Заміна зарплати на лікарняні в Об’єднаній звітності

Ситуація

Наведемо числовий приклад, на базі якого будемо розглядати порядок заповнення Податкового розрахунку та його додатків.

Отримавши у квітні лікарняний листок, дійте так:

1. Сторнуйте заробітну плату працівника за березень (545,45 грн — за 2 дні березня). Такі коригування проводьте за рахунок фонду оплати праці квітня 2021 року.

2. Нараховуйте лікарняні (360,40 грн — за 2 дні березня та 1081,20 грн — за 6 днів квітня).

3. Перевіряйте виконання сплати ЄСВ з МЗП за березень.

Потім наприкінці квітня нарахуйте зарплату за цей місяць.

Для зручності зведемо вихідні дані з умов наведеної ситуації в табл. 1.

Таблиця 1. Нарахування зарплати (лікарняних) та ЄСВ за березень-квітень

Зверніть увагу на необхідність виконання вимоги щодо сплати ЄСВ з фактичної бази нарахування єдиного внеску, але не нижче за МЗП за березень та квітень. Так, після проведення коригування порівняйте базу нарахування ЄСВ за березень 2021 року з мінімальною базою (6000,00 грн). За наведеними розрахунками база для нарахування ЄСВ буде становити 5814,95 грн (6000,00 - 545,45 + 360,40). Ця сума на 185,05 грн менше за мінбазу ЄСВ (6000,00 грн). Тому за березень донараховуємо ЄСВ з додаткової бази (185,05 грн). Сума ЄСВ становитиме 40,71 грн.

Також ЄСВ з мінбази доведеться сплатити і за квітень 2021 року. Тому що база для нарахування ЄСВ квітня становить 5990,29 грн (4909,09 + 1081,20). І це на 9,71 грн менше за мінбазу. Сума ЄСВ з додаткової бази 9,71 грн — 2,14 грн.

Податковий розрахунок та його додатки

По-перше, зазначимо, що Податковий розрахунок та додатки до нього за 1 квартал 2021 року коригувати не треба. Адже він був заповнений за тими даними, які були нараховані у бухгалтерському обліку у 1 кварталі 2021 року.

Тобто до додатка 1 за березень та 4 ДФ за березень потрапили дані щодо нарахованої зарплати за березень як за повністю відпрацьований місяць.

І в разі заміни зарплати лікарняними жодного «Уточнюючого» Податкового розрахунку за 1 квартал здавати не доведеться. Усі проведені коригування відобразяться вже у Д1 та 4ДФ за квітень та Податковому розрахунку за 2 квартал 2021 року.

Перейдемо саме до них. Почнемо з 4ДФ Податкового розрахунку.

4ДФ Податкового розрахунку

Суми коригування зарплати включаємо до загальної суми зарплати того місяця, у якому їх проводили, й оподатковуємо ПДФО і ВЗ.

І тут варто звернути увагу на застосування ПСП, якщо працівник нею користується. Тобто працівник може не «вписатись» у граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП у місяці проведення нарахувань за минулі періоди. Але подібні ситуації вирівнюються завдяки річному перерахунку ПДФО, коли суми донарахованих/відсторнованих відпускних і лікарняних відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані. Усі інші донараховані/відсторновані зарплатні виплати залишаємо без руху. Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не потрібно. Їх остаточно оподатковуємо в місяці нарахування.

Перейдемо до відображення зарплатних доходів у 4ДФ Податкового розрахунку. За загальними правилами, донараховані/відсторновані суми зарплати відображаємо в 4ДФ Податкового розрахунку, сформованому за той звітний квартал, у якому фактично були здійснені такі коригування.

Для цілей оподаткування ПКУ відносить лікарняні до зарплати. Отже, за ними повинні працювати ті ж правила відображення в 4ДФ, що й стосовно зарплати. Таким чином, у 4ДФ за 2 квартал у квітні в графі 3а відображайте загальною сумою нараховану за квітень зарплату, сторновану за березень зарплату й нараховані за березень і квітень лікарняні. У графі 4а — утриманий із цієї суми ПДФО, а в графі 5а — утриманий ВЗ. Ознака доходу в графі 6 — «101».

Що стосується відображення виплати, то тут можуть бути нюанси. Їх декілька:

1) у разі якщо і зарплата, і лікарняні, які нараховані у квітні 2021 року, будуть виплачені в строк (до 31 травня 2021 року), то у відповідних графах для виплати у Д4 виплачені суми дорівнюватимуть нарахованим;

2) у разі якщо зарплата і лікарняні за рахунок роботодавця будуть виплачені в строк, а допомога по тимчасовій непрацездатності від ФСС — ні, то відображати у графах для виплати у квітні 2021 року будемо тільки виплачену зарплату і лікарняні за рахунок роботодавця. Навіть якщо ПДФО і ВЗ з допомоги по тимчасовій непрацездатності будуть перераховані до бюджету до 31 травня. Тоді виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС, а також ПДФО і ВЗ з неї показуватимемо у графах для виплат у Д4 у місяцях, в яких вони будуть фактично виплачені*.

* Як показати виплату лікарняних із запізненням, див. у статті «Додаток 4ДФ: розбираємося на прикладах» // «ОП», 2021, № 7.

