Заява-розрахунок є підставою для надання робочими органами виконавчої дирекції ФСС або їх відділеннями фінансування для виплати матеріального забезпечення (п. 4 Порядку № 12*).
* Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та деяких виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 р. № 12.
Вона надається до виконавчих дирекцій ФСС за формою, наведеною у додатку 1 до Порядку № 12 не пізніше 5 робочих днів з дати ухвалення комісією із соцстрахування (уповноваженим) рішення про призначення матеріального забезпечення (ч. 2 п. 2 Порядку № 12).
Форма заяви-розрахунку складається безпосередньо із самої заяви-розрахунку (титульна сторінка) і п’яти додатків до неї за видами матеріального забезпечення (додатки 1.1 — 1.5). При цьому до заяви-розрахунку подаються тільки ті додатки, які містять інформацію про страхові випадки для відповідного фінансування ФСС. Відразу всі додатки подавати не треба.
Для відображення лікарняних та декретних використовують додаток 1.1 «Матеріальне забезпечення». Він досить об’ємний. В статті «Заява-розрахунок: загальні правила заповнення додатка 1.1 Матеріальне забезпечення» цього номера ви знайдете загальні правила щодо його заповнення.
А тепер перейдемо до найпоширеніших питань стосовно внесення даних до додатка 1.1 заяви-розрахунку.
Лікарняний внутрішнього сумісника
Як відобразити суму лікарняних у заяві-розрахунку, якщо основний працівник є і внутрішнім сумісником?
Працівнику, який працює за сумісництвом, дні тимчасової непрацездатності підлягають оплаті, як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом (ч. 1 ст. 30 Закон про соцстрахування). Окремо за кожним трудовим договором. При цьому не має значення, сумісник внутрішній чи зовнішній. На це звертають увагу фахівці ФСС у листі від 17.01.2017 р. № 5.2-28-65 (ср. ).
Для оплати тимчасової непрацездатності сумісника потрібна копія листка непрацездатності та довідка про заробітну плату з основного місця роботи. І тут неважливо, один роботодавець у працівника чи різні.
У додатку 1.1 до заяви-розрахунку на такого працівника заповнюють два рядки. При цьому в графі 6 у відповідному рядку зазначайте «1» — за основним місцем роботи, «2» — за сумісництвом. Інформація про ідентифікацію особи, дані листка непрацездатності, причина хвороби, інформація про стаж у обох рядках будуть однаковими.
«Первинний» і «продовження» — в окремих рядках
Працівник надав страхувальнику 2 листки непрацездатності: первинний на 7 днів та продовження на 1 день. Чи можна у заяві-розрахунку відобразити лікарняні одним рядком?
Однозначно ― ні! Кожен листок непрацездатності у заяві-розрахунку повинен бути відображений в окремому рядку.
Зауважте: продовження попереднього листка непрацездатності відбувається у межах одного страхового випадку. У розрахунку лікарняних за обома листками непрацездатності (первинний та продовження) бере участь середньоденна зарплата, розрахована для первинного листка непрацездатності. Та це зовсім не означає, що такі лікарняні треба відображати у заяві-розрахунку одним рядком. Відповідно до п. 7 Порядку № 12 інформація, внесена до заяви-розрахунку, повинна повністю відповідати документам, на підставі яких здійснено призначення матеріального забезпечення. Тому як первинний листок непрацездатності, так і його продовження є окремою підставою для виплати Фондом матеріального забезпечення.
Ба більше, подання до Фонду заяви-розрахунку, у якій зазначено одним записом дані про серію та номер первинного листка непрацездатності застрахованої особи, а кількість днів тимчасової непрацездатності, що підлягали оплаті, та сума матеріального забезпечення — за весь період непрацездатності застрахованої особи (згідно з первинним листком непрацездатності та відповідно до листків непрацездатності, які були видані як продовження первинного), є порушенням порядку використання страхових коштів.
А отримані суми матзабезпечення за такими заявами-розрахунками вважаються неправомірно витраченими та підлягають поверненню до Фонду із застосуванням фінансових санкцій. До речі, саме про це на своєму сайті (fssu.gov.ua) 09.06.2020 р. зазначив ФСС.
Отримуємо фінансування при «ковід-ізоляції»
Як відобразити в заяві-розрахунку лікарняні при ізоляції від COVID-19?
