Загальний механізм
Правила відображення відпускних у Податковому розрахунку мають свої особливості. Вони встановлені в Порядку № 4*.
За загальними правилами суми відпускних відображаються у самому Податковому розрахунку та двох додатках до нього: Д1 та 4ДФ. Найскладнішим при цьому є заповнення Д1. Саме на його підставі формується інформація у Податковому розрахунку. До вашої уваги загальні правила щодо заповнення Д1.
Таблиця 1. Правила відображення відпускних у Д1
| Відпускні треба відображати | Примітка |
| У тому місяці звітного кварталу, у якому вони нараховані | У місяці їх фактичного нарахування в бухгалтерському обліку |
| В окремих від зарплати рядках | При цьому у графі 08 показуємо той же код категорії застрахованої особи, як для зарплати, нарахованої такій особі (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за особами з інвалідністю, які працюють у звичайних роботодавців, — «2») |
| З розбивкою за місяцями, на які ці відпускні припадають | Тобто формуємо стільки рядків, на скільки місяців припадає відпустка. При цьому в кожному рядку у графі 10 проставляємо місяць і рік, на дні якого припадає частина відпустки і нараховані відпускні |
| З особливим для відпустки КТН «10» | Його треба зазначати у рядку із відпускними у графі 9 |
Окремо пройдемося по графі 14 (кількість днів перебування у трудових відносинах). Якщо на працівника сформовано декілька рядків, то графа має бути заповнена тільки один раз, як правило, у зарплатному рядку. Отже, графу 14 за рядком із відпускними поточного місяця заповнюємо тільки в тому випадку, якщо працівнику в такому місяці не нараховувалася зарплата (відсутній зарплатний рядок). У разі якщо відпускні нараховуються в поточному місяці за наступний, то графу 14 за цим рядком заповнюємо тільки у випадку, коли відпустка припала на весь такий (наступний) місяць.
Зауважте, у розд. І Податкового розрахунку вся сума відпускних, незалежно від того, за скільки місяців вона була нарахована, сяде у загальну суму зарплати звітного місяця. Тобто не буде виділена окремо.
Два види відпустки
Якщо працівнику надано декілька видів відпусток, наприклад основну щорічну і додаткову на дітей, то за видами їх у Д1 не розділяємо. Розподіл іде тільки за місяцями, на які такі відпустки припадають. І якщо обидві відпустки припадають на один місяць, то у Д1 показуємо ці відпускні сумарно в одному рядку із КТН «10».
Приклад 1. Працівниця (повна зайнятість, основне місце роботи, без інвалідності) з 13 по 26 лютого 2023 року (14 днів) перебувала у щорічній основній відпустці, а з 27 лютого по 8 березня 2023 року (10 днів) — у додатковій відпустці на дітей.
У бухобліку відпускні за обома видами відпусток нараховані працівниці в лютому 2023 році. Наведемо у табл. 2 умовні сумові дані нарахованого працівниці доходу у лютому і березні 2023 року.
Таблиця 2. Нарахований дохід у лютому і березні 2023 року
| Вид нарахування | Нараховано, грн | Сума ЄСВ (22 %), грн |
| Нараховано у лютому: | ||
| 1. Зарплата за лютий | 3400,00 | 748,00 |
| 2. Відпускні за дні щорічної основної відпустки за лютий | 3740,94 | 940,58 |
| 3. Відпускні за дні дитячої відпустки за лютий | 534,42 | |
| 4. Відпускні за дні дитячої відпустки за березень | 2137,68 | 470,29 |
| Нараховано у березні: | ||
| Зарплата за березень | 6282,61 | 1382,17 |
У Д1 і нараховану зарплату, і відпускні показуємо в тому місяці, в якому вони нараховані в бухобліку. При цьому відпускні відображаємо в окремих від зарплати рядках і з розбивкою за місяцями їх нарахування.
Тобто у Д1 за лютий 2023 року на працівника сформуємо три рядки:
— у першому покажемо нараховану зарплату за лютий і ЄСВ з неї. Також у цьому рядку зазначимо кількість днів перебування у трудових відносинах у графі 14 — «28»;
— у другому рядку покажемо суму відпускних, яка нарахована за лютий, із спеціальним відпускним кодом «10» у графі 09. У графі 10 при цьому зазначимо місяць, за який ці відпускні нараховані, — лютий. Зверніть увагу: відпускні за дні основної і дитячої відпустки, які припадають на лютий, показуємо загальною сумою 4275,36 грн (3740,94 + 534,42). Сума ЄСВ з відпускних за лютий — 940,58 грн (4275,36 х 22 %);
— у третьому рядку покажемо відпускні, які нараховані за дні відпустки березня, також із кодом «10» у графі 09. У графі 10 зазначимо місяць, за який вони нараховані, — березень. При цьому не треба заповнювати графу 14 (дні у трудових відносинах). Також не треба визначати додаткову базу нарахування внеску за березень. Пам’ятаємо, що наперед цього не робимо, а чекаємо кінця березня, коли буде відома фактична база нарахування ЄСВ за березень**.
** Як визначити додаткову базу для перехідних відпускних, читайте у статті «Перехідні відпускні: визначаємо додаткову базу нарахування ЄСВ у Д1» цього випуску.
У Д1 за березень 2023 року формуємо один рядок для зарплати. Як зазвичай, у ньому фіксуємо у графі 14 кількість днів перебування у трудових відносинах («31») і заповнюємо сумові показники (графи 16, 17 і 20). А також перевіряємо базу нарахування внеску за березень. З табл. 2 видно, що база ЄСВ для березня (8420,29 грн), яка включає відпускні за березень (2137,68 грн) та зарплату за березень (6282,61 грн), більша за мінімалку. Тому ЄСВ нараховуємо на суму фактичної бази внеску.
Як відобразити перехідні відпускні і зарплату у Д1, покажемо на рисунку.
Перехідні відпускні у Д1
Висновки
- У Д1 відпускні відображають у місяці їх нарахування в бухобліку, в окремих від зарплати рядках із розбивкою за місяцями відпустки.
- У рядку для відпускних у графі 09 зазначається спеціальний КТН «10».
- Відпустки за видами (щорічна, на дітей тощо) у Д1 не розділяємо.
