Що з «нормативкою»?
З 10 жовтня 2020 року діє новий Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою правління ФСС від 02.10.2020 р. № 23 (далі — Порядок №23). Відповідно втратила чинність уже звична всім Інструкція № 29*.
* Інструкція про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затверджена постановою ФТВП від 22.12.2010 р. № 29.
Навіщо потрібен був такий апгрейд? Основна мета таких нововведень — установлення чіткої та зрозумілої процедури превентивних, ризик-орієнтованих підходів замість карально-стресових перевірок (див. fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/971251). Проте є ще один досить важливий момент. Інструкція № 29 була затверджена ще до об’єднання Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
Саме тому цей документ уже не відповідав всім вимогам Закону про соцстрахування. Тому радимо працювати за правилом «Попереджений, значить озброєний» і ретельно вивчити новий Порядок № 23. Адже розраховувати на те, що під час карантину до вас не зможуть завітати контролери, не слід.
Серйозні «контрольні» наміри ФСС підтверджують оприлюднені графіки перевірок на ІV квартал цього року.
Що цікавить ФСС?
Відтепер чітко прописано, що контролери з ФСС перевірятимуть правильність використання страхувальниками страхових коштів Фонду, що використовуються для надання:
1) матеріального забезпечення у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, передбаченого ст. 20 Закону про соцстрахування, за такими видами:
• допомога по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною);
• допомога по вагітності та пологах;
• допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві);
2) виплат потерпілим на виробництві, передбачених абз. 4 ч. 3 ст. 42 Закону про соцстрахування, за такими видами:
• допомога по тимчасовій непрацездатності, яка настала внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання;
• виплата при тимчасовому переведенні потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу;
• відшкодування вартості поховання потерпілого та пов’язаних з цим ритуальних послуг.
Які перевірки проводитимуться за новим Порядком?
Раніше Інструкція № 29 передбачала тільки документальні перевірки, які могли бути як планові, так і позапланові, як виїзні, так і невиїзні.
У новому Порядку № 23 документальні перевірки (як планові, так і позапланові, як виїзні, так і невиїзні) залишаються. Додатково з’явиться новий вид перевірок — це камеральні перевірки. Але не треба їх лякатися. Їх розрізняти доволі легко.
Простіше кажучи, документальна планова перевірка проводиться відповідно до плану-графіка, а ось позапланова — це перевірка, яка таким планом-графіком не передбачена і проводиться за наявності певних підстав (про них розповімо далі).
При цьому вони можуть бути як виїзними (проводяться за місцем знаходження страхувальника), так і невиїзними (проводяться в приміщенні відповідного органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення за згодою (письмовою заявою) страхувальника та за умови надання ним усіх необхідних документів).
Камеральна перевірка: що це за «звір»?
Камеральна перевірка — це перевірка, що проводиться у приміщенні ФСС без повідомлення страхувальника, за відомостями, що містять:
• інформаційно-аналітичну систему ФСС;
• заяву-розрахунок, яку подав роботодавець;
• повідомлення про виплату коштів застрахованим особам;
• дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, отриманих у порядку інформаційного обміну між Пенсійним фондом України та ФСС.
Простіше кажучи, камеральні перевірки допомагають ФСС виявляти порушників. Тож якщо страхувальнику не пощастило і в результаті такої перевірки контролери знайшли порушення, вони зафіксують це в довідці.
Цей документ буде підставою для проведення планової або позапланової перевірки роботодавця.
Коли можна потрапити до плану-графіка перевірок?
Раніше Інструкція № 29 установлювала періодичність проведення планових перевірок залежно від наявності (відсутності) витрат, заборгованості по коштах Фонду станом на 01.01.2011 р. та в наступних звітних періодах, кількості працівників.
Наприклад, страхувальники з чисельністю працівників менше 25 осіб за наявності витрат по коштах Фонду перевірялися не рідше 1 разу на 3 роки, а за відсутності порушень по використанню коштів Фонду, що встановлено попередньою перевіркою, наступна перевірка проводилася не раніше ніж через 4 роки.
Відтепер у Порядку № 23 закріплені нові підстави проведення планових перевірок. Тож незалежно від кількості працівників до плану-графіка потрапить страхувальник, де наявна хоча б одна з нижчезазначених підстав.
