Періодична матдопомога працівникам: до відпустки і не тільки…

Кваліфікуємо виплату

Для правильного обліку та оподаткування будь-якої виплати потрібно правильно її класифікувати. Законодавство передбачає для підтримки працівників різні види матеріальної допомоги. При визначенні виду матеріальної допомоги, яку ви плануєте надати працівнику, скористаємося всім відомим документом — Інструкцією № 5*.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5.

Інструкцією № 5 матеріальну допомогу поділено на такі види:

— матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом, на вирішення соціально-побутових питань тощо). Така допомога визначена п.п. 2.3.3 Інструкції № 5 і входить до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат;

— матеріальна допомога разового характеру, що надається підприємством окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання (п. 3.31 Інструкції № 5). Вона не належить до фонду оплати праці.

Ці два види допомоги важливо розрізняти. Адже вони мають різне підґрунтя для надання та нюанси щодо оподаткування та відображення в Об’єднаному звіті.

Про разову матдопомогу ви можете прочитати у статті «Разова підтримка працівника: нецільова благодійна матдопомога» цього випуску. У цій статті поговоримо про нюанси систематичної матдопомоги працівникам.

Систематична матдопомога

Правові та організаційні моменти. Підстави, періодичність (систематичність) надання такої допомоги зазначають у колективному договорі підприємства або в індивідуальних трудових договорах. Також виплата матдопомоги може бути врегульована у внутрішніх локальних документах підприємства. Наприклад, у Положенні про оплату праці або Положенні про надання матеріальної допомоги.

Прикладом такої матеріальної допомоги може бути допомога на оздоровлення, що надається до щорічної відпустки, чи матдопомога для вирішення соціально-побутових питань. Або ж матдопомога, яка пов’язана зі значними подіями людини (день народження, ювілей, вихід на пенсію тощо).

Надання матдопомоги для комерційних підприємств не є обов’язком роботодавця, а тільки правом. Адже у підприємств (установ, організацій) є право в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціальні пільги працівникам, у тому числі надавати матеріальну допомогу. «Розв’язують руки» щодо цього норми ст. 9¹ КЗпП. І вже у своїх локальних документах роботодавець може передбачити або обов’язковість її виплати або виплати за рішенням керівника і наявністю фінансових можливостей.

Наприклад, колдоговором підприємства може бути передбачена виплата матеріальної допомоги на оздоровлення до щорічної основної відпустки раз на рік та/або допомоги на вирішення соціально-побутових питань за наявності фінансових можливостей також раз на рік.

До речі, у бюджетній сфері встановлено свої правила надання такої допомоги. Для окремих категорій працівників-бюджетників надання матеріальної допомоги на оздоровлення є обов’язковим. До них належать, зокрема: держслужбовці, посадові особи місцевого самоврядування, педагогічні та науково-педагогічні працівники, працівники музеїв і бібліотек, медичні працівники тощо.

Оформлення. Виплата матдопомоги оформлюється наказом (розпорядженням) керівника. Як підставу для її надання вказують відповідну норму колективного договору (іншого локального документа, де вона визначена), заяву працівника та копії документів, що підтверджують відповідну подію (за необхідності).

Пояснимо вираз «за необхідності». Якщо локальними документами підприємства передбачена обов’язкова виплата матдопомоги на оздоровлення при наданні відпустки раз на рік, то, як правило, окремої заяви від працівника не потрібно. І при поділі відпустки на частини працівник може вказати, до якої частини бажає отримати матдопомогу безпосередньо у заяві на відпустку. Але якщо виплата матдопомоги передбачена на вирішення соціально-побутових питань за наявності можливостей, то від працівника потрібно буде отримати заяву для цього.

Оподаткування систематичної матдопомоги

ПДФО, ВЗ. Систематична матдопомога підпадає під визначення «зарплата», з точки зору Податкового кодексу. Оскільки відповідно до п.п. 14.1.48 ПКУ заробітна плата — основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом.

Матдопомога оподатковується у складі доходів у вигляді зарплати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (п.п. 164.2.1 ПКУ).

Тобто оподатковуємо її ПДФО за ставкою 18 % за правилами, встановленими для зарплати. При цьому систематична матдопомога враховується при визначенні права працівника на ПСП.

У роз’ясненні для цілей оподаткування матдопомоги податківці звертають увагу на її систематичність.

Так, якщо виплата матеріальної допомоги має систематичний характер і така допомога надається всім або більшості працівників, наприклад, допомога на оздоровлення, при цьому її виплати передбачені положеннями про оплату праці найманих працівників (колективним договором, галузевою угодою тощо), прийнятими згідно з нормами трудового законодавства, то така матеріальна допомога з метою оподаткування прирівнюється до зарплати і вся сума такої допомоги включається до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку і оподатковується за ставкою 18 %.

Також з неї утримується військовий збір (п. 163.1 ПКУ, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

ЄСВ. Базою нарахування єдиного внеску для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ**).

** Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Оскільки систематична матдопомога входить до фонду оплати праці як заохочувальна чи компенсаційна виплата, то вона входить до бази нарахування ЄСВ.

Тобто звичайний роботодавець повинен нарахувати ЄСВ за ставкою 22 % (а якщо працівник є особою з інвалідністю — за ставкою 8,41 %) на суму систематичної матдопомоги.

Систематична матдопомога в Об’єднаному звіті

Додаток Д1. Суму систематичної матдопомоги у Д1 Податкового розрахунку показуємо у місяці її нарахування у загальній сумі нарахованої зарплати, яка входить до бази нарахування внеску.

Додоток 4ДФ. У 4ДФ сума систематичної матдопомоги також відображається у складі зарплати: у розд. I — з ознакою доходу «101» у місяці її фактичного нарахування/виплати за загальними правилами.