Вихідні умови прикладу зведемо в табл. 2 (ПСП до доходу працівника не застосовується).

Таблиця 2. Нарахування і виплати 2 кварталу 2021 року

У разі затримки фінансування від ФСС установа, яка фінансується тільки з держбюджету, сплатити ПДФО та ВЗ з допомоги по тимчасовій непрацездатності своєчасно з основного поточного рахунку не в змозі. У такому разі уникнути штрафних санкцій тільки тому, що установа є бюджетною, не вийде. Вимоги щодо сплати ПДФО та ВЗ є єдиними як для комерційних підприємств, так і для бюджетників. На період карантину штрафні санкції не застосовуються. Може бути тільки адмінштаф. Але є ймовірність, що перевіряючі будуть лояльними до бюджетників. Заповнення Д4 див. на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент Д4 Податкового розрахунку за 2 квартал 2021 року

Д1 Податкового розрахунку

Сторнуємо зарплату. Для «сторно» зарплати за березень 2021 року у квітні 2021 року у Д1 за квітень на працівника формуйте окремий рядок. У ньому, зокрема, заповнюйте:

• графу 10 — місяць і рік, за який сторнуєте зайву зарплату, — «03.2021»;

• графи 16 і 17 — від’ємним значенням суми зарплати за два дні березня 2021 року — «-545,45»;

• графу 20 — від’ємним значенням суми ЄСВ із сторнованої зарплати — «-120,00»;

Відображаємо лікарняні. Як і раніше, суми лікарняних, які нараховані за дні тимчасової непрацездатності, показуйте в окремих рядках з кодами категорії застрахованої особи «29», «36», «37» і «39» у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць. У наведеному випадку використовуйте код «29». Таким чином, у Д1 за квітень 2021 року формуйте два рядки із сумами лікарняних (за березень і квітень 2021 року). У кожному ж них відображайте дані відповідно за кожен місяць, за який вони нараховані.

Відображаємо додаткову базу ЄСВ. За умовами прикладу в результаті проведеної рокіровки за березень 2021 року база нарахування ЄСВ виявилась меншою за мінімальну. ЄСВ розраховуємо з мінбази, а в Д1 показуємо донарахування ЄСВ. Для цього формуйте окремий рядок. При цьому в графі 8, якщо коригували лікарняні, проставляйте «лікарняний» код категорії застрахованої особи (у загальному випадку — «29»), графу 9 заповнюйте КТН «13». У графі 18 зазначайте суму донарахування — 185,05 грн, а в графі 20 — ЄСВ з неї (40,71 грн).

Аналогічно відображайте додаткову базу ЄСВ (9,71 грн) і нарахований на неї єдиний внесок (2,14 грн) за квітень 2021 року.

Показуємо зарплату. У квітні, травні та червні 2021 року нараховану працівнику зарплату відображайте в Д1 за загальними правилами. Для неї формуйте один рядок відповідно в кожному місяці Д1.

Наведемо фрагмент заповненого Д1 Податкового розрахунку за квітень 2021 року (див. рис. 2). За травень і червень на працівника в Д1 буде заповнено тільки по одному рядку із зарплатою.

завантажити файл

Рис. 2. Фрагмент Д1 Податкового розрахунку за квітень 2021 року

Податковий розрахунок

Зарплатні дані у розділі 1 Податкового розрахунку формуйте за квартал у розрізі місяців. Розглянемо окремо, як сторновану зарплату, нараховані лікарняні та додаткову базу ЄСВ відображати в Податковому розрахунку.

Зарплата. Наведені вище коригування (сторнування) зарплати відображайте:

• у тому місяці кварталу, в якому вони були фактично здійснені і відображені в Д1 (за умовами наведеного прикладу — у квітні 2021 року);

• у загальній нарахованій сумі доходу за відповідний місяць кварталу (квітень 2021 року) в рядках 1, 1.1. Для відображення бази нарахування ЄСВ в межах максимальної величини — у рядках 2 і 2.1.

Лікарняні. Поряд із тим, що в Д1 лікарняні нараховуються з розбивкою за місяцями, на які припадають, у Податковому розрахунку вони відображаються:

• по-перше, у тому місяці кварталу, в якому вони були фактично здійснені в бухобліку і в Д1 (за прикладом — у квітні 2021 року);

• по-друге, у загальній сумі доходу за цей місяць кварталу (разом із зарплатою) — у рядку 1, а для відображення бази нарахування ЄСВ у межах максимальної величини — у рядках 2 і 2.1;

• по третє, з розбивкою за джерелом фінансування. Податковий розрахунок містить окремі рядки для відображення суми оплати перших 5 днів лікарняних за рахунок роботодавця (рядок 1.3) і допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС (рядок 1.4).

Тому суму лікарняних у Податковому розрахунку треба розділити окремо на оплату 5 днів за рахунок роботодавця та на допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС і показати у відведених для цих даних рядках.

Додаткова база з ЄСВ. Вона також має бути відображена в тому місяці, в якому фактично проведені донарахування ЄСВ у Д1 (за прикладом — у квітні 2021 року).

Її відображають у рядках 2.5 і 2 розділу I Податкового розрахунку. А ЄСВ на неї — у рядках 3.5 і 3.

А тепер від слів до справи — розглянемо на прикладі (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент Податкового розрахунку за квітень 2021 року