Сторновані відпускні у Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку

«Перегуляна» відпустка

Законодавством передбачена можливість роботодавців робити відрахування із зарплати працівників, які звільняються, сум відпускних, нарахованих їм авансом за дні відпустки до закінчення робочого року, які на день звільнення ще не відпрацьовані. Це пряма норма ст. 127 КЗпП, а також ст. 22 Закону про відпустки.

Також законодавство містить перелік випадків, коли із заробітку працівника, який звільняється і має наперед використану відпустку, не можна утримувати невідпрацьовані відпускні. Ці випадки ми розглядали у статті «Перегуляна» відпустка при звільненні» // «ОП», 2020, № 16.

Та на практиці більшість ситуацій щодо перегуляної відпустки при звільненні належить до загальних випадків. Тому розглянемо основні нюанси перерахунку відпускних при звільненні.

Для початку кадрова служба визначає кількість днів «перегуляної» відпустки. А потім потрібно видати відповідний наказ (розпорядження) щодо відрахування із зарплати працівника заборгованості за невідпрацьовані дні відпустки.

Зауважте, норма ст. 127 КЗпП, яка обмежує розмір відрахувань із зарплати працівника, у випадку з відрахуванням «перегуляних» відпускних не діє. Оскільки це не стягнення ані за виконавчими документами, ані за власним рішенням роботодавця, а безпосередньо борг працівника відповідно до правил трудового договору. Тому незароблені відпускні відраховуємо у повній сумі.

Після цього бухгалтер приступає до сторнування відпускних.

Сторнуємо відпускні

Спочатку розрахуємо суму відпускних, яку потрібно сторнувати. Тут є два важливих моменти, на які звертаємо вашу увагу.

1. Середньоденна зарплата для обчислення суми сторнованих відпускних. Її беремо у тому розмірі, в якому вона була розрахована при нарахуванні відпускних, які потрібно сторнувати, тобто «стару». «Нову» середньоденну зарплату розраховувати не потрібно.

2. Контроль мінімальної бази ЄСВ. Після сторнування відпускних за минулий місяць може виникнути ситуація, коли база нарахування ЄСВ за такий місяць виявиться нижчою за мінімальну базу. Обов’язково проводимо контроль мінбази! У разі якщо вона після сторнування відпускних стала меншою за мінбазу ЄСВ, то проводимо донарахування ЄСВ до розміру мінімального внеску.

Пояснимо на прикладі, як у ситуації, коли працівник, який звільняється, використавши відпустку наперед, сторнувати зайві відпускні і виконати контроль мінбази ЄСВ.

Суму невідпрацьованих відпускних рахуємо виходячи із «старої» середньоденної зарплати, з якої вони нараховувалися у травні 2021 року.

Отже, на 1 день відпустки припадає 255,36 грн відпускних. Тоді за 6 днів «незаробленої» відпустки буде 1532,16 грн відпускних.

У бухобліку сторнуємо 1532,16 грн відпускних у вересні 2021 року (місяці звільнення працівника) за 6 днів зайво використаної відпустки за червень 2021 року. Зверніть увагу: незароблені дні відпустки завжди відкидаємо з її «хвоста».

Після сторнування відпускних за червень 2021 року виконуємо контроль щодо сплати внеску з мінімальної бази ЄСВ у цьому місяці (див. рис. 1).

Рис. 1. База нарахування ЄСВ за червень 2021 року до та після перерахунку

Як бачите, у вересні 2021 року доведеться донарахувати ЄСВ із додаткової бази за червень.

Тепер пояснимо, як проведені сторнування відобразити в Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку.

Сторновані відпускні в Д1

Для більшого розуміння скористаємося умовами наведеного прикладу і проведеними розрахунками.

Виходячи з умов прикладу, вся сума відпускних (з 31 травня по 24 червня 2021 року) була нарахована і відображена у Д1 у травні 2 кварталу 2021 року з розбивкою за місяцями їх нарахування.

Отже, відпускні не нараховуються місяць у місяць, а є перехідними, і вся їх сума була відображена у звіті попереднього перед сторнуванням кварталу*.

* Як у Д1 показувати перехідні відпускні, ми пояснювали у статті «Відпускні: відображаємо в Об’єднаному звіті» // «ОП», 2021, № 14.

Сторнування відпускних за червень 2021 року проведене у 3 кварталі 2021 року.

У вересні 2021 року працівнику (звільненому 16.09.2021) в бухобліку:

• нарахована зарплата у сумі 4356,84 грн (ЄСВ — 958,50);

• за червень 2021 року сторновані відпускні у сумі 1532,16 грн (ЄСВ — 337,08 грн);

• за червень нарахований ЄСВ з додаткової бази у сумі 140,89 грн (640,42 х 22 %).

Усі ці виплати (і нараховані, і сторновані у вересні) показуємо у Д1 Податкового розрахунку за вересень 3 кварталу (за фактом їх проведення в бухобліку). При цьому на працівника формуємо 3 рядки: на зарплату, на відпускні і на додаткову базу (див. рис. 2).

Рис. 2. Сторнуємо відпускні і донараховуємо ЄСВ з додаткової бази у вересні 2021 року за червень 2021 року

Зверніть увагу, у рядку із сторнованими відпускними заповнюємо:

• у графі 09 — код типу нарахувань «10»;

• у графі 10 — місяць та рік, за який проводиться сторнування «06.2021»;

• у графах 16 і 17 — від’ємне значення суми невідпрацьованих відпускних «-1532,16»;

• у графі 20 — від’ємну суму нарахованого ЄСВ на сторновані відпускні «-337,08».

У рядку із додатковою базою нарахування:

• у графі 09 — код типу нарахувань (КТН) «14». КТН «14» передбачений для ситуації, коли під час звільнення працівника перерахунок відпускних призвів до необхідності доплати в поточному звітному періоді за попередній звітний період;

• у графі 10 — місяць та рік, за який проводиться нарахування «06.2021».

Сторновані відпускні в 4ДФ

Сторновані відпускні, суми утриманих та перерахованих із них ПДФО та ВЗ відображаємо у 4ДФ Податкового розрахунку за вересень 3 кварталу 2021 року, тобто в тому місяці звітного кварталу, в якому сторнування проведено в бухобліку.

Суму сторнованих відпускних показуємо разом із зарплатними даними однією сумою за загальними правилами. Окремо розділяти не потрібно. Отже, за вересень працівнику нараховано 2824,68 грн (4356,84 зарплата та 1532,16 сторновані відпускні) (див. рис. 3). Додаткова база ЄСВ у цьому додатку не визначається і не відображається.

завантажити файл

Рис. 3. Сторновані відпускні в 4ДФ