Граничні строки реєстрації розрахунків коригування: ключові правила

Строки реєстрації РК: збільшуючих і зменшуючих на неплатника

Безштрафно зареєструвати РК в ЄРПН платник ПДВ може протягом граничних строків, визначених п. 201.10 ПКУ та п. 89 підрозд. 2 розд. XX ПКУ (див. табл. 1). Такі строки залежать від того, в якій половині місяця (першій чи другій) складено РК. Винятки: зменшуючі РК до ПН на платників ПДВ — про них поговоримо окремо нижче.

Перевищення граничних строків реєстрації РК:

1) загрожує ПДВ-платнику, відповідальному за реєстрацію РК, штрафами за п. 120¹.1 ПКУ чи за п. 90 підрозд. 2 розд. XX ПКУ;

2) відкладає до періоду реєстрації РК право на податковий кредит покупця і право зменшити податкові зобов’язання постачальника.

Таблиця 1. Граничні строки реєстрації РК: збільшуючих і зменшуючих на неплатника

Граничний день реєстрації РК. Отже, останній безштрафний день реєстрації РК визначають залежно від того, в якій саме половині місяця (першій чи другій) складено РК. Тобто важлива саме дата складання збільшуючих РК та зменшуючих РК на неплатника ПДВ. Граничний строк реєстрації ПН/РК з датою складання за першу половину місяця — 5-те число наступного місяця. А граничний строк реєстрації ПН/РК, датованих за другу половину місця, — 18-те число наступного місяця.

Наприклад, складено збільшуючий РК від 04.09.2025 (тобто в першій половині місяця). ПН/РК з датою складання з 1-го по 15-те число місяця (включно) мають бути зареєстровані до 5-го числа (включно) місяця, наступного за місяцем складання. Відтак, граничний строк реєстрації РК, датованого 04.09.2025, — 05.10.2025. Тому якщо, скажімо, РК зареєструвати в ЄРПН 06.10.2025, то така реєстрація вже буде простроченою і відповідно до платника буде застосовано штраф за п. 90 підрозд. 2 розд. XX ПКУ (див. лист ДПСУ від 02.05.2025 № 461/2/99-00-24-01-01-02, БЗ 101.27, статтю «Як рахувати дні прострочення при несвоєчасній реєстрації податкових накладних?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 41).

Операційний день для реєстрації РК

Реєстрація РК у робочий день. Тривалість операційного дня (тобто частина дня, протягом якої податківці здійснюють приймання ПН/РК та їх реєстрацію / зупинення реєстрації) визначено п. 3 Порядку № 1246*. Так, у робочі дні операційний день триває з 8-ї години 00 хвилин до 20-ї години 00 хвилин. У воєнний час згідно з п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ приймання електронних документів від платників податків у робочі дні також здійснюється з 8-ї години до 20-ї години.

* Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246.

Тому якщо РК подається на реєстрацію в робочий день (не в день граничного строку реєстрації РК — наприклад, 13-го числа місяця і це робочий день), то операційний день для його реєстрації триває з 8-ї години 00 хвилин до 20-ї години 00 хвилин такого дня.

При цьому коли РК подано на реєстрацію в межах операційного робочого дня (наприклад, о 15:30), то квитанція про його реєстрацію має надійти того ж операційного дня (13-го числа). А якщо квитанцію про прийняття, або неприйняття, або зупинення реєстрації не надіслано, то РК вважається зареєстрованим (п. 201.10, п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Порада. Краще взагалі відправляти ПН/РК на реєстрацію до 18:00, щоб встигли прийти повідомлення про отримання податківцями електронного документа і квитанція про реєстрацію / блокування / відмову в реєстрації ПН/РК. Це обумовлено нормами Порядку № 557*.

* Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.

За вимогами п. 8 розд. II Порядку № 557 перша квитанція (щодо ПН/РК її роль виконує повідомлення про отримання документа) надсилається автору електронного документа протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі — протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Тож аби отримати повідомлення про одержання податківцями РК в день його направлення на реєстрацію, доцільно відправляти документ на реєстрацію, як мінімум, до 18:00.

Реєстрація РК, поданих у граничний день. Згідно з вимогами п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. XX ПКУ і п. 26 Порядку № 1246 тимчасово, на період до припинення або скасування ВС (див. БЗ 101.16):

1) операційний день для реєстрації ПН/РК, на який припадає граничний строк реєстрації ПН/РК (тобто 5-го, 18-го числа місяця), триває з 0 годин 00 хвилин до 24 годин 00 хвилин (тоді як звичайний операційний день, наголосимо, триває в робочі дні з 8-ї до 20-ї години);

2) реєстрація ПН/РК, поданих у граничний день реєстрації ПН/РК, та надсилання квитанції

Відтак, якщо РК подається на реєстрацію в день, на який припадає граничний строк реєстрації РК (тобто 5-го, 18-го числа місяця), то навіть якщо його відправлено на реєстрацію, скажімо, об 11-й годині такого дня, то цілком можливо, що зареєструють такий РК та надішлють квитанцію аж наступного операційного дня. І відповідно на такий наступний операційний день поширюється правило про те, що якщо не надіслано квитанції про прийняття / неприйняття / зупинення, то РК вважається зареєстрованим.

Вочевидь, тут мається на увазі, що безпосередньо реєстрація РК у цьому випадку може відбуватися наступним операційним днем. Але датою реєстрації все одно буде дата подання РК на реєстрацію.

Граничний день реєстрації РК — вихідний. За нормами п. 3 Порядку № 1246, якщо граничні строки реєстрації ПН/РК припадають на вихідний, святковий або неробочий день, такий день вважається операційним днем. Наразі це актуально саме для вихідних днів, бо святкові та неробочі — на час ВС є звичайними календарними днями.

