Як працювати з паперовими трудовими книжками у 2024 році

Так звані електронні трудові книжки запроваджені в Україні з 10.06.2021. Саме з цієї дати набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-ІХ (далі — Закон № 1217). Старт цього Закону і став початком кінця звичайних паперових трудових книжок.

Наразі ст. 48 КЗпП встановлює, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб. Та трудові книжки не пішли в небуття. Згадки про них все ще можна знайти в КЗпП. Також продовжує діяти у частині, що не суперечить положенням КЗпП, й інша нормативка щодо паперових трудових книжок. Це постанова КМУ від 27.04.93 № 301 «Про трудові книжки працівників» та Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58). Тож розповідаємо, що потрібно знати роботодавцям про паперові трудові книжки працівників.

Працевлаштування

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати, серед іншого, трудову книжку (у разі її наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Таким чином,

Що стосується відомостей про трудову діяльність, то їх працівник може сформувати та отримати в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ. Як це зробити, читайте в статті «Відомості про трудову діяльність: вже на порталі ПФУ» // «Податки & бухоблік», 2022, № 23.

Якщо працівник при укладенні трудового договору надає саме трудову книжку, то роботодавець ознайомлюється з нею та повертає працівнику. Зберігати у себе трудову книжку працівника не потрібно. Водночас за бажанням роботодавець може зробити для себе копію трудової книжки працівника. Вона стане у пригоді у випадку розрахунку страхового стажу за період до 2016 року.

У разі, коли працівник вперше приймається на роботу, він може виявити бажання оформити трудову книжку. В такій ситуації обов’язково оформлюємо трудову не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Якщо ж працівник з такою вимогою не звертався, заводити паперову трудову не потрібно.

А як же тепер визначатися з ознакою місця роботи — основне чи сумісництво? Дійсно, за новенькими працівниками принцип «де зберігається трудова, там і є основне місце роботи» зараз не працює.

Основним місцем роботи буде те, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та яке визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання). Це визначено у п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI. Тож просимо працівника зазначити в заяві про прийняття на роботу за основним місцем роботи чи за сумісництвом його приймати (лист Мінекономіки від 07.10.2021 № 4712-06/49022-07).

Де зберігають паперові трудові?

Як ви вже зрозуміли зі сказаного вище, трудові книжки працівників-новачків роботодавці у себе не зберігають. Навіть якщо працівник звернеться з таким проханням — відмовляємо. Обов’язок щодо зберігання паперової трудової (у разі її наявності) починаючи з 10.06.2021 покладається нормами ст. 48 КЗпП на працівника.

Тепер щодо працівників, які були прийняті на роботу до 10.06.2021.

Якщо їх роботодавець — ФОП, то його працівники трудові книжки завжди зберігали у себе. Тож тут ніякої революції не відбулося.

Що стосується працівників підприємств, то їх паперові трудові зберігалися на підприємстві станом на 10.06.2021 і за правилами, які запрацювали на старті переходу на електронні трудові, повинні були зберігатись далі до завершення робіт з включення відсутніх відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. На ці роботи відведено 5 років, починаючи з 10.06.2021. Якщо ж працівник звільнявся, то належним чином заповнена трудова книжка обов’язково мала бути видана йому у день звільнення (див. п. 4.1 Інструкції № 58, п. 2 розд. ІІ Закону № 1217).

Чи змінилися ці правила сьогодні?

Щодо працівника, який звільняється, ні. Тут усе без змін. Якщо його трудова книжка зберігається на підприємстві, вносимо відповідні записи про звільнення й видаємо її працівнику під підпис в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Тепер щодо інших працівників, які продовжують перебувати в трудових відносинах.

Якщо їх роботодавець знаходиться в районі активних бойових дій, то він під час дії воєнного стану має право самостійно визначати порядок оформлення і ведення трудових книжок (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ). Тож за потреби, якщо схоронність трудових книжок може опинитися під загрозою, такий роботодавець має право прийняти рішення про їх видачу працівникам на руки під підпис. Саме так рекомендувала вчиняти Держпраці.

Та навіть якщо роботодавець знаходиться в тилу, він може видати працівнику трудову книжку, якщо той звернеться до нього з відповідною заявою. Держпраці у своєму роз’ясненні доходить висновку, що

Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви. При цьому не має значення, були передані відсутні відомості про трудову діяльність працівника з його трудової книжки до ПФУ чи ні.

Крім того, фахівці Держпраці у листі від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а зазначають, що якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до Реєстру застрахованих осіб, то трудові книжки можна видати працівникам і до завершення п’ятирічного терміну.

Внесення записів до трудової книжки

Порядок ведення трудових книжок визначається КМУ. Така вимога міститься в ч. 4 ст. 48 КЗпП вже три роки. Проте КМУ, схоже, цим не переймається. Тож роботодавцям залишається в питаннях внесення записів до трудової книжки працівника керуватися старенькою Інструкцією № 58 в частині, що не суперечить КЗпП.

Зверніть увагу, що, як і раніше, трудова книжка заповнюється роботодавцем за основним місцем роботи. Така вимога міститься в п. 1.1 Інструкції № 58. Тож якщо працівник бажає мати в трудовій книжці запис про роботу за сумісництвом, він звертається з таким проханням (та довідкою про роботу за сумісництвом або засвідченими копіями / витягами з відповідних наказів) до свого основного роботодавця. Останній вносить запис про роботу за сумісництвом до трудової книжки працівника окремим рядком.

