Довідка ≠ лікарняний лист
Ситуація, коли закінчуються бланки лікарняних листів, а нових доводиться чекати ще не скоро, — не нова. За традицією у таких випадках:
• застрахованим особам замість листків непрацездатності оформляють довідку довільної форми;
• з часом застраховані особи обмінюють такі довідки на бланки лікарняних листів.
Ось тільки тут є два важливих моменти.
Довідка (хоч і складена в довільній формі) повинна відповідати усім вимогам Інструкції № 532*.
* Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВ від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.
Тобто містити в собі такі дані:
• випадок тимчасової непрацездатності — «первинний» або «вторинний»;
• найменування і місцезнаходження установи охорони здоров’я;
• дату видачі довідки;
• прізвище, ім’я, по батькові непрацездатного (повністю);
• число повних років (цифрами);
• місце роботи: найменування і місцезнаходження підприємства, установи, організації (повністю);
• діагноз хворого;
• причину непрацездатності;
• у разі стаціонарного лікування — дати госпіталізації і виписки із стаціонарного відділення;
• при направленні на МСЕК — дату направлення за підписом голови лікарсько-консультативної комісії;
• дату огляду і висновок МСЕК за підписом голови МСЕК, засвідчений печаткою МСЕК;
• період тимчасової непрацездатності — дату початку тимчасової непрацездатності (число, місяць, рік арабськими цифрами) і дату її закінчення, засвідчені підписом і печаткою лікаря, а у випадках, визначених Інструкцією № 455, — завідувача відділення;
• дату (прописом) виходу на роботу із зазначенням посади і прізвища лікаря, які засвідчуються його підписом та печаткою установи охорони здоров’я «Для листків непрацездатності».
Довідка має бути засвідчена підписом головного лікаря установи охорони здоров’я і круглою печаткою установи охорони здоров’я. А відомості про неї обов’язково вносять до журналу контролю видачі листків непрацездатності (ф. № 036/о).
Довідка, виписана у зв’язку з відсутністю бланків лікарняних листів, оплаті не підлягає.
Адже єдиною підставою для призначення лікарняних та декретних виплат був і залишається виданий в установленому порядку листок непрацездатності (ст. 31 Закону про соцстрахування), або його копія, у разі оплати лікарняного листа сумісникові.
А ось видача інших документів про тимчасову непрацездатність (у тому числі довідок) можлива лише у виняткових випадках, передбачених Інструкцією № 455*.
* Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.
І жоден із них не передбачає оформлення довідки у зв’язку з відсутністю бланків листків непрацездатності.
Тому до того моменту, поки працівник не обміняє довідку на листок непрацездатності встановленого зразка, підстав для нарахування йому лікарняних немає (лист ФСС з ТВП від 31.08.2006 р. № 01-16-1788). Ні коштом підприємства, ні за рахунок ФСС.
Водночас така довідка відіграє важливу роль. Для роботодавця вона стане підтвердженням того, що працівник був відсутній на роботі з поважної причини — у зв’язку з хворобою.
Як це оформити документально, читайте далі.
Дії роботодавця
Після того як працівник приніс довідку замість лікарняного листа, роботодавцеві необхідно зробити таке.
Передати довідку на розгляд комісії (уповноваженому) із соціального страхування.
Адже до переліку функцій саме цієї комісії входить перевірка підстав і правильності видачі, а також заповнення документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення.
Проте маючи на руках лише довідку про тимчасову непрацездатність, комісія може прийняти одне-єдине рішення — відмовити в призначенні матеріального забезпечення.
Таке рішення комісія оформляє протоколом/рішенням уповноваженого (у день його прийняття). Форма протоколу наведена в додатку до Положення № 13**.
** Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФСС від 19.07.2018 р. № 13.
Оскільки комісія (уповноважений) приймає рішення про відмову у виплаті допомоги, у протоколі заповнюється розділ II із зазначенням причин відмови.
До протоколу рекомендуємо додати копію довідки, наданої працівником. А ось її оригінал слід віддати працівникові (він знадобиться йому надалі для обміну на бланк лікарняного листа).
Правильно протабелювати відсутність працівника.
На підставі довідки в табелі обліку робочого часу (ф. № П-5, затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489) дні відсутності працівника через хворобу відмічаємо умовним позначенням «НН» (27) — неоплачувана тимчасова непрацездатність.
