Е-паспорт на порталі «Дія» в кадровій діяльності

В обраному У обране
Друк
Кравченко Дар’я, експерт з питань оплати праці
Оплата праці Липень, 2020/№ 14/1
На початку квітня 2020 року був запущений портал державних послуг «Дія». А наприкінці місяця Мінцифри презентувало в мобільному додатку «Дія» електронні версії ID-картки та біометричного закордонного паспорта. Причому було заявлено, що «паспорт у смартфоні» зможе цілком замінити собою документ у паперовому вигляді або ID-картку. Наскільки застосовна така новинка в кадровій діяльності? Зараз ми це з’ясуємо

Е-паспорт — що ми про нього знаємо

Отримати «паспорт у смартфоні» — дуже просто. Для цього достатньо завантажити додаток «Дія» через Рlау Market або Арр Store та авторизуватися в ньому за допомогою BanklD. Після чого в одержувача в додатку автоматично сформується так званий e-паспорт та/або e-паспорт для виїзду за кордон.

На сьогодні єдиним документом, який регламентує використання таких е-паспортів, є Порядок № 2781. Згідно із цим документом:

1 Порядок застосування відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, та відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, під час реалізації експериментального проекту щодо застосування зазначених відображень, затверджений постановою Кабміну від 15.04.2020 р. № 278.

е-паспорт (е-паспорт для виїзду за кордон) — це відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки2 (у паспорті громадянина України для виїзду за кордон), оформлене особі засобами ЄДДР, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом), який забезпечує отримання інформації з реєстру інформаційними ресурсами єдиної інформаційної системи МВС на запит Порталу «Дія» (п. 2 Порядку № 278).

2 Якщо у вас паспорт старого зразка (у вигляді книжечки) — е-паспорт у додатку «Дія» не сформується.

Тобто в е-паспорті містяться ті самі дані, що й в ID-картці: П. І. Б. особи українською мовою та латинськими літерами; стать; дата народження; місце народження; оцифрований підпис (за наявності); оцифроване зображення обличчя особи; унікальний номер запису в Реєстрі; дата видачі та закінчення строку дії паспорта; серія та/або номер паспорта; орган, що видав паспорт, а також податковий номер або повідомлення про відмову від нього.

Зверніть увагу, як додаткова змінна інформація в e-паспорті відображаються також дані про місце проживання на момент оформлення ID-картки або закордонного паспорта (за наявності таких даних у ЄДДР).

Наступний важливий момент. Е-паспорт — це доки лише експеримент Мінцифри, який триватиме протягом 2020 — 2021 років (п. 1 постанови КМУ від 15.04.2020 р. № 278).

Враховуючи це, протягом такого експериментального періоду е-паспорт дозволено пред’являти замість паспорта громадянина України (закордонного паспорта)3 лише в певних випадках (вони перелічені в п. 3 Порядку № 278). А точніше:

3 Тобто без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України у формі картки та/або паспорти громадянина України для виїзду за кордон.

Випадки, у яких можна пред’являти е-паспорт замість звичайного паспорта

Тобто е-паспорт можна використовувати в тих випадках, коли потрібно просто пред’явити документ для ідентифікації особи.

На замітку. Підпункт 3 п. 4 постанови № 278 надає право юридичним і фізичним особам застосовувати у своїй діяльності e-паспорт (е-паспорт для виїзду за кордон) не лише у випадках, зазначених вище, але й в інших випадках за умови виконання вимог Порядку № 278.

Тобто за умови, що такі особи зможуть провести перевірку достовірності даних, зазначених в e-паспорті (п. 9 Порядку № 278). А для цього юридичній або фізичній особі доведеться приєднатися до реалізації експериментального проєкту і підготуватися технічно.

Якщо зазначену вимогу виконати немає можливості, доведеться вдаватися до оригіналів документів.

Е-паспорт у кадровій діяльності

У кадровій роботі паспорт відіграє важливу роль. Так, згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний пред’явити роботодавцеві в тому числі паспорт або інший документ, що посвідчує особу.

