Відрядження бюджетників: квиток без виписки з банку

Що каже інструкція № 59

Відомий факт: для бюджетних установ у питанні відряджень є обов’язковий до виконання документ — Інструкція № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Приписом абз. 1 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 передбачено, що витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат. Далі розшифровано, яких саме. В частині проїзду це такі документи: транспортні квитки або рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси.

Отже, за загальним правилом для відшкодування вартості електронного транспортного квитка працівник має надати (1) посадковий талон до нього і (2) розрахунковий документ про його придбання.

Як бачимо, не тільки ПКУ вимагає документ на придбання. Хоча й конкретно про виписку банку тут не йдеться, але розрахунковий документ потрібен.

Водночас абз. 2 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 містить уточнення для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка. В цьому разі має бути такий пакет документів:

— оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);

— роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

— оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Тут серед розрахункових документів уже згадано про виписку з рахунку. Хоча не її єдину можна надати. Але все ж таки надати треба.

А от в абз. 5 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 йдеться про відшкодування витрат на придбання електронного проїзного/перевізного документа на потяг. У цьому разі підставою є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — документ на послуги. У цій нормі ані слова про розрахунковий/платіжний документ на його придбання. Забули чи навмисно не зазначили? То що, для компенсації вартості електронного квитка на потяг не потрібен розрахунковий документ (виписка тощо)?

Обережність не завадить, адже у загальній нормі з абз. 1 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 прямо сказано, що розрахунковий документ про придбання квитка (в тому числі електронного) необхідний за всіма видами транспорту.

При цьому слід урахувати норми п. 5.6 Порядку № 331*. Роздруковані на паперовому носії посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги є розрахунковими документами (транспортними квитками). З цього випливає, що

* Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів і зборів від 30.05.2013 № 331/137.

До речі, про цю норму згадують самі податківці в консультації з категорії 103.17 ЗІР ДПСУ. При цьому вони зауважують наступне: не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку — фізичної особи сума відшкодованих йому роботодавцем витрат, понесених таким платником під час відрядження на проїзд, за умови виконання вимог, установлених п. 170.9 ПКУ. Саме час розібратись, що нам каже ПКУ.

Що каже ПКУ

З 01.04.2023 в Податковому кодексі відбулись зміни у питанні відряджень, зокрема щодо підтвердження понесених у ньому витрат і їх оподаткування.

Приписом п.п. 170.9.2 ПКУ врегульовано випадок, коли під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити. Тоді вартість витрат засвідчує документ (виписка та/або відомості з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Перекладемо цю норму на зрозумілу мову. Працівник у рамках відрядження купує транспортні квитки, оплачує проживання, провидить будь-які інші операції із використанням особистої чи корпоративної картки? У цьому разі він має підтвердити вартість витрат електронною або паперовою випискою з рахунку чи даними з нього в іншому форматі.

Для всебічного вивчення цієї теми вам стане у пригоді стаття «Розрахунок карткою: підтвердні документи» // «Податки & бухоблік», 2023, № 48.

Пам’ятайте: ПКУ регулює питання оподаткування компенсованих працівникові витрат на відрядження. А саме відшкодування цих витрат, тим паче у бюджетній установі, — це парафія Інструкції № 59 (див. попередній розділ).

Що робити?

Як ми вже зауважили, норми ПКУ регулюють оподаткування витрат на відрядження. Тобто за відсутності підтверджуючих документів про придбання квитка його вартість може потрапити до оподатковуваного доходу працівника.

На жаль, неможливо передбачити, яку позицію займуть у цій ситуації податківці. Тож рекомендуємо не нехтувати приписом п.п. 170.9.2 ПКУ: на використання платіжних карток має бути виписка або дані з рахунку (з якого придбано квиток) в іншому вигляді.

Як бути із карткою дружини? На перший раз пробачити?

Є один нестандартний варіант виходу із ситуації: укласти договір доручення між працівником і особою (його дружиною), що здійснила оплату. За цим договором працівник доручає цій особі купити квиток. Щоправда, тут важливо не потрапити під заборону на передоручення із ст. 30 КЗпП. На наш погляд, передоручення не буде, якщо в кошторисі витрат на відрядження (виходячи з якого порахована сума виданого працівникові авансу) витрати на придбання квитка будуть відсутні.

Далі працівник компенсує особі понесені витрати. Саме документ про перерахування витрачених коштів цій особі (наприклад, виписка з карткового рахунку працівника) і буде документом про оплату, що підтверджує витрати на проїзд працівника, який відряджається. За наявності такого документа, а також посадкового талона і розрахункового документа про оплату квитка від імені особи, на нашу думку, можна відшкодовувати працівникові проїзні витрати без оподаткування ПДФО та ВЗ.

Проте не виключено, що податківці тут можуть фіскалити і вимагати оподаткувати цю суму.

На майбутнє рекомендуємо попередити усіх працівників: аби не виникало спірних моментів, слід проводити оплату лише зі своїх платіжних карток. Таку норму можна закріпити в Положенні про службові відрядження.