Доплата до мінімальної зарплати та ЄСВ з мінімальної зарплати: виконуємо вимоги у 2025 році

Разом чи окремо?

Статтею 3¹ Закону про оплату праці* встановлено, що розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати. Якщо нижче, потрібно провести так звану трудову доплату до рівня мінзарплати.

* Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР.

Що стосується вимоги про сплату ЄСВ з мінімальної зарплати, то вона встановлена Законом № 2464**.

** Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Кожна вимога діє окремо і ніяк не пов’язана з іншою. На їх застосування не вплинуло введення воєнного стану й у 2025 році вони працюють на повну силу.

Тож далі розглянемо кожну з вимог окремо, а потім наведемо приклади їх застосування в конкретних випадках.

Доплата до рівня мінімальної зарплати

На підприємствах (у ФОП) мінімальний оклад (тарифна ставка) може бути встановлена на рівні прожиткового мінімуму для працездатних осіб. Водночас, як уже зазначалося вище, заробітна плата працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчою за розмір мінімальної зарплати.

Але якщо тарифні ставки (оклади) стартують від прожитмінімуму, як же вони тоді наздоженуть мінзарплату? В цьому й допоможе їм трудова доплата.

Хто та за ким виконує? Гарантію забезпечення мінімальної зарплати виконуємо за всіма найманими працівниками. Статус місця роботи (основне чи сумісництво), форма організації праці та режиму робочого часу тут значення не мають.

Причому якщо працівник — внутрішній сумісник, то гарантію щодо рівня його зарплати забезпечуємо за обома місцями роботи. А ось за особами, з якими укладено цивільно-правові договори (далі — ЦПД), зокрема гіг-контракти, трудову доплату не визначаємо. Та повернемося до найманих працівників.

І відразу корисне для роботи —

Зауважте, що мінімальна заробітна плата у 2025 році у місячному розмірі становить 8000 грн, а у погодинному — 48 грн.

А якщо оклади / ставки нижчі за мінімалку? Тоді все залежіть від того, чи нараховуються працівникам інші виплати, що входять до складу зарплати.

Які виплати у грі? З мінімальною зарплатою для цілей забезпечення гарантії в оплаті праці порівнюємо не тільки основну зарплату, обчислену з окладу (тарифної ставки), а загальну суму зарплатних виплат, нарахованих працівнику в поточному місяці згідно з умовами трудового договору, за винятком:

1) виплат, що наведені у таблиці нижче. Вони не беруть участі в порівняльних розрахунках і у випадку обчислення працівнику трудової доплати будуть нараховані понад мінімальну зарплату;

2) виплат, нарахованих у поточному місяці за минулі місяці у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу та виявленням помилок. Такі виплати відносимо до місяців, ЗА які вони нараховані. Тобто фактично перерозподіляємо складові зарплати в таких місяцях (див. лист Мінсоцполітики від 17.05.2017 № 1452/0/101-17).

Виплати, які не включають до зарплати для порівняння з мінімальною зарплатою

Як виконати вимогу? Алгоритм дій такий.

Крок 1. Визначаємо загальну місячну суму зарплати працівника, нараховану йому за конкретним трудовим договором, без урахування виплат, що не беруть участь у порівнянні (див. таблицю вище).

Крок 2. Порівнюємо загальну суму зарплати з кроку 1 з мінзарплатною межею, обчисленою з урахуванням виконання норми праці (зайнятості працівника).

Норма праці — це норми часу, виробітку, обслуговування, чисельності (ст. 85 КЗпП).

Почнемо з ситуації, коли норма праці виконана працівником.

Якщо працівнику встановлено місячну (денну) тарифну ставку чи оклад, то його зарплату за місяць порівнюємо з мінзарплатою в місячному розмірі.

Зарплату за місяць працівника з погодинною оплатою та годинною тарифною ставкою, порівнюємо з мінімальною зарплатою у погодинному розмірі, помножену на норму праці, встановлену йому на місяць, за який розраховується зарплата.

Оплату праці відрядника, відрядні розцінки якого розраховані виходячи з денної тарифної ставки та нормовані завдання встановлені з розрахунку на день, порівнюємо з мінзарплатою у місячному розмірі.

Якщо ж у розрахунку відрядних розцінок брала участь годинна тарифна ставка і нормовані завдання встановлені в годинах, — зарплату відрядника порівнюємо з МЗП у погодинному розмірі за кожну відпрацьовану годину (див. лист Мінсоцполітики від 06.10.2017 № 19585/0/2-17/28).

Наступна ситуація — норму праці працівником не виконано.

Зауважимо, що не виконати норму праці працівник може, наприклад, через хворобу, відпустку, простій тощо.