Відповідь на це запитання надали фахівці ФСС на своєму сайті (fssu.gov.ua) ще 27.05.2020 р.
Цитата
Для отримання фінансування від Фонду соціального страхування України допомог за лікарняними листами, виданими у зв’язку з ізоляцією від COVID-19, страхувальники (роботодавці) мають формувати окремі заяви-розрахунки, до яких не включаються лікарняні з інших причин непрацездатності.
У листках непрацездатності, виданих застрахованим особам у зв’язку з ізоляцією від COVID-19, зазначають причину непрацездатності — «11» (ізоляція від COVID-19).
Як розрахувати допомогу за такими листками непрацездатності, ви можете дізнатися зі статті «Лікарняний лист при ізоляції від COVID-19» // «ОП», 2020, № 10. Для отримання матзабезпечення від ФСС за таким лікарняним роботодавець повинен сформувати окрему заяву-розрахунок, яка містить інформацію тільки про непрацездатність у зв’язку з «ковід-ізоляцією». Де в додатку 1.1 зазначити, зокрема, у графі 10 причину непрацездатності — «11». Інші графи заповнюють за загальними правилами.
ФСС дуже прискіпливо ставиться до заяв-розрахунків із причиною непрацездатності «11». Тому перед її наданням фахівці Фонду наполягають на перевірці безпосередньо самого листка непрацездатності у зв’язку з ізоляцією від COVID-19. Для цього вони просять роботодавця надіслати їм сканкопію лікарняного. І коли він пройде перевірку фахівцями ФСС — роботодавцю дають «зелене світло» на відправлення заяви до Фонду.
Страховий стаж менше місяця
Як у заяві-розрахунку зазначити страховий стаж працівника, якщо він менше1 місяця? Адже при заповненні додатка 1.1 в електронній формі нульові значення страхового стажу не вносяться.
Для відображення страхового стажу в додатку 1.1 заяви-розрахунку передбачені графи:
• 21 — загальний страховий стаж;
• 22 — стаж за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку.
Страховий стаж обчислюється в місяцях (п. 3 ст. 21 Закону про соцстрахування). Дані до граф додатка 1.1 уносяться в повних місяцях.
Фахівці ФСС у роз’ясненні від 15.11.2018 р. зазначали, що метою заповнення у заяві-розрахунку даних про страховий стаж є контроль відповідності нарахованого матеріального забезпечення по тимчасовій непрацездатності розміру допомоги, що визначається у відсотках (50, 60, 70 та 100 %) залежно від страхового стажу відповідно до ст. 24 Закону про соцстрахування. Працівник зі стажем до трьох років (у наведеному випадку меншим за місяць) має право на допомогу по тимчасовій непрацездатності у розмірі 50 %.
А що ж робити в ситуації, коли у працівника немає навіть 1 місяця страхового стажу? На жаль, можливості внесення значення «0» до графи 21 додатка 1.1 при заповненні заяви-розрахунку в електронному вигляді немає. Можна проставити лише «1».
Офіційних роз’яснень щодо заповнення граф 21 і 22 додатка 1.1 у разі страхового стажу працівника, меншого за місяць, ФСС не надавав. Але на практиці страхувальники в цих графах проставляють саме значення «1».
На нашу думку, це цілком доречно. Адже таке визначення страхового стажу як загального, так і спеціального зовсім не вплине на розмір допомоги.
Донараховані лікарняні
Донарахували суму лікарняних за минулий період. Як відобразити в заяві-розрахунку?
Якщо роботодавець виявив у себе помилку у розрахунку лікарняного, яка призвела до заниження суми матеріального забезпечення, — він здійснює перерахунок сум виплат за таким лікарняним. Відповідні донарахування проводяться як за перші п’ять днів, що оплачує роботодавець, так і за дні, які фінансує ФСС. Як же отримати додаткове матзабезпечення за лікарняним, що вже був профінансований Фондом? Про виявлену помилку страхувальник оповіщає ФСС у листі. Разом із листом надає заяву-розрахунок з виправленими даними.
