Виплати: включаємо до розрахунку середньої зарплати правильно

Розраховуючи суму лікарняних/декретних, бухгалтерові, насамперед, потрібна середньоденна заробітна плата (ЗП_сер). Її знаходять за формулою:

ЗП_сер = ЗП : (К_з - К_п),

де ЗП — зарплата (дохід), нарахована в розрахунковому періоді, з якої стягували ЄСВ;

К_з — кількість календарних днів зайнятості (перебування в трудових відносинах) у розрахунковому періоді;

К_п — кількість календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин.

Про те, як правильно визначити розрахунковий період, розрахувати кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку (знаменник нашої формули), читайте в «Розрахунковий період: визначаємо, включаємо, виключаємо» цього номера.

А як правильно «відсортувати» виплати, нараховані працівникові, які увійдуть до розрахунку середньоденної зарплати (чисельник у формулі)?

Правила включення виплат до розрахунку «середньої»

До розрахунку середньої зарплати за 1 календарний день включають виплати, з яких стягували ЄСВ. Це передбачено абз. 1 пп. 3 і 32 Порядку № 1266. Інакше кажучи, якщо з виплати стягуємо ЄСВ, то її включаємо до розрахунку, не стягуємо — виключаємо її з розрахунку. Прикладом таких виплат, що не включаються, може бути нецільова благодійна допомога працівникам, надбавка за роз’їзний характер роботи тощо.

Це означає, що такі виплати, як, наприклад, лікарняні/декретні, до розрахунку середньої зарплати не потраплять. Навіть попри те, що з них стягують ЄСВ. Підстава — п. 3 Порядку № 1266.

Це прямо передбачено п. 32 Порядку № 1266. Тобто всі відомості беруться з даних таблиці 6 ЄСВ-звіту. А з урахуванням положень п. 3 Порядку № 1266 до розрахунку включають ті виплати, які увійшли до бази стягнення ЄСВ у складі зарплати. Причому брати треба відповідну інформацію з графи 18 (зрозуміло, якщо це зарплатна виплата, див. правило 2).

Оскільки середню зарплату обчислюють за 1 календарний день (немає прив’язки до відпрацьованого часу), то в розрахунку беруть участь усі виплати, нараховані як за відпрацьований час, так і за невідпрацьований (наприклад, відпускні, оплата періоду перебування на курсах підвищення кваліфікації, середній заробіток, що зберігається за працівником на період виконання державних і громадських обов’язків, оплата простоїв тощо).

Це основні правила із включення виплат до розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних/декретних. Окремі нюанси розглянемо на прикладах.

Відпускні, лікарняні, матеріальна допомога: що і як включити

Дані, необхідні для розрахунку середньоденної зарплати, наведемо в таблиці нижче.

Наведемо пояснення до таблиці.

Хвороба настала у вересні 2018 року, тобто розрахунковий період — вересень 2017 року — серпень 2018 року.

Визначимо кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку. Із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період слід виключити дні, протягом яких працівник не працював із поважних причин*.

* До поважних причин в розумінні Порядку № 1266 належать:

1) тимчасова непрацездатність;

2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3- або 6-річного віку;

4) відпустка без збереження заробітної плати.

У нашому випадку в розрахунку беруть участь 360 календарних днів (365_{загальна кількість днів} - 5_{дні хвороби}).

Далі визначимося з виплатами. Із зарплатою за відпрацьований час усе зрозуміло. Вона в повній сумі включається до розрахунку. Що робити з лікарняними, відпускними і матдопомогою?

Сума лікарняних (540 грн.) не бере участі у розрахунку середньої зарплати, оскільки вони не включаються до фонду оплати праці. А сума відпускних і матдопомоги на оздоровлення включаємо до розрахунку в повній сумі, оскільки вони входять до бази стягнення ЄСВ у складі зарплати.

Таким чином, у розрахунку середньоденної зарплати бере участь сума у розмірі 45785,97 грн. (46325,97 - 540_{лікарняні}).

Розрахуємо середньоденну зарплату:

45785,97 : 360 = 127,18 (грн.).

Сума лікарняних складе:

127,18 грн. х 5 к. дн. х 100 % = 635,90 грн.,

де 100 — відсоток оплати лікарняного (страховий стаж більше 8 років).

«Перехідні» відпускні: до якого місяця віднести

Як ми вже сказали, виплати, нараховані за невідпрацьований час та оподатковувані ЄСВ, включають до розрахунку. Відпускні відносяться до зарплатних виплат, із них стягують ЄСВ, а отже, вони включаються до розрахунку середньоденної зарплати для оплати лікарняних/декретних. Але тут є особливість.

Є роботодавці, як правило, це бюджетні організації, які всю суму відпускних, у тому числі й за «перехідні» на наступний місяць дні відпустки, нараховують у місяці її надання (проводять у бухгалтерському обліку). Якщо застрахованій особі «перехідні» відпускні нараховувалися всередині розрахункового періоду, то проблем із розрахунком середньої зарплати не виникне.

