книжку працівнику.
Нагадаємо: з 10.06.2021* облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, тому паперові трудові книжки не є обов’язковими. Записи про прийняття на роботу до паперової трудової книжки роботодавець вносить тільки на вимогу працівника. Якщо ж працівника приймають на роботу вперше, то також тільки на його вимогу роботодавець зобов’язаний оформити трудову книжку (ст. 48 КЗпП). Але в будь-якому випадку після внесення відповідних записів трудову книжку треба повернути працівнику.
* Дата набрання чинності Законом № 1217.
Частиною 2 ст. 24 КЗпП передбачено, що замість паперової трудової книжки під час прийняття на роботу можуть бути надані відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Проте наразі з реалізацією цієї норми на практиці є проблеми.
4. Документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію, якщо він потрібен відповідно до чинного законодавства для допуску до виконання певної роботи.
5. Документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його надають тільки у випадках, визначених законодавством.
6. Військово-обліковий документ. До військово-облікових документів належать (п. 16 Порядку № 921):
— для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
— для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного.
Крім того, з норм п. 37 Порядку № 921 випливає, що
прийняття на роботу здійснюється тільки за наявності у військово-обліковому документі працівника відмітки про взяття його на військовий облік
Зауважте: за порушення у сфері військового обліку для посадових осіб роботодавців ст. 2101 КУпАП передбачена адміністративна відповідальність. Так, за будь-яке перше порушення стягується штраф у розмірі від 3400 до 5100 грн. Проте за вчинення правопорушення в особливий період, який триває зараз, як і за повторне протягом року вчинення порушення, штраф становить від 5100 до 8500 грн.
7. Інші документи, вимагати які не забороняє трудове законодавство, наприклад автобіографію, документи, що свідчать про отримання спеціальних знань, тощо.
Запам’ятайте: заборонено вимагати від осіб, які працевлаштовуються, зокрема, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, а також про реєстрацію місця проживання або перебування** (ст. 25 КЗпП).
** Водночас роботодавцю необхідно знати місце проживання (перебування) військовозобов’язаних і призовників для ведення первинного військового обліку (див. п. 37 Порядку № 921).
Розглянемо детальніше заяву про прийняття на роботу. Її оформлюють у довільній формі, оскільки нормативними актами її не затверджено.
Майте на увазі! Заяви, як і інші документи, авторами яких є фізичні особи (пояснювальні, доповідні записки тощо), допустимо оформляти рукописним способом (див. п. 7.1 ДСТУ 4163:2020). Тому заява про прийняття на роботу може бути написана від руки або надрукована і підписана.
Якщо до заяви додаються якісь документи (копії документів про освіту, автобіографія тощо), нижче тексту заяви про це роблять відповідну позначку.
У заяві про прийняття на роботу працівник обов’язково повинен визначити своє місце роботи як основне або за сумісництвом
На це вказують, зокрема, норми п. 31 ч. 2 ст. 16 Закону № 1058. Це важливо і тому, що зараз у зв’язку з веденням обліку трудової діяльності в електронному вигляді немає прив’язки основного місця роботи до зберігання трудової книжки на підприємстві.
Далі пропонуємо вам ознайомитися з прикладами оформлення заяви про прийняття на основну постійну роботу і про прийняття на роботу за сумісництвом за строковим трудовим договором.
Зупинимося ще на одному документі — автобіографії. Автобіографія входить до складу особової справи. У ній працівник представляє опис основних фактів свого життя і діяльності в їх хронологічній послідовності.
Основні вимоги, що пред’являються до цього документа, — точність і об’єктивність відомостей, лаконізм викладення. Писати автобіографію слід без помарок і виправлень.
В автобіографії зазначають:
— назву виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);
— прізвище, ім’я та по батькові автора (заміжні жінки зазначають прізвище в заміжжі та дівоче прізвище);
— число, місяць і рік народження;
— місце народження. Якщо назва населеного пункту, його статус або адміністративна підлеглість змінилися, то спочатку зазначають колишню, а потім у дужках нинішню географічну назву, статус або адміністративну підлеглість. Якщо особа народилася не в Україні, крім населеного пункту, зазначають також відповідну країну;
— громадянство;
— відомості про освіту (який навчальний заклад закінчено, які освіта, спеціальність і кваліфікація отримані);
— відомості про військову службу;
— відомості про виконувану за час трудової діяльності роботу (коли, де і на яких посадах працювала особа, причини переходу на іншу роботу) в хронологічній послідовності і в повній відповідності із записами в трудовій книжці. Коли йдеться про теперішнє місце роботи, то зазначають також службову адресу і номер телефону;
— відомості про нагородження і заохочення (за наявності);
— відомості про батьків: П. І. Б., рік народження (якщо померли — рік смерті), де і ким працюють (чи факт перебування на пенсії);
— відомості про сімейний стан і склад сім’ї (П. І. Б. дружини/чоловіка, дітей із зазначенням року народження кожного із членів сім’ї);
— відомості про перебування під слідством або судимості (за наявності);
— дату складання документа (ліворуч під текстом);
— особистий підпис особи (праворуч в одному рядку з датою).
