Шукаємо підставу
У ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки* встановлено: щорічна основна відпустка надається працівникам за робочий, а не календарний рік. Відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року. При цьому черговість надання відпусток визначається графіком. Тому на практиці трапляються випадки, коли щорічні відпустки надаються наперед.
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
Якщо працівник звільняється, то може виникати ситуація, коли він відгуляв частину відпустки, яку ще не заробив.
Відпускні за незароблені дні щорічної відпустки утримуються при звільненні
Так, у ст. 127 КЗпП установлено, що відрахування із зарплати працівника для покриття його заборгованості підприємству, де він працює, здійснюються при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він уже отримав відпустку, за невідпрацьовані дні такої відпустки. Аналогічна норма є у ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки.
Водночас у ч. 2 і 3 ст. 22 Закону про відпустки наведено перелік випадків, коли виплати за невідпрацьовані дні відпустки не утримуються. Це, зокрема, звільнення у зв’язку із переведенням на інше підприємство, змінами в організації виробництва та праці, виходом на пенсію тощо. Але це не наш випадок, тому йдемо далі.
Фіксуємо факт відрахування
Про сам факт відрахування «перегуляних» відпускних із заробітку працівника потрібно зазначити у наказі (розпорядженні) керівника підприємства (ст. 127 КЗпП). На наш погляд, кращий варіант для цього — наказ про звільнення. Робити окремий наказ немає потреби. Також не потрібна згода працівника на відрахування надміру виплачених відпускних.
Майте на увазі: обмеження на відрахування із зарплати, встановлене у ст. 128 КЗпП (не більше 20 % відсотків зарплати), тут не діє (див. Ухвалу Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 27.07.2023 у справі № 160/11779/23).
Визначаємо «перегуляні» дні
Для розрахунку кількості днів невідпрацьованої щорічної відпустки пропонуємо наступний алгоритм дій.
Крок 1. Обчислюємо стаж роботи для щорічної основної відпустки у період 12.10.2022 — 14.08.2023. За цей період у нас виходить 307 к. дн. (20жовтень + 30листопад + 31грудень + 31січень + 28лютий + 31березень + 30квітень + 31травень + 30червень + 31липень + 14серпень).
Святкових та неробочих днів у цей період немає (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136*), тому нічого не віднімаємо.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Крок 2. Розрахуємо кількість днів щорічної основної відпустки, які припадають на один календарний день:
24 : 365 = 0,0658 (к. дн.),
де 24 — кількість календарних днів щорічної основної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
365 — кількість календарних днів повного робочого року (12.10.2022 — 11.10.2023).
Крок 3. Визначимо кількість днів щорічної основної відпустки за другий робочий рік:
307 х 0,0658 = 20,2006 ≈ 20 (к. дн.);
Крок 4. Визначимо кількість днів незаробленої щорічної відпустки:
24 - 20 = 4 (к. дн.).
Далі розглянемо, як розрахувати суму «перегуляних» відпускних, які підлягають утриманню з працівника, що звільняється.
Обчислюємо суму перегуляних відпускних
Для розрахунку суми відпускних за невідпрацьований робочий рік не потрібно визначати нову середньоденну зарплату на час звільнення.
У розрахунку бере участь середня зарплата, за якою були розраховані відпускні на момент їх надання
До умов нашої ситуації додамо сумові значення та розглянемо приклад.
Приклад. Працівник звільняється 14.08.2023. За робочий рік з 12.10.2022 по 11.10.2023 йому була надана щорічна основна відпустка повної тривалості (24 к. дн.) у червні 2023 року. Сума відпускних — 12480 грн. Середньоденна зарплата для нарахування відпускних — 520 грн.
Як ми вже з’ясували вище, працівник використав зайві 4 дні щорічної відпустки.
Розрахуємо суму відпускних за ці дні на момент звільнення. Для цього старий середньоденний заробіток (на момент виходу працівника у відпустку у червні 2023 року) помножимо на кількість зайвих днів щорічної відпустки:
4 к. дн. х 520 грн = 2080 грн.
Зверніть увагу! Це сума нарахувань зі знаком «мінус», яку проводимо в обліку. Не забудьте з цієї суми сторнувати ПДФО та ВЗ.
Про те, як відобразити сторновані відпускні в Об’єднаному звіті, читайте у статті «Перегуляна» відпустка: як відобразити у Д1?» // «Оплата праці», 2022, № 20.
Якщо не вистачає коштів
Може статися так, що у день звільнення працівнику не нараховуються інші виплати (або нарахованої суми не вистачає, щоб перекрити «відпускний» борг). Тоді працівник має самостійно повернути незароблені відпускні на рахунок підприємства. При цьому поверненню підлягає «чиста» сума, тобто отримана працівником на руки (зменшена на суму ПДФО та ВЗ).
Якщо ж працівник відмовляється повернути необхідну суму, то підприємство має право звернутися до суду, і тоді вже суд зобов’яже його повернути відповідні кошти.
Висновки
- У разі звільнення працівника за власним бажанням «перегуляні» відпускні потрібно утримати на підставі ст. 127 КЗпП та ст. 22 Закону про відпустки.
- Нову середньоденну зарплату на момент звільнення не розраховуємо. У розрахунку бере участь середня, яка була обчислена на момент надання відпустки.
