Доглядова відпустка + звільнення: як відобразити в Об’єднаному звіті?

Чи можна звільнити працівницю за ст. 38 КЗпП (за власним бажанням), у тому числі у період її відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років? Так, можна. Річ у тім, що трудове законодавство (ст. 184 КЗпП) забороняє звільняти таких осіб за ініціативою роботодавця. Якщо ж ініціатором звільнення є працівниця, то перешкод немає.

У ситуації, що розглядається, цікавим є те, що і дата закінчення доглядової відпустки, і дата звільнення працівниці припадають на один день. Крім того, при звільненні працівниці була нарахована/виплачена відпускна компенсація. Звісно ж, всі ці події роботодавець має показати в Податковому розрахунку і його додатках. Далі розглянемо усі нюанси.

Заповнюємо Д5

У додатку Д5 роботодавець має показувати, зокрема, такі події, як прийняття/звільнення з роботи та початок/закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років. У ситуації зі звільненням у доглядовій відпустці маємо показати у Д5 не тільки дату звільнення, але й дату закінчення доглядової відпустки.

На працівницю, яка звільняється у доглядовій відпустці, в Д5 формуємо два рядки:

1) перший — із датою закінчення відпустки для догляду;

2) другий — із датою припинення трудових відносин і підставою звільнення.

Причому якщо працівниця звільняється останнім днем відпустки для догляду, як у нашій ситуації, то в Д5 за рядком із датою закінчення відпустки у графі 16 зазначаємо реквізити наказу (розпорядження) про надання такої відпустки, а за рядком із датою звільнення — реквізити наказу (розпорядження) про звільнення.

Розглянемо приклад за умовами запитання. Далі при розгляді нюансів заповнення інших додатків до Податкового розрахунку будемо використовувати дані саме цього прикладу.

У зазначеному випадку на працівницю в Д5 формуємо два рядки (див. рис. 1):

— один — із датою закінчення відпустки для догляду. При цьому у графі 07 вписуємо категорію особи «6», у графі 10 — дату «26032024», у графі 16 — наказ від 21.05.2021 № 51-ос;

— другий — із датою припинення трудових відносин. При цьому в графі 07 зазначаємо категорію особи «1», у графі 10 — дату «26032024», у графах 13, 14 та 15 — дані стосовно посади працівниці, у графі 16 — наказ про звільнення від 26.03.2024 № 33-ос.

Рис. 1. Фрагмент додатка Д5 за I квартал 2024 року

Формуємо Д1

У загальному випадку дані щодо працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3 років та яким у поточному місяці не нараховуються виплати, що входять до бази нарахування ЄСВ, страхувальники у додатку Д1 не відображають. Є виняток для працівників, які до початку доглядової відпустки працювали на посадах, робота на яких зараховується до спецстажу і цей стаж продовжує рахуватися їм під час такої відпустки (див. статтю «Доглядова відпустка педагога: чи відображати у Д6 Об’єднаного звіту?» // «Оплата праці», 2023, № 8).

Утім нас більше цікавить, чи відображати працівницю, про яку йдеться у запитанні, у Д1? Відповідь — так. У нашому випадку працівницю обов’язково зазначаємо в Д1 за березень 2024 року, адже їй нарахована компенсація за невикористану відпустку.

Сплачувати ЄСВ з мінімальної зарплати у ситуації, що розглядається, не потрібно. Адже дотримуватися цього правила слід за умови, що трудові відносини з працівником тривали всі робочі дні місяця. У нашій ситуації зазначена умова не виконується, адже працівниця звільнена 26.03.2024, а це не останній робочий день місяця. Тому ЄСВ нараховуємо на фактичну базу.

Суму відпускної компенсації у Д1 відображаємо як зарплату поточного місяця. А ось зазначати у графі 09 відпускний код типу нарахувань «10» не потрібно. У графі 14 з кількістю календарних днів у трудових відносинах проставляємо 26, адже працівниця не увесь місяць перебувала у трудових відносинах з роботодавцем (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент додатка Д1 за березень 2024 року

Складаємо 4ДФ

ср. У додатку 4ДФ працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, зазначаємо виключно за наявності у них доходів, що були виплачені/нараховані роботодавцем у відповідному місяці звітного кварталу. Немає доходів — немає працівника в 4ДФ.

У нашому випадку працівницю обов’язково потрібно відобразити у 4ДФ за березень 2024 року, адже їй нарахована компенсація за невикористану відпустку. При цьому у графі 8 не забуваємо проставити дату звільнення з роботи 26.03.2024 (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент додатка 4ДФ за березень 2024 року