Документи при звільненні: як оформити

Передмова

У статті «Звільнити дистанційно: місія здійсненна» // «Оплата праці», 2024, № 17 ми розглянули 3 варіанти звільнення працівника за його власним бажанням, але без фізичної зустрічі із роботодавцем. Там теж вся фішка у документообігу. Головна проблема полягає у передачі заяви на звільнення та наказу про звільнення між працівником та роботодавцем.

Проте при звільненні (хоч очному, хоч заочному) доводиться мати справу ще з тріо важливих документів:

— повідомленням про нараховані та виплачені суми;

— копією наказу про звільнення;

— трудовою книжкою.

Як їх правильно оформити та видати, розберемо далі.

Повідомлення про суми

Форма. Частиною 1 ст. 116 КЗпП передбачено, що звільняючи працівника, йому потрібно видати повідомлення про суми, нараховані та виплачені йому при звільненні. Нормативно форму цього документа не затверджено. Тому кожен роботодавець може розробити її самостійно. Головне, щоб у ній було окремо зазначено кожен вид виплати: основна та додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні (див. рис. 1).

Рис. 1. Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

Ви також можете скористатись формою повідомлення про нараховані суми при звільненні, наведеною у журналі «Кадровику», № 3. Тут є і готовий заповнений приклад і зручний шаблон, який ви можете завантажити та заповнити для свого працівника.

Строки. Коли саме слід видати таке повідомлення? У ч. 1 ст. 116 КЗпП вказано, що це потрібно зробити в день виплати належних працівникові сум. А такі суми, у свою чергу, треба виплатити в день звільнення. І лише якщо працівник у день звільнення не працював, то належні йому суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення ним вимоги про розрахунок.

Водночас ч. 1 ст. 47 КЗпП передбачено, що повідомлення про суми слід видати працівнику саме в день звільнення. А вже остаточний розрахунок проводити у строки, передбачені ст. 116 КЗпП.

Ідеально, звісно, коли і розрахунок проводять, і повідомлення про нього працівнику видають у день звільнення. Тоді і вовки ситі, і вівці цілі.

Копія наказу про звільнення

Строки. Ще один важливий документ, який потрібно видати працівнику в день звільнення, це копія наказу про його звільнення. Цього чітко вимагає припис ч. 1 ст. 47 КЗпП.

Оформлення. Як саме оформити копію наказу? Для цього слід звернутись до Правил № 1000/5*.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Копія документа — це такий документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак. Як правило, за основу беруть ксерокопію оригінального документа. Але цього замало. Треба її засвідчити. Не нотаріально (слава Богу), але теж «в установленому порядку». Адже саме за такої умови вона набере юридичної сили.

Порядок засвідчення установлено п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5. Слід зробити напис «Згідно з оригіналом», вказати найменування посади, поставити особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я та прізвище, дату засвідчення копії. Такий напис роблять нижче реквізиту документа «Підпис» на оригіналі (див. рис. 2).

Рис. 2. Приклад засвідчувального напису на копії наказу про звільнення

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) за її наявності.

Факт видачі копії наказу про звільнення треба якось підтвердити. Можна в оригіналі цього наказу зробити напис «Копію наказу отримав (отримала) Підпис Вадим СИДОРЕНКО 09.09.2024».

Трудова книжка

Строки. У день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний:

— видати йому трудову книжку (далі — ТК) із внесеним до неї відповідним записом (п. 4.1 Інструкції № 58*) — якщо вона зберігається у роботодавця;

— внести до ТК на вимогу працівника належні записи про звільнення — якщо вона зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП).

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Зверніть увагу! Внести запис про звільнення до ТК роботодавець має у день звільнення працівника. При цьому в загальному випадку день звільнення вважається останнім днем роботи працівника.

Оформлення. Приклад внесення до ТК записів про звільнення за власним бажанням, у зв’язку з закінченням строку трудового договору, через скорочення штату ви знайдете у статті «Паперова трудова книжка: коли видавати працівнику» // «Оплата праці», 2024, № 9 (ср. ).

Заповнену трудову слід віддати працівнику в день його звільнення (п. 4.1 Інструкції № 58). Факт отримання трудової книжки працівник засвідчує своїм підписом в особовій картці (типова форма № П-2) і Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10).

А якщо працівника нема на роботі в день звільнення, тоді в цей день потрібно надіслати йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання ТК. Його форму також можна взяти із журналу «Кадровику», № 3.