Увага! Цілком імовірно, що про свою хворобу працівник повідомив до того, як йому видали довідку замість лікарняного листа. У зв’язку з чим дні його відсутності табелювали або умовним позначенням «І» («30») — інші причини неявок, або умовним позначенням «НЗ» («28») — неявки з нез’ясованих причин.
У такому разі після отримання від працівника довідки слід унести зміни до табеля (замінити умовне позначення «І» («30») / «НЗ» («28») на «НН» («27»)).
Зміни проводимо в загальному порядку, передбаченому для виправлення помилок у первинних документах (прописаному в п. 4 Положення № 88***).
*** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.
А далі чекаємо, коли ж працівник обміняє довідку на лікарняний лист.
Нюанси обміну
Порядок обміну довідки на лікарняний лист описаний МОЗ і ФСС з ТВП у їх спільному листі від 23.10.2006 р. № 01-06-2125. Полягає він у такому.
1. Працівник звертається до медустанови, що видала довідку, і надає для обміну паспорт і оригінал довідки про тимчасову непрацездатність.
Якщо довідка була отримана поза постійним місцем проживання або роботи, обміняти її на листок непрацездатності можна в територіальній установі охорони здоров’я з дозволу головного лікаря, засвідченого його підписом і печаткою закладу.
2. Відповідальна особа медустанови заповнює листок непрацездатності на підставі записів у журналі реєстрації листків непрацездатності (ф. № 036/о).
Увага! На бланку такого лікарняного листа:
• у правому верхньому куті буде зазначено «Замість довідки № ___ від ____»;
• у графі «Виданий» — дата обміну. Тобто дата видачі листка непрацездатності збігатиметься з датою обміну довідки;
• а в графі «Звільнення від роботи» — одним рядком період тимчасової непрацездатності (з якого числа по яке), що відповідає зазначеному в довідці.
Підписує листок непрацездатності посадова особа, визначена керівником установи охорони здоров’я. У разі тривалості тимчасової непрацездатності більше 30 днів — головою лікарсько-консультативної комісії. Якщо проводився огляд хворого МСЕК, у відповідних графах лікарняного листа обов’язково будуть зазначені дата направлення на МСЕК і дата встановлення групи інвалідності.
Інші графи листка непрацездатності заповнюються в загальному порядку відповідно до вимог Інструкції № 532. Після цього довідка залишається в установі охорони здоров’я, а працівник отримує довгоочікуваний лікарняний лист.
Отримано лікарняний лист
Після обміну працівником довідки на листки непрацездатності належить зробити таке.
Комісія із соціального страхування повинна прийняти рішення про призначення йому матеріального забезпечення у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (про оплату лікарняного листа). Тобто скласти відповідний протокол.
Але тут важливо пам’ятати, що строк звернення застрахованої особи за матеріальним забезпеченням обмежений.
Адже лікарняні виплачуються тільки в тому випадку, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців із дня відновлення непрацездатності, встановлення інвалідності (ч. 5 ст. 32 Закону про соцстрахування).
Якщо лікарняний лист буде наданий пізніше за цей строк, оплата за ним не здійснюється. Навіть якщо причиною затримки стала відсутність бланків лікарняних листів.
Працівникам відділу кадрів доведеться внести зміни до табеля обліку робочого часу (замінити умовне позначення «НН» («27») на «ТН» («26»)).
А бухгалтерії — нарахувати лікарняні й подати заяву-розрахунок до ФСС.
Тільки врахуйте, що:
• при розрахунку середньої зарплати для оплати періоду хвороби розрахунковий період визначають, орієнтуючись на дату початку тимчасової непрацездатності, а н
е на дату надання лікарняного листа;
• для цілей порівняння з граничним розміром доходу, що надає право на застосування ПСП, лікарняні відносять до місяців, за які вони нараховані;
• для цілей нарахування ЄСВ лікарняні також відносять до того місяця, за який вони нараховані. Тому для порівняння з мінімальною зарплатою треба розподілити лікарняні за місяцями. І якщо після цього база нарахування ЄСВ за певний місяць виявиться менше МЗП, доведеться визначити додаткову базу й донарахувати ЄСВ.
