Номенклатура справ
Кадрова служба наприкінці року має опрацювати номенклатуру справ за рік, що минає. Тобто перевірити записи, внести річні підсумки і закрити рік. Натомість на новий рік створює нову номенклатуру справ.
Номенклатура справ потрібна для встановлення в установі (на підприємстві) єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ. Вона є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання (п. 1 гл. 1 розд. IV Правил № 1000*).
Існують такі види номенклатур справ: типова, примірна, номенклатура справ установи, номенклатура справ структурного підрозділу (п. 2 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати власну номенклатуру справ.
При цьому зведена номенклатура справ установи зазвичай складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
Зведену номенклатуру справ установи складають за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою (див. додаток 11 до цих Правил). Починають її ведення з початку календарного року, а закінчують наприкінці. Тож у грудні 2022 треба підсумувати кадрову роботу і закрити цьогорічну номенклатуру справ.
На рисунку зображений фрагмент номенклатури справ.
Номенклатура справ (додаток 10 до Правил № 1000)
Графу 3 номенклатури справ заповнюють наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи (п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000). Тобто в останній робочий день грудня маємо зазначити інформацію щодо кількості томів, частин, справ. Адже на початку року ще не відомо, скільки їх буде за 2022 рік.
Наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ.
Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства установи, а підсумковий запис номенклатури справ установи — керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву установи (посадову особу, відповідальну за архів) (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Графік відпусток на 2023 рік
Графік відпусток зобов’язані складати всі роботодавці, у тому числі фізичні особи — підприємці, які мають найманих працівників.
У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136*).
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Але майте на увазі, що складання графіка відпусток — це обов’язок роботодавця і при перевірці інспектори Держпраці завжди бажають побачити цей документ. А за його відсутність можуть приліпити штраф за порушення інших вимог трудового законодавства (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). На сьогодні його розмір становить одну МЗП (з 01.10.2022 — 6700 грн). А також адмінштраф.
Строк складання графіка відпусток на відповідний рік жоден нормативний акт не визначає. Проте Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 № 475/13/116-15 рекомендувало скласти графік відпусток не пізніше 5 січня поточного року.
Багато хто з кадровиків робить це раніше, ніж 5 січня. І це правильно. Адже перша відпустка в новому році може розпочатися вже, наприклад, з 2 січня 2023 року. І роботодавець має своєчасно повідомити працівника про її початок. Тому що згідно з ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки* роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку.
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
Тоді з огляду на зазначену норму, графік відпусток на 2023 рік має бути складений не пізніше 16 — 17 грудня 2022 року.
Загальні правила та інші цікавинки про графік відпусток на 2023 рік ви можете побачити у статті цього номеру «Графік відпусток: готуємось до 2023 року».
Норма робочого часу
Кожен роботодавець має самостійно розрахувати норму тривалості робочого часу на відповідний робочий рік для своїх працівників. При розрахунку враховуються установлені на підприємстві тривалість робочого тижня (як правило, це п’ятиденка), вихідні дні, тривалість щоденної роботи (зміни) тощо. Розрахунок проводиться відповідно до норм законодавства.
Статтею 50 КЗпП встановлено, що нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень. Водночас до завершення/скасування воєнного стану ч. 1 ст. 6 Закону № 2136 дозволяє роботодавцям збільшувати нормальну тривалість робочого часу до 60 годин на тиждень для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури (в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо).
Воєнний стан в Україні наразі продовжено до 05 години 30 хвилин 19 лютого 2023 року. З 24 березня 2022 року і під час його дії положення ст. 53 (тривалість роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів), ч. 1 ст. 65, ч. 3–5 ст. 67 (перенос вихідного дня на інший робочий день в разі його збігу із святковим, неробочим) та ст. 71, 73 (перелік святкових та неробочих днів, робота в які не проводиться), 781 КЗпП не застосовують. Це зазначено в ч. 6 ст. 6 Закону № 2136.
Тобто під час дії воєнного стану:
— робота у дні, які визначені ст. 73 КЗпП як свята, проводиться на загальних підставах. Наприклад, при п’ятиденці, якщо такі дні припадають на трудові будні, то класифікуємо цей день як звичайний робочий, а якщо на вихідні — то це буде вважатися звичайним вихідним днем;
— не скорочуємо робочі дні напередодні офіційних свят;
— не переносимо вихідні дні у разі, якщо офіційні свята припадають на вихідні дні .
Зверніть увагу, поки що відміна трудових правил щодо офіційних свят діє до 19.02.2023. Тому рахуємо норму тривалості робочого часу виходячи з цього. Не виключено, що воєнний стан буде продовжено. Тоді норму робочого часу треба буде підкоригувати і надалі.
З причини невизначеності майбутнього щодо відміни/продовження воєнного стану Мінекономіки цьогоріч не наважилося публікувати щомісячні норми тривалості робочого часу на наступний рік. Та, мабуть, і не варто чекати. Але ми підготували для вас норми тривалості робочого часу на 2023 рік, розраховані за календарем п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними у суботу та неділю з однаковою тривалістю часу роботи за день протягом робочого тижня з урахуванням продовження воєнного стану до 5 год 30 хв 19.02.2023 (див. «Норма робочого часу на 2023 рік» // «Податки & бухоблік», 2022, № 93).
