Неоплачувана воєнна відпустка: як відобразити у табелі?

Чи потрібно вести табель?

Табель обліку робочого часу (далі — Табель) — це поіменний список працівників структурного підрозділу (відділу) підприємства. Він ведеться на всіх працівників, з якими укладено трудові договори. Причому вести Табель потрібно як великим, так і малим підприємствам (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 № 140/13/116-10).

Така умова встановлена у ст. 30 Закону про оплату праці*.

* Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР.

Роботодавцю Табель необхідний для:

1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;

2) контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу;

3) отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, щорічних відпусток, днів відряджень тощо).

Тож зрозуміло, що Табель є важливим документом для роботодавця. Його потрібно вести навіть в умовах воєнного стану, адже він є підставою для обліку робочого часу всіх працівників підприємства.

Чи відображати неоплачувані відпустки?

Ведення табельного обліку регламентується наказом № 489**. Цим же нормативним документом затверджена і форма табеля. Вона має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності роботодавець може доповнити цю форму іншими показниками з урахуванням специфіки діяльності підприємства.

** Наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489.

Відпустки без збереження зарплати, зокрема ті, що надаються працівникам на період воєнного стану, також мають бути відображені у Табелі. На сьогодні з урахуванням останніх законодавчих змін ми маємо два види воєнних відпусток за свій рахунок. Одна надається на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки***, а інша — на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136****.

*** Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

**** Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Неоплачувана відпустка за згодою сторін

Йдеться про ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Цією нормою передбачено надання відпустки без збереження зарплати за сімейними обставинами та з інших причин на термін, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше 15 календарних днів на рік. При цьому ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 дозволяє протягом дії воєнного стану надавати таку відпустку без обмеження 15-денним строком.

Отже, на прохання працівника роботодавець може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом тієї тривалості, про яку просить працівник, але не довше ніж до закінчення воєнного стану.

Для відображення відпустки за свій рахунок, яка надається за згодою сторін, у Табелі зазвичай використовують умовне позначення «НА» («18»). На наш погляд, таке умовне позначення можна застосовувати і для неоплачуваної відпустки, яку працівники оформлюють на період дії воєнного стану на підставі норми ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки.

Відпустка ВПО та тим, хто виїхав за кордон

У ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 передбачено надання у період дії воєнного стану відпустки за свій рахунок працівнику, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (ВПО). Всі інші працівники скористатися такою відпусткою не можуть.

Надається зазначена відпустка працівникові за його заявою в обов’язковому порядку. Без такої заяви відправляти працівника у неоплачувану відпустку не можна. Відмовити працівнику у наданні такої відпустки роботодавець не може.

Максимальна тривалість відпустки становить 90 календарних днів. З якої дати рахувати 90 днів? Відповідь на це запитання ви знайдете у статті «Відпустка для переселенців: з якої дати рахувати 90 днів?» // «Оплата праці», 2022, № 15.

Що стосується Табеля, то умовне позначення «НА» для такої відпустки не підходить. Адже час перебування у такій відпустці не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136). Як ми вже з’ясували, позначення «НА» застосовують для відпусток без збереження зарплати за угодою сторін, які зараховуються до відпускного стажу.

Кодом «БЗ» (19) повинні табелюватися інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт). Але такої підстави для надання відпустки за свій рахунок чинним законодавством не передбачено. Та й із самого формулювання можна зробити висновок, що йдеться про ситуацію, коли роботодавець припиняє роботи і працівники змушені йти у безоплатні відпустки. Тому це позначення також не підходить.

Що ж робити у цій ситуації? Як варіант, можна вести своє умовне позначення, розроблене самостійно. Наприклад, «НВ» — неоплачувана воєнна відпустка, яка надається працівникам (ВПО та тим, хто виїхав за кордон) на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 (ср. ).

Підсумуємо. У запитанні читача зазначено, що працівниця, яка виїхала за кордон, оформила відпустку без збереження зарплати на весь період воєнного стану (до його закінчення). Тож у цьому випадку йдеться про неоплачувану відпустку, оформлену на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Тому у Табелі увесь період відсутності працівниці слід позначати кодом «НА».

Більше відповідей на «табельні» запитання ви знайдете у статті «Табельний облік: добірка актуальних запитань» // «Оплата праці», 2022, № 7.