Розглянемо механізм внесення записів до трудової книжки працівника залежно від того, де вона знаходиться.

Трудова зберігається у роботодавця. У цьому випадку усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться роботодавцем після видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку. Якщо ж працівник звільняється, то у день звільнення він повинен отримати належним чином заповнену трудову з усіма записами. Звісно, записи в трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) (п. 2.4 Інструкції № 58).

Трудова зберігається у працівника. Частиною 3 ст. 48 КЗпП визначено, що на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Тобто в цьому випадку трудова книжка стає документом, який заповнюється роботодавцем, якщо працівник забажає цього. Таке бажання може бути висловлене працівником в будь-якій формі — усній чи письмовій.

Детально особливості внесення записів до трудової книжки працівника розглянуті на прикладах в тематичному номері «Трудові книжки» // «Податки & бухоблік», 2020, № 73 (ср. ).

Наповнення Реєстру відсутніми відомостями

Якщо паперова трудова книжка працівника була оформлена до 10.06.2021, відомості з неї повинні бути передані до ПФУ в електронній формі та включені до Реєстру застрахованих осіб для створення електронних трудових книжок згідно із Порядком, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1), та постановою правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 (далі — постанова № 8-3).

Хто ж повинен передати відомості з паперових трудових книжок до ПФУ?

Наголошуємо — законодавством не передбачено, що робити це повинен саме роботодавець. На практиці відомості щодо працівників, прийнятих на роботу до 10.06.2021, зазвичай передають до ПФУ роботодавці, оскільки вони зберігають у себе їх паперові трудові. А якщо працівники прийняті на роботу після 10.06.2021, то, як правило, займаються цим самі працівники, адже трудові книжки у них на руках. Тобто вся справа у домовленостях між роботодавцем та працівником.

А як бути, якщо працівник відмовляється самостійно передавати відсутні відомості до ПФУ й наполягає, щоб це зробив роботодавець? Чи можуть бути до роботодавця застосовані якісь санкції у випадку відмови? Ні, роботодавець тут нічим не ризикує. У передачі відсутніх відомостей до ПФУ повинен бути зацікавлений саме працівник. Адже такі відомості потрібні для формування його страхового стажу.

Якщо передає працівник, то він може або особисто завітати до ПФУ, або скористатися можливостями кабінету застрахованої особи на порталі електронних послуг ПФУ.

Якщо цю місію бере на себе роботодавець працівника, то у нього є єдиний можливий варіант надання відомостей — за допомогою кабінету страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ. Відомості подаєте одним з таких способів (див. п. 4 Порядку № 11-1):

— у вигляді кольорових сканкопій трудової книжки працівника;

— в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в кабінеті страхувальника, до якого додаєте скановані копії трудової книжки.

Скановані копії мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, та бути придатними для сприйняття їх змісту. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб (п. 5 Порядку № 11-1). Незаповнені сторінки трудової книжки не скануємо.

Першочергово ПФУ хоче бачити відомості про трудову діяльність (п. 2 постанови № 8-3):

— осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058- IV залишилося 2 і менше років. Що стосується працюючих пенсіонерів за віком, то сканувати їх паперові трудові не потрібно, оскільки щодо них вже сформована справа у ПФУ;

— осіб за період до 01.07.2000.

Однак це не означає, що треба сканувати для передачі до ПФУ лише ті сторінки паперової трудової, де містяться відомості про трудову діяльність до 01.07.2000. Ні. Скануємо всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи.

Чи можна / треба передавати відомості повторно?

Наприклад, відсканували трудову книжку працівника, відправили сканкопії до ПФУ, а потім зробили запис у трудовій книжці про його переведення чи звільнення. Чи потрібно в таких ситуаціях ще раз сканувати і передавати сканкопію всієї паперової трудової вже з цим новим записом? Чи може треба зробити окремо сканкопію сторінки з новим записом і передати її додатково? Ні, згідно з п. 6 Порядку № 11-1

Проте встановлені певні випадки, коли окремі відомості з паперової трудової книжки слід подати ще раз. Це треба зробити, якщо ви:

— передали сканкопії трудової, а потім виявили в періоді після 01.07.2000 помилку в записах, яку належним чином виправили, або

— створили неправильний чи неточний електронний запис в електронному кабінеті страхувальника на порталі ПФУ.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка трудової книжки та сторінки зі змінами.

Зворотний зв’язок

Фахівці ГУ ПФУ у Донецькій області у роз’ясненні від 09.02.2024 зазначили, що завантаження електронного варіанта трудової книжки до Реєстру застрахованих осіб відбувається після перевірки та опрацювання даних сканованих копій документів. Термін опрацювання складає 30 днів. Але, як правило, опрацьовують швидше.

Якщо сканкопії трудової книжки передавав роботодавець, то перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність він може у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення».

Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано.

Статус звернення «Відхилено» або «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки. Воно не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»). Причини скасування можуть бути різними, в тому числі недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність прізвища, ім’я, по батькові тощо.

Інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями ПФУ.