Офіційні назви навчальних закладів, військових частин, підприємств, установ, організацій та їх структурних підрозділів наводять у формі, що діяла в період навчання (служби, роботи). Якщо відбулися зміни, у дужках після колишньої назви наводять нинішню. Складноскорочені найменування підприємств і навчальних закладів при першій згадці обов’язково розшифровують і далі наводять скорочено.
Наведемо приклад автобіографії.
* Або: «З_____по______ рік служив у Збройних Силах України».
5.2. Трудовий договір
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору або контракту. Про те, як правильно це зробити, йтиметься далі.
Трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем. У її межах працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену такою угодою. У свою чергу, роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Таке визначення трудового договору дається в ст. 21 КЗпП.
За загальним правилом трудовий договір можна укладати як у письмовій, так і в усній формі.
Майте на увазі!
В окремих випадках, установлених ст. 24 КЗпП, дотримання письмової форми трудового договору є обов’язковим
Так, у письмовій формі укладають трудові договори:
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім;
6) якщо роботодавцем є фізична особа, у тому числі фізична особа — підприємець;
7) при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу;
8) в інших випадках, передбачених законодавством України.
Водночас для трудових договорів про дистанційну або надомну роботу передбачені винятки, що дозволяють не укладати такі договори письмово, а оформляти їх наказом (розпорядженням). Це можливо в таких форс-мажорних випадках (ч. 11 ст. 602 КЗпП, ч. 8 ст. 601 КЗпП):
— на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством;
— у разі виникнення загрози збройної агресії;
— у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного або іншого характеру.
При цьому, якщо дистанційну або надомну роботу вводять у процесі трудової діяльності працівника, то з наказом про їх введення його ознайомлюють протягом 2 днів з дня видання наказу, але до введення дистанційної/надомної роботи.
Якщо трудовий договір укладають у письмовій формі, то в ньому в обов’язковому порядку мають бути зазначені:
— прізвище, ім’я та по батькові працівника;
— найменування роботодавця — юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові роботодавця — фізичної особи;
— місце роботи (об’єкт, дільниця, цех, структурний підрозділ);
— найменування роботи, професії або посади, трудові функції, які виконуватиме працівник (визначаються посадовою інструкцією*). Пам’ятайте, що найменування роботи, професії або посади в трудовому договорі повинні зазначатися відповідно до Класифікатора професій;
* Про складання посадових (робочих) інструкцій див. у розділі 4.
— умови оплати праці (встановлюються відповідно до затвердженої на підприємстві системи оплати праці);
— дата початку дії трудового договору і дата, коли працівник повинен фактично стати до роботи;
— строк дії трудового договору (якщо договір є строковим).
Крім цього, в трудовому договорі можна встановлювати інші умови праці (наприклад, про строк випробування, матеріальну відповідальність тощо).
Проте майте на увазі: умови трудового договору, що погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством і колективним договором, вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП).
Особливою формою трудового договору є контракт. У ньому строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть установлюватися угодою сторін.
На відміну від трудового договору, контракт укладають виключно в письмовій формі
Зверніть увагу: роботодавець має право працевлаштувати працівника шляхом укладення з ним контракту тільки у випадках, прямо передбачених законом (ч. 3 ст. 21 КЗпП).
Типова форма контракту затверджена наказом Мінпраці від 15.04.94 № 23. Крім того, для деяких категорій працівників різними міністерствами і відомствами затверджені окремі типові форми контракту.
Типові форми передбачені й для договорів про дистанційну та надомну роботу. Вони затверджені наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21 (ср. ). За необхідності сторони трудового договору можуть внести до неї зміни і доповнення, що не суперечать законодавству про працю (див. роз’яснення Мінекономіки від 30.08.2021*).
* Шлях пошуку на офіційному сайті www.me.gov.ua: Головна/Діяльність/Умови праці/Режим роботи.
Далі наведемо приклад трудового договору.
