Ні, нову середньоденну зарплату для розрахунку суми допомоги з другого лікарняного листа не розраховуємо. Адже такий лист є продовженням попереднього, тобто розрахунок декретних здійснюємо виходячи із середньоденної зарплати, розрахованої для першого лікарняного листа.
Таким чином, для визначення суми допомоги потрібно просто помножити 14 календарних днів продовженої декретної відпустки на середньоденну зарплату за 1 календарний день (у нашому випадку: 137,09 грн х 14 к. дн. = 1919,26 грн).
Для отримання коштів на виплату допомоги по вагітності та пологах потрібно подати до ФСС заяву-розрахунок. Після зарахування коштів на спецрахунок виплачуємо їх працівниці у звичайному порядку.
Інформацію про продовжену декретну відпустку, а також про суму допомоги по вагітності та пологах необхідно відобразити в ЄСВ-звіті.
Таблиця 5 ЄСВ-звіту. У ній відображають дати початку і закінчення декретної відпустки працівниці.
На працівницю формуємо рядок, зазначаючи:
— у графі 8 — категорію особи «5» (особи, яким надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами);
— у графі 11: «дату закінчення» декретної відпустки — «10». Зверніть увагу, що окремо закінчення першого лікарняного листа у зв’язку з вагітністю та пологами (26.04.2020 р.) і початок другого лікарняного листа-продовження (27.04.2020 р.) в ЄСВ-звіті за квітень 2020 року показувати не потрібно!
Також слід заповнити графу 16 «документ — підстава…», зазначивши реквізити листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами або наказу (розпорядження) про надання такої відпустки, якщо він видавався.
При цьому графи 12 — 14 за рядками з відпустками у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 років і від 3 до 6 років не заповнюємо.
Ще один момент. Зазвичай жінки після декретної відпустки йдуть у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У цьому випадку в місяці закінчення декретної відпустки (у нашому прикладі в таблиці 5 ЄСВ-звіту за травень 2020 року) потрібно буде заповнити ще один рядок, зазначивши:
— у графі 8 — «6» («особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);
— у графі 11 «дату початку» — перший день відпустки для догляду за дитиною до 3 років.
Якщо ж працівниця після закінчення декретної відпустки виходить на роботу або використовує дні щорічної відпустки, то в таблиці 5 за цей місяць має бути заповнений тільки один рядок із датою закінчення декретної відпустки.
Для наочності наведемо зразок заповненої таблиці 5 (див. рис. 1). За основу візьмемо ситуацію, наведену в прикладі вище. Припустимо, що відразу після закінчення декретної відпустки з 11.05.2020 р. жінка оформила відпустку для догляду за дитиною до 3 років.
Рис. 1. Фрагмент таблиці 5 ЄСВ-звіту за травень 2020 року
Таблиця 6 ЄСВ-звіту. Декретні відображаємо в тому місяці, в якому вони були фактично нараховані в бухобліку. При цьому суму декретного допомоги слід «розбити» за місяцями, на які вона припадає (п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції № 449). Далі заповнити в таблиці 6 стільки ж рядків (п. 9 розд. IV Порядку № 435).
Відповідно якщо 14-денний період декретної відпустки «зачепив» два різних календарних місяці, то в місяці нарахування допомоги за ці дні в таблиці 6 мають бути заповнені два рядки. У місяці закінчення декретної відпустки в графі 15 проставляємо кількість днів, що дорівнює кількості календарних днів у такому місяці (див. консультацію фахівця ПФУ в журналі «ОП», 2017, № 6, с. 24).
Зверніть увагу: графу 19 заповнюємо у разі, якщо база нарахування ЄСВ у тому звітному місяці, за який нарахована допомога по вагітності та пологах, виявилася нижчою суми МЗП, встановленої законом на місяць, за який проводимо нарахування.
Отже, застосуємо все сказане до ситуації, наведеної в запитанні читача.
Дані для заповнення таблиці 6 ЄСВ-звіту за квітень 2020 року (місяць, коли працівниці нараховано декретну «допомогу-продовження» за 14 к. дн.) покажемо на рис. 2.
Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 ЄСВ-звіту за квітень 2020 року
Звертаємо увагу, що в таблиці 6 ЄСВ-звіту за квітень не забудьте розрахувати додаткову базу ЄСВ (610,30 грн), оскільки сума нарахованих декретних за місяць, враховуючи перший лікарняний лист і його продовження, становить 4112,70 грн (3564,34 + 548,36).
Згідно з наведеним прикладом відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка оформить відпустку для догляду за дитиною до 3 років — з 11 травня 2020 року. Ми вже показали, як цей момент потрібно відобразити в таблиці 5 ЄСВ-звіту за травень 2020 року.
Оскільки в місяці «передислокації» жінки з однієї відпустки в іншу відпустку жодних нарахувань у неї вже не буде, вам потрібно не забути й у звіті за травень у таблиці 6 ЄСВ-звіту сформувати рядок з додатковою базою ЄСВ — 3352,10 грн (4723 - 1370,90).
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. Сума допомои по вагітності та пологах не включається до бази оподаткування на підставі п.п. 165.1.1 ПКУ. Також з її суми не утримується ВЗ (див. п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Проте таку виплату слід відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ.
Суму відображаємо одним рядком, не розбиваючи за місяцями, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.
У розділі І форми № 1ДФ формуємо рядок з податковим номером працівниці, яка отримала допомогу, і зазначаємо:
— у графі 3а — суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах;
— у графі 3 — суму виплаченої допомоги по вагітності та пологах (ще раз повторимо: виплачену суму допомоги відображаємо в тому звітному періоді, в якому фактично відбулася виплата);
— у графі 5 — ознаку доходу «128».
У графах 4 і 4а проставляємо нулі (у паперовому варіанті — прочерки).
У розділі ІІ Податкового розрахунку заповнюємо рядок «Військовий збір», в якому в загальній сумі нарахованих/виплачених фізичним особам доходів відображаємо:
— у графі «Загальна сума нарахованого доходу» — суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах;
— у графі «Загальна сума виплаченого доходу» — суму виплаченої допомоги по вагітності та пологах також за фактом виплати.
Покажемо, як виглядає заповнення цієї форми за умови, що нарахування і виплати допомоги з продовжених декретних здійснено в одному звітному кварталі, на рис. 3.
Рис. 3. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2020 року