Тож навіть у період дії ВС, якщо граничний строк реєстрації РК (5-те та 18-те число місяця) припадає на вихідний день, то такий останній день для реєстрації ПН/РК вважається операційним днем. Тобто податківці все одно в такий день здійснюють приймання ПН/РК та їх реєстрацію / зупинення реєстрації. Під час ВС операційний день триває з 0 годин 00 хвилин до 24 годин 00 хвилин (п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, п. 26 Порядку № 1246).

Тому у вихідний день цілком можна зареєструвати РК, якщо такий день є граничним днем їх реєстрації (див. БЗ 101.16). У 2025 році такими днями будуть — 5 жовтня (неділя) і 18 жовтня (субота). Проте пам’ятайте: незважаючи на те, що 4 жовтня — вихідний (субота), реєстрація ПН/РК в цей день не проводитиметься. Адже останній день для реєстрації ПН/РК припадає саме на неділю — 05.10.2025.

Строки реєстрації зменшуючих РК

Спеціальні строки реєстрації за ПКУ. За правилами п. 192.1 ПКУ зменшуючий РК (на покупця — платника ПДВ) складає продавець, а зареєструвати його в ЄРПН має покупець (для чого продавець відправляє покупцеві складений РК). Тому і штраф за несвоєчасну реєстрацію зменшуючого РК накладається на покупця (особу, яка зобов’язана зареєструвати РК), а не на продавця (див. БЗ 101.27).

Зважаючи на це, для зменшуючих РК (складених на покупців — платників ПДВ) у ПКУ встановлено спеціальний строк реєстрації — який прив’язаний до дати отримання покупцем РК. І зареєструвати зменшуючий РК покупець повинен у такі спеціальні строки.

Таблиця 2. Спеціальні строки реєстрації зменшуючих РК (на платників ПДВ) за ПКУ

Отже, для покупця важлива якраз дата отримання (!) зменшуючого РК від продавця — позаяк зареєструвати зменшуючий РК покупець зобов’язаний протягом 15 (18) днів з дня отримання. Тому

Дата отримання зменшуючого РК і 18-денний строк. Чи враховується дата отримання РК у 18 календарних днів, які відведені для його реєстрації в ЄРПН? Податківці вважають, що день отримання РК покупцем є першим календарним днем для обрахунку граничного 18-денного строку (див. лист ДПСУ від 16.07.2025 № 760/2/99-00-24-01-04-02, статтю «Зменшуючий розрахунок коригування: як обчислювати 18 днів з дня отримання» // «Податки & бухоблік», 2025, № 61).

Наприклад, якщо зменшуючий РК отримано 25 серпня 2025 року, то цей день враховується як перший день строку у 18 календарних днів, які відведені для його реєстрації в ЄРПН. А останнім днем своєчасної реєстрації буде 11 вересня 2025 року.

Власне це випливає з формулювань п. 89 підрозд. 2 розд. XX ПКУ, де зазначено: «протягом 18 календарних днів з дня отримання», а не «наступного дня після отримання».

Строки реєстрації зменшуючих РК з позиції фіскалів. Попри зрозумілість законодавчої норми, на практиці непоодинокі випадки, коли податківці ігнорують правило обрахунку граничного строку реєстрації з дати отримання зменшуючого РК покупцем. Часто фіскали:

— застосовують до зменшуючих РК загальні строки реєстрації, як для ПН, орієнтуючись на дату складання РК в першій чи другій половині місяця (див. БЗ 101.15), а іноді взагалі

— відраховують 18 календарних днів від дати складання зменшуючого РК, а не дати отримання його покупцем.

І через ці підходи до відліку строку нараховують платникам штрафи за несвоєчасну реєстрацію зменшуючих РК. Натомість суди чітко наголошують, що строки реєстрації зменшуючих РК обчислюються з дня отримання РК покупцем, а не з дати складання РК (див. постанову ВС від 23.01.2025 у справі № 280/4889/24, статтю «Штрафи за несвоєчасну реєстрацію зменшуючих розрахунків коригування» // «Податки & бухоблік», 2025, № 26).

Щоправда, на сьогодні податківці:

1) не заперечують, що саме дата отримання зменшуючого РК покупцем є базовою (стартовою точкою) для обчислення строку його реєстрації (див. лист ДПСУ від 10.06.2025 № 3174/ІПК/99-00-04-02-03, БЗ 101.27);

2) пропонують використовувати для обміну РК між контрагентами електронний сервіс SWinED (Single Window of Electronic Documents). API доступне за посиланням: obmen.tax.gov.ua (див. роз’яснення ДПСУ від 06.06.2024).

(див. лист ДПСУ від 29.04.2025 № 2350/ІПК/99-00-04-02-03, БЗ 101.15). І, зокрема, податківці під час камеральної перевірки можуть використовувати ці дані для перевірки дотримання строків реєстрації РК;

3) повідомляють, що інформацію щодо дати отримання РК можна переглянути в Електронному кабінеті платника — поле «Дата надходження» підрежиму «Отримані РК» режиму «Реєстрація ПН/РК» (див. БЗ 101.17);

4) радять подавати заперечення до акта камеральної перевірки (з документами і поясненнями, що підтверджують факт несвоєчасного отримання покупцем зменшуючого РК від продавця) у разі, коли контролюючий орган порахував строк реєстрації зменшуючого РК не від дня отримання його покупцем, а по-іншому (наприклад, від дня його складання) (див. листи ДПСУ від 21.02.2025 № 914/ІПК/99-00-21-03-02 і від 22.03.2024 № 8151/7/99-00-04-02-03-07).