5.3. Наказ про прийняття на роботу
Укладення трудового договору (контракту) між роботодавцем і найманою особою має бути оформлено наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу (ст. 24 КЗпП). При цьому не має значення, укладено договір усно чи в письмовій формі.
Із таким наказом (розпорядженням) працівника ознайомлюють під підпис
На відміну від попередніх документів, розглянутих у цьому розділі, наказ (розпорядження) про прийняття на роботу має типову форму. Це форма № П-1, затверджена наказом № 489.
Проте в разі потреби роботодавець може доповнювати її якимись відомостями або вносити до неї інші зміни. Також він має право й зовсім розробити власну, зручну для нього форму наказу (розпорядження).
Зверніть увагу: типові форми розроблено з метою систематизації та визначення стандартного уніфікованого переліку показників, необхідних для складання форм державних статистичних спостережень із праці. При цьому вимоги типових форм передбачають необхідність ведення первинного обліку зазначених у них показників, а не обов’язковість використання самих типових форм (див. лист Держстату від 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122).
Таким чином, якщо ви наважилися самостійно розробити форму наказу про прийняття на роботу, то майте на увазі: він повинен містити всі обов’язкові реквізити типової форми № П-1.
Віддаєте перевагу використанню типової форми? Тоді адаптуйте її під вимоги ДСТУ 4163:2020, який набув чинності з 01.09.2021. Адже поки що зміни до наказу № 489, яким затверджено форму № П-1, не вносилися.
Розглянемо приклади оформлення наказу про прийняття на роботу.
Далі наведено приклад наказу про прийняття на основне місце роботи на невизначений строк з нормальною тривалістю робочого дня типової форми № П-1.
А далі пропонуємо вашій увазі приклад наказу про прийняття на роботу за сумісництвом на час виконання певної роботи (з режимом неповного робочого часу), оформленого в довільній формі.
Важливо!
Перш ніж допустити нового співробітника до роботи, не забудьте відправити податківцям повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — повідомлення) за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413. Нагадуємо, що з 05.01.2022 цю форму було оновлено.
Заповнюючи гр. 5 «Категорія особи» повідомлення, зазначаємо категорію «1» для тих осіб, які в заяві про прийняття на роботу визначили своє робоче місце як основне. Категорія «2» призначена для сумісників.
Повідомлення не потрібно подавати при прийнятті на роботу:
1) керівника підприємства, установи, організації;
2) члена виконавчого органу господарського товариства*.
* Вважаємо, що не подавати повідомлення можна лише щодо тих членів виконавчого органу госптовариства, відомості про яких включені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
5.4. Особова картка працівника
Після того як трудовий договір (контракт) укладений, виданий наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, можна переходити до наступного етапу. На новоприйнятого працівника треба оформити особову картку. Типова форма цього документа № П-2 затверджена наказом № 495. Для держслужбовців наказом Нацагентства з питань держслужби від 19.05.2020 № 77-20 затверджена спеціальна форма особової картки.
Особову картку оформляють на кожну особу, з якою укладений трудовий договір, незалежно від того, на яку роботу її приймають — постійну, тимчасову, сезонну, у тому числі за сумісництвом. Як правило, цим займаються працівники кадрової служби підприємства.
Заповнюють форму № П-2 в одному екземплярі на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, документа про присвоєння реєстраційного (ідентифікаційного) номера, трудової книжки / відомостей про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб, військово-облікового документа (посвідчення про приписку до призовної дільниці, військового квитка або тимчасового посвідчення військовозобов’язаного), документа про освіту та інших документів, вимагати які не забороняє законодавство.
Якщо з часом змінюються дані про працівника (його освіту, сімейний стан, П. І. Б. тощо), нові відомості також необхідно зазначити в особовій картці.
Зверніть увагу: згідно з п. 2.5 Інструкції № 58 із кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення і звільнення працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці. Водночас зараз облік трудової діяльності ведеться в електронному вигляді, а записи в трудову книжку вносять або на вимогу працівника, в якого вона зберігається, або у тому випадку, якщо трудова книжка знаходиться на підприємстві. При цьому, на нашу думку, з інформацією про прийняття на роботу, переведення та звільнення, зазначеною у формі № П-2, як і раніше, необхідно ознайомлювати працівника під підпис, навіть якщо запису в трудову книжку роботодавець не вносить.
Вносити до облікових даних будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова картка, заборонено
Особові картки комплектують відповідно до штатного розпису за структурними підрозділами, а всередині структурного підрозділу — за прізвищами працівників в алфавітному порядку.