При цьому до додатка 1.1 вносить, зокрема:
• до граф із 1 по 12 та з 17 по 22 — дані, що повторюють інформацію, яка була надана у раніше поданій заяві-розрахунку за лікарняним, що виправляється (про застраховану особу, номер листка непрацездатності, період непрацездатності, причину тощо);
• графи 13 і 14 (кількість календарних днів хвороби ) залишають незаповненими при сумовій помилці. Значення в них проставляють тільки в разі виправлення кількості днів непрацездатності;
• до граф 15 і 16 — дані про донараховані суми лікарняних (різницю), що підлягають оплаті відповідно за рахунок роботодавця (графа 15) та за рахунок Фонду (графа 16).
Відпрацьований день & лікарняний
Працівник надав листок непрацездатності на 10 днів (з 3 по 12 серпня 2020 року). Перший день хвороби (3 серпня) збігся з повністю відпрацьованим робочим днем. Як зазначати у заяві-розрахунку цей день?
У цьому випадку відлік 5 днів починається з дня відкриття лікарняного листка (з 3 серпня 2020 року), а оплата буде здійснена роботодавцем лише за 4 дні. Бо в перший день хвороби немає втрати заробітку (за цей день нараховується зарплата). Подробиці ви знайдете в статті «Початок хвороби у відпрацьований день: як оплатити» цього номера.
Заповнення додатка 1.1 заяви-розрахунку також має нюанси, зокрема:
• до граф 11 та 12 (період непрацездатності з… — по…) вносять дати початку і закінчення листка непрацездатності з урахуванням першого дня, який збігся з відпрацьованим (з «03.08.2020» по «12.08.2020» ). Період непрацездатності повинен відповідати даним, зазначеним у лікарняному;
• у графі 13 (кількість днів, що підлягає оплаті, всього) зазначають загальну кількість днів хвороби без урахування «дня-накладки». Тобто якщо лікарняний відкритий із 3 по 12 серпня (10 днів хвороби) і 3 серпня відпрацьовано за графіком, то до графи 13 вносимо «9» днів. Бо 3 серпня не підлягає оплаті.
Зазвичай заповнена таким чином заява-розрахунок викликає запитання у спеціалістів ФСС при її отриманні. Тому разом із заявою-розрахунком вони можуть попросити надати пояснення щодо такого випадку та скан-копію табеля і лікарняного.
Два лікарняні в один день
Працівник надав два лікарняні (з 5 по 11 серпня та з 11 по 20 серпня 2020 року) з різними страховими випадками, які виписані «внапусток» — мають 1 спільний день (11 серпня). В обох захворювання загальне. Як це зазначити у заяві-розрахунку?
Лікарняні повинні бути оплачені відповідно до кожного страхового випадку. Але подвійного надання допомоги то тимчасовій непрацездатності за один і той же період Закон про соцстрахування не передбачає.
При цьому така допомога надається з першого дня страхового випадку (лист ФСС від 07.06.2016 р. № 5.2-32-924). Тобто другий лікарняний повинен бути оплачений з першого дня (з 11 серпня) за загальними правилами (5 днів за рахунок роботодавця, із шостого — за рахунок ФСС). Схематично це виглядає так (див. рисунок).
Хто фінансує лікарняні, які виписані «внапусток»
Додаток 1.1 заяви-розрахунку заповнюємо таким чином:
• до граф 11 та 12 (період непрацездатності з… — по…) вносимо дати початку і закінчення за кожним листком непрацездатності з урахуванням дня «внапусток».
Тобто для 1-го лікарняного — з «05.08.2020» по «11.08.2020», для 2-го — з «11.08.2020» по «20.08.2020»;
• у графі 13 (кількість днів, що підлягає оплаті, всього) зазначаємо загальну кількість днів хвороби без урахування дня «внапусток» для 1-го лікарняного — 6 днів (11 серпня не враховуємо). Дні непрацездатності для 2-го лікарняного заносимо на загальних підставах — із першого дня хвороби — 10 днів;
• у графі 14 (кількість днів, що підлягає оплаті за рахунок ФСС) для 1-го лікарняного не враховуємо день «внапусток». Тому за ним за рахунок ФСС буде оплачено лише 1 день (10 серпня). За 2-м лікарняним за рахунок ФСС буде оплачено 5 днів (з 16 по 20 серпня).
Увага! Перші 5 днів непрацездатності за кожним лікарняним оплачує роботодавець.
