Пільга ≠ відпустка
Нагадаємо: для працівників, які є донорами, ст. 124 КЗпП і ст. 20 Закону про донорство* передбачають низку пільг, які зобов’язаний надати їм роботодавець. Порядок їх надання Мінекономіки роз’яснило у своїх листах від 04.05.2021 № 4712-05/26179-07 і від 04.05.2021 № 4712-06/26180-07 // «ОП», 2021, № 10**.
* Закон України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX.
** Подробиці у статті «Донори: урізані пільги» // «ОП», 2021, № 10.
Зокрема, роботодавець повинен надати працівникові-донору такі пільги:
• звільнення від роботи (якщо здача крові відбулася в робочий день) зі збереженням середнього заробітку як у дні медичного обстеження, так і в день донації крові (день здачі крові та/або її компонентів);
• додатковий день відпочинку після кожного дня проведення донації (за наявності довідки за формою № 435/о***) зі збереженням середнього заробітку, якщо такий день є для працівника робочим днем.
*** Якщо працівник приніс довідку за формою № 436/о «Довідка щодо обстеження донора» (видають, якщо донація не відбулася), то такий документ не дає працівникові права на додатковий день відпочинку.
При цьому працівник має право самостійно обирати, коли скористатися таким додатковим днем відпочинку:
• або безпосередньо після дня здачі крові,
• або приєднати його до щорічної відпустки.
Увага! Якщо працівник вирішив приєднати додатковий донорський день до щорічної відпустки, то це не означає, що така відпустка подовжується на цей день. Тривалість щорічної відпустки (у цьому випадку 56 календарних днів) залишається колишньою. Донорські дні відпочинку просто приєднаються до щорічної відпустки.
А все тому, що такі додаткові дні за донорство є пільгою (гарантією), що надається донорам згідно з КЗпП і Законом про донорство, і приєднуються до відпустки, а не збільшують її.
Відповідно у Табелі обліку використання робочого часу донорські дні і дні щорічної відпустки будуть позначені окремо і по-різному:
• дні щорічної відпустки — або буквеним кодом «В», або цифровим — «08»;
• додаткові донорські дні — або буквеним кодом «ІН», або цифровим — «22». Тобто як інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, військові збори, донорські, відгул тощо).
Приклад 1. За заявою працівника до щорічної основної відпустки (01.07.2022 — 26.08.2022) приєднані 12 додаткових днів за донорство (27.08.2022 — 07.09.2022).
У Табелі обліку використання робочого часу:
• період з 01.07.2022 по 23.08.2022 і період з 25.08.2022 по 26.08.2022 слід позначити як дні щорічної основної відпустки — «В» («08»).
Зверніть увагу: святковий день 24 серпня (День Незалежності України), який припадає на період щорічної відпустки, у Табелі прокреслюють або залишають незаповненим;
• період з 27.08.2022 по 31.08.2022 — як додаткові дні відпочинку за донорство крові — «ІН» («22»).
Зверніть увагу: надання додаткових донорських днів і днів відпустки вимагатиме не лише окремого оформлення, але й оплати. Про це далі.
Оформлюємо
Отримавши від працівника довідку за формою № 435/о і заяву з проханням надати додатковий день відпочинку за донорство, роботодавець зобов’язаний видати відповідний наказ.
А в разі приєднання донорського дня відпочинку до відпустки доведеться оформити два окремих накази:
• один наказ — про надання працівникові щорічної відпустки;
• другий — про надання йому додаткового дня відпочинку за донорство.
Причина криється в тому, що в цих документів різні строки зберігання (у наказу про надання щорічної відпустки — 5 років, у наказу про надання додаткового донорського дня — 75 років).
Але ось питання: що робити, якщо донорських днів декілька (як у нашого працівника — 12)? Скільки наказів треба оформити для їх надання — один або цілих дванадцять?
З точки зору правил діловодства — тут усе на розсуд роботодавця. Це може бути як один наказ про надання працівникові усіх 12 додаткових донорських днів, так і 12 окремих наказів про надання кожного додаткового дня за донорство.
Оскільки, по-перше, Правила № 1000/5* не вимагають від роботодавців оформляти надання кожного додаткового донорського дня окремим наказом.
* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
По-друге, у наказі буде викладена інформація, що стосується одного кадрового питання — надання працівникові додаткових донорських днів (строк зберігання такої інформації ідентичний).
