Довідка про доходи: що зазначати?

Закон вимагає

Роботодавці. Згідно з приписом ст. 49 КЗпП роботодавець зобов’язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на цьому підприємстві, в установі, організації із зазначенням:

— спеціальності;

— кваліфікації;

— посади;

— часу роботи;

— розміру зарплати.

Податкові агенти. Статтею 176 ПКУ установлені обов’язки платників податків та податкових агентів. Так, згідно з п.п. «в» п. 176.1 ПКУ платники податків (фізособи) зобов’язані подавати податкову декларацію про майновий стан і доходи за встановленою формою. Детальніше про тему декларування доходів громадян читайте в тематичному випуску «Декларування доходів — 2023» // «Податки & бухоблік», 2024, № 25. При цьому на вимогу контролюючого органу та в межах його законних повноважень платник податку також зобов’язаний пред’являти документи і відомості, пов’язані з виникненням доходу або права на отримання податкової знижки, обчисленням і сплатою податку, та підтверджувати необхідними документами достовірність відомостей, зазначених у податковій декларації з цього податку. Із цією вимогою тісно пов’язаний обов’язок податкового агента на вимогу платника податку надати відомості про суму виплаченого на його користь доходу, суму застосованих соціальних податкових пільг та суму утриманого податку (п.п. «в» п. 176.2 ПКУ).

Зверніть увагу! Коли кажемо про податкового агента, то це можуть бути не лише відносини «роботодавець — працівник». Довідку може попросити особа, яка виконувала роботи, надавала послуги за цивільно-правовим договором.

Тож, як бачимо, законодавство зобов’язує роботодавця (податкового агента) видавати документ про місце роботи та доходи. Але яким саме він має бути? Чи є затверджена форма або ж можна розробити її самостійно під конкретні потреби? Далі про це детальніше.

Обов’язкова форма довідки

У більшості ситуацій форма довідки про доходи може бути довільною. Винятки становлять деякі випадки, для яких форму таки затверджено.

Страхові виплати. Один з них — обчислення страхових виплат:

— допомоги по безробіттю;

— за страхуванням від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності (крім допомоги по тимчасовій непрацездатності);

— для добровільно застрахованих осіб.

Загалом такі виплати обчислюють відповідні органи з використанням даних реєстру застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування. А от якщо даних недостатньо, то їх має надати роботодавець за зверненням таких робочих органів або самої застрахованої особи. В цьому разі слід використати довідку за формою, наведеною в додатку до Порядку № 1266*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Соцдопомога, субсидія. Також «фіксовану» форму довідки про доходи маємо на випадок отримання соціальної допомоги та житлової субсидії. Її затверджено наказом Мінпраці та соцполітики від 27.08.2004 № 192 в редакції наказу Мінсоцполітики від 05.06.2015 № 591. Скачати цей бланк можна на сайті Бухгалтер911 у розділі «Бланки документів», вкладка «Інші».

Пенсія. Ще один випадок, коли слід користуватись затвердженою формую довідки про доходи, — для призначення (перерахунку пенсії). Її наведено у додатку 5 до Порядку № 22-1*.

* Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1 (у редакції постанови правління ПФУ від 07.07.2014 № 13-1).

Пенсіонер може звернутись до своїх роботодавців (у т. ч. колишніх) за довідкою про зарплату (дохід) по 30.06.2000. Також якщо страховий стаж починаючи з 01.07.2000 становить менше 60 місяців, особа подає довідку про зарплату (дохід) за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд по 30.06.2000.

Довільна форма довідки

Для решти випадків, а їх більшість, форму довідки про доходи не затверджено. Саме тому на практиці існує сила-силенна її різновидів залежно від цілей звернення по документ. Це може бути, зокрема:

— заповнення декларації про доходи;

— отримання податкової знижки (що також по суті супроводжується заповненням декларації про доходи);

— отримання кредиту.

Що саме вказати в такій довідці? Маємо підказку від податківців. У консультації ЗІР ДПСУ з підкатегорії 103.05 вони описали, що саме мають зазначити податкові агенти в довідці для особи, яка декларує податкову знижку. Крім загальної інформації про фізичну особу (П. І. Б, реєстраційний номер облікової картки, період роботи), обов’язково зазначається наступна інформація:

— сума нарахованого оподатковуваного доходу (помісячно та загальною сумою);

— розмір та сума податкової соціальної пільги;

— сума нарахованого та утриманого ПДФО.

Тож далі ми навели уніфіковану довільну форму довідки. Чому вона уніфікована? Тому що вона підійде для більшості ситуацій.

Рис. 1. Уніфікована довільна форма довідки про доходи

Електронні довідки

Ви завжди можете нагадати особі, яка звернулась по довідку про доходи, що цей документ можна отримати в електронному вигляді. Причому без посередників, досить просто, швидко та безкоштовно.

Є щонайменше два надійних варіанти:

— через Портал Дія (див. рис. 2 та за посиланням diia.gov.ua/services/dovidka-pro-dohodi);

— через Електронний кабінет платника податків (рис. 3 та за посиланням cabinet.tax.gov.ua).

Рис. 2. Отримання довідки про доходи через Портал Дія

Рис. 3. Отримання довідки про доходи через Електронний кабінет платника податків

Обидва варіанти ідентичні за алгоритмом дії:

1. Ідентифікуємо себе (входимо до особистого кабінету), наприклад, за допомогою файлового електронного цифрового підпису від банку.

2. Знаходимо розділ з Довідкою про доходи/Запитом про суми виплачених доходів.

3. Обираємо потрібний період, наприклад І квартал 2023 року — IV квартал 2023 року.

4. Підписуємо запит за допомогою того, наприклад, файлового ключа від банку та відправляємо запит.

5. Отримуємо довідку (вже за кілька хвилин).

Дані в довідках з цих двох ресурсів також однакові. Єдина відмінність — у документі з Електронного кабінету платника податків є підсумковий рядок із загальною сумою доходу за обраний період.

Також лайфхак для тих, хто подає електронну декларацію осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування. Цього року з’явилась можливість отримати дані з реєстрів речових прав та доходів для заповнення декларації через сайт НАЗК. Як саме це зробити, детально описано за посиланням nazk.gov.ua/uk/novyny/dani-dlya-deklaratsii-stosovno-chleniv-sim-i-vidteper-mozhna-otrymaty-za-dopomogoyu-zastosunku-diya-za-dekilka-klikiv-v-reestri-deklaratsiy/.

У результаті отримаєте довідку про доходи та речові права на майно як самого суб’єкта декларування, так і членів його сім’ї. Але від останніх потрібна буде згода через застосунок Дія. До речі, дані про доходи збігаються з тими, що отримані через портал Дія та Електронний кабінет платника податків. Але наведені у загальні сумі без розбивки по місяцях, чого цілком достатньо для заповнення е-декларації.

Зверніть увагу! У всіх цих довідках може бути відсутня деяка інформація про доходи. Наприклад, зазначений кешбек від банків (як додаткове благо), але не вказані відсотки за депозитами. Це пояснюється тим, що банки, звітуючи про доходи своїх вкладників, не персоніфікують їх. Тож за такими відомостями слід звернутись окремо до банку. Вони радо на вимогу клієнтів надають подібну інформацію.

І наприкінці ще одна порада. При заповненні декларації про доходи через Електронний кабінет платника податків онлайн-довідка, отримана в ньому ж, значно полегшить життя. Адже дані з неї автоматично переносяться до декларації.