Труднощі виникають, якщо «перехідні» відпускні були нараховані в розрахунковому періоді, але за дні відпустки, які виходять за межі такого розрахункового періоду. Чи навпаки: відпускні нараховані не в розрахунковому періоді, але за дні відпустки, які припадають на розрахунковий період. Як бути?

Згідно з п.п. 1.6.1 Інструкції № 5 нарахування фонду оплати праці відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця), зокрема відпустки, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці**. Інакше кажучи, при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах суму «перехідних» відпускних розподіляють пропорційно дням відпустки, які припадають на відповідні місяці. До речі, у таблиці 6 ЄСВ-звіту «перехідні» відпускні відображають в окремих рядках.

** Див. також лист Мінсоцполітики від 16.09.2015 р. № 528/18/99-15 («ОП», 2017, № 16, с. 14) і лист ФСС з ТВП від 03.09.2015 р. № 5.2-32-1422.

Відпускні за дні відпустки, що припадають на вересень 2017 року (2040 грн.), необхідно віднести до заробітку вересня 2017 року. Визначимо загальний дохід за розрахунковий період (вересень 2017 року — серпень 2018 року):

56000 + 2040 = 58040 (грн.).

Знайдемо середньоденну зарплату:

58040 грн. : 365 к. дн. = 159,01 грн.

Сума лікарняних складе:

159,01 грн. х 8 к. дн. х 100 % = 1272,08 грн.,

де 100 — відсоток оплати лікарняного залежно від страхового стажу (страховий стаж більше 8 років);

8 — календарні дні тимчасової непрацездатності з 7 по 14 вересня 2018 року.

Коригування зарплатних виплат: залишаємо або розподіляємо

Якщо нарахування зарплати здійснюється за попередній період, у тому числі у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, то нараховані суми включають до зарплати того місяця, в якому здійснені нарахування (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5, п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449). Тому

Підтвердження цьому знаходимо також у наказі Мінсоцполітики «Про затвердження прикладів обчислення середньої заробітної плати (доходу) за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування» від 21.10.2015 р. № 1022 (див. «ОП», 2015, № 21, с. 3) і листи ФСС з ТВП від 25.08.2015 р. № 5.2-32-1380 та Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16 // (див. «ОП», 2017, № 16, с. 29).

Дані, необхідні для розрахунку, наведемо в таблиці нижче.

При розрахунку суми лікарняних донараховану в січні 2018 року зарплату за липень 2017 року включаємо до загального доходу січня 2018 року.

Середньоденна зарплата складе:

56500 грн. : 365 к. дн. = 154,79 грн.

Сума лікарняних складе:

154,79 x 19 к. дн. = 2941,01 грн.

Коригування відпускних

Коригування відпускних у розрахунку середньоденної зарплати відрізняється від зарплатних коригувань.

Як вже було зазначено: усі кориговані зарплатні виплати враховуються в тому місяці розрахункового періоду, в якому вона була проведена. А ось суми коригованих відпускних розподіляються пропорційно календарним дням того місяця, на який припадають дні відпустки у відповідному місяці (п.п. 1.6.1 Інструкції № 5)***.

*** Див. також лист Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16 // «ОП», 2017, № 16, с. 29.

Інакше кажучи, якщо ви у вересні 2018 року донараховуєте суму відпускних за дні серпня, то таке донарахування відпускних ви відносите до серпня.

Розрахунковим періодом для визначення лікарняних у наведеному випадку є вересень 2017 року — серпень 2018 року.

Коригування відпускних включають до розрахунку середньої зарплати, так само як і суму відпускних, а саме суму донарахованих відпускних, відносять до місяця, на який припадає відпустка. Таким чином, при розрахунку суми вересневих лікарняних донараховані у вересні 2018 року відпускні за серпень 2018 року відносимо до серпня 2018 року.

Загальна сума заробітку в розрахунковому періоді складе:

56136,36 + 4152 + 240 = 60528,36 (грн.).

Знайдемо середню заробітну плату:

60528,36 грн. : 365 к. дн. = 165,83 грн.

Сума лікарняних при цьому дорівнюватиме:

165,83 грн. х 12 к. дн. х 100 % = 1989,96 грн.

Коригування зарплати і відпрацьованого часу

Йдеться про таку дуже поширену на практиці ситуацію, як сторнування в поточному місяці зарплати за минулий місяць через тимчасову непрацездатність.

Зверніть увагу, що, незалежно від того, відбуваються такі коригування «всередині» розрахункового періоду або «зовні», потрібно запам’ятати два моменти****:

**** Див. також приклад 6 розд. III Прикладів № 1022, листи Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 1837/18/93-15 та від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16.

Суми коригування зарплати враховуються в місяці їх проведення.

Дні, за які проведені коригування, враховуються в тому місяці, на який припадають такі коригування. Тобто використовуються дні за виправленим табелем обліку робочого часу.

Розрахунковим періодом для вересневого лікарняного є: вересень 2017 року — серпень 2018 року. У серпні (останньому місяці розрахункового періоду) за 5 днів хвороби помилково нарахована зарплата. Її коригування («сторно») було здійснене у вересні 2018 року — місяці, який не входить до розрахункового періоду.