Крок 3. Якщо сума нарахованої зарплати вища за мінімальну, нараховуємо працівнику фактичну зарплату, якщо нижча — на різницю між цими величинами нараховуємо трудову доплату.

Увага! Розраховуємо трудову доплату в кінці місяця та виплачуємо її у складі зарплати за другу половину місяця (див. абзац третій ст. 3¹ Закону про оплату праці). Обчислювати трудову доплату при виплаті зарплати за першу половину місяця не потрібно.

Далі поговоримо про вимогу щодо сплати ЄСВ з мінімальної зарплати.

Вимога про сплату ЄСВ з мінімалки

Хто та за ким виконує? За загальним правилом, визначеним у ч. 5 ст. 8 Закону № 2464, роботодавець, у якого особа працевлаштована за основним місцем роботи (основний роботодавець), зобов’язаний сплачувати ЄСВ з фактичної* бази нарахування, визначеної за такою особою, але не нижче ніж з мінімальної зарплати.

* Особливості щодо сплати ЄСВ резидентами Дія Сіті в пільговому розмірі в цій статті не розглядаємо.

Винятки з цього правила перелічені в абзаці восьмому п.п. 6 п. 2 розд. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449. Так, роботодавець сплачує ЄСВ з фактичної бази нарахування:

— у місяці прийняття (звільнення) працівника, якщо він прийнятий не першим (звільнений не останнім) робочим днем місяця згідно з графіком роботи;

— у разі застосування до бази нарахування працівника пільгової ставки ЄСВ (8,41 %, 5,5 %, 5,3 %);

— якщо працівник є зовнішнім сумісником та/або винагорода нарахована сторонній особі за виконання роботи / надання послуги за ЦПД, що укладений не за їх основним місцем роботи;

— при нарахуванні зарплати працівникам за трудовим договором з нефіксованим робочим часом.

Таким чином,

Які виплати у грі? З мінімальною зарплатою основний роботодавець має порівняти загальну фактичну базу нарахування ЄСВ, визначену за працівником. До такої бази включаємо всі доходи, нараховані основним роботодавцем, а саме:

1) зарплату, лікарняні, допомогу по вагітності та пологах, нараховані працівнику за основним місцем роботи, а також

2) ці ж виплати, нараховані за внутрішнім сумісництвом, якщо працівник у цього роботодавця працевлаштований як внутрішній сумісник та

3) винагороду за виконані роботи (надані послуги) за ЦПД, якщо такий договір укладений за основним місцем роботи працівника.

Як виконати вимогу? Діємо за таким алгоритмом.

Крок 1. Визначаємо загальну фактичну базу нарахування ЄСВ.

За загальним правилом зарплату включаємо до бази нарахування того місяця, в якому вона була нарахована. Винятки:

— заробітна плата за відпрацьований час, що нарахована колишнім працівникам після звільнення, та згідно з рішенням суду середня зарплата за вимушений прогул. Ці виплати (як, до речі, і винагороду за ЦПД, що нарахована в поточному місяці за декілька місяців) для цілей порівняння з мінімалкою ділимо на кількість місяців, за які вони нараховані, та розподіляємо за такими місяцями;

— відпускні. Їх суми включаємо до бази нарахування того місяця, за який вони нараховані.

Що стосується лікарняних та допомоги по вагітності та пологах, то їх також відносимо до місяців, ЗА які вони нараховані.

Крок 2. Порівнюємо загальну фактичну базу нарахування ЄСВ з розміром мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід.

Зверніть увагу! Для порівняння завжди використовуємо показник мінімальної зарплати у місячному розмірі (у 2025 році — 8000 грн). Це справедливо й для випадку, коли працівнику встановлена годинна тарифна ставка.

Крок 3. Якщо загальна фактична база нарахування ЄСВ:

— вища за мінімальну зарплату, що діє у відповідному місяці, то ЄСВ сплачуємо з фактичної бази;

— нижча за мінімальну зарплату, — на різницю між цими величинами (додаткова база нарахування ЄСВ) донараховуємо єдиний внесок.

Важливий момент, що стосується лікарняних та допомоги по вагітності та пологах!

Доволі часто трапляється, що місяць закінчився, а лікарняні за період тимчасової непрацездатності, що припала на такий місяць, ще не призначені. Відповідно загальна база нарахування за місяць не відома. У такому випадку ЄСВ у цьому місяці нараховуємо на фактичну базу нарахування ЄСВ, розраховану за таким працівником. Вимогу про ЄСВ з мінзарплати не застосовуємо.

Після нарахування лікарняних для цілей порівняння з мінімалкою відносимо їх суми до місяців, за які вони нараховані. Якщо після такого розподілу у місяцях, на які припала тимчасова непрацездатність, виявиться, що база нарахування ЄСВ менша за мінзарплату, тоді розраховуємо додаткову базу за такими місяцями та донараховуємо ЄСВ.