Важливо! За прийняття посадовими особами підприємств, установ, організацій на роботу громадян без паспортів або з недійсними паспортами передбачена адмінвідповідальність у вигляді штрафу в розмірі від 17 до 51 грн (за повторне порушення протягом року — 170 — 238 грн) (ст. 200 КпАП). Чи підійде в цьому випадку е-паспорт?

Звичайно, основним документом, що посвідчує особу й підтверджує громадянство України, залишається паспорт громадянина України (п. 1 Положення № 25034, п. 1 Порядку № 3025). Тому при укладенні трудових договорів використовують саме цей документ.

4 Положення про паспорт громадянина України, затверджене постановою ВРУ від 26.06.92 р. № 2503-XII.

5 Порядок оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затверджений постановою Кабміну від 25.03.2015 р. № 302.

Водночас є й інші документи, що носять горду назву «паспорт» і посвідчують особу громадянина. Це (п. 1 Положення № 2503):

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

• дипломатичний паспорт України;

• службовий паспорт України.

І тільки у виняткових випадках можна скористатися іншими (замість паспорта) документами, що посвідчують особу. Це можуть бути:

• посвідка на проживання (для іноземців або осіб без громадянства);

• тимчасове посвідчення (для осіб, які втратили паспорт).

Враховуючи те, що ст. 24 КЗпП (та й ст. 200 КпАП теж) не уточнює, який саме паспорт потрібно використовувати при укладенні трудового договору, можна дійти висновку, що підійде будь-який з перелічених вище документів.

Проте, нагадаємо, що з 25.07.2018 р. на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір, мають бути заведені особові справи (усі подробиці див. у статті «Особова справа працівника: оформляємо правильно» // Спецвипуск «ОП», 2018, № 22/1).

До особової справи долучають цілу низку документів, у тому числі й копію паспорта (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5*).

6 Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Копія паспорта також може бути потрібна й для бухгалтерії (для правильного оподаткування доходів працівника і заповнення звітності, нарахування тих чи інших виплат).

Враховуючи все вище сказане, ми б радили роботодавцеві не поспішати і все так само вимагати оригінали документів від кандидатів на посади. Як мовиться: «помалу їдь — далі заїдеш».

Ще трохи користі

Виходить, толку від е-паспорта для кадровиків не так уже й багато? Зовсім ні. Ви, напевно, пам’ятаєте, що ст. 25 КЗпП забороняє при укладенні трудового договору вимагати від особи, яка влаштовується на роботу, у тому числі відомості про реєстрацію її місця проживання або перебування.

У паперовому паспорті для таких відміток є спеціальні сторінки (с. 11 — 16). Тому хочеш-не-хочеш, а якщо кандидат на роботу надав такий паспорт, йому доведеться розкрити ще й інформацію про місце реєстрації. У власників ID-картки — усе складніше. Оскільки пристрої для зчитування інформації з ID-картки є не в усіх роботодавців, ЦНАП таким особам додатково видає довідку про реєстрацію їх місця проживання (витяг з ЄДДР).

Якщо майбутній працівник надав до відділу кадрів такий документ, ви зможете внести ці дані до особової справи працівника. А якщо ні — то й дарма. Адже відсутність довідки (витягу) або відмітки про реєстрацію місця проживання в паспорті — не може бути підставою для відмови в прийнятті на роботу. У тому числі й на держслужбу (лист НАДС від 11.09.2019 р. № 6275/13-19).

Водночас ці дані потрібні не лише для заповнення особової справи працівника, але й у тому випадку, якщо посада, на яку він приймається, передбачає матеріальну відповідальність (мало що може статися).

Ось тут якраз і допоможе е-паспорт. У ньому можна проглянути дані про реєстрацію (проживання) фізичної особи (за наявності таких даних у ЄДДР). Це додаткова змінна інформація (п. 4 постанови № 278), яка відображається в розділі «Повна інформація». Принаймні запитання «де шукати працівника?» буде вичерпано.

Висновки

• Е-паспорт — це електронна копія ID-картки.

• Е-паспорт ще перебуває на експериментальному етапі й використовується для вузького кола операцій.

• У кадровій роботі використовувати е-паспорти можна, тільки щоб при прийнятті на роботу отримати дані про прописку майбутнього працівника.

• Ведення особових справ співробітників на підставі е-паспортів поки що не закріплене на законодавчому рівні.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд