Усі роботодавці, які є податковими агентами, зобов’язані проводити річний перерахунок ПДФО (п.п. «а» п.п. 169.4.2 ПКУ). Деякі з них проводять необов’язковий перерахунок ПДФО за інші періоди протягом календарного року (місяць, квартал) на підставі п.п. 169.4.3 ПКУ, аби переконатися в правильності нарахування податку. Але такий проміжний (протягом року) перерахунок не звільняє їх від загального річного перерахунку.
У таблиці нижче, у форматі запитання — відповідь, розглянемо порядок та нюанси перерахунку ПДФО у 2020 році.
Порядок та нюанси перерахунку ПДФО у 2020 році
Запитання | Відповідь |
Кого стосується обов’язковий річний перерахунок ПДФО? | По-перше, тих, хто проводить такий перерахунок, а саме роботодавців (як юридичних, так і фізичних осіб), які є податковими агентами. По-друге, тих, кому проводять перерахунок, а саме всіх найманих працівників, які станом на 31 грудня 2020 року перебувають у трудових відносинах із роботодавцем (за основним місцем роботи та за сумісництвом) |
Коли проводиться річний перерахунок ПДФО? | Не пізніше ніж при нарахуванні заробітної плати за останній місяць поточного року, тобто в грудні 2020 року |
Чи включати до річного перерахунку ПДФО звільнених протягом року працівників? | Для працівників, які були звільнені протягом поточного року, перерахунок ПДФО проводиться в місяці їх фактичного звільнення (п.п. «в» п.п. 169.4.2 ПКУ). У загальному річному перерахунку вони участі не беруть |
Як перераховувати ПДФО працівнику, прийнятого протягом поточного року? | Перерахунок ПДФО за новоприйнятими працівниками також треба проводити у грудні 2020 року. У ньому візьме участь період з місяця прийняття такого працівника на роботу по грудень 2020 року. Важливо! Платник податків має право на отримання ПСП тільки від одного роботодавця. Трапляються ситуації, коли в одному місяці фізична особа звільняється в одного роботодавця і приймається на роботу до іншого роботодавця. І якщо працівник реалізував право на ПСП у місяці звільнення на старому місці роботи, то права на отримання в цьому місяці податкової соціальної пільги на новому місці роботи він не має. І може скористатися ПСП тільки з наступного місяця роботи (роз’яснення в категорії 103.08.04 ЗІР) |
Працівник подав заяву на застосування ПСП протягом року. Як перераховувати ПДФО? | Перевіряємо наявність права на застосування ПСП з місяця подання заяви на застосування ПСП (п.п. 169.2.2 ПКУ). Для цього заробіток кожного місяця (починаючи з місяця отримання заяви на ПСП) порівнюємо з граничним розміром доходу для застосування ПСП |
Працівник подав заяву на припинення застосування ПСП протягом року. Як перераховувати ПДФО? | Відповідно до п.п. «б» п.п. 169.4.2 ПКУ обов’язковий перерахунок ПДФО треба робити в останньому місяці застосування до його доходу ПСП (місяці припинення застосування, зазначеному у заяві). Тоді у річному перерахунку ПДФО візьме участь період з наступного місяця (коли ПСП перестала надаватись) і по грудень 2020 року |
Які доходи беруть участь в обов’язковому перерахунку ПДФО? | В обов’язковому річному перерахунку ПДФО бере участь тільки зарплата. Вона включає: • основну, додаткову зарплату та інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які нараховуються працівнику у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ). Їх перелік містить Інструкція № 5 (у частині, що не суперечить ПКУ); • лікарняні (виплачувані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок коштів Фонду соцстрахування) (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ); • привілейовані дивіденди (п.п. 170.5.3 ПКУ). Перерахунок незарплатних доходів для визначення правильності їх оподаткування — це виключно добровільна справа роботодавця / податкового агента |
Як враховуються при перерахунку ПДФО суми зарплати, у тому числі донарахованої/сторнованої? | Зарплатні виплати, зокрема премії, доплати, надбавки, нараховані (донараховані/сторновані) за попередні податкові періоди (місяці), оподатковуємо в тому податковому періоді (місяці), в якому вони були фактично нараховані (фактично донараховані/сторновані) |
Як враховувати при перерахунку ПДФО лікарняні та відпускні? | Зарплата працівника за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податків на лікарняному, належить до податкових періодів, за які вона нарахована (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ). Метою такого розподілу є визначення граничної суми доходу, що надає право на отримання ПСП |
Як здійснювати перерахунок ПДФО, якщо відпускні за січень 2021 року нараховано в грудні 2020 року? | Тут діємо за загальним правилом включення відпусток до того періоду, за дні якого вони нараховані. Тобто сума відпускних за січень 2021 року для визначення права на ПСП і суми ПДФО буде приплюсована до зарплати січня 2021 року |
Чи треба подавати уточнюючий звіт за формою № 1ДФ, якщо працівнику були нараховані перехідні лікарняні у січні 2021 року за грудень 2020 року — січень 2021 року? | По-перше, такі лікарняні на момент їх нарахування треба віднести до доходів тих місяців, за які вони нараховані. По-друге, визначити право на застосування ПСП окремо в кожному з місяців (грудні 2020 року і січні 2021 року) та здійснити розрахунок ПДФО. У разі коли за грудень 2020 року виявиться (при додаванні до суми грудня грудневих лікарняних), що працівник не мав права на ПСП, а пільгу застосували (або навпаки), то це не є помилкою. І жодних уточнюючих звітів щодо цього подавати не треба. Відповідний обов’язковий перерахунок ПДФО (доутримання або повернення) роботодавець може зробити при річному перерахунку ПДФО у грудні 2021 року (або у місяці звільнення чи відмови від ПСП) у загальному порядку |
Що робити з результатами перерахунку? | За результатами перерахунку ПДФО (крім нульових) може виявитися переплата або недоплата податку. Тоді: • у разі переплати ПДФО — зменшуємо на суму такої переплати суму ПДФО за грудень 2020 року; • у разі недоплати ПДФО — збільшуємо на суму такої недоплати суму ПДФО за грудень 2020 року |
Якщо суми ПДФО за грудень 2020 року недостатньо для зменшення на суму переплати податку? | Тоді сума нарахованого ПДФО в наступних місяцях зменшується до повного її повернення працівнику. У разі якщо працівник звільняється, а сума переплати перевищує розмір утриманого ПДФО у місяці звільнення, то повернення суми такого перевищення ПКУ не передбачає. Таке роз’яснення прописали податківці в категорії 103.25 ЗІР |
Якщо сума недоплати ПДФО більше заробітку працівника за грудень 2020 року? Чи є обмеження при утриманні суми недоплати? | Суму недоплаченого ПДФО у будь-якому разі утримують у повному обсязі. Але до розміру утримань застосовують обмеження згідно зі ст. 128 КЗпП. Тобто загальна сума відрахувань із зарплати працівника не повинна перевищувати 20 % «чистої» суми зарплати, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 або 70 %. Тому якщо заробітку працівника за грудень з урахуванням зазначених обмежень не вистачає, то утримання недоплати ПДФО проводиться за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повного погашення суми такої недоплати. Якщо ж працівник сам виявив бажання (через заяву) погасити таку недоплату, то законодавче обмеження не застосовуємо й утримуємо недоплату згідно із заявою працівника |
Як результати перерахунку відобразити у звітності? | Результати річного перерахунку відображають у податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2020 року. При цьому суми недоплати або переплати ПДФО вносять до даних граф 4 і 4а, збільшуючи (при недоплаті) або зменшуючи (при переплаті) суму фактично утриманого з працівника ПДФО. Якщо результати перерахунку не «вміщуються» у грудневі відрахування/донарахування і зменшують/збільшують суми ПДФО січня та/або лютого 2021 року, то, за аналогією, заповнюються дані граф 4 і 4а в 1 кварталі 2021 року. Зарплатні доходи у формі № 1ДФ відображайте з ознакою «101» |
Чи можна не проводити річний перерахунок ПДФО? | Ні, не можна, бо він є обов’язковим. Але відповідальність за його непроведення чинним законодавством не передбачена. Та штрафів можна не боятися, якщо все «гладенько» й у розрахунках ПДФО немає помилок. Інакше буде «гаряче» |
Чи треба подавати уточнюючий розрахунок, якщо під час проведення перерахунку були виявлені помилки в нарахуванні ПДФО? | Законодавство надає можливість виправити помилку в нарахуванні ПДФО, яка допущена протягом поточного календарного року, без штрафів (абз. 8 п. 127.1 ПКУ). Якщо помилка самостійно виявлена й виправлена при проведенні річного перерахунку ПДФО, то уточнюючий розрахунок за формою № 1ДФ подавати не потрібно. Наприклад, виявили, що працівнику помилково застосували ПСП у 1 кварталі 2020 року. При проведенні річного перерахунку виправилися. Суму недоплати ПДФО утримали з грудневої зарплати працівника та відобразили у формі № 1ДФ за 4 квартал 2020 року. Уточнюючий перерахунок за 1 квартал 2020 року не подаємо |
Звісно, сучасні бухгалтерські програми «заточені» під чинне законодавство (вчасно, через оновлення, враховуючи всі зміни) і більшість бухгалтерів робить річний перерахунок ПДФО просто через відповідну опцію.
Але треба пам’ятати, що машина — це лише інструмент у здійсненні розрахунків.
Тому ми нагадаємо детальний механізм перерахунку ПДФО. Його послідовність зображена на рисунку.
Механізм річного перерахунку ПДФО за 2020 рік
Радимо вам, навіть якщо ви щомісячно та/або щоквартально перевіряєте утримання ПДФО, зробити загальний річний перерахунок ПДФО для того, щоб переконатися в правильності нарахування та, у разі виявлення помилки, безболісно виправитися.