До речі, якщо звичайний роботодавець все ж хоче встановити додаткові вільні від роботи дні для своїх працівників (замість свят), то він може це зробити на законних підставах. Так, ст. 50 КЗпП в загальному випадку вимагає від нього дотримання наступного правила: робочий тиждень не може перевищувати межу у 40 годин (на період воєнного стану є деякі винятки, які ми розглядали вище). Менше — можна.
У вас у колдоговорі прописано норму праці 40 годин на тиждень? То теж не перешкода. Річ у тім, що ст. 11 Закону № 2136 дає право роботодавцю з власної ініціативи в період дії воєнного стану зупиняти окремі положення колдоговору.
Тож якщо ви хочете зберегти у період воєнного стану трудові норми щодо додаткових днів відпочинку (замість відмінених свят), то це цілком законно.
Про те, як зменшити норму тривалості робочого часу і встановити додаткові вільні дні на період новорічних свят, читайте у статті «Організовуємо вільні понеділки 26 грудня, 2 і 9 січня» // «Податки & бухоблік», 2022, № 91.
Перерахунок ПДФО
Відповідно до п.п. «а» п.п. 169.4.2 ПКУ кожен роботодавець зобов’язаний здійснювати перерахунок суми доходів, нарахованих фізособам у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі — ПСП) за результатами кожного звітного податкового року.
Перерахунок проводять за всіма фізичними особами, що перебувають у трудових відносинах з роботодавцем станом на 31 грудня звітного року незалежно від того, користується працівник ПСП чи ні.
Важливо! Річний перерахунок за 2022 рік має бути здійснений під час нарахування заробітної плати за грудень 2022 року.
Отже, роботодавець має перевірити правильність утримання ПДФО із зарплати працівника за кожний місяць протягом 2022 року. В разі завищення або заниження утриманої суми ПДФО зробити відповідні коригування цього податку.
Результати перерахунку слід відобразити у додатку 4ДФ Об’єднаної звітності за 4 квартал 2022 року. Зокрема, в розд. I 4ДФ за грудень 2022 року за рядком із зарплатним доходом у графах 4а та 4 слід проставляти суму ПДФО з урахуванням перерахунку (див. роз’яснення категорії 103.25 ЗІР).
Зверніть увагу, на відміну від ПДФО, проведення перерахунку військового збору не передбачено.
Надурочні години — закриваємо період
Якщо у роботодавця за окремими працівниками ведеться підсумований облік робочого часу, то, незалежно від облікового періоду, грудень є місяцем, в якому слід підбити підсумки такого обліку. Тобто в грудні 2022 року роботодавцю потрібно визначити наявність надурочних годин і здійснити за них спеціальну підвищену оплату.
Нагадаємо, що підсумований облік робочого часу роботодавці запроваджують в разі, якщо додержати встановлену законом щоденну або щотижневу тривалість робочого часу неможливо.
Обліковий період у працівників з підсумованим обліком робочого часу може дорівнювати, наприклад, місяцю, кварталу, півріччю, року. Облік робочого часу за ними ведуть щоденно наростаючим підсумком з початку облікового періоду. А в кінці облікового періоду визначають, чи дотримано встановлену норму робочого часу в обліковому періоді та чи є години, відпрацьовані понад установлену норму.
Надурочні години підраховують і оплачують у кінці кожного облікового періоду.
Визначають кількість надурочних годин шляхом установлення різниці між фактично відпрацьованим часом і розрахунковою нормою годин за цей період (п. 12 Методрекомендацій щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджених наказом Мінпраці від 19.04.2006 № 138).
Фактично відпрацьовані години за обліковий період підраховуємо за табелем обліку робочого часу. При підрахунку надурочних годин за 2022 рік зверніть увагу на святкові і неробочі дні у цьому році. За правилами обчислення кількості надурочних годин за обліковий період робота у святкові і неробочі дні:
— не враховується, якщо вона проведена понад установлену на підприємстві норму робочого часу, оскільки вона вже оплачена в подвійному розмірі (принаймні до 24.03.2022);
— враховується, якщо вона виконувалася за графіком роботи, оскільки робота в ці дні включається в установлену на підприємстві норму робочого часу за обліковий період.
Проте у 2022 року починаючи з 24 березня на період воєнного стану відмінені святкові і неробочі дні. Тому у 2022 році маємо тільки 3 святкових і неробочих дні: 1 і 7 січня та 8 березня. Отже урахуйте це при визначенні кількісті надурочних годин.
Календарна норма робочого часу за обліковий період передбачає повне використання робочого часу працівником з підсумованим обліком робочого часу. Її розраховують до складання графіків виходу на роботу (змінності) за календарем відповідно до п’яти або шестиденного робочого тижня.
При підрахунку розрахункової норми годин (нормальної кількості робочих годин облікового періоду) з календарної норми годин виключаються дні, які за графіком або розпорядком роботи припадають на час, протягом якого працівник відповідно до законодавства був звільнений від виконання своїх трудових обов’язків (відпустка, виконання державних або громадських обов’язків, тимчасова непрацездатність тощо).
Роботу в надурочний час оплачують:
— при почасовій формі — у подвійному розмірі годинної ставки за години роботи в надурочний час;
— при відрядній формі оплати праці здійснюється доплата в розмірі 100 % тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, — за всі відпрацьовані надурочні години (ч. 2 ст. 106 КЗпП).
Компенсація надурочних годин шляхом надання відгулу не допускається.
До речі, про нюанси підрахунку і оплати надурочних годин ви можете прочитати у статтях цього номеру «Неробота в обліковому періоді: підраховуємо надурочні години» та «Працівник звільняється: оплачуємо надурочні години».