Особові картки осіб, за якими ведеться військовий облік, зберігаються окремо. Військовому обліку за місцем роботи підлягають призовники, військовозобов’язані та резервісти (ч. 5 ст. 34 Закону № 2232). Водночас зауважимо, що порядок ведення обліку працівників-резервістів ще не уточнений і відповідні зміни в Порядок № 921 не вносилися.
Щодо військовозобов’язаних працівників і працівників-призовників установлено, що їх особові картки зберігають в алфавітному порядку в окремій картотеці, поділеній на чотири групи (п. 44 Порядку № 921):
— перша група — особові картки військовозобов’язаних офіцерського складу;
— друга група — особові картки військовозобов’язаних рядового, сержантського і старшинського складу;
— третя група — особові картки військовозобов’язаних жінок;
— четверта група — особові картки призовників.
На військовозобов’язаних, заброньованих за підприємствами на період мобілізації та на військовий час, особові картки виділяють окремо в кожній групі.
Особові картки на осіб, знятих з військового обліку за віком або за станом здоров’я, зберігають у загальній картотеці підприємства.
Типова форма № П-2 складається з п’яти розділів. Далі поговоримо про їх заповнення.
Розділ I «Загальні відомості». Тут відображають загальні відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові; дату народження; громадянство; дані про освіту; відомості про останнє місце роботи і причини звільнення з нього; сімейний стан; адресу реєстрації та фактичного місця проживання тощо.
Змінилися дані про працівника (наприклад, П. І. Б., місце проживання)? Як ми вже говорили, такі зміни треба відобразити в особовій картці. Зазвичай їх вносять таким чином: однією рискою закреслюють старі дані працівника і поруч (або вище) вписують нові. Далі на полі особової картки поряд з оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, який вносив зміни, вказує реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату і свій підпис.
Можливий і інший шлях вирішення цього питання. Так, деякі кадровики у такому разі заповнюють на працівника нову особову картку із вже зміненими особовими даними. При цьому і в старій, і в новій особовій картці роблять запис про те, що особова картка була замінена у зв’язку зі зміною тих або інших даних про працівника.
Ще один варіант, що використовується окремими кадровиками, — вносити дані до пунктів 10 — 12 розділу І олівцем.
Розділ II «Відомості про військовий облік». Цей розділ особової картки заповнює особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, на підставі військово-облікових документів. При цьому слід керуватися положеннями пп. 39 — 42 Порядку № 921. Заповнення розділу II особової картки залежить від категорії осіб, які підлягають військовому обліку. Детальніше див. у табл. 5.1.
Таблиця 5.1. Порядок заповнення розділу II особової картки працівника
| Найменування рядка | Відомості, що зазначаються в рядку | ||
| Військовозобов’язані рядового, сержантського і старшинського складу | Офіцери запасу | Призовники | |
| «Група обліку» | Остання літера військово-облікової спеціальності (від «А» до «Ч») (наприклад, для Нацгвардії — «П», для льотного складу — «Е», для Держприкордонслужби — «Р» тощо) | Не заповнюєте | «Призовник» |
| «Категорія обліку» | Категорія обліку «1» або «2», а також серія і номер військового квитка або тимчасового посвідчення | Розряд запасу відповідно до запису у військовому квитку офіцера запасу, а також серія і номер військового квитка або тимчасового посвідчення | Не заповнюють |
| «Склад» | Рядовий, сержантський або старшинський склад | Профіль підготовки: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний, оперативний, адміністративний, оперативно-технічний | Не заповнюють |
| «Військове звання» | Військове звання, присвоєне військовозобов’язаному під час проходження ним військової служби або перебування в запасі | Не заповнюють | |
| «Військово-облікова спеціальність №» | Тризначне кодове (цифрове) позначення військово-облікової спеціальності | Шестизначне цифрове позначення військово-облікової спеціальності | Не заповнюють |
| «Придатність до військової служби» | Рішення військово-лікарської комісії для осіб, визнаних обмежено придатними до військової служби у воєнний час | Не заповнюють | Не заповнюють |
| «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» | Найменування територіального центру комплектування та соціальної підтримки, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку (приписаний призовник) | ||
| «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» | Найменування територіального центру комплектування та соціальної підтримки, на території відповідальності якого фактично проживає військовозобов’язаний (призовник) з числа внутрішньо переміщених осіб | ||
| «Перебування на спеціальному обліку» | Номер переліку, пункту і розділу переліку, відповідно до яких оформлено бронювання військовозобов’язаного. Якщо військовозобов’язаний має мобілізаційне розпорядження, тут вказують номер команди | Номер пункту (абзацу), частини і статті Закону № 2232, за яким надається відстрочення, і дата, до якої воно надається | |
Зняття з військового обліку за віком здійснюється на підставі позначки територіального центру комплектування та соціальної підтримки у військово-обліковому документі. При цьому в особовій картці працівника роблять відмітку: «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядку № 921).