Аналогічно діємо й з допомогою по вагітності та пологах. Її суми також для цілей порівняння з мінімалкою відносимо до місяців, за які вони нараховані (див. БЗ 201.04.01). При цьому порівняння з мінзарплатою проводимо місяць у місяць. Нюанси відображення додаткової бази нарахування ЄСВ в Об’єднаній звітності див. у статті «Вимога про сплату ЄСВ з МЗП та Д1 Об’єднаного звіту» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3 (ср. ).

Числові приклади

У січні він відпрацював 15 з 23 робочих днів у зв’язку з відпусткою без збереження зарплати.

Трудова доплата. За основним місцем роботи оклад (10000 грн) вищий за мінімальну зарплату (8000 грн), тому трудової доплати не буде. За фактично відпрацьований час працівнику буде нарахована зарплата в сумі:

10000 х 0,75 : 23 х 15 = 4891,30 (грн).

За внутрішнім сумісництвом оклад працівника (7800 грн) нижчий за мінімальну зарплату (8000 грн). Тож доведеться обчислити трудову доплату. Та спочатку визначимо суму зарплати працівника за внутрішнім сумісництвом з урахуванням відпрацьованого часу:

7800 х 0,25 : 23 х 15 = 1271,74 (грн).

Далі обчислимо за внутрішнім сумісництвом пропорційну мінзарплату:

8000 х 0,25 : 23 х 15 = 1304,35 (грн).

За внутрішнім сумісництвом фактична зарплата (1271,74 грн) нижча за мінімальну, що визначена з урахуванням зайнятості та виконання норми праці (1304,35 грн). Тож трудова доплата становитиме:

1304,35 - 1271,74 = 32,61 (грн).

Сума зарплати за січень за сумісництвом:

1271,74 + 32,61 = 1304,35 (грн).

ЄСВ з мінімалки. Загальна фактична база нарахування ЄСВ за працівником за січень (зарплата за основним місцем роботи + зарплата за внутрішнім сумісництвом) становитиме:

4891,30 + 1304,35 = 6195,65 (грн).

ЄСВ, нарахований на фактичну базу нарахування, дорівнює:

6195,65 х 22 : 100 = 1363,04 (грн).

Фактична база нарахування ЄСВ (6195,65 грн) нижча за мінзарплату (8000 грн). Визначаємо додаткову базу:

8000 - 6195,65 = 1804,35 (грн).

ЄСВ, нарахований на додаткову базу нарахування, становитиме:

1804,35 х 22 : 100 = 396,96 (грн).

Сума ЄСВ за січень, нарахована на заробітну плату працівника, дорівнюватиме сумі мінімального страхового внеску: 1363,04 + 396,96 = 1760 (грн).

Трудова доплата. Доплата за суміщення посад (1300 грн) включається до суми зарплати для порівняння з мінімалкою. А ось премію до ювілею (1000 грн) до уваги не беремо (див. таблицю вище). В результаті загальна сума зарплати, яка візьме участь у порівняльних розрахунках з мінімальною зарплатою, становитиме:

6500 + 1300 = 7800 (грн).

Така сума (7800 грн) нижча за мінімальну зарплату (8000 грн). Трудова доплата становитиме:

8000 - 7800 = 200 (грн).

Загальна сума зарплати за січень дорівнює:

6500 + 1300 + 200 + 1000 = 9000 (грн).

ЄСВ з мінімалки. Фактична база нарахування ЄСВ за січень (9000 грн) вища за мінімальну зарплату (8000 грн). Додаткову базу нарахування ЄСВ не визначаємо. Сума ЄСВ становитиме:

9000 х 22 : 100 = 1980 (грн).

Трудова доплата. Годинна тарифна ставка працівника (45 грн/год) нижча за мінзарплату у погодинному розмірі (48 грн). Визначимо, чи буде трудова доплата.

Основна зарплата за січень становитиме:

45 х 184 = 8280 (грн).

Загальна сума зарплати з урахуванням винагороди за рік, яка бере участь у порівняльних розрахунках, дорівнює:

8280 + 6000 = 14280 (грн).

Розраховуємо мінзарплатну межу, а саме множимо мінімалку у погодинному розмірі на годинну норму:

48 х 184 = 8832 (грн).

Загальна сума зарплати за січень (14280 грн) вища за мінзарплатну межу (8832 грн). Трудову доплату не нараховуємо.

ЄСВ з МЗП. Фактична база нарахування ЄСВ за січень (14280 грн) вища за мінімалку (8000 грн). ЄСВ нараховуємо на фактичну базу. Його сума становитиме:

14280 х 22 : 100 = 3141,60 (грн).