Додаток 4ДФ: загальні цікавинки

Коли складаємо?

Додаток 4ДФ — це один з додатків Податкового розрахунку. У ньому відображають нарахування будь-яких доходів на користь фізичних осіб, зокрема й ФОП, утримання ПДФО та ВЗ. Поряд із цим у додатку 4ДФ, окрім нарахування, показують виплату доходу і сплату ПДФО та ВЗ.

Правила його заповнення і подання врегульовані Порядком № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Додаток 4ДФ подається один раз на квартал у розрізі місяців у складі Податкового розрахунку.

Щодо складання, заповнення і подання цей додаток не складний, але теж не без запитань. Тож пройдемося основними цікавими моментами цього додатка.

Чи подаємо порожній?

Ситуація. Немає нарахувань і виплат доходів жодному працівнику, стороннім фізособам, а також виплат ФОПам. У такому разі показувати в додатку 4ДФ нічого. Але не варто розслаблятися. Як свого часу зазначали податківці в листі ДПСУ від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09, якщо підстави для подання самого Об’єднаного звіту є, то всі три додатки 4ДФ (у розрізі місяців кварталу) мають бути подані. Незалежно від наявності показників для декларування.

Такий же висновок бачимо в роз’ясненні з категорії 103.25 ЗІР, в якому податківці наполягають, що в п. 4 розд. IV Порядку № 4 не передбачено окремих норм щодо можливості неподання додатка 4ДФ до Податкового розрахунку за наявності обов’язку щодо подання Податкового розрахунку.

Отже, при відсутності показників для заповнення 4ДФ маємо формувати й подавати порожні додатки 4ДФ у складі Податкового розрахунку, якщо останній подаємо.

Чи формуємо рядок без сумових показників?

Ні, не формуємо. На це вказує п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, де зазначено, що дані у додатку 4ДФ формуються лише в разі нарахування сум доходів платнику податку — фізичній особі податковим агентом.

Якщо, наприклад, у працівника за місяць не було нарахувань доходів, то у табличній частині 4ДФ рядок без сумових показників на нього не формуємо. Такі ситуації трапляються, коли, наприклад, працівник увесь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати, з ним увесь місяць був призупинений трудовий договір і дохід не нараховувався тощо.

Нагадаємо, що працівників без доходів, які перебувають у трудових відносинах, показуємо в додатку Д1 без сумових значень (окрім перебування працівників у відпустці для догляду за дитиною до 3 та 6 років) та зазначаємо кількість днів трудових відносин. І це часто спантеличує, і податковий агент вважає за потрібне сформувати нульовий рядок у 4ДФ.

То ще раз підкреслимо, що в додатку 4ДФ рядок без сумових показників не формуємо взагалі.

Як відкоригувати раніше поданий додаток 4ДФ?

Для виправлення помилок у базі оподаткування, ПДФО, ВЗ, ознаках доходів і пільг формуємо Податковий розрахунок за той звітний період, у якому припустилися помилки. Він буде містити безпосередньо Податковий розрахунок та додаток 4ДФ до нього з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку).

У Податковому розрахунку заповнюємо тільки реквізитну частину (рядки 01 — 05) та в рядку 064 зазначаємо відомості про додаток, який подаємо, та кількість аркушів у ньому.

Реквізити полів 04, 05 у «шапці» повинні відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому додатку 4ДФ, який коригується (за винятком ситуації, коли ви саме їх коригуєте). У рядках 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» та 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)» повторюємо інформацію з додатка, який коригується.

Помилку в табличному розділі І додатку 4ДФ виправляємо шляхом вилучення помилкового рядка (повторюємо його повністю і в графі 10 «Ознака (0, 1)» вказуємо «1» — рядок на вилучення). Натомість додаємо правильний рядок, у графі 10 якого зазначаємо «0» — рядок на введення. Принцип виправлення однаковий як для «Звітного нового», так і для «Уточнюючого» додатку 4ДФ.

Податковий розрахунок 1ДФ за минулий період

Не подали розрахунок 1ДФ за минулий період. Ситуація. Помилково не подали розрахунок 1ДФ за 4 квартал 2020 року. За якою формою та як подати?

Подаємо за чинною на момент виправлення формою Податкового розрахунку. Тобто подаємо Податковий розрахунок + додаток 4ДФ з типом «Звітний».

У дотабличній частині додатка 4ДФ зазначаємо рік — «2020», квартал — «4», який коригуємо, а от місяць завжди буде «3». Оскільки в розрахунку 1ДФ тоді не було розбивки за місяцями. Відповідно і номер додатка до Податкового розрахунку — «1».

У табличну частину розділу І вносимо квартальні дані. Графи 5а та 5 (ВЗ нарахований і сплачений відповідно) залишаємо порожніми — за той період він не персоніфікувався. Натомість показники ВЗ заповнюємо у розділі ІІ також загальними сумами за квартал.

Як відкоригувати 1ДФ за минулий період? Коригування проводимо за допомогою подання чинної на момент виправлення форми Податкового розрахунку. Тобто подаємо Податковий розрахунок + 4ДФ з типом «Уточнюючий».

У дотабличній частині 4ДФ зазначаємо рік, квартал, який коригуємо, а от місяць завжди буде «3». Оскільки в 1ДФ тоді не було розбивки за місяцями, відповідно і номер додатка до Податкового розрахунку — «1».

Коригування показників табличної частини (розділ І) проводимо за тими ж правилами, що й помилки у 4ДФ.

Тобто шляхом вилучення рядка з помилковою інформацією (в графі 10 ознака «1») і введенням рядка з вірною інформацією (в графі 10 ознака «0»). При цьому графи 5а та 5 будуть порожніми, бо ВЗ не персоніфікувався до 01.01.2021.

ВЗ коригуємо у розд. ІІ 4ДФ у рядку:

— «Військовий збір — виключення» повторюєте всі графи помилкового рядка з ВЗ із раніше поданої форми № 1ДФ;

— «Військовий збір» — відображаєте правильну інформацію.

Строки давності. При поданні звітності за минулі періоди слід ураховувати строки давності, які встановлені в ПКУ.

Наразі маємо такі роз’яснення податківців (див. підкатегорію 103.25 ЗІР):

— щодо подання Податкового розрахунку з типом «Звітний», якщо 1095-денний строк сплив, то законодавство не обмежує податкового агента в строках подання Податкового розрахунку. Тобто подати такий звіт можна й після закінчення строку давності. Адже якщо протягом зазначеного строку (1095 днів з дня, наступного за останнім днем подання) контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов’язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку (п. 102.1 ПКУ);

— щодо подання Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» з додатком 4ДФ після спливу 1095-денного строку давності. Податківці вважають, що право подання податковим агентом Податкового розрахунку з додатком 4ДФ до нього можливе виключно протягом зазначеного терміну, а отже, подати вказаний Розрахунок після строку позовної давності положеннями ПКУ не передбачено.

Поряд із цим пам’ятайте про призупинення строків давності. Вони (включаючи строки штрафування) призупинялися на період карантину з 18.03.2020 по 30.06.2023. А от воєнне призупинення продовжує діяти. Детальніше про це ви можете прочитати в статті «Карантин скасовано з 1 липня: наслідки» // «Податки & бухоблік», 2023, № 54.