Працівник змінив прізвище, ім’я чи по батькові: як діяти кадровику

Ім’я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові (далі — П. І. Б.), якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить (ст. 28 ЦКУ).

Особа, яка досягла 16 років, має право на власний розсуд змінити складові свого імені. Також прізвище фізичної особи може бути змінено у разі реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу або визнання його недійсним (див. ст. 295 ЦКУ). Звісно, такі зміни мають бути належним чином підтверджені відповідним свідоцтвом (див. Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджені наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5).

Зауважте, що зміна П. І. Б. фізичною особою не тягне за собою припинення або зміни його громадянських, трудових прав та обов’язків, які були отримані ним під колишнім ім’ям. Водночас особі треба оновити:

— паспорт громадянина України та паспорт громадянина України для виїзду за кордон (за наявності);

— документ про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — реєстраційний номер), якщо працівник не відмовився від його використання;

— військовий квиток (за наявності).

Щодо реєстраційного номера, то після зміни паспорта особа повинна проінформувати про це податкову. Сам реєстраційний номер не зміниться. Разом з тим у довідці про його надання податкова зазначить нові П. І. Б.

Якщо особа відмовляється від реєстраційного номера через релігійні переконання та отримує паспорт громадянина України у формі картки зі словом «відмова», то про зміну паспорта їй також слід повідомити податкову (див. роз’яснення Головного управління ДПС у Запорізькій області від 04.10.2023).

Крім того, якщо працівник отримує зарплату на особистий рахунок, то його роботодавець буде зацікавлений в тому, щоб працівник оновив свої дані у банку.

Також для уникнення можливих неприємностей з формуванням лікарняних працівнику необхідно звернутися до медичної установи, з сімейним лікарем якої підписано декларацію, для оновлення даних.

А ще не зайвим буде оновити відомості щодо номера паспорта або в особистому кабінеті застрахованої особи на порталі ПФУ, або ж завітавши до відповідного тероргану ПФУ (див. роз’яснення ПФУ від 08.02.2023).

Якщо працівник у роботі використовує авто, доведеться оновити й посвідчення водія і техпаспорт.

Це основні кроки, які повинен зробити працівник. Далі ж наведемо приблизний перелік дій кадровика.

Отримуємо від працівника заяву та документи

Про зміну П. І. Б. та паспорта, військового квитка (у разі наявності) працівник зобов’язаний повідомити роботодавця. Ці документи він повинен надавати під час працевлаштування (див. ч. 2 ст. 24 КЗпП). Тож із цього випливає і обов’язок працівника повідомити про їх заміну. Не зайвим буде отримати й копію відповідного свідоцтва, що підтверджує зміни П. І. Б.

Якщо працівник оновив у податковій довідку з реєстраційним номером, то можна також попросити її надати. Разом з тим реєстраційний номер зазначається в паспорті у формі картки.

У випадку відмови від реєстраційного номера ця інформація буде позначена в паспорті працівника.

Зазвичай все починається з того, що працівник подає роботодавцеві відповідну заяву, до якої додає копії перелічених вище документів. Приклад оформлення такої заяви наведений на рис. 1 нижче.

Працівник кадрової служби перевіряє відповідність копій оригіналам документів та засвідчує їх згідно з правилами, визначеними у ДСТУ 4163:2020. Так, відповідно до цих правил відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії (див. рис. 2).

Подану заяву реєструють у журналі вхідної документації та передають на розгляд керівникові підприємства, який проставляє на ній відповідну резолюцію.

Видаємо наказ

Наказ (розпорядження) про внесення змін до документів підприємства, що містять персональні дані працівників, належить до наказів з особового складу. З прикладом оформлення наказу ви можете ознайомитися на рис. 3 нижче.

Датою внесення змін до документів підприємства, що містять персональні дані працівників, вважають дату видання наказу (розпорядження) про внесення таких змін.

Зауважте, що з наказом про внесення змін необхідно ознайомити працівника, який змінив П. І. Б., під підпис.

Вносимо зміни до трудової книжки та Книги обліку руху

Запис про зміну П. І. Б. вносить роботодавець за останнім основним місцем роботи працівника (див. п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58). Причому якщо трудова книжка зберігається:

— у працівника, то такий запис вноситься на його вимогу. Ця вимога може бути як усною, так і письмовою (наприклад, викладена в заяві, як у прикладі на рис. 1);

— на підприємстві, то внесення запису про зміну П. І. Б. — обов’язок роботодавця, незалежно від того, звертався до нього працівник щодо цього питання чи ні.

Як діємо? На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишні дані працівника закреслюємо однією рискою і вписуємо нові дані. Колишні дані працівника повинні легко читатися. Тому заклеювати або замазувати їх коригуючою рідиною не можна. Далі на внутрішньому боці обкладинки проставляємо посилання на документ — підставу для внесення змін (паспорт, свідоцтво про шлюб або його розірвання, про зміну імені тощо), зазначаємо його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Ця інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та скріплена печаткою (за наявності). Якщо є вкладиш до трудової книжки, вносимо таким же чином зміни й до нього.

