Лікарняні в Податковому розрахунку та Д1: від класики до тонкощів

Загальне

У загальному випадку суми лікарняних (як оплата перших п’яти днів за рахунок роботодавця, так і допомога по тимчасовій непрацездатності від ФСС) знаходять своє відображення в додатках Д1 і 4ДФ Податкового розрахунку, а також у самому Податковому розрахунку. Про те, як відображати в 4ДФ лікарняні, ми розглянемо в статті «Лікарняні в 4ДФ: на що звернути увагу» цього номера. Зауважте: на відміну від відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, в Д5 відображення лікарняних не передбачено.

Перед тим як перейти безпосередньо до правил відображення лікарняних у Д1 Податкового розрахунку, згадаємо правила нарахування ЄСВ на суми лікарняних.

ЄСВ

Лікарняні не належать до фонду оплати праці (пп. 3.2 і 3.3 Інструкції № 5*). Але суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фондів соціального страхування, й оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця включаються до бази нарахування ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ**).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена Державним комітетом статистики України від 13.01.2004 № 5.

** Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Звичайні роботодавці сплачують ЄСВ із суми лікарняних, нарахованих:

— працівникам з інвалідністю, — за ставкою 8,41 %;

— іншим працівникам, — за ставкою 22 %.

Для нарахування лікарняних і сплати з них ЄСВ передбачено особливий порядок.

Нараховують усю суму лікарняних у місяці призначення виплат комісією із соцстрахування, але з розбиттям за місяцями.

Для цілей порівняння з МЗП виплати за період непрацездатності відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо з урахуванням суми лікарняних фактична база нарахування ЄСВ (зарплата + лікарняні) виявилася нижчою за «мінімалку», виконуємо вимогу щодо сплати ЄСВ з МЗП.

Важливо! Якщо лікарняний перехідний або запізнілий, тобто не оплачений у місяці початку хвороби, то в такому місяці (початку хвороби) ЄСВ нараховуємо на фактичну базу нарахування ЄСВ, розраховану щодо такого працівника. Вимогу про сплату ЄСВ з МЗП не застосовуємо.

Після нарахування лікарняних для цілей порівняння з «мінімалкою» відносимо їх до місяців, за які вони нараховані.

Якщо після такого розподілу лікарняних у місяці, за який вони нараховані, загальний дохід є меншим за мінімальну зарплату, що діяла в такому місяці, розраховуємо додаткову базу ЄСВ за такими місяцями та нараховуємо на неї ЄСВ (див. лист ДФСУ від 14.02.2015 № 4979/7/99-99-17-03-01-17).

Також сума лікарняних у загальній сумі бази ЄСВ бере участь при порівнянні з максимальною базою внеску. Для цього лікарняні також розподіляємо за місяцями, за які вони нараховані.

Нараховуємо лікарняні в Д1

Загальні правила. Нагадаємо загальні правила відображення лікарняних у Д1.

1. Відображаємо їх у місяці нарахування в бухобліку.

2. Показуємо в окремих від інших виплат рядках. При цьому звичайний роботодавець за рядком із сумою лікарняних у графі 8 проставляє код категорії застрахованої особи:

— «29» — якщо непрацездатним був працівник, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %;

— «36» — за працівником з інвалідністю, ЄСВ — 8,41 %.

3. Показуємо з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. Місяць і рік, за який нараховані лікарняні, зазначаємо в графі 10.

Тобто якщо нараховуємо лікарняні, які припадають на декілька місяців, відображаємо їх у Д1 в окремих рядках за кожен місяць, за який вони нараховані.

Зверніть увагу: в Д1 не треба розподіляти лікарняні за джерелом фінансування (за рахунок роботодавця та за рахунок ФСС). Розподіляємо тільки за місяцями, за які вони нараховані.

Якщо маємо справу з внутрішнім сумісником, то і зарплату, і лікарняні, нараховані за основним місцем роботи та за сумісництвом, відображаємо в окремих рядках.

Додаткова база. Якщо при нарахуванні лікарняних фактична база ЄСВ виявляється меншою за мінімальну, тоді визначаємо додаткову базу внеску та нараховуємо на неї ЄСВ. При цьому показувати її в Д1 треба окремим рядком із відображенням у графі 9 КТН «13» (код для додаткової бази) так:

— додаткова база виникла за поточний місяць: у графі 8 фіксуємо «1» (звичайний зарплатний код), якщо, крім лікарняних, за поточний місяць є зарплатні виплати та «29» — якщо за поточний місяць нараховані тільки лікарняні;

— додаткова база виникла за минулий місяць: у графі 8 відображаємо « 29» (код для лікарняних), а в графі 10 — місяць, за який показуємо додаткову базу. При цьому не важливо, чи були, крім лікарняних, зарплатні нарахування в минулому місяці. Адже відповідно до п. 1 розд. IV Порядку № 4*** у місяці звітного кварталу за попередній звітний (податковий) період тип нарахувань «13» можна використати тільки під час нарахування сум лікарняних (декретних) за попередні місяці.

*** Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Розглянемо на прикладі.

У травні при нарахуванні зарплати ЄСВ було нараховано на фактичну базу (вимога про сплату ЄСВ з МЗП не застосована). Лікарняні за дні хвороби травня нараховані в червні. При контролі розміру бази нарахування ЄСВ виявилося, що фактична база нарахування внеску за травень є меншою за мінімальну базу:

4810,91 (зарплата травня) + 1675,44 (лікарняні травня) = 6486,35 (грн).

Розрахуємо додаткову базу нарахування внеску за травень:

6500,00 - 6486,35 = 13,65 (грн).

Нарахуємо ЄСВ на додаткову базу:

13,65 х 22 % = 3,00 (грн).

Нараховані перехідні лікарняні за травень — червень і додаткову базу за травень відображаємо в Д1 за фактом їх нарахування — в червні (див. рис. 1).

завантажити файл

Рис. 1. Перехідні лікарняні та додаткова база в Д1 за червень 2022 року

Замінюємо зарплату на лікарняні

Розглянемо поширену ситуацію, коли роботодавець нараховував працівнику зарплату за цілий місяць, а потім «виліз» лікарняний, дні хвороби якого припадають на кінець такого місяця. Треба міняти зарплату на лікарняні. Розглянемо цю ситуацію на прикладі.

У такому випадку в Д1 за квітень 2022 року (місяць сторнування) окремими рядками зазначаємо:

— зарплату, помилково нараховану за дні тимчасової непрацездатності, і нарахований на неї ЄСВ зі знаком «мінус» (!). У графі 10 — березень 2022 року (місяць, за який було нараховано зарплату);

— лікарняні, нараховані замість відсторнованої зарплати (за загальними правилами);

— додаткову базу ЄСВ за березень, що виникла, і внесок з неї (у зв’язку із заміною зарплати на лікарняні). Її показуємо з лікарняним кодом «29» у графі 8 і типом нарахувань «13» у графі 9 (див. рис. 2).

завантажити файл

Рис. 2. Міняємо зарплату на лікарняні

Неоплачуваний лікарняний

Показуємо в Д1. Трапляються випадки, коли працівник хворів, йому надано лікарняний (оформлений належним чином), але роботодавець такий лікарняний не оплачує.

До таких ситуацій належать, наприклад, лікарняні, в яких є позначка про алкогольне сп’яніння. Як відображати в Д1 такий лікарняний, ми розглядали в статті «Алкогольне сп’яніння в е-лікарняному. Що показувати в Д1?» // «Оплата праці», 2022, № 1 (ср. ). Нагадаємо, що в разі відмови в оплаті лікарняного через алкогольне сп’яніння в Д1 його треба відображати за загальними правилами, але без сумових показників.

Не показуємо в Д1. Також є випадки, коли лікарняний розпочався та збігається з такими періодами:

— відпусткою без збереження зарплати. Дні лікарняного, які припадають на неоплачувану відпустку, не підлягають оплаті;

— військовою службою працівника-солдата. За ним роботодавець зберігає середній заробіток на період його служби;

— призупиненням дії трудового договору. Роботодавець розраховує суму лікарняних, яку має отримати працівник, та додає її до суми неотриманої зарплати за період призупинення дії трудового договору.

У таких перелічених випадках неоплачувані дні лікарняного в Д1 не відображаємо взагалі.

Лікарняні в Податковому розрахунку

Суми лікарняних. Зарплатні дані в розділі 1 Податкового розрахунку формуйте за квартал у розрізі місяців. При автоматизованому заповненні Об’єднаного звіту інформація зі сформованого Д1 за відповідні місяці звітного кварталу автоматично «сідає» в Податковий розрахунок.

Зупинимося окремо на лікарняних і проаналізуємо їх відображення в табличній частині Податкового розрахунку.

Поряд із тим, що в Д1 лікарняні нараховують з розбиттям за місяцями, на які вони припадають, у Податковому розрахунку їх відображають:

— у тому місяці кварталу, в якому вони були фактично здійснені в бухобліку, і в Д1;

— у загальній сумі доходу за цей місяць кварталу (разом із зарплатою) — у рядку 1, а для відображення бази нарахування ЄСВ у межах максимальної величини — у рядках 2 і 2.1;

— з розбиттям за джерелом фінансування. Податковий розрахунок містить окремі рядки для відображення суми оплати перших п’яти днів лікарняних за рахунок роботодавця (рядок 1.3) і допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС (рядок 1.4).

Тому суму лікарняних у Податковому розрахунку треба розділити окремо на оплату п’яти днів за рахунок роботодавця та на допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС і показати у відведених для цих даних рядках.

Додаткова база з ЄСВ. Вона також має бути відображена в тому місяці, в якому фактично проведені нарахування ЄСВ з додаткової бази у Д1.

Її відображають у рядках 2.5 і 2 розділу I Податкового розрахунку. А ЄСВ на неї — у рядках 3.5 і 3.

А тепер від слів до справи — розглянемо на прикладі. Скористуємося умовами прикладу 2.

Припустимо, що сума лікарняних за перші п’ять днів хвороби з 28.03.2022 по 01.04.2022 (за рахунок роботодавця) становить 930,80 грн, а сума допомоги по тимчасовій непрацездатності за 10 календарних днів з 02.04.2022 по 11.04.2022 — 1861,60 грн. Також припустимо, що в травні та червні 2022 року нарахована зарплата становила по 6500 грн (ЄСВ — по 1430 грн).

На рис. 3 розглянемо заповнення Податкового розрахунку за 2 квартал 2022 року за даними прикладу 2.

завантажити файл

Рис. 3. Приклад відображення лікарняних у Податковому розрахунку