Згідно з пп. 3 і 32 Порядку № 1266 до розрахунку середньої зарплати включають зарплату, на яку нарахований ЄСВ і яка включена до ЄСВ-звіту.

На заробітну плату за серпень 2018 року (у тому числі надмірно нараховану) нарахований ЄСВ, вона в повному обсязі показана в ЄСВ-звіті за серпень. Тобто зарплата за серпень 2018 року бере участь у розрахунку середньої зарплати в повній сумі.

Сторнована сума зарплати за 5 робочих днів (з 27 по 31 серпня) у розмірі 909,09 грн. буде віднесена на фонд оплати праці вересня 2018 року, місяця, який не входить до розрахункового періоду, тому ця сума не увійде до розрахунку середньої зарплати.

А ось із днями навпаки. При підрахунку загальної кількості календарних днів за розрахунковий період коригування за кількістю календарних днів, що припадають на період хвороби, мають бути враховані, а саме — виключені із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період.

Розрахуємо середньоденну зарплату. Припустимо, що за розрахунковий період (вересень 2017 року — серпень 2018 року) була нарахована зарплата в сумі 46000 грн., у тому числі за серпень 2018 року — 4000 грн.

Середньоденна зарплата дорівнює:

46000 грн. : (365 к. дн. - 5 к. дн.)= 127,78 грн.

Визначимо суму лікарняних:

127,78 х 5 к. дн. х 100 % = 638,90 грн.

Якщо встановлена годинна ставка…

Якщо працівник захворів у перший робочий день або в розрахунковому періоді не було заробітку з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років, відпустка без збереження заробітної плати), то середню зарплату розраховують діленням посадового окладу (його частини) на 30,44 (пп. 5 і 28 Порядку № 1266).

Але бувають ситуації, коли в трудовому договорі працівникові встановлена годинна (денна) тарифна ставка. І щоб сплатити лікарняний лист за ситуації, коли страховий випадок настав у перший робочий день або в розрахунковому періоді не було заробітку з поважних причин, годинну (денну) тарифну ставку потрібно перевести в місячну. Для цього її (годинну або денну тарифну ставку) множать на кількість робочих днів (годин) за графіком роботи в місяці настання страхового випадку*****.

***** Див. також лист Мінсоцполітки від 23.05.2017 р. № 262/0/86-17/273.

Перш ніж розглянути питання за розрахунком середньої зарплати для оплати листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, декілька слів скажемо про те, як у штатному розписі зазначати працівників-почасовиків. Річ у тому, що для госпрозрахункових підприємств єдиної типової форми штатного розпису не існує. Тому кожне підприємство має право розробляти його, як мовиться, «під себе». А ось для бюджетних установ, організацій, закладів типова форма штатного розпису затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються у процесі виконання бюджету» від 28.01.02 р. № 57 (ср. ). Але навіть у цьому наказі в наведених варіантах штатного розпису «для бюджетників»-почасовиків обійшли стороною. Як бути? Ми пропонуємо вам три варіанти відображення почасовиків у штатному розписі.

Перший — ввести у штатному розписі окрему графу «Годинна тарифна ставка», а в графі «Місячний фонд заробітної плати» за почасовиками проставляти суму, що дорівнює добутку годинної тарифної ставки та середньомісячної кількості робочих годин у тому календарному році, на який затверджується штатний розпис (за умови відсутності інших постійних доплат і надбавок за цією професією (посадою, роботою)).

Другий — вивести середньомісячний оклад, помноживши годинну тарифну ставку на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році. Суму, що отримали, проставити в графі «Посадовий оклад». При цьому у виносці або в примітці зазначити, що за цією професією (посадою, роботою) застосовується погодинна оплата праці, а в графі «Посадовий оклад» проставлений середньомісячний оклад + розписати порядок його розрахунку.

Третій — розмір годинної тарифної ставки за конкретною професією (посадою, роботою) проставляти в графі «Посадовий оклад». При цьому у виносці або в примітці зазначати, що за цією професією (посадою, роботою) застосовується погодинна оплата праці. Графу «Місячний фонд заробітної плати» заповнюєте так само, як і в першому варіанті.

Що буде зазначено в штатному розписі в графі «Посадовий оклад» у працівника-почасовика ми з’ясували. Перейдемо безпосередньо до розрахунку середньоденної зарплати.

У працівниці в розрахунковому періоді (вересень 2017 року — серпень 2018 року) немає заробітку з поважної причини (відпустка для догляду за дитиною до 3 років). Тому для неї застосовуємо пп. 5 і 28 Порядку № 1266. Перш ніж розрахувати середню зарплату переведемо встановлену для працівниці годинну тарифну ставку в місячну:

25 грн./год х 160 год = 4000 грн.,

де 160 — норма робочого часу у вересні 2018 року при 5-денному робочому тижні з 8-годинним робочим днем.

Зверніть увагу: жінка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. А цей період включають до страхового стажу. Тому

Знайдемо середньоденну зарплату:

4000 грн. : 30,44 к. дн. = 131,41 грн.

Сума оплати «декретного» ЛН складе:

131,41 грн. х 126 к. дн. = 16557,66 грн.