Так называемые электронные трудовые книжки введены в Украине с 10.06.2021. Именно с этой даты вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины в отношении учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-ІХ (далее — Закон № 1217). Старт данного Закона и стал началом конца обычных бумажных трудовых книжек.
Теперь ст. 48 КЗоТ устанавливает, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в Реестре застрахованных лиц. Но трудовые книжки не ушли в небытие. Упоминания о них все еще можно найти в КЗоТ. Также продолжает действовать в части, не противоречащей положениям КЗоТ, и прочая нормативка в отношении бумажных трудовых книжек. Это постановление КМУ от 27.04.93 № 301 «О трудовых книжках работников» и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58). Поэтому рассказываем, что нужно знать работодателям о бумажных трудовых книжках работников.
Трудоустройство
При заключении трудового договора гражданин обязан подать, среди прочего, трудовую книжку (в случае ее наличия) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц (ч. 2 ст. 24 КЗоТ). Таким образом,
предоставление именно бумажной трудовой при трудоустройстве не является обязательным
Что касается сведений о трудовой деятельности, то их работник может сформировать и получить в личном кабинете на веб-портале ПФУ. Как это сделать, читайте в статье «Сведения о трудовой деятельности: уже на портале ПФУ» // «Налоги & бухучет», 2022, № 23.
Если работник при заключении трудового договора предоставляет именно трудовую книжку, то работодатель знакомится с ней и возвращает работнику. Хранить у себя трудовую книжку работника не нужно. В то же время по желанию работодатель может сделать для себя копию трудовой книжки работника. Она пригодится при расчета страхового стажа за период до 2016 года.
В случае, когда работник впервые принимается на работу, он может выразить желание оформить трудовую книжку. В такой ситуации обязательно оформляем трудовую не позже 5 дней после приема на работу (ч. 2 ст. 48 КЗоТ). Если же работник с таким требованием не обращался, заводить бумажную трудовую не нужно.
А как же теперь определяться с признаком места работы — основное или совместительство? Действительно, по новеньким работникам принцип «где хранится трудовая, там и есть основное место работы» сейчас не работает.
Основным местом работы будет то, где работник работает на основании заключенного трудового договора и которое определено им как основное согласно поданному заявлению (до отзыва). Это определено в п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI. Поэтому просим работника указать в заявлении о приеме на работу, по основному месту работы или по совместительству его принимать (письмо Минэкономики от 07.10.2021 № 4712-06/49022-07).
Где хранят бумажные трудовые?
Как вы уже поняли из вышесказанного, трудовые книжки работников-новичков работодатели у себя не хранят. Даже если работник обратится с такой просьбы — отказываем. Обязанность по хранению бумажной трудовой (в случае ее наличия) начиная с 10.06.2021 возлагается нормами ст. 48 КЗоТ на работника.
Теперь о работниках, которые были приняты на работу до 10.06.2021.
Если их работодатель — ФЛП, то его работники трудовые книжки всегда хранили у себя. Поэтому здесь никакой революции не произошло.
Что касается работников предприятий, то их бумажные трудовые хранились на предприятии по состоянию на 10.06.2021 и по правилам, которые заработали на старте перехода на электронные трудовые, должны были храниться дальше до завершения работ по включению отсутствующих сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц. На эти работы отведено 5 лет начиная с 10.06.2021. Если же работник увольнялся, то должным образом заполненная трудовая книжка обязательно должна была быть выдана ему в день увольнения (см. п. 4.1 Инструкции № 58, п. 2 разд. ІІ Закона № 1217).
Изменились ли эти правила сегодня?
В отношении увольняющегося работника нет. Здесь все без изменений. Если его трудовая книжка хранится на предприятии, вносим соответствующие записи об увольнении и выдаем ее работнику под подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Теперь что касается других работников, которые продолжают пребывать в трудовых отношениях.
Если их работодатель находится в районе активных боевых действий, то он во время действия военного положения имеет право самостоятельно определять порядок оформления и ведения трудовых книжек (ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ). Поэтому при необходимости, если сохранность трудовых книжек может оказаться под угрозой, такой работодатель имеет право принять решение об их выдаче работникам на руки под подпись. Именно так рекомендовала делать Гоструда.
Но даже если работодатель находится в тылу, он может выдать работнику трудовую книжку, если тот обратится к нему с соответствующим заявлением. Гоструда в своем разъяснении приходит к выводу, что
отсутствуют основания отказать в выдаче трудовой книжки по требованию работающего работника, если его трудовая хранится на предприятии
Такое требование желательно оформить в виде заявления. При этом не имеет значения, были переданы отсутствующие сведения о трудовой деятельности работника из его трудовой книжки в ПФУ или нет.
Кроме того, специалисты Гоструда в письме от 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а отмечают, что если отсутствующие сведения о трудовой деятельности внесены в Реестр застрахованных лиц, то трудовые книжки можно выдать работникам и до завершения пятилетнего срока.
Внесение записей в трудовую книжку
Порядок ведения трудовых книжек определяется КМУ. Такое требование содержится в ч. 4 ст. 48 КЗоТ уже три года. Однако КМУ, похоже, из-за этого не волнуется. Поэтому работодателям остается в вопросах внесения записей в трудовую книжку работника руководствоваться старенькой Инструкцией № 58 в части, которая не противоречит КЗоТ.
Обратите внимание, что, как и раньше, трудовая книжка заполняется работодателем по основному месту работы. Такое требование содержится в п. 1.1 Инструкции № 58. Поэтому если работник желает иметь в трудовой книжке запись о работе по совместительству, он обращается с такой просьбой (и справкой о работе по совместительству или удостоверенными копиями/извлечениями из соответствующих приказов) к своему основному работодателю. Последний вносит запись о работе по совместительству в трудовую книжку работника отдельной строкой.
Рассмотрим механизм внесения записей в трудовую книжку работника в зависимости от того, где она находится.
Трудовая хранится у работодателя. В этом случае все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позже недельного срока. Если же работник увольняется, то в день увольнения он должен получить должным образом заполненную трудовую со всеми записями. Конечно, записи в трудовой книжке должны точно отвечать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции № 58).
Трудовая хранится у работника. Частью 3 ст. 48 КЗоТ определено, что по требованию работника работодатель обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.
То есть в этом случае трудовая книжка становится документом, который заполняется работодателем, если работник пожелает этого. Такое желание может быть изложено работником в любой форме — устной или письменной.
Подробно особенности внесения записей в трудовую книжку работника рассмотрены на примерах в тематическом номере «Трудовые книжки» // «Налоги & бухучет», 2020, № 73 (ср. ).
Наполнение Реестра отсутствующими сведениями
Если бумажная трудовая книжка работника была оформлена до 10.06.2021, сведения из нее должны быть переданы в ПФУ в электронной форме и включены в Реестр застрахованных лиц для создания электронных трудовых книжек согласно Порядку, утвержденному постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1 (далее — Порядок № 11-1), и постановлению правления ПФУ от 01.06.2022 № 8-3 (далее — постановление № 8-3).
Кто же должен передать сведения из бумажных трудовых книжек в ПФУ?
Передать отсутствующие сведения о трудовой деятельности работника в ПФУ может ИЛИ работник, ИЛИ его работодатель
Отмечаем — законодательством не предусмотрено, что делать это должен именно работодатель. На практике сведения о работниках, принятых на работу до 10.06.2021, обычно передают в ПФУ работодатели, поскольку они хранят у себя их бумажные трудовые. А если работники приняты на работу после 10.06.2021, то, как правило, занимаются этим сами работники, ведь трудовые книжки у них на руках. То есть все дело в договоренностях между работодателем и работником.
А как быть, если работник отказывается самостоятельно передавать отсутствующие сведения в ПФУ и настаивает, чтобы это сделал работодатель? Могут ли быть к работодателю применены какие-то санкции в случае отказа? Нет, работодатель здесь ничем не рискует. В передаче отсутствующих сведений в ПФУ должен быть заинтересован именно работник. Ведь такие сведения нужны для формирования его страхового стажа.
Если передает работник, то он может или лично пожаловать в ПФУ, или воспользоваться возможностями кабинета застрахованного лица на портале электронных услуг ПФУ.
Если эту миссию берет на себя работодатель работника, то у него есть единственно возможный вариант предоставления сведений — с помощью кабинета страхователя на портале электронных услуг ПФУ. Сведения подаете одним из следующих способов (см. п. 4 Порядка № 11-1):
— в виде цветных скан-копий трудовой книжки работника;
— в оцифрованном виде — путем создания соответствующей электронной записи в кабинете страхователя, к которой прилагаете сканированные копии трудовой книжки.
Сканированные копии должны содержать все страницы трудовой книжки, на которые внесены записи, и быть пригодными для восприятия их содержания. Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf. Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб (п. 5 Порядка № 11-1). Незаполненные страницы трудовой книжки не сканируем.
В первую очередь ПФУ хочет видеть сведения о трудовой деятельности (п. 2 постановления № 8-3):
— лиц, которым до наступления права на пенсию по возрасту в соответствии с ч. 1 ст. 26 Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 № 1058-IV осталось 2 и менее лет. Что касается работающих пенсионеров по возрасту, то сканировать их бумажные трудовые не нужно, поскольку по ним уже сформировано дело в ПФУ;
— лиц за период до 01.07.2000.
Однако это не значит, что надо сканировать для передачи в ПФУ только те страницы бумажной трудовой, где содержатся сведения о трудовой деятельности до 01.07.2000. Нет. Сканируем все страницы трудовой книжки, на которые внесены записи.
Можно/надо ли передавать сведения повторно?
Например, отсканировали трудовую книжку работника, отправили скан-копии в ПФУ, а потом сделали запись в трудовой книжке о его переводе или увольнении. Нужно ли в таких ситуациях еще раз сканировать и передавать скан-копию всей бумажной трудовой уже с этой новой записью? Или, может, надо сделать отдельно скан-копию страницы с новой записью и передать ее дополнительно? Нет, согласно п. 6 Порядка № 11-1
сведения о трудовой деятельности работника подаются единоразово
Однако установлены определенные случаи, когда отдельные сведения из бумажной трудовой книжки следует подать еще раз. Это надо сделать, если вы:
— передали скан-копии трудовой, а потом выявили в периоде после 01.07.2000 ошибку в записях, которую должным образом исправили, или
— создали неправильную или неточную электронную запись в электронном кабинете страхователя на портале ПФУ.
При повторной подаче сведений о трудовой деятельности подаются титульная страница трудовой книжки и страницы с изменениями.
Обратная связь
Специалисты ГУ ПФУ в Донецкой области в разъяснении от 09.02.2024 отметили, что загрузка электронного варианта трудовой книжки в Реестр застрахованных лиц происходит после проверки и проработки данных сканированных копий документов. Срок проработки составляет 30 дней. Но, как правило, прорабатывают быстрее.
Если скан-копии трудовой книжки передавал работодатель, то проверить состояние проработки документов о трудовой деятельности он может в кабинете страхователя в разделе «Звернення».
Статус обращения «Виконано» свидетельствует, что скан-копии проработаны и данные о трудовых отношениях работника актуализированы.
Статус обращения «Відхилено» или «Скасовано виконання» значит, что обращение содержит определенные ошибки. Оно не проработано и требует повторной подачи (описание причины отклонения указано в реквизите «Повідомлення»). Причины отмены могут быть разными, в том числе несоблюдение требований к сканированным документам, несоответствие фамилии, имени, отчества и т. п.
Другие статусы означают, что обращение находится еще в проработке специалистами ПФУ.
Выводы
- При заключении трудового договора гражданин может подавать вместо бумажной трудовой книжки сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц.
- Бумажные трудовые работников, принятых на работу до 10.06.2021, по общему правилу хранит работодатель. Работники, трудоустроенные начиная с 10.06.2021, самостоятельно хранят свои трудовые книжки.
- Если трудовая книжка хранится у работника, то работодатель по требованию такого работника обязан вносить в нее все надлежащие записи.
- Сведения о трудовой деятельности работника из бумажной трудовой единоразово подаются в ПФУ работником или его работодателем.