Розділ III «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Цей розділ заповнюють на підставі документів, які підтверджують проходження працівником первинної професійної підготовки та перепідготовки, підвищення кваліфікації на виробництві (підвищення кваліфікації керівних працівників і фахівців). Тут же зазначають відомості про професійне навчання працівників коштом підприємства на базі інших суб’єктів господарювання.
У розділі IV «Призначення і переведення» до першого рядка вносять запис про прийняття на роботу. У наступних рядках цього розділу роблять записи про переведення працівника на іншу постійну роботу. А ось інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу тут не відображають.
Найменування професії, на яку прийнятий/переведений працівник, та її код вказують відповідно до Класифікатора професій
Із записами в цьому розділі, як ми вже відмічали раніше, працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника».
Розділ V «Відпустки». Тут наводять відомості про відпустки усіх видів, що надаються працівнику. У графі «Вид відпустки» вказують вид (наприклад, щорічна основна відпустка, відпустка працівникам, які мають дітей, тощо) і кількість днів відпустки.
У графі «За який період» зазначають період, за який надано відпустку. У разі надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18) років, відпустки у зв’язку з усиновленням дитини і творчої відпустки цю графу не заповнюють.
У рядку «Додаткові відомості» наводять дані, які не були вказані в інших розділах особової картки, наприклад, про судимість, наявність урядових нагород, про участь у війнах, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо. Також тут відмічають приналежність особи до певної категорії працівників, які мають право на пільги і гарантії, встановлені чинним законодавством (особа з інвалідністю, «чорнобилець», одинока мати тощо), і документ, на підставі якого працівник віднесений до цієї категорії.
У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» вказують дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення*, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.
* Приклад складання цього документа див. у підрозділі 5.6.
Ну а тепер пропонуємо вашій увазі приклад заповнення особової картки типової форми № П-2 за період часу від прийняття працівника на підприємство до його звільнен- ня.
* Після набуття чинності Законом України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII встановлені такі рівні вищої освіти: початковий рівень (короткий цикл), перший (бакалаврський) рівень, другий (магістерський) рівень, третій (освітньо-науковий/освітньо-творчий) рівень вищої освіти.
5.5. Оформляємо переведення (переміщення)
У процесі роботи підприємства може виникнути необхідність перевести працівника на іншу роботу на цьому ж підприємстві або здійснити його переміщення всередині підприємства. Залежно від причин і підстав для таких дій законодавство передбачає декілька варіантів. Розглянемо їх у деталях.
1. Переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві (ч. 1 ст. 32 КЗпП). Зауважте: таке переведення допускається тільки за згодою працівника. При цьому форма, в якій працівник може висловити свою згоду на переведення, законодавством не встановлена. На нашу думку, така згода може бути оформлена двома способами:
— або окремою заявою працівника;
— або безпосередньо в наказі на переведення.
Майте на увазі: не вважається переведенням на іншу роботу переміщення працівника всередині підприємства на інше робоче місце, до іншого структурного підрозділу (у тій же місцевості), доручення роботи на іншому обладнанні в межах спеціальності, кваліфікації або посади, обумовленої трудовим договором (про такі зміни в роботі див. нижче).
У цьому випадку переведення може ініціювати як роботодавець, так і сам працівник. Підставою для видання наказу (розпорядження) про переведення можуть бути такі документи:
— заява працівника з проханням про переведення — якщо ініціатором переведення є працівник;
— доповідна записка керівника структурного підрозділу або кадрової служби про необхідність переведення і пропозиція про переведення на іншу роботу — якщо ініціатором переведення є роботодавець;
— подання про переведення — якщо працівника переводять на вищу посаду. Складаючи такий документ, зауважте: у ньому має бути оформлена згода працівника на його переведення на іншу постійну роботу на цьому ж підприємстві (див. далі).
Як можуть виглядати заява працівника ви можете побачити нижче, а подання та наказ про переведення — далі.
2. Переміщення всередині підприємства (ч. 2 ст. 32 КЗпП). Переміщати працівника всередині підприємства на інше робоче місце, до іншого структурного підрозділу в тій же місцевості, доручати йому роботу на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором, можна без згоди працівника.
Ініціатором такого переміщення зазвичай виступає роботодавець.
Але є одне обмеження:
не можна переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров’я
При цьому наявність медичних протипоказань має бути документально підтверджена відповідним медичним висновком.