Але приймаючи рішення про оформлення «донорського» наказу, не забувайте, що один із його екземплярів буде переданий у бухгалтерію для розрахунку і нарахування середнього заробітку для оплати додаткового донорського дня. І ось тут треба врахувати свої нюанси.
Розрахункові нюанси
Середній заробіток для оплати додаткових донорських днів розраховують виходячи з виплат за останні 2 календарних місяці, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата (п. 2 Порядку № 100).
У цьому випадку такою подією є кожен додатковий день відпочинку за донорство.
Враховуючи те, що таких днів у нашого працівника дванадцять і вони будуть надані один за одним, виникає запитання: чи треба визначати розрахунковий період для оплати кожного такого дня?
На наш погляд, тут треба діяти за аналогією до відпускних.
Нагадаємо, що тривалий час на практиці для оплати усіх відпусток, що йдуть одна за одною, надання яких оформлене одним «спільним» наказом, розраховували одну середню зарплату.
Проте в 2016 році Мінсоцполітики дійшло висновку, що визначення розрахункового періоду для розрахунку відпускних:
• залежить виключно від дати початку певного виду відпустки;
• не залежить від місяця видання і кількості наказів про надання відпустки.
Таку позицію фахівці відомства озвучили в листах Мінсоцполітики від 26.10.2016 № 1475/13/84-16 і від 01.12.2016 № 1623/13/84-16 // «ББ», 2017, № 3.
Крім того, у пізнішому листі Мінсоцполітики від 19.06.2017 № 1692/0/101-17 фахівці цього відомства чітко зазначили, що для розрахунку відпускних за щорічною основною і щорічною додатковою відпустками (належать до одного виду відпусток — щорічних), початок яких припадає на різні календарні місяці, також треба визначати різні розрахункові періоди.
Виходить, що визначати розрахунковий період слід за кожною подією, з якою пов’язаний розрахунок і нарахування середнього заробітку (у нашому випадку — це додатковий день відпочинку за донорство), якщо такі події припадають на різні місяці. При цьому не має значення, якою кількістю наказів вони оформлені!
У нашому випадку працівникові будуть надані послідовно (один за одним) 12 додаткових днів за донорство, звичайно ж, частина з яких може припасти на один місяць, а частина — на інший.
Тому доцільно в разі надання додаткових донорських днів відпочинку до відпустки, щоб бухгалтер не заплутався з розрахунком, оформляти це двома наказами на кожен місяць окремо.
Середню зарплату треба розрахувати окремо для додаткових донорських днів, приєднаних до відпустки, за кожним місяцем. Звертаємо вашу увагу: розрахунковим періодом є 2 календарні місяці, що передують місяцю надання дня додаткового відпочинку, приєднаного до відпустки.
Покажемо, як це працює на практиці.
Приклад 2. Викладачеві буде надана щорічна основна відпустка з 1 липня 2022 року на 56 календарних днів. За заявою працівника до щорічної відпустки будуть приєднані 12 календарних додаткових днів за донорство (надані довідки за ф. № 435/о).
У цьому випадку роботодавцеві слід оформити:
• наказ про надання щорічної відпустки з 01.07.2022 по 26.08.2022 (відпустка подовжується на один святковий день — 24 серпня);
• наказ про надання 5 додаткових днів за донорство (27.08.2022 — 31.08.2022);
• наказ про надання 7 додаткових днів за донорство (01.09.2022 — 07.09.2022).
На підставі цих документів бухгалтерія розраховує окремо середній заробіток:
• для оплати днів відпустки (розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому почалася відпустка: липень 2021 року — червень 2022 року);
• для оплати додаткових донорських днів, які припали на серпень 2022 року (27.08.2022 — 31.08.2022). Розрахунковим періодом буде червень — липень 2022 року. Розрахунок середньої слід провести виходячи із зарплати за відпрацьований у цей період час;
• для оплати додаткових донорських днів, які припали на вересень 2022 року (01.09.2022 — 07.09.2022). Розрахунковим періодом буде травень — червень 2022 року, оскільки в липні — серпні 2022 року немає жодного відпрацьованого робочого дня. Нагадаємо: якщо протягом останніх 2 місяців працівник не пропрацював жодного дня з поважних причин (хворів, направлений у відрядження, перебував у відпустці тощо), за розрахунковий період приймають попередні 2 місяці роботи (абз. 4 п. 2 Порядку № 100). Тому в цьому випадку розрахунковим періодом буде травень — червень 2022 року.