Якщо ж страхувальник підпадає під декілька критеріїв, він включатиметься в першу чергу до плану-графіка проведення перевірок на наступний квартал.
І тільки у тому разі, якщо страхувальник не підпадає під жоден з цих критеріїв, йому пощастило бути перевіреним не частіше 1 разу на 3 роки.
Зверніть увагу! Перевірятимуть документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась перевірка (строків давності немає).
До речі, як і раніше, план-графік проведення перевірок на наступний квартал формується щоквартально до 20-го числа останнього місяця кварталу, що передує плановому. Ознайомитися з ним можна на регіональних вебсторінках офіційного вебпорталу Фонду.
Коли можлива раптова перевірка?
Фонд оновив підстави й для документальної позапланової перевірки. Вони наведені у п. 2.9 Порядку № 23.
Тож радимо ознайомитися з ними детальніше, щоб розуміти, чи можуть до вас завітати небажані гості-контролери.
Адже про свій візит вони не повідомлятимуть. Наведемо деякі з них.
Що ще потрібно знати про перевірки?
Контролери повинні чітко виконувати вимоги нового Порядку № 23. Тож радимо вам контролювати дотримання ними таких правил.
Перевіряючі повинні мати при собі службове посвідчення і направлення на перевірку (у двох примірниках — для страхувальника та для Фонду) за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 23. Зверніть увагу! Направлення на проведення документальної перевірки є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення документальної перевірки. Звідси висновок, що «прострочені» направлення не є підставою для перевірки.
Про планову перевірку страхувальник має бути попереджений заздалегідь — не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку заходу. Причому страхувальник має право не допускати посадову особу Фонду до здійснення документальної планової перевірки в разі неотримання повідомлення про здійснення планового заходу.
Перевіряючі повинні внести запис щодо перевірки до журналу реєстрації перевірок (за його наявності у страхувальника).
Свій візит інспектори можуть здійснювати тільки в робочий час страхувальника, установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку, з відома керівника або уповноваженої особи страхувальника.
Планова перевірка повинна проводитися без порушення вимог до періодичності планових перевірок. До речі, документальні планові перевірки одного й того ж страхувальника, за яким спрацьовують вищезазначені підстави, проводяться не частіше ніж один раз на рік.
Під час проведення документальної позапланової перевірки розглядаються виключно ті питання, які стали підставою для її проведення та зазначені у направленні на проведення такої перевірки.
Контролери повинні дотримуватися строків проведення перевірок. Так, планова перевірка не може перевищувати 10 робочих днів (раніше — 15 робочих днів), а страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 5 робочих днів. У свою чергу, позапланова перевірка може тривати не більше 10 робочих днів, а страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 2 робочих днів. Продовження строків можливе, але про це страхувальник обов’язково повинен бути повідомлений під розписку або рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
За результатами документальної перевірки складають акт у двох примірниках, в якому детально описуються всі порушення і додаються копії підтвердних документів. Але пам’ятайте, що ви не зобов’язані погоджуватися з інформацією, викладеною в акті, тож маєте право протягом 5 робочих днів звернутися до ФСС, який розгляне ваші заперечення протягом 7 робочих днів і надасть письмову відповідь. І навіть якщо це не принесе очікуваних результатів і буде прийнято рішення про повернення коштів Фонду та застосування фінсанкцій, не слід впадати у відчай. Рішення ФСС можна оскаржити, як і раніше, в адміністративному (до спеціальної комісії ФСС) та судовому порядку. До речі, на строк, поки комісія ФСС або суд розглядатиме вашу скаргу, строк сплати страхових коштів і фінансових санкцій зупинять.
Зупинення виплат із Фонду можливе
Це право ФСС було закріплено ще в Законі про соцстрахування, а більш детально регламентовано вже новим Порядком № 23.
Коли можливе зупинення виплат? У разі відмови страхувальника або перешкоджання у проведенні перевірки, а також у разі виявлення фактів подання недостовірних відомостей до ФСС або порушення використання страхових коштів. Простіше кажучи, наприклад, якщо страхувальник не допустить контролерів до перевірки без належних підстав або перешкоджатимете її проведенню, ФСС може зупинити виплати. Поновлення виплат з Фонду здійснюється тільки після усунення порушень, що призвели до зупинення таких виплат.
