Відпустка + компенсація: нюанси розрахунковго періоду

В органах місцевого самоврядування (далі — ОМС) нерідко виникає така ситуація, коли посадова особа йде у щорічну відпустку і при цьому виявляє бажання отримати компенсацію за невикористані дні відпустки (без звільнення). Адже для зазначеної категорії працівників передбачена щорічна основна відпустка подовженої тривалості — 30 к. дн.

Але ця подія, зокрема у питанні визначення розрахункового періоду для відпускних та компенсації, не повинна лякати бухгалтерів, навіть якщо відпустка починається у перших числах місяця. Вирішити питання допоможуть норми Порядку № 100* та компетентні роз’яснення відповідних органів. Далі розглянемо усе по порядку.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Відпускні

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).

Той факт, що наказ (розпорядження) керівника видано у місяці, який передує місяцю надання відпустки, є абсолютно не важливим. Орієнтуємось на місяць початку відпустки — січень 2024 року. Це і буде головним орієнтиром при визначенні розрахункового періоду (див. лист Мінсоцполітики від 01.12.2016 № 1623/13/84-16).

Тож у випадку, що розглядається, розрахунковим періодом при обчисленні середньоденної зарплати для оплати періоду відпустки є січень — грудень 2023 року.

Компенсація за відпустку

Без звільнення. Без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна частину щорічної відпустки, що належить працівнику за відпрацьований робочий рік. При цьому тривалість наданих працівникові відпусток має бути не менше 24 к. дн. Така умова встановлена у ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Тобто працівник обов’язково повинен використати для відпочинку 24 к. дн. відпустки. А решту днів (якщо такі є), за його бажанням, можна компенсувати грошима. При цьому не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки, а потім надати йому саму відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 25.06.2014 № 248/13/116-14).

За бажанням працівника замінити грошовою компенсацією можна тільки дні щорічної основної і додаткової відпустки. До щорічних додаткових відпусток належить, зокрема, додаткова відпустка за стаж служби в ОМС.

У випадку, що розглядається, посадова особа ОМС написала заяву про надання щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік тривалістю 24 к. дн. та одночасне отримання компенсації за невикористану відпустку тривалістю 6 к. дн.

Чи може працівник у цій ситуації отримати компенсацію за невикористану відпустку одночасно із сумою відпускних, тобто до його фактичного виходу у відпустку?

Відповідь на це запитання надало Мінсоцполітики у листі від 07.12.2016 № 731/13/116-16. На думку фахівців Міністерства, сума компенсації за невикористані дні щорічної відпустки може бути виплачена:

— після використання працівником 24 к. дн. щорічної відпустки,

або

— одночасно з виплатою відпускних за 24 к. дн. щорічної відпустки, яка здійснюється до його виходу у відпустку.

Тож передумовою виплати компенсації у нашій ситуації є те, що на момент виходу у щорічну основну відпустку працівник отримає 24 к. дн. відпустки за відповідний робочий рік.

Розрахунковий період. Якщо з відпускними все просто і відповідною подією є місяць початку відпустки, то із компенсацією за невикористану відпустку, яка виплачується працівнику без звільнення, ситуація дещо інша.

Відповідно до абз. 1 п. 2 Порядку № 100 обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати відпускної компенсації.

При цьому подією для визначення розрахункового періоду при нарахуванні відпускної компенсації без звільнення є дата наказу про її виплату. Це випливає із роз’яснень, наданих фахівцями Мінекономіки у листі від 07.10.2020 № 3512-06/60873-07. Тобто в цьому випадку орієнтуємось не на дату фактичної виплати компенсації, а на дату прийняття рішення про її виплату — дату наказу (розпорядження) про надання (виплату) відпускної компенсації.

Водночас для компенсації днів відпусток, на які працівник набув право до 31.12.2023, наразі діє особливий розрахунковий період — виключно повні місяці 2023 року. Про це читайте у статті «Зміни у розрахунку середньої зарплати: як визначити компенсацію?» // «Оплата праці», 2023, № 18.

Майте на увазі: особливі умови визначення розрахункового періоду (з 12.09.2023 по 31.12.2023) стосуються як відпускної компенсації, яку працівнику надаємо при звільненні, так і компенсації, яку він має право отримати без припинення трудових відносин.

Тож у ситуації, що розглядається, розрахунковим періодом при обчисленні середньої для виплати відпускної компенсації є січень — листопад 2023 року. І він, як бачите, відрізняється від розрахункового періоду для визначення відпускних (січень — грудень 2023 року).