Приклад запису див. на рис. 4.

Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, то інформацію про зміну П. І. Б. працівником треба внести й до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Порядок внесення такої інформації нормативкою не встановлений. На нашу думку, достатнім буде закреслити колишнє прізвище (ім’я та/або по батькові) працівника і вписати нове. Далі на полі Книги навпроти змінених даних працівника повторити ті ж записи, що й на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки. Аналогічної думки дотримувалося свого часу Мінсоцполітики (див. лист від 04.07.2016 № 227/06/186-16).

Чи потрібно сканувати та подавати ПФУ сторінки трудової зі змінами у П. І. Б., якщо сканкопії вже були передані раніше? В абзаці дев’ятому п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, зазначено, що повторно відомості про трудову діяльність подаються у випадку виправлення записів тільки у разі виявлення:

— неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01.07.2000;

— створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

З наведеного робимо висновок:

А як же ПФУ дізнається про зміну П. І. Б. працівником? На початку статті ми говорили про те, що працівнику не зайвим буде оновити дані в особистому кабінеті на порталі ПФУ. Саме там, заповнюючи Анкету для зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб, він зможе прикріпити сканкопію оновленого паспорта, а також документів, що підтверджують зміну даних (наприклад, свідоцтво про шлюб).

Крім того, роботодавець зазначить нові П. І. Б. працівника в Д1 Об’єднаної звітності за квартал, в якому було видано наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників.

Додаток Д5 для зміни П. І. Б. не подається.

Зауважимо, що на практиці трапляються випадки, коли відомості про зміну працівником П. І. Б. не були внесені до трудової книжки. Що робити у такій ситуації? Фахівці ПФУ вважають, що виправити дані може роботодавець, у якого працівник працює зараз. Якщо працівник наразі не працює, то для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де працівник працював раніше. Якщо таке підприємство ліквідоване, то відповідний запис робить його правонаступник (див. роз’яснення ГУ ПФУ у Донецькій області у від 09.02.2024).

Виправляємо П. І. Б. у трудовому договорі (контракті) та в особовій картці

Трудовий договір (контракт). У разі зміни працівником П. І. Б. порядок внесення змін до трудового договору (контракту), укладеного з працівником у письмовій формі, не встановлений. Пропонуємо обрати один із варіантів, які застосовують на практиці.

Варіант 1. У тексті трудового договору (контракту) закреслити «старі» дані працівника та вписати нові з посиланням на документ — підставу для внесення змін. Потім проставити дату внесення змін, підпис особи, що вносила зміни. Отже, виправляємо дані так само, як і в трудовій книжці.

Варіант 2. Оформити зміни окремим документом у вигляді додатка до трудового договору (контракту).

Разом з цим існує точка зору, що оскільки зміна П. І. Б. не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, отриманих під колишнім ім’ям, то виправлення у трудовому договорі (контракті) робити не обов’язково.

Особова картка. Їі типова форма № П-2 затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (ср. ). Зазвичай коригування особової картки працівника, пов’язане зі зміною працівником імені, роблять також за аналогією із внесенням змін до трудової книжки.

У п. 1 розд. I «Загальні відомості» форми № П-2 однією рискою закреслюють колишні дані працівника, а поруч (або вище) вписують нові.

У полі особової картки поряд з внесеними змінами або нижче в графі «Додаткові відомості» вказують реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, та проставляють дату внесення змін і підпис особи, яка внесла зміни.

Також у разі необхідності слід виправити дані про сімейний стан працівника в п. 10 «Родинний стан» та внести реквізити нового паспорта до п. 12 розд. I.

Як альтернативу, деякі кадровики пропонують оформлювати працівнику у зв’язку зі зміною ним імені нову форму № П-2, яку прикріплювати до старої. Такий варіант також можливий, проте, на нашу думку, він незручний.

Якщо працівник на військовому обліку

Якщо працівник, який змінив П. І. Б., є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом, то про таку зміну він зобов’язаний особисто повідомити роботодавця в 7-денний строк (див. п. 23 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі — Порядок № 1487). На наш погляд, цей строк слід відраховувати від дати отримання нового паспорта, а не від дати відповідного свідоцтва (про зміну імені, про одруження, про розлучення).

У свою чергу роботодавець зобов’язаний внести відповідні зміни до Списків персонального військового обліку у 5-денний строк з дня подання працівником відповідних документів (п. 34 Порядку № 1487).

Ще один обов’язок роботодавця —

Форма такого повідомлення наведена в додатку 4 до Порядку № 1487.

Отже, виконуйте цей обов’язок своєчасно.