Графік відпусток — 2024: складаємо і затверджуємо

Крок 1. Розподіліть обов’язки

Процедура складання графіка відпусток починається з того, що керівник підприємства, установи, організації оформляє наказ (розпорядження) щодо підготовки графіка відпусток на наступний рік (рис. 1). У ньому він зазначає осіб, відповідальних за складання такого документа, та розподіляє між ними обов’язки.

Рис. 1. Зразок наказу про підготовку графіка відпусток

Крок 2. Проведіть опитування працівників

Ціль опитування — дізнатися у працівників про бажаний період відпусток у наступному році.

На великих підприємствах, в установах, організаціях опитати працівників можуть керівники структурних підрозділів. Вони складають графіки відпусток своїх підлеглих з урахуванням побажань працівників та інтересів виробництва. Потім ознайомлюють працівників із затвердженим графіком.

Якщо працівник не хоче визначати період відпустки, він може вказати лише бажаний місяць, а з конкретними датами визначиться згодом.

Якщо працівник зовсім відмовляється визначати період відпустки — складають акт про відмову та повідомляють про ситуацію, що склалася, профком або уповноваженого представника трудового колективу.

Крок 3. Складіть зведений графік відпусток

Отримавши графіки відпусток кожного підрозділу, начальник відділу кадрів складає зведений графік відпусток по підприємству (установі, організації) враховуючи інтереси виробництва і особисті інтереси працівників.

Крок 4. Погодьте графік відпусток із профспілкою

Відділ кадрів погоджує зведений графік відпусток із виборним органом первинної профспілкової організації або профспілковим представником (ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Для цього у формі графіка відпусток передбачають відповідний гриф погодження.

Якщо профспілки на підприємстві, в установі, організації немає, графік відпусток погоджують з іншим уповноваженим трудовим колективом органом.

Крок 5. Затвердіть графік відпусток

Графік відпусток затверджує керівник підприємства, установи, організації або відповідним наказом (розпорядженням) (рис. 2), або безпосередньо на бланку самого графіка.

Крок 6. Доведіть графік відпусток до працівників

Як це зробити? Тут усе залежатиме від того, в якій формі був складений графік відпусток (паперовій чи електронній). Яку з них обрати — вирішує сам роботодавець.

У мирний час зазвичай використовували паперову форму (або графіки роздруковували — якщо вони були складені в електронній формі). Оскільки так графік було зручніше довести до відома працівників. Наприклад:

— передбачивши у ньому додаткову графу для підпису працівників;

— склавши до нього окремий лист ознайомлення з графіком відпусток.

У воєнний час — все трошки інакше. На сьогодні у пріоритеті електронні графіки відпусток. Довести до відома працівників (особливо якщо вони дистанційники) такий документ можна:

— або з використанням електронного підпису;

— або через електронну пошту чи месенджер (WhatsApp, Viber, Telegram тощо). Головне, щоб така форма взаємодії була обумовлена у локальному документі (зокрема, визначена офіційна електронна адреса чи контактний номер телефону роботодавця, на які можна надсилати відповідні листи)*.

* Докладніше у статті «Зміни у трудовому законодавстві: нововведення на період війни» // «Оплата праці», 2022, № 14.

Звісно, у такому випадку не можливо отримати оригінал підпису працівника про ознайомлення з документом. Тому для підтвердження цього факту можна скласти акт у довільній формі. Зразок такого документа ви можете знайти у статті «Кадровий облік у воєнний час» // «Податки & бухоблік», 2022, № 59 (ср. ).

А ось для держслужбовців НАДС у роз’ясненні від 16.03.2022 пропонувало після направлення працівнику на електронну пошту або на месенджер відсканованого або сфотографованого документа зафіксувати факт доведення йому інформації протоколом.

До речі, якщо працівник відмовляється ставити підпис про ознайомлення з графіком відпусток, складають акт про відмову.

Крок 7. Попередьте працівника про відпустку

Тут можливі дві ситуації.

Ситуація 1. Якщо у графіку відпусток зазначено лише місяць надання відпустки (немає конкретних дат) або працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, або така відпустка була відсутня в графіку, то:

— кадрова служба або керівник відділу звертається до працівника з пропозицією визначити конкретну дату надання відпустки (тижні за три до початку місяця, в якому працівнику повинна бути надана відпустка згідно з графіком);

— працівник пише заяву на відпустку, у якій вказує бажану дату початку відпустки;

— роботодавець видає наказ про надання відпустки (у разі згоди).

Ситуація 2. Якщо у графіку було вказано конкретну дату початку відпустки, то роботодавець:

— письмово попереджає працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 п. 10 Закону про відпустки);

— видає наказ (розпорядження) про надання відпустки.

Попередити працівника про початок відпустки можна:

— або ознайомивши його з наказом (розпорядженням) про надання відпустки (під підпис);

— або направивши йому повідомлення про дату початку відпустки (у довільній формі, див. рис. 2). Бажано скласти такий документ у двох екземплярах (перший — для самого працівника, другий — для роботодавця з відміткою про повідомлення).

Зауважимо, що підпис працівника у графіку відпусток (навіть в окремій графі) про ознайомлення з таким документом не може замінити письмового повідомлення про початок відпусток. Тож будьте уважні.

Оскільки в разі такого порушення:

— роботодавцю та його посадовим особам загрожує така ж сама відповідальність, що передбачена за відсутність графіка відпусток (див. статтю «Графік відпусток — 2024: загальні моменти» // «Оплата праці», 2023, № 23);

— щорічна відпустка має бути перенесена на вимогу працівника на інший період (ст. 11 Закону про відпустки).

Рис. 2. Зразок повідомлення